可操作的工作效率提升方法：工作早一步.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第7页 共7页可操作的工作效率提升方法：工作早一步为什么工作总会慢一步经常有人抱怨工作如山，总也做不完，领导在后面催得急，自己手足无措瞎忙乱。但是，“工作多”并不能成为“效率低”的借口。那么，为什么我们做事情总是慢一步呢？究其根源就是缺少目标，不清楚自己在为谁工作，工作是为了什么！罗曼.罗兰说：“紧盯目标的人，连恒星也会为他让路。”目标是我们做事情的动力之源。反之，那种“做一天和尚撞一天钟”的人，不会按照目标将工作分出轻重缓急，没有“立即”、“紧急”、“快速”等提高效率的意识，更没有“马上就做”的执行力。因此，高效率一定是对既定目标的“刻意追求”，这种“刻意追求”就是产生高效率的直接原因，内驱力和执行力是否强劲也是决定一个人工作效率高低的重要前提。案例：累死了也不招人待见！辛迪晋升为客户服务部经理，高兴劲儿还没过，就忙得脚打后脑勺了。她整天像个陀螺似的转个不停，有时连午饭也顾不上吃，可就是这样也做不完自己的那一摊活儿。因为工作难出成果，老板见她没笑容，下属对她不服从。这天领导正带着供应商到服务部参观，就见一群人围着辛迪嚷嚷：“经理，这库管员我干不了！两年前生产的笔记本是老古董了，这配件从工厂根本订不来！”“经理，我没办法做下月的备件计划，现在的备件库存额度超标，我可不敢找老板报批，招骂！”更火上浇油的是，这时华南、华北的经销商也找上门来投诉：“你们的售后服务跟不上，消费者要求退货，都告到消费者协会了！”领导闻讯径直走来，询问辛迪：“怎么积压了这么多问题？先清理客户急需的问题，能解决的立即解决；不能解决的，下午到我办公室专题研究！”辛迪见老板皱着眉头，她张张嘴，把想说的话又咽了下去。其实辛迪心里很委屈，她已经使尽浑身解数来应对高强度的工作，即便这样，还是问题百出，顾此失彼，工作成果看不见，累死也不招人待见。后来，在职业顾问的帮助下，辛迪找出工作被动的原因，采取了改进的措施。半年后的一天，会议室座无虚席，辛迪用图表说明了服务部门半年来的变化，还和大家分享了她的四条体会：1每年一个目标；2每月一个计划；3每周一个检查；4每天一个结果。辛迪按照这四点做到了“工作早一步”，把问题处理得有条不紊，老板听着，嘴里不停地说：“做得好!” 很多职场人在工作中总是处于被动状态，总是在上级反复提醒、要求、催促、威胁之下才能完成工作，总是抱怨上级安排任务过多，刚做完一件工作还没缓过神来，下一件工作就像“炮弹”似的投射过来，被“炸”得晕头转向，不得不在“眼冒金星”中加班加点；还有人抱怨工作头绪多，临时任务总让人感到应接不暇，疲惫不堪。实际上，只要我们安排得当，总是能够合理地处理好“工作多”、“头绪乱”和“效率低”的问题。下面是形成效率低下的五种原因，大家看一下，自己是不是也有这类问题。效率低下的五种成因为谁工作不清晰；凡事可以慢慢来；工作之前不准备；进度总是往后拖；完成之后不总结1.为谁工作不清晰：搞不清为谁工作，认为多干活就是“自找苦吃”认为自己是在为别人打工的人，对待工作不会有很高的要求，觉得工作做多做少、效率高低对自己的意义不大：“为别人打工，何必紧追紧赶把自己搞得那么辛苦？干快干慢都挣那么点儿钱！”这类职场人一旦发现自己的需求没有得到满足时，通常不找自己的问题，相反会抱怨企业、抱怨工作、抱怨领导，而且，怨气越大，越不甘心付出太多的努力去工作，从而陷入“得过且过”的恶性循环之中搞不清为谁工作，认为追求效率是“赔本买卖”认为自己是在为别人打工的人，多干一点工作就像自己的钱包被别人掏了一样不划算。做一件事就计算一分薪酬，相同时间内多做些事情，每件事情的平均报酬降低了，自己不是赔本了？在这种“小九九”的影响下，他们做事只管拖着走，拖过了一天又一天，最后拖过了自己的最佳成长期，拖过了自己对工作技能的快速掌握期，最终沦为效率低下、工作平庸的人。搞不清为谁工作，工作没乐趣，效率难提升认为自己是在为别人打工的人，或多或少地忽略了工作的乐趣和意义。在他们眼里，工作是谋生的手段，工作是沉重的任务，工作是乏味的坚持，自己不快乐，不能全身心投入工作，效率自然也上不去。搞不清为谁工作，放弃发展前景，丧失追求高效的动力认为自己是在为别人打工的人，只想自己合适，不太在意别人的看法，也很少能够得到领导、同事的尊重和赞赏，自己与企业、同事的关系仅仅是“挣钱吃饭”那么简单，这样无形之中会丧失很多机会和收益，最终失去老板的信任和同事的尊重，错失职业生涯的最佳发展期和加薪晋职的机会。小结：愿意为工作付出的人，以出色的工作成果获得高薪酬的回报；不愿意为工作奉献的人，单纯地“按量取薪”，只能获得微薄的收入。2凡事可以慢慢来说到工作效率时，很多人认为“凡事可以慢慢来”，但是职场可以容忍“慢慢来”的沉稳心态，绝不能容忍“慢慢来”的做事速度；职场允许缜密的思考，绝不允许拖沓的行为。“慢慢来”意味着放弃了展示才能的机会。一个满脑袋装着“慢慢来”的人，很难有任何雷厉风行的作为。在有限的单位时间内，你每天比自己的同事慢一步，十天就是一大步，日积月累，你们之间的差距就会越来越大，工作成果自然也会少很多。当你的同事因为工作业绩突出被晋职加薪的时候，你还是一个“小矮人”，同样出工又出力，但是一旦放弃了工作效率，也就耗没了工作业绩。管理大师彼得.德鲁克曾指出：效率是以正确的方式做事，而效能是做正确的事。平时一向按部就班、从不追求高效工作的人，也不会注重工作效能。要想在职场中脱颖而出，要想证明自己足够优秀，要想获得领导的赏识和同事的尊重，除了真正努力实现“以高效率工作创造高效益”，恐怕没有更好的方法。葛优在电影天下无贼中有一句经典台词：“21世纪什么最重要？人才！”而衡量人才的标准之一就是创造高效率、高收益率。换言之，没有工作的高效率就不会有自己的高收益。3工作之前不准备很多人在工作之前不善于准备和筹划，没有明确领导的要求，做事没有格局，这也是他们效率低下的原因之一。“兵马未动，粮草先行”，意思是要办成一件时，一定不要盲目着手，而是先要进行一番筹划、做好充分准备，创造完成工作的有利条件，这样会大大提高办事效率，“磨刀不误砍柴工”。钝刀砍柴，只会误事“庖丁解牛”这个故事想必大家都不陌生：厨师在分割一头壮牛之前，需要做好所有的准备工作：前期潜心钻研牛体构造，把屠刀在磨刀石上反复打磨锋利，然后深吸一口气，目测下刀的基准尺寸，再用手找准下刀的部位，他依顺着牛体本来的肌理结构，劈开筋骨间大的空隙，在骨节间的空穴使刀，“哗啦”一下骨肉就已经分离，还不会磨损刀刃。工作中要想获得高效率，工作前细致周到的准备是必不可少的。不看靶子只会射偏有人接到任务或命令就“拔弓上弦”，急于射击，甚至连靶子都没有看清就已经把箭射了出去，结果“十射九不中”。所以，要完成好一件任务或做好一项工作，先要搞清楚领导的意图，搞清其目标指向，想好切入的方法和步骤，做好必要的准备，才会提升“命中率”。事前计划少，事后补救多有人不把事前计划当回事，喜欢摸着石头过河，有时工作做到一半，才发现偏离了预定的方向，前功尽弃只得重新开始；有时在工作提交后，才发觉漏洞百出，根本不是领导需要和满意的东西。这种状况越多，自己在领导心目中的折扣越大，只会落个受累不讨好的结果。4进度总是往后拖有人认为自己30天之内可以做完一件事情，在前15天总觉得时间还很宽裕，不急于动手做，还剩下10天的时候仍然觉得“大不了提前5天的时候加加班”，直到最后只剩下23天时才恍然觉得时间紧迫，开始手忙脚乱起来。这时不仅没有预想中的“急中生智”，反而因为压力过大，容易急中出错，或者因为对困难估计不足而将进度一拖再拖。拖沓耽误职场前景、延误时机，拖垮团队“拖沓症”是职场的顽疾。很多人在家靠父母督促，上学靠老师督促，工作中只要无人督促就放任自流。做事不紧不慢，遇到困难就叫停，直到领导问起来才振振有词地找一百个理由表明一个意思：我完不成工作理所应当。有人不仅自己拖沓，也拖慢了整个团队的节奏。例如，在销售旺季，企业下达产品促销政策，由于你的拖沓，延误了传递到经销网络的最佳时机，结果竞争对手捷足先登，给整个销售团队造成被动的局面。因此，拖沓看似是个人问题，事实上在组织工作中的影响极大。拖沓的根源是“逃避责任”工作能拖就拖，责任能躲就躲，看起来司空见惯，实际上自己也落得个徒劳无功。工作中有着显著“拖沓症”的职场人自律性相对较差，总把“明天做、以后做”这样的话挂在嘴边，而实际上，第二天也没有工作热情，在时间压力下手忙脚乱。他们往往无法有条理地做一项需要一段时间才能完成的工作，总是认为时间还很充足，还应付得来，得过且过。拖沓的根源是“不敢面对，逃脱责任”。很多职场人有时候也会在头天晚上睡觉前计划第二天的工作，但真到了第二天，那些列好了的“一二三四”由于自己的畏难情绪和心理得不到有效执行，用“明天再说吧”来安慰自己。于是，无数个第二天就这样被浪费掉了。 案例：小李的工作状态很糟糕，因为办事拖沓，刚进单位两年的他在领导和同事的心中就有了这样一个定位：靠不住。同事有任务不会叫上他一起来完成，领导有项目也不会考虑到他。经常到了半夜小李还在对着明天要交的一堆材料发呆，熬到困得不行再告诉自己，明天起个大早去办公室完成。有一次领导交代小李写份报告，周五上交，他照样拖到周四晚上才动笔，抓起同事交给他的材料看，发现很多不明白的地方。看看时间，已经十一点多了，要是打电话去核实，怎么都说不过去。小李只好含含糊糊地把有疑点的地方掩盖掉。虽然第二天勉强交了差，但是领导对这份报告很不满意。当时他感到非常后悔，心想如果再有机会一定会用心做。“好了伤疤忘了疼”，后来真的有了机会，他还是一拖再拖，给自己找这样那样的借口。很多人和小李一样，虽然已经意识到自己拖沓误事，可坏毛病却始终顽固地改不掉。工作拖沓很有可能造成工作的累积，不仅影响工作进度，长此以往还会形成懒散消极的性格，影响到个人发展。毫无原则的拖沓实际上是一种职业顽疾。5完成之后不总结。多总结，找出高效路径努力工作并没有错，但只顾做事、不善于总结的人不是聪明的职场人。丁玲写了几十年的日记，日记里记录的是每天的总结和收获；鲁迅几乎每天发表一篇文章，文章成了他的“日记”和“总结”。我们把每天工作做一次总结，通过对工作量和工作时间的分析，可以发现一天中的效率“峰点”和“谷点”，发现高效率和低效率的原因，逐渐在自我工作管理中形成自己独特的效率管理法。多总结，避免重复出错把一只小白鼠放入一个迷宫里，在迷宫的出口放置一块奶酪，第一次小白鼠花费了大量的时间找路，第二次他只走错了为数不多的几段路，第三次小白鼠径直沿着正确道路找到奶酪。工作总结可以让我们全面系统地了解以往工作的经验，发现问题，避免重复出错，提高工作效率。总结的过程是积累经验和提高效率的过程。多总结，形成工作流程做同样的一件事情，第一次做我们可能会遇到很多意想不到的问题和“插曲”，但是第二次做就要在第一次的基础上充分预估问题的难度和可能性。我们在第一次工作结束后形成一个简明的工作流程，以后做同类事情的效率就会大大提升。总结工作是一个将以往经验延续和升华，同时在此基础上发挥才智不断创造的过程。如果不对之前的经验进行总结，随着时间的推移，让宝贵的体验蒸发，不会在头脑中留下一点儿痕迹，这才是最大的无形损失。总结越充分，越能够储存更多的经验和感悟。总结越深刻，对工作的理解越有深度，越能把握所要达到的工作结果，相比那些在相同时间内只顾工作而不善于总结的人收获更多、成长更快。自我督导的四个方面凡是具备高效工作意识的人，都会以一切可行的效率标准来要求自己，会在有限的单位时间内完成尽可能多的工作量。因此，对个人而言，具有高效的意识就意味着能够减少更多的无效时间，获得更高多的工作回报。自我督导的四个方面1为自己工作，设定高效目标设定事业目标和阶段性目标倘若你现在是企业的一名骨干员工，你的事业目标是在工作20年后成为一名销售总经理，那么，就要规划未来20年内个人成长的阶段性目标，并且保证所有阶段性目标全部指向你的事业目标。阶段性目标可以分解成15年的长期目标、58的中期目标以及35年的短期目标。然后还可以将35年的短期目标根据“倒计时原则”继续分解到年、月、周、日中。从今天开始，做一个有目标的人吧，因为目标可以驱使你在限定时间内，全力以赴地去实现自己的梦想。设定工作能力目标工作能力目标通常包括两项目标：第一个目标是专业能力目标，是指精通本岗位必要的专业知识；第二个目标是管理能力目标，是指通过对工作的管理来提高效率的能力。设定这两个目标可以帮助自己看清未来的发展方向，成为一个为实现目标不断提升自己能力的人。设定沟通能力目标设定自己与领导、下属、同事沟通的能力指标，包含沟通对象、沟通范围、沟通频次、沟通方式、沟通的效果等。如果形成了“他人即效率”的观念，与周围的人沟通顺畅了，必定可以大大提升自己的工作效率。2为自己提速，限定完成时间什么是为自己提速？为自己提速就是追求绞尽脑汁、用尽全身心的力量才能实现的个人速度，完成工作的时间永远超前于领导期待的完成时间。如何限定完成时间将整体工作化整为零，限定每一节点的完成时间合理安排多项工作的先后顺序，限定每项工作的完成时间不可预见的问题预留出弹性时间 限定整体工作最终完成、提交领导的时间 3为自己督导，进度尽量前提什么是为自己督导？为自己督导就是在工作过程之中，凭借自己强大的自控能力，抓紧现在应该做的事，而不是随意往后拖延。自我督导是一种“不待扬鞭自奋蹄”的主动工作态度和积极的自我管理精神。准备工作在工作开展前，确认工作内容，筹划工作方法，搜集相关信息，避免在动工时才发现缺失工具或者不清楚工作内容而造成延误。计划工作对整体工作进行分解，计划每一个部分、每一个节点、每一个步骤的完成时间，要做出时间推进表，督促自己每天保质保量地按计划完成，使整个工作有序进行。控制工作在工作执行的过程中发现问题，监控工作的完成趋势，把问题解决在工作过程之中，解决在计划完成的时间之内，以防止在工作进行不下去时才被动地寻找问题，影响整体进度。4为自己总结，让工作快一步工作效率既反映整体工作的快慢，也说明每一工作步骤效率的高低。总结是对影响工作效率的每个环节有一个具体的分析，对整体工作过程有一个清晰的梳理和认识，从中找出规律性以指导今后的工作。要按工作计划进行总结，以期发现计划与执行结果间的差距，总结经验，采取改进的措施。要按时间推进表进行总结，找出时间节点，对比时间差，总结影响正常进度的因素，采取改进措施。还要按完成工作的效果进行总结，从成绩和不足两个方面，分析产生的原因，升华对工作过程的感悟，加强对高效工作经验的积累。第 7 页 共 7 页