某省南水北调续建配套工程档案管理暂行办法.docx

山东省南水北调续建配套工程档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强山东省南水北调续建配套工程(以下简称“配套工程”)档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥工程档案在南水北调工程建设与管理中的作用，根据中华人民共和国档案法、水利工程建设项目档案管理规定、南水北调东中线第一期工程档案管理规定、南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表、山东省南水北调工程项目档案管理办法等有关规定，结合山东省南水北调续建配套工程建设管理实际，制定本办法。第二条 工程档案是指工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第三条 工程档案是工程建设管理工作的重要组成部分，有关单位必须将其纳入项目管理工作的全过程，实行统一领导、分级管理。配套工程沿线市、县（市、区）项目法人（以下简称项目法人）是配套工程建设管理工作主体，责任主体。要切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入工程建设与管理中，明确相关部门、人员的岗位责任制，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保工程档案工作的正常开展。第四条 本规定办法适用山东省南水北调续建配套工程。第二章 档案机构及其职责第五条 项目法人对工程档案管理负总责，要统一管理有关工程建设的全部档案资料，确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。其档案管理部门的主要职责为：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度并组织实施，积极推行档案工作科学化，标准化、规范化。（二）指导所属机构档案工作及本单位文书部门、业务部门文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。（三）督促、检查、指导各项工程建设档案资料的整理、立卷工作，会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查，并审核验收应归档案卷。（四）建立工程档案数据库，编制检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设管理提供服务。第六条 建立健全档案管理机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员。其主要职责为：（一）负责组织所承担工程建设档案资料的整理、立卷工作，档案资料整理质量及归档情况进行定期检查，并审核验收应归档案卷。（二）负责按国家有关法律、法规和本办法的规定，督促、检查、指导工程参建单位的档案管理工作。(三)以供水单元工程为单位，完成档案工作的整编并组织进行档案自验工作，配合山东省南水北调工程建设管理局（以下简称“省南水北调局）或其委托单位、市南水北调办事机构或其委托单位进行档案专项验收。第七条 工程各参建单位对工程档案工作承担直接责任。工程项目负责人要分管档案工作，落实专（兼）职档案人员，负责所承担的项目建设全过程的全部档案资料管理工作。（一）监理单位（含监造单位）应履行以下职责：1.对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档；2.督促、检查、指导项目施工单位档案资料的整理工作，及时签署审核与鉴定意见；3.审查、汇总有关监理、施工档案资料。（二）施工单位负责所承担工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。要加强归档前档案资料的管理工作，严格登记，妥善保管，定期检查档案资料的整理情况，具备条件后，及时提交监理单位审核鉴定。 （三）勘测设计单位应根据配套工程归档要求移交全部档案。负责对应归档的前期文件，勘测设计文件材料进行收集、整理和立卷，合格后直接移交项目法人。见（附件5）。第八条 参建单位应建立健全工程档案管理规章制度，并填报山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表按规定报送项目法人。见（附件1）。第三章 档案管理第九条 工程档案管理实行文件形成单位立卷制度。参建单位在工程建设管理中所形成的全部档案资料，均应按本办法收集、整理、立卷和归档，移交项目法人档案管理部门集中管理；任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。 第十条 工程档案工作应贯穿于工程建设程序的各个阶段。即从工程建设项目论证时，要同步开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等有关合同、协议时，同时明确提出对工程档案（包括竣工图）的质量、份数、审核和移交工作的要求和违约责任；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的质量与管理情况；进行工程中间验收（包括单位工程与项目合同验收及竣工验收），首先验收应归档文件材料的内容与质量，并及时将工程各阶段验收材料整理归档。第十一条 实行档案验收等级评定制度。档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依据，档案质量达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。评定标准见（附件2）。第十二条 建立工程档案质量保证金制度。工程档案的整理质量，是衡量工程参建单位工作质量的重要内容。对未移交最终验收合格档案资料的单位，不得返还其工程质量保证金。对于归档质量优良、档案的综合管理及单项管理成绩突出的单位或个人，项目法人（现场建管机构）可给予精神或物质奖励。第十三条 施工单位档案人员要参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、设备资料和图纸的收集、登记、整理与归档工作，确保有关文件材料的齐全、完整。第十四条 为了加强档案利用与管理。档案管理部门要完善提供利用手段与措施，编制各种检索工具。凡属密级档案（含秘密、机密、绝密），必须按国家保密法规管理，做好保密工作。对已超过保管期限的工程档案，应按水利部科学技术档案管理暂行规定进行鉴定、销毁。第十五条 项目法人应配置与工作任务相适应的符合规范要求的专用库房及装具，并配备适应档案现代化管理的技术设备。第四章 工程档案归档、整理、移交第十六条 工程档案必须完整、准确、系统，分类清楚、组卷合理。所有归档材料要做到数据真实一致，字迹清楚、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情况说明；卷皮、卷内目录、卷内文件、备考表共组合装订为一卷，卷皮题名等内容、卷内目录、备考、档盒脊背内容一律用微机统一格式发排；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。案卷应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）的要求。工程文件材料的归档范围与保管期限执行南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表（国调办综200913号）。归档图纸按技术制图复制图的折叠方法（GB/T 10609.3-2009）要求统一折叠。案卷质量的具体要求见（附件3）。第十七条 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”见（附件6）。有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待： （一）凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图须在施工图上加盖并签署竣工图章；（二）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，加盖并签署竣工图章。（三）凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更超过35%的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）重新绘图应按原图编号, 并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图表上方加盖并签署“监理审核章”。见（附件6）。第十八条 反映建设项目过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、胶片、录音、录象、等声像材料，是工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。对隐蔽工程、工程关键部位的施工，尤其对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。有关单位特别是监理、施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释，随工程档案一并移交。第十九条 归档套（份）数、（一）全部档案材料提交份数应满足项目法人、运行管理单位及其他需求单位各一套的要求。其中正本（原件）一套，副本若干套；照片一套，照片光盘若干套。（二）上交省南水北调局档案材料主要内容包括：1、工程建设前期文件：供水单元初步设计报告及审批建议文件、企业法人委托授权文件、各专项报告及审批文件等；2、完工验收文件：工程验收报验申请及批复文件、单位工程及合同标段以上完工鉴定书；各项完工验收报告；工程审计文件材料；工程决算报告；环境保护、水土保持、文物、消防、人防、档案等专项验收意见。见（附件5）。图纸内容包括：1、供水单元工程总平面图；2、综合管线竣工图。电子文件及声像文件内容包括：1、档案总目录、卷内总目录及光盘；2单位工程、合同项目报告类光盘，供水单元完工验收报告类光盘；3、工程建设重要过程、重大事件、事故，声像档案；4、记载完工验收会议主要情况光盘；5、照片档案、照片光盘；6、其他有保存价值电子档案等。共提交3套。原件一套，副本两套。 （三）电子文件等应与纸质文件同时归档，并符合电子文件归档与管理规范（GBT18894-2002）。 第二十条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单。见（附件7、附件9）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。第二十一条 工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向省南水北调局的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。第五章 工程档案验收第二十二条 工程档案专项验收是工程完工验收的重要组成部分，一般应在工程完工验收3个月之前完成。未经工程档案专项验收或专项验收不合格的项目，不得申请进行工程完工验收。第二十三条 配套工程档案专项验收，由省南水北调局或市南水北调办事机构负责。其中单位工程、合同项目及重要阶段的档案检查验收由项目法人负责，并要做出相应的鉴定评语。 第二十四条 工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检和评定，确认工程档案的内容与质量已达要求后，向省南水北调局或市南水北调办事机构报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。见（附件11）。档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，档案资料总数。工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。第二十五条 省南水北调局或市南水北调办事机构在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。验收一般采用召开验收会的形式进行，验收组全体成员参加会议。工程项目法人、现场建管机构及工程参建单位代表、各工程档案管理人员列席会议。第二十六条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；（三）对验收前已进行档案检查评定的工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；（五）根据工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在100卷以上；（六）验收组成员进行综合评议；（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。第二十七条 档案专项验收意见应包括以下内容：（一）工程概况。（二）工程档案管理情况： 1、工程档案工作管理体制与管理状况 2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量 3、竣工图的编制质量与整编情况 4、工程档案的完整、准确、系统性评价（三）存在问题及整改要求。（四）验收结论。（五）验收组成员签字表。第二十八条 工程档案专项验收结果分为合格和不合格。工程档案专项验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。工程档案验收合格的项目，由工程档案专项验收组出具工程档案验收意见；工程档案专项验收不合格的项目，工程档案专项验收组提出整改意见，要求对存在的问题进行限期整改，并进行复查，直至合格，方可进行供水单元工程完工验收。 第六章 附 则 第二十九条 本办法由山东省南水北调工程建设管理局负责解释。第三十条 本办法自印发之日起执行。 附件:1.山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表2.山东省南水北调续建配套工程档案验收标准3.山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求4.山东省南水北调续建配套工程档案分类编号对照表使用说明5.山东省南水北调续建配套工程档案类别及保管期限对照表6.竣工图章式样7.案卷目录式样8.档案盒、卷内目录、卷内备考式样及规格9.工程档案交接单式样、工程档案移交凭证式样10.全引目录、总目录、脊背样例11.山东省南水北调续建配套工程档案验收申请表附件1：山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表项目名称项目法人 建设管理单位 主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位批准概算总投资万元计划工期： 年 月 年 月项目档案资料管理情况档案资料管理部门名称负责人档案管理责任人隶属部门联系地址电话邮编库房面积米2/ 米2档案工作其它用房面积米2/ 米2设备档案柜架（套）计算机（台）复印机（台）空调机（台）其它设备现有档案资料数量档案正本（卷册）资料（卷册）图纸（卷张）单位负责人： （公 章）年 月 日注: 1、建管机构：机构成立1个月内上报项目法人的档案管理部门。并于每年11月30日前按期上报。2、监理、施工单位：签定承包合同后1个月内上报项目法人的档案管理部门（可不填报库房、设备、现有档案情况）。47附件2： 山东省南水北调续建配套工程档案验收标准验收内容基本要求单位工程、合同验收检查、验收标准分供水单元完工检查验收标准分监理施工第一部分 项目档案的管理体制202020明确项目档案工作管理机构、人员、职责；落实项目档案工作所需的经费；项目档案工作要实行综合管理，对项目档案的收集、归档、整理进行监督指导；建立健全项目档案工作的各项规章制度，保证项目档案工作与项目建设同步进行，开展了项目档案管理登记工作。1建立项目档案工作管理机构22明确分管领导，落实领导责任制3423配备专兼职的项目档案人员3424落实项目档案工作所需的经费25项目档案工作实行综合管理，对本单位各业务处室档案工作进行监督指导26对设计、施工、监理等单位进行项目档案的监督指导427执行国家档案工作法律法规3428建立健全项目档案工作各项规章、制度4429确保项目档案工作与项目建设同步进行，开展了项目档案管理登记工作34310专职档案人员具有中专以上学历并经过省及以上档案行政管理部门组织的培训1验收内容基本要求单位工程、合同验收检查验收标准分供水单元完工检查验收标准分监理施工第二部分 项目档案的完整性、准确性、系统性757565一、项目档案的完整性404035归档的各类原始文件材料收集齐全，及时归档，符合档案整理规范的要求 根据（附件5）归档文件内容评定各类别档案完整性1前期及建设管理文件主要：项目立项依据性文件、项目管理文件（包括征地批准文件、移民拆迁补偿协议书、承发包合同协议书、招投标文件、开工报告）等5532设计文件主要包括：工程水文、地质勘探报告及地质图；规划设计文件；设计文件；结构设计计算书等33施工技术文件主要包括：施工定位测量、地质勘探资料；质保书、试验报告；隐蔽工程验收记录；施工检查签证、记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、技术交底、变更设计通知单；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告、声像及电子文件材料等152010验收内容基本要求单位工程、合同验收检查验收标准分供水单元完工检查验收标准分监理施工4竣工文件主要包括：建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、已安装设备明细表等。竣工图主要包括：水工、金属、电气、水机、建筑等专业竣工图；建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）、与竣工相关的其他重要文件材料等51055监理文件主要包括：监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理大纲；合同管理文件、三控制文件、协调文件、声像材料及其他有关重要文件等1556设备文件主要包括：设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等537竣工验收文件主要包括：工程完工验收报告（包括工程建设管理、施工管理、设计、建设监理、运行管理准备、工程质量监督、建设征地补偿和移民安置、技术性初步验收等工作报告及建设大事记、工程完工验收申请报告及批复等）；质量评定材料；水保、环保、劳动安全卫生、消防、档案、征地移民等专项验收文件；完工验收鉴定书及验收委员会签字名单、与完工验收相关的重要文件材料等6验收内容基本要求单位工程、合同验收检查验收标准分供水单元完工检查验收标准分监理施工二、项目档案的准确性2025201归档文件材料内容数据真实一致，手续完备8552档案目录与档案实物卷内目录详实；案卷题名简明、准确；档案目录与归档文件关系清晰8533竣工图编制质量竣工图应准确、清楚，真实反映项目竣工时的实际情况。更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并注明修改依据；变更依据性文件上应注明被修改的图号；应逐张加盖、签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全，不得代签；图纸修改方式要规范，可在施工图上修改作为竣工图也可重新编制竣工图41512三、项目档案的系统性1510101档案分类各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况5352档案组卷组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求，遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；卷内文件排列有序并按要求编号；案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范、清晰1075验收内容基本要求单位工程、合同验收检查验收标准分供水单元完工检查验收标准分监理施工第三部分 项目档案的保管条件及归档移交55151档案库房要有与项目档案工作相适应并符合安全保管条件的库房，采用防火、防盗、防有害气体、防光、防虫、防尘等措施22档案的保管与统计定期对档案状况进行检查，确保档案安全；档案柜架标识清楚，档案种类、数量清楚并按期报送有关档案年报1133档案归档与移交项目法人各职能部门按要求将其经办的应归档的文件材料进行整理、归档；各参建单位按合同项目已向项目法人移交了相关工程档案，并履行了交接手续226设备、设施拥有实行计算机、复印机、光盘或缩微等档案现代化管理的设备；库房的设备设施及档案装具能满足工作需要；档案柜架数量充裕且质量好，案卷、卷盒等装具牢固、美观，符合国家要求222档案信息化开展档案信息化工作，配备档案管理软件，建设档案案卷级目录，对电子文件进行有效管理2项目档案总计得分100100100工程档案验收等级：优良：85分以上（含85分）合格：7585分（含75分）；不合格：75分以下。本验收办法由现场项目法人在单位工程、合同项目完工验收前进行自验并存档。附件3：山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求一、组织案卷（一）组卷原则案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利用。做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。（二）组卷要求1、案卷内文件材料内容必须准确反映工程建设与管理活动的真实内容。2、案卷内文件材料要齐全、完整。3、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。禁用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。4、归档目录与归档文件关系清晰，各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。 （三）组卷方法根据山东省南水北调工程项目档案类别及保管期限对照表（见附件5）划分文件材料的类别，按文件种类组卷。并应注意单位工程的成套性，分部工程的独立性；在分部工程的基础上，做好单位工程的立卷归档工作。同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理性文件材料以标段或项目组卷。二、案卷和案卷内科技文件材料的排列卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同阶段分别组成案卷，再按时间顺序排列案卷。（一）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等排列。（二）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（三）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。（四）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。并以件为单位编号及编目，一般正文与附件为一件，并正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，并正本在前，定稿在后，依据性材料（如内部请示、领导批示及相关的文件材料）放在定稿之后；批复与请示为一件，并批复在前，请示在后；转发文与被转发文为一件，并转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；原件与复制件为一件，并原件在前，复制件在后；会议文件按分类以时间顺序排序。（五）文字材料在前，图样在后。（六）竣工图按专业、图号排列。三、案卷的编制（一）案卷封面的编制案卷内的文件材料基本情况，是通过案卷封面的编制揭示出来的，同时，封面又起着保护卷内文件材料的作用。案卷封面可采用案卷外封面（卷盒）和案卷内封面（软卷皮）两种形式。内封面排列在卷内目录之前。案卷封面内容项目有: 1、案卷题名：案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文献材料的内容。主要内容包括项目名称（工程、课题、设备等）；文件材料的内容特征（阶段、专业、工序等）；文件名称（质量评定、监理工作报告、施工图、竣工验收鉴定书等）。 2、立卷单位：填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。 3、起止日期：填写案卷内科技文件材料的起止日期。 4、保管期限：依据有关规定填写划定的保管期限（见附件5）。 5、密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级（暂不填写）。 6、档号: 档案的编号填写档案的分类号和案卷顺序号。 7、档案馆号：填写国家档案行政管理部门赋予本馆的代号。（暂不填写）（二）卷盒脊背的编制卷盒脊背与封面卷皮的案卷题名、档号、保管期限应一致（见附件10）。（三）卷内科技文件材料页号的编写1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏或重号。2、单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。3、印刷成册的文件材料分件成卷可不装卷皮，逐件加盖档号章。原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号，卷内目录只填写文件题名及起止页号，放置文件前即可；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后（不用装订卷皮内），将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，但需要在卷内备考表中说明并注明总页数。4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（四）卷内目录的编制卷内目录是登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前（卷内目录右上角填写档号）。内容用5号宋体。（图示见附件8）。序号：卷内文件材料件数的顺序用阿拉伯数字从“1”起依次标注。文件编号：填写文件材料的文号、图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写文件材料标题的全称，不要随意更改或简化；没有标题的应拟写标题外加“”号；会议记录应填写主要议题。日期：填写文件材料的形成日期。“年、月、日”，可写为20100508。页号：填写每份文件材料首页上标注的页号，末尾一份文件则标注起止页号。（五）卷内备考表的编制1、卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。内容用5号宋体。（图示见附件8）。2、卷内备考表要注明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；应有责任立卷人和案卷质量审核人签名；应填写完成立卷和审核的日期。3、互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。四、案卷的装订（一）案卷的装订要求文件材料线装（采用三孔一线方法装订），去掉金属物；破损的文件材料要先修复。不易修复的应复制，与原件一并立卷；剔除空白纸和重份材料。（二）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。（三）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。同一项目要统一。本工程要求整卷装订，外包牛皮纸软卷皮，卷内目录和卷内备考分别装订在软卷皮内首和尾。一般一盒内一卷，厚度一般不超过4公分。（一卷文件材料较少者，也可以用薄盒装放）。特殊情况也可以一盒多卷，但必须显示每卷档号及各卷主题内容，以便于检索、统计和利用。若卷目归档内容较多者可根据情况分至多卷（册）。例如单元工程质量评定等，一个分部工程档案内容可装订为一卷或多卷（册），案卷顺序号顺延。如果同一内容材料较多，形成多卷，案卷题名要用部位或时间段等方式标注以做区分，不能出现完全一样的案卷题名。五、图样的整编图样要求按卷（册）装订。原成册图样（3#图）符合档案要求的可原卷（册）归档，将图纸成册对折，装入档盒内并编写竣工图纸说明，填写卷内目录、卷内备考。 特殊图样可不装订，幅面统一按国际标准A4型（297mm×210mm）以手风琴式正反来回折叠，标题栏露在右下角。并在图样的标题栏框上空白处加盖档号章，逐页编件号。填写卷内目录，卷内备考。六、档案装具卷皮、卷内目录 、卷内备考表、卷盒、案卷脊背及声像档案装具一律执行国家标准。上述装具由各建管机构统一组织制作。七、声像材料归档声象材料归档要求依据照片档案管理规范GB/T 11821-2002、磁性载体档案管理与保护规范DAT15-95及水利行业重大活动与建设项目音像档案、资料管理暂行办法（水利部办公厅水办2003586号）的规定执行。（一）声像材料说明的编写方法和要求1、文字说明要求准确概括地揭示照片内容，一般不超过200字，其成份包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份）、背景、摄影者等六要素；时间用阿拉拍数字表示。2、总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明，总说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需说明事项，在相册首页“照片总说明”内书写；同时相册内每张照片都应附有说明，准确概括说明照片内容。3、说明采用横写格式分段书写：题 名：照片号：底片号： 参见号：时 间： 摄影者：文字说明： 单张照片的说明在照片的左、右侧书写。（二）照片的整理方法1、分类：一般应在全宗内按年代-问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。2、根据分类情况组卷，将照片与说明一起固定在芯页正面（规格：297mm×210mm），案卷芯页以三十页左右为宜。并附卷内目录与卷内备考表。3、卷内目录：以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录：照片号即案卷内照片的顺序号；照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称，一般不应超过50字。参见号即与本张（组）照片有联系的其它档案的档号。八、电子文件材料归档（一）归档的电子文件应使用不可擦除型光盘；无病毒、划伤，能正常被计算机识别、运行，并能准确输出。（二）电子文件应附内容说明。（三）声象材料及电子文件保管所用装具及保管条件一律执行国家统一标准、规定。九、案卷全引目录的编制归档工程文件材料，整理立卷后，要编制档案案卷全引目录（胶印装订），排在工程材料前面。案卷全引目录盒不编制（案卷）顺序号，并且提交光盘，以便汇总。案卷目录表中序号即案卷顺序号。“编制单位”填写案卷内科技文件材料的形成单位或主要责任者。“件数”填写卷内目录中件数。案卷全引目录共分3部分。即：案卷目录见（附件7）、卷内目录见（附件8）、目录最后附档案交接单见（附件9），必须由部门负责人签字和单位盖章。十、案卷总目录的编制现场建管单位负责组织和制作（监理档案案卷总目录编制、施工档案案卷总目录编制，并附目录编制说明一并胶印装订，提交光盘。案卷总目录可分册，总-1，总-2.分别表示总目录的第一本目录、第二本目录等，总目录的顺序号在每本目录中流水，因此，每本目录内的案卷顺序号都从1开始（一般1-500卷目汇总一本，也可以供水单元工程成册）。附件4：山东省南水北调续建配套工程档案分类编号对照表使用说明一、工程项目档案编号结构1、说明供水单元工程档案编号以“卷”为档案保管单位，档案编号采用三级编号法，具体内容如下：【大类（工程档案代号+供水单元工程代号）】【属类号（文件材料类别）】【保管单位（案卷）顺序代号】2、档案编号结构形式SDPT 8 S - 1、2、3N 保管单位（案卷）顺序 属类号（S为施工文件材料）供水单元工程代号（8代表潍坊市寿光供水单元工程） 工程档案代号（SDPT代表山东续建配套工程）例1、SDPT8-J2-3SDPT-山东续建配套工程8潍坊市寿光供水单元工程J监理文件材料2监理合同2标3保管单位（案卷）顺序3、工程项目档案编号的确定：第一级（大类）：是由山东续建配套工程供水单元工程组成，由山东省南水北调建设管理局档案管理部门以工程验收的单位为单位确定；第二级（属类）：是由工程建设项目的具体内容（类别）结合参建单位的分标方案组成，由最高一级建设管理单位（项目法人）的档案管理部门确定，即档案由哪家单位管理保存，由那家单位给定。第三级：（保管单位顺序号）：保管单位（案卷）顺序号是由各标段参建单位（或档案整理组卷单位）按照所归档的案卷的排列顺序确定。4、档案固定编号使用大类：代表固定意义。“SDPT”代表南水北调东线山东续建配套工程。数字部分在“供水单元工程档案编号对照表”中查找确定。属类：代表固定意义。属类号共8项。即G类：工程建设前期与建设管理文件材料、S类：施工文件材料、J类：监理文件材料、D类机电设备、材料文件材料、A类：安全检测文件材料、C类：财务与资产管理文件、K类：科研项目文件材料、Y类：运行、试运行及完工（竣工）验收文件材料。各供水单元工程根据工程具体情况确定属类号。并根据各属类归档文件内容和组卷。在档案编号的结构中每一级中的“字母”部分代表固定意义，不可变动。“数字”部分档案管理单位可根据需要调整和变动。5、属类数字部分的使用配套工程包含多个供水单元工程，形成的文件材料涉及工程建设综合性管理和工程项目具体的技术管理，因此配套工程档案的编号，适用于以供水单元工程为单位进行档案管理和档案验收。档案属类数字部分编号可以结合供水单元工程分标方案及依据批复的项目划分内容组成。根据山东南水北调工程实际情况，二级属类号后加编施工标段号。施工档案资料应以单位工程组卷。单位工程是独立验收单位，案卷题名中必须明确单位工程名称。例2：SDPT5-S2-9SDPT5-山东省山东续建配套工程第5个供水单元工程S（属类）施工文件材料2为第2个合同标段5保管单位(案卷)顺序号如果在一个供水单元工程中有多个“工程段”的工程，每个“工程段”有两个以上的施工标段，并已设定标段号各从“1”开始，可在第二级属类号前加编“工程段”工程编号，编号采用阿拉伯数字，顺序自定。例4：SDPT14-2S6-8SDPT14-山东续建配套工程第14个供水单元工程2-为第2工程段S-为施工文件材料6-为施工第6个合同标段8保管单位(案卷)顺序号6、保管单位（案卷）顺序号的使用建设单位以供水单元工程编制顺序号；监理、施工单位以合同标段编制顺序号。例1: 济南市章丘供水单元工程建设单位编号为SDPT4-G-1N例2: 淄博市供水单元工程监理单位3标段编号为SDPT6-J3-1N例3: 淄博市供水工程施工单位8标段编号为SDPT6-S8-1N二、山东省南水北调续建配套供水单元工程档案编号对照表供水单元工程档案编号对照表编号工程项目名称