第4章建设工程文件档案资料管理.ppt
第四章 建设工程文件档案资料管理,第一节 建设工程文件档案资料管理概述第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类第四节 建设工程监理文件档案资料管理,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,一、建设工程文件档案资料管理的基本概念 1.建设工程文件 建设工程文件是指在工程项目建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.建设工程档案 建设工程档案是指在项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,3.建设工程文件档案资料 建设工程文件档案资料是在建设项目规划和实施过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据等各种历史资料的记载，它是建设工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾、战略等不同工作的重要依据。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,4.建设工程文件档案资料管理 在实际工程中，许多信息由文件档案资料给出。建设工程文件档案资料管理指的是在建设工程信息管理中对作为信息载体的资料有序地进行收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用和常用信息的过程。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,二、建设工程文件档案资料的特征 建设工程文件档案资料与其他一般性的资料相比，有以下几个方面的特征: (1)全面性和真实性。 (2)继承性和时效性。 (3)分散性和复杂性。 (4)多专业性和综合性。 (5)随机性。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,三、建设工程文件档案资料管理的内容 建设工程竣工时，应将工程来往批件、技术资料和施工图纸整理完好归档，其内容由八部分组成，包括建设项目申请立项、上报批复文件、施工技术资料、设备材料、财务器材、运行技术准备、科研项目及建设项目涉外文件等。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,四、建设工程文件档案资料管理的要求 建设工程文件档案资料的管理有以下基本要求: (1)其文档必须完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。 (2)建设项目前期工作，如勘测、设计、科研等资料，应依据合同向业主单位提供成果和资料。 (3)建设项目施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及建设项目施工过程中的重要事件、事故等，应有完整的文字说明。同时，要详细地填写档案资料情况登记表。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,五、建设工程文件档案资料管理的职责 1.各参建单位通用职责 工程各参建单位文档管理的通用职责主要有以下方面: (1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。 (2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。 (4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,2.建设单位的职责 工程建设单位文档管理的职责主要有以下几个方面: (1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 (2)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 (3)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。 (5)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 (6)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,(7)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作;负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。 (8)对列人当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收三个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,3.监理单位的职责 工程监理单位文档监理的职责主要有以下几个方面: (1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作。 (2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。 (3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 (4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,4.施工单位的职责 工程施工单位文档管理的职责主要有以下几个方面: (扮实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。 (2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,(3)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。 (4)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。 (5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,5.地方城建档案管理部门的职责 地方城建档案管理部门的职责主要有以下几个方面: (1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。 (2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。 (3)列人向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,六、建设工程文档系统 1.建设工程文档系统的组成 建设工程文档系统由合同文档、预算文档、计划文档、进度文档、批文文档、图纸文档及工程概况几个主要部分组成。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,2.建设工程文档系统的功能 项目文档系统的功能具体可分解到每一个组成部分，各个组成部分的功能如下: (1)合同文档。合同文档的数据库中包括了建 (2)预算结算文档。 (3)计算管理及工程进度管理文档。 (4)批文文档。 (5)图纸文档。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,3.建设工程文档系统的要求 建设工程文档系统有如下要求: (1)系统性，即包括项目相关的，应进人信息系统运行的所有资料，事先要罗列各种资料种类并进行系统化。 (2)各个文档要有单一标志，能够互相区别，这通常通过编码实现。 (3)文档管理责任的落实，即有专门人员或部门负责资料工作。 (4)文档内容正确、实用，在处理过程中不失真。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,4.建设工程资料特征标识(编码) 有效的文档管理是以与用户友好和较强表达能力的资料特征(编码)为前提的。在项目实施前就应专门研究，建立该项目的文档编码体系。最简单的编码形式是用序数，但它没有较强的表达能力，不能表示资料的特征。 建设工程项目管理中的资料编码内容通常包括如下几个部分: (1)有效范围。 (2)资料种类。 (3)内容和对象。 (4)日期/序号。,上一页,下一页,返回,第一节 建设工程文件档案资料管理概述,5.索引系统 在建设工程项目管理过程中，为了资料使用的方便，必须建立资料的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引。 建设工程相关资料的索引一般可采用表格形式。在项目实施前，它就应被专门设计。表中的栏日应能反映资料的各种特征信息。不同类别的资料可以采用不同的索引表，如果需要查询或调用某种资料，即可按图索骥。例如，信件索引可以包括如下栏日:信件编码、来(回)信人、来(回)信日期、主要内容、文档号、备注等。这里要考虑到来信和回信之间的对应关系，收到来信或回信后即可在索引表上登记，并将信件存入对应的文档中。,上一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,一、建设工程文件档案资料的编制质量要求 建设工程文件档案资料应按完整化、准确化、规范化、标准化、系统化的要求整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸，以及政府规定办理的各种报批文件。具体编制质量要求如下: (1)归档的工程文件一般应为原件。 (2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 (3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素半水、蓝黑半水，不得使用易退色的书写材料，如红色半水、纯蓝半水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 (5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖帝手续完备。 (6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(299mmX 210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。 (7)工程文件的纸张应采用能够长期保存、韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。 (9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 (10)不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法( GB/T 10609. 3-1989)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。 (12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。 (13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,二、建设工程文件档案资料的载体形式 工程资料可采用纸质载体和光盘载体，工程档案可采用纸质载体、缩微品载体和光盘载体。 (1)纸质载体和光盘载体的工程资料应在过程中形成、收集和整理，包括工程音像资料。 (2)微缩品载体的工程档案。 (3)光盘载体的电子工程档案。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,三、建设工程文件档案资料的组卷 (一)组卷的质量要求 组卷前应保证基建文件、监理资料和施工资料齐全、完整，并符合相关规程要求。编绘的竣工图应反差明显、图面整洁、线条清晰、字迹清楚，能满足微缩和计算机扫描的要求。文字材料和图纸不满足质量要求的一律返工。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(二)组卷的基本原则 建筑工程文件档案资料组卷的基本原则为: (1)建设项目应按单位工程组卷。 (2)工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别，按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(3)卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。组成的案卷应美观、整齐。 (4)卷内若存在多类工程资料时，同类资料按自然形成的顺序和时间排序，不同资料之间的排列顺序按相关规定执行。 (5)案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重复资料。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(三)组卷的具体要求 建筑工程文件档案资料组卷的具体要求为: (1)基建文件组卷。 (2)监理资料组卷。 (3)施工资料组卷。 (4)竣工图组卷。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(5)向城建档案馆报送的工程档案应按建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001)的要求进行组卷。 (6)文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内;如资料材料较少，需放在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须混合装订，其中文字材料排前，图纸材料排后。 (7)单位工程档案总案卷数超过20卷的，应编制总目录卷。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(四)组卷的常用方法 项目归档文件的组卷通常采用如下方法: (1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文川图、竣工验收文件五部分。 (2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、监理文件、施工文件、竣下形成单位等组卷。 (3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 (4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 (5)竣工图可按单位工程、专业等组卷。 (6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(五)案卷页号的编写 案卷页号应按以下要求编写: (1)写页号应以独立卷为单位。卷内资料材料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号。 (2)每卷从阿拉伯数字1开始，用打号机或钢笔一次逐张连续标注页号，钢笔采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备案表不编写页号。 (3)页号编写位置:单面书写的文字材料页号编写在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。 (4)图纸折叠后无论何种形式，页号一律编写在右下角。,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(六)案卷封面与目录 1.工程资料封面与目录 2.工程档案封面和目录 3.案卷脊背编制 4.移交书,上一页,下一页,返回,第二节 建设工程文件档案资料的编制与组卷,(七)案卷规格与装订 1.案卷规格 2.案卷装具 3.案卷装订,上一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,一、建设工程文件档案资料的验收 建设工程文件档案资料的验收应符合下列规定: (1)列人城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。 (2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收一些内容。,下一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,(3)国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。 (4)为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。,上一页,下一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,(5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责令责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责。 (6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收。并对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查。,上一页,下一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,二、建设工程文件档案资料的移交 建设工程文件档案资料的移交工作应符合下列规定: (1)列人城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。 (2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。,上一页,下一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交。 (4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。 (5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。,上一页,下一页,返回,第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类,三、建设工程文件档案资料的分类 在建设工程实施过程中，文档资料面广量大，形式丰富多彩。为了便于进行文档管理，首先需将它们分类。项目文档分类的方法很多，这里我们主要介绍一种最为常用的建设工程文件档案资料分类方法。,上一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,一、建设工程监理文件档案资料管理的基本概念 建设工程项目的监理工作，会涉及并产生大量的信息与档案资料。这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据，如招标投标文件、合同文件、业主针对该项目制定的有关工作制度或规定、监理规划与监理;有些是监理工作中形成的文件，表明了工程项目的建设情况也是今后工作所要查阅的，如监理工程师通知、专项监理工作报告、会议纪要、施工方案审查意见等;有些则是反映工程质量的文件，是今后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工作中应对这些文件资料进行管理。,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,所谓建设工程监理文件档案资料的管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是工程建设监理信息的主要载体之一。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,二、建设工程监理文件档案资料管理的作用 建设工程监理文件档案资料管理的作用主要体现为以下几个方面: (1)对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。 (2)对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。 (3)对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,三、建设工程监理文件档案资料管理细则 建设工程监理文件档案资料的管理细则如下: (1)监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。 (2)总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理监理文件资料。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,(3)项目监理部监理资料管理的基本要求。 (4)应用计算机建立监理管理台账。 (5)总工程师为公司的监理档案总负责人，总工办档案资料部负责具体工作。 (6)档案资料部对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,四、建设工程监理文件档案资料的编制 1.工程监理资料基本规定 (1)监理资料管理的基本要求是:整理及时、真实齐全、分类有序。 (2)总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为总负责人。 (3)应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件，上报项目监理部存档备查。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,(4)应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，可在计算机内建立监理管理台账。 (5)监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交予资料管理人员存放。 (6)在监理工作过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒(夹)，分专业存放保管并编目，以便于跟踪检查。 (7)监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,2.工程监理资料的组成 建设工程监理资料主要包括以下内容: (1)合同文件。 (2)设计文件: (3)工程项目监理规划及监理实施细则。 (4)工程变更文件。 (5)监理月报。 (6)会议纪要。 (7)施工组织设计(施工方案)。 (8)分包资质。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,(9)进度控制。 (10)质量控制。 (11)造价控制。 (12)监理通知及回复。 (13)合同其他事项管理。 (14)工程验收资料。 (15)其他往来函件。 (16)监理日志、日记。 (17)监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等)。 3.工程监理资料形成流程 4.工程监理资料编制示例,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,五、建设工程监理文件档案资料的传递流程 项目监理部的信息管理部门是专门负责建设工程项目信息管理工作的，其中包括监理文件档案资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传递到信息管理部门，进行集中加工、收发和管理。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,(1)在监理组织内部，所有文件档案资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据总监理工程师或其授权监理工程师的指令和监理工作的需要，分别将文件档案资料传递给有关的监理工程师。任何监理人员都可以随时自行查阅经整理分类后的文件和档案。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,(2)在监理组织外部，在发送或接收建设单位、设计单位、施工单位、材料供应单位及其他单位的文件档案资料时，也应由信息管理部门负责进行。这样使所有的文件档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件档案资料的有效管理。,上一页,下一页,返回,第四节 建设工程监理文件档案资料管理,六、建设工程监理文件档案资料归档管理 监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行建设工程监理规范及建设工程文件归档整理规范，并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。 (1)监理资料归档的内容。 (2)监理档案的组卷应执行城市建设档案馆的统一规定。 (3)监理档案的验收、移交和管理。,上一页,返回,
