某鞋业有限公司采购管理程序.docx

文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码目 录1.目的 P12.范围 P13.权责 P14.定义 P15.作业内容 P166.表单说明 P67.参考文件 P78.附件/表单 P831核准初核制订永旭、永全鞋业有限公司永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码修 订日 期修订类别修订内容版次修订者备 注增加减少异动章节2002-09-07 3.5品保部：原物料之检验与测试。刪减表单：原物料异常报告表新型体标准用料量核定表交货延期申请表文件编号：QM-PP-7035.8.2.3.4A/1A/1A/1A/1刘美辉 与仓储管理程序、业务管理程序重复原编号为：MQ-PP-703每配合不好一次扣五分变更履历表永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码1/311.目的：为保证采购部各项工作明确合理，提高工作效率；确保生产顺畅,满足客户需求。2.范围：生产性原物料、设备订购、供货商的管理及相关资料的收集整理皆适用之。3.权责：3.1业务处：客户订单及相关资料的提供。3.2生产处/仓储部：采购需求提出。3.3采购部：生产性原物料、设备订购，供货商评选、管理、采购文件的完成整理。3.4供货商考核权责：考核项目项目权责部门交期品质价格服务采购部品保部仓储部代表主办单位 代表协办单位3.5品保部：原物料之检验与测试。3.6采购文件核准及合格供货商登录核准与资格取消：相关部门主管、总经理。4.定义：供货商：指为工厂提供生产性物料及机器设备之厂家，对工厂提供物料加工及服务之公司、厂家亦包括在内。5.作业内容：5.1采购作业流程图（附件一）。5.2采购需求提出及核准：5.2.1业务处接到客户订单，分发采购部，由采购经办人员依“新型体标准用料量核定表”和“确认样品单”、“规格表”，填写“订单使用材料备料追踪表”，经审核后，开出订购单。5.2.2常备性物料由仓儲部各经办人员依仓储安全库存量（参见仓储安全库存量一览表）填写“交（协）办单”，经仓儲部主管核准后,后交采购部经办人员开出订购单。5.2.3各单位依实际需要填写“交（协）办单”经该单位主管审核，由仓儲部转交采购经办人员开出订购单。5.2.4机器设备由需求单位提出申请,呈相关部门主管、总经理核准后，进行采购。上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码2/315.2.5仓储部及生产单位，依实际不足料，填写“挪用（报补）通报表”，经单位主管审查，相关部门主管核准后交采购各经办人员开出订购单。5.2.6各订单用料，如有库存，各采购经办人员需优先扣除。5.2.7订单材料之预补，依“订单材料预补限定表”，作业办理。5.2.8未经核准之“交（协）办单”、“挪用（报补）通报表”，由采购各经办人员退回原请购单位再行确认。5.3向合格供货商采购产品：5.3.1采购产品时，应根据“合格供应商名录”选择适当之供应商进行产品的采购，选择时需从品质、交期、价格、服务几方面综合进行考量，参考供应商“报价单”，“供应商评估表”，“供应商资料卡”，“供应商考核表”。5.3.2合格供应商的登录5.3.2.1本程序发布前之供应商，由采购根据之前交货品质及服务，列表以签呈形式提出申请，经相关部门主管、总经理核准后登录“合格供应商名录”。5.3.2.2遇供应商之选择与评鉴非本公司所能完全掌握（客户指定供应商时，国外供应商时，卖方独占市场时，单一货源时），由采购作特例处理，以签呈形式提出申请，采购各级主管审核后交文件3.5权责主管核准，登录“合格供应商名录”。5.3.2.3根据新供应商选择评估流程并认可的供应商，可依“供应商评估表”作判定，经相关部门主管或总经理核准后登录“合格供应商名录”。5.4新供应商选择评估5.4.1当采购产品无适当之老供应商或需求量增加及供方市场发生变化而需增加新供应商时，采购积极寻找新的供应商，并要求供应商填写“供应商资料卡”作为评估之参考。5.4.2采购根据“供应商资料卡”，依“供应商评估表”项目，对供应商进行评估，根据材料关键性、供货量可采用实地评估或访谈等方式进行评估。5.4.3评估判定基准：5.4.3.1当供应商有两项判为差或有一项被判为劣或总分低于60分。5.4.3.2供应商与目前合格供应商差距大及无发展潜力时，如交货期、交货数量不能满足本公司需求。上海永旭、永全鞋业有限公司永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码3/315.4.4评估不合格时，由采购部通知供应商限期改善，改善后再向公司申请实地评估，若再不合格，则取消其资格。5.5采购文件的完成与核准： 5.5.1订购单之完成与核准5.5.1.1订单用料，样品用料、常备物料及机器零件之订购单使用说明。5.5.1.1.1外箱的请购用“外箱订购单”。5.5.1.1.2内盒的请购用“物品订购单”。5.5.1.1.3楦头的请购用“楦头订购单”。5.5.1.1.4真皮的请购用“天然皮订购单”。5.5.1.1.5 PU、PVC请购用“皮料订购单”。5.5.1.1.6机器零件及常备物料等请购用A式物品订购单。5.5.1.1.7需注明码数的物品请购用B式物品订购单。5.5.1.2订购单分三联：一联存根并传厂商、一联作请款之依据（会计联）、一联交仓储部或相关单位。5.5.1.3采购各经办人员所开之订购单需经各级主管审核，呈采购部门主管核准，特殊物料之请购，需经总经理核准。参见“采购权限核定表”。 5.5.1.4经核准之订购单，由采购各经办人备份（5.5.1.2）归档保存。5.5.2新型体标准用料量核定表之完成与核准：参见仓储部用量测试作业指导书5.5.3备料追踪表之完成与核准：参见备料追踪表制作作业指导书5.5.4制造明细表之完成与核准：参见制造明细表制作作业指导书5.5.5询议比价作业：5.5.5.1采购经办人员在采购新材料时，需从“合格供应商名录”中选两家以上厂商进行询议比价作业，作“原物料采购比价表”，经单位主管审核，依“采购权限核定表”核准。5.5.6核准之采购文件及相关资料之变更，变更单位需以传阅单或其它书面形式提出，相关部门主管或总经理核准后，通知相关人员。5.6发出订购单与交期确认。5.6.1订购单之发出：5.6.1.1采购部各经办人员将已签核之订购单，以适当形式传递给厂商，并追踪上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码4/31确认厂商已收到。5.6.1.2厂商在大量生产前需打样送采购，由采购各经办人员寄客人确认，客人确认合格后方可大量生产。厂商大量生产时仍需抽少量样品寄工厂，经生产处主管或总经理确认合格后继续生产。5.6.2交期确认：5.6.2.1根据“永旭、永全成型生产进度表”之安排，采购各经办人员确定厂商交货时间，并追踪其是否如期生产。5.6.2.2如因客期之改变，各订料人员需及时通知各供应商，协调配合工厂生产，如预计厂商无法如期交货，则及时呈报上级主管作出处理。5.6.2.3急需物料可申请空运或快递，填写空运原物料申请表，经相关部门主管、总经理核准。5.6.2.4遇采购之物料不能按期交货，将影响订单出货时则由采购各经办人填写“交货延期申请表”，交生产计划部协同业务处紧急处理。5.7进货验收、入库。5.7.1供货商依交期交货，仓储部依仓储管理程序办理。5.7.2物料之检验，依检验与测试管理程序办理。5.7.3本公司在供应商处之验证：当本公司提出要在供应商处验证采购产品时，本公司需书面告知供应商有关验证事项及产品放行的办法。5.7.4客户对供应商产品的验证：5.7.4.1当合约有规定时，本公司客户及其代表有权在本公司及其供应商处对供应商的产品是否符合规定要求进行验证，验证产品不符合时，公司可拒收。5.7.5物料之异常由品保部填写“原物料异常报告表”，会签仓储部，经相关部门主管审核，由采购各经办人协调厂商补回或作扣款处理。5.8供应商的管理与考核。5.8.1供应商的管理：5.8.1.1仓儲部对供应商提供产品进行收点，品保部对供应商提供产品依检验与测试管理程序作品质记录报告，仓儲部对供应商每批交货作记录，并登记于“供应商交货记录表”，作为考核供应商之依据。 上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码5/315.8.1.2当供应商交货出现异常时，应立即上报主管，并协调供应商迅速作处理，或者通知供应商相关主管到本公司商讨改进措施。5.8.1.3当议定单价有提升时，由采购部各经办人上呈部门主管核准后，登录于供应商资料卡。5.8.2供应商的考核5.8.2.1定期考核：半年考核一次。当供货商产品品质、交期、价格或配合度有重大异常时，均可进行不定期考核。5.8.2.2考核办法5.8.2.2.1依 “供应商考核表”；由采购部各经办人員对供应商进行评分考核。5.8.2.2.2采购部汇总考核表，总结考核成果，参考5.8.3.1，采取相应处理措施，调整采购策略。5.8.2.3考核项目及单位5.8.2.3.1品质由采购对供应商的品质予以考核。其考核公式为：）*100*40%（1- 交货不良批数 总交货批数 （总分40分）注：交货合格率在90%以下者确定为交货不良5.8.2.3.2交期由采购对供应商的交货状况予以考核，其考核公式为： （1-）*100*30% 延误交货批数 总交货批数） （总分30分）注：一般国内订单实际交期比预订交期推迟两天为交货延误，国外订单实际交期比预订交期推迟四天为交货延误。5.8.2.3.3价格由采购部依同产品类别的供货商供货价格合理度给予适当分数，总分为15分。5.8.2.3.4服务由采购依据供应商平时配合度状况，急单处理等情形给予适当分数，每发生配合不好一次扣五分予以计算，总分为15分。5.8.2.4以特例处理之供应商不列入此考核。 上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码6/315.8.3奖励办法5.8.3.1供应商的供货情形之总评列奖惩：5.8.3.1.1奖励部分5.8.3.1.1.1当供应商评为A级（100-90分）时，拟适当增加采购量。5.8.3.1.2惩罚部份5.8.3.1.2.1当供应商评为D级（65分以下）时，取消合格供应商资格。5.8.3.1.2.2当供应商评为C级（79-65分）时，采购通知供应商相关主管到检讨改进措施。5.8.3.1.2.3当供应商评为B级（89-80分）时，则不予奖惩。5.8.3.2当供应商连续一年无交货记录时，直接由采购部取消其资格。5.8.3.3被取消资格供应商若再有往来，视同新供应商处理，应依规定重新评估、选定。5. 8.4供应商资料记录保存及维持，依记录管理程序执行。5.8.4.1“合格供应商名录”由采购名經辦人員依产品类别建檔保存，以供使用或参考。5.8.4.2“供应商资料卡”、“供应商交货记录表”、“供应商评估表”、“供应商考核表”，由采购名经办人員依供应商名称另建档保存。5. 9入厂之物料由品保部按检验与测试管理程序作业，检验为不合格时，依不合格品控制管理程序办理。5.10请款作业在财务處规定之当月付款终止日前根据厂商之付款要求，采购各经办人员填写“付款清单”，附上“送货单”、“入库验收单”、“订购单请款联”、“发票”，经单位主管审核后交财务。如物料有异常，需附上经各级主管签核之“原物料异常报告表”。6.表单说明：6.1表单填写人应按表列要求认真填写，并注明日期。6.2如有特殊要求，表单填写人需在表单之叙述部份表达清楚，数字清晰，分码数之产品需附上码数明细。6.3表单填写后不可随意涂改，核签后不得更改。 上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码7/317.参考文件：7.1仓储管理程序 QM-WP-7097.2 检验与测试管理程序 QM-QP-803 7.3 记录管理程序 QM-MP-4038.附件/表单：8.1采购管理作业流程图8.2采购权限核定表8.3订单材料预补限定表 QM-PP-703-01A8.4交（协）办单 QM-PP-703-03A8.5皮料订购单 QM-PP-703-04A8.6天然皮订购单 QM-PP-703-05A8.7物品订购单（A式） QM-PP-703-06A8.8物品订购单（B式） QM-PP-703-07A8.9制造明细表 QM-PP-703-08A8.10楦头订购单 QM-PP-703-09A8.11外箱订购单 QM-PP-703-10A8.12付款清单1 QM-PP-703-11A8.13付款清单2 QM-PP-703-12A8.14挪用（报补）通报表 QM-PP-703-15A8.15订单使用材料备料追踪表 QM-PP-70317A8.16原物料采购比价表 QM-PP-703-16A8.17原物料采购比价表（底料用） QM-PP-703-18A8.18空运原物料申请表 QM-PP-703-19A8.19制造明细表发放登记表 QM-PP-703-20A8.20合格供货商名录 QM-PP-703-21A8.21供货商评估表 QM-PP-703-22A8.22供货商资料卡 QM-PP-703-23A8.23供货商考核表 QM-PP-703-24A8.24供货商交货记录表 QM-PP-703-25A上海永旭、永全鞋业有限公司 永旭、永全鞋业有限公司附件一：采购管理流程图流 程 图权责执行标准相关表单主要配合采购需求核准选择供货商 新增供货商 评估、核准YES合格供货商完成采购文件核 准取 消NOYES发出订单及交期确认交 货NO验 收YES入 库供货商考核核定为合格供货商不合格品处置请款作业业务处/生产处/倉儲部相关部门主管总经理采购部采购部采购/相关部门主管/总经理采购部采购部部门主管/相关部门主管/总经理采购部采购/仓儲部品保部仓儲部采购部 采购/相关部门主管/总经理品保部采购部采购部各部门各部门仓儲部品保/仓儲部采购/仓儲部本标准本标准本标准本标准本标准本标准本标准本标准本标准仓储管理程序检验与测试程序质量记录管理程序仓储管理程序本标准本标准不合控制管理程序本标准订单/交（协）办单 挪用（报补）通報表采购权限核定表合格供货商名录供货商资料卡供货商评估表订购单/明细表/ 备料追踪表/ 用料量核定表/ 原物料采购比价表永旭、永全生产进度排期表空运原物料申请表验收单原物料异常报告表供货商考核表交货记录表合格供货商名录付款凭单/送货单 验收单/订购单请款联 原物料异常报告表永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码9/31采购权限核定表编号物料名核准备注部门主管副总经理总经理01楦头02普通包装纸03机器设备04真皮(面)05大底06胶跟、天皮07空运、快递08国外厂商之物料09其它常备物料10其它订单用料 审核 核准永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码10/31订单材料预补限定表材料种类订单量预补百分比一般情况特殊情况真皮类1000双以下10%20%1000-3000双5%10%3000双以上3%5%PU布类1000双以下10%20%1000 - 2000双5%10%2000双以上3% 说明：1、一般情况指常规易做的鞋子 ，常见材料。2、特殊情况指进口特殊材料，难做的鞋型订单或新材料。3、上述两种情况均指新型体而言，旧型体酌减一级加预补。QM-PP-703-01A永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码11/31交（协）办单交办部门：交办日期： 年 月 日承（协）办部门：预计完成日期； 年 月 日交协办事项及说明核决： 复核: 初核: 经办:办理结果实际完成日期: 月 日承(协)办者QM-PP-703-03A 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码12/31皮 料 订 货 单 NO项次品名规格 颜色单位数量单价交货日期交货品质注意事项本公司皮料代号底色水布备注01鞋用PU皮y一、 规格要符合，厚度±0.02MM二、色水、压纹、光雾度、软硬度如附样。三、 裂强度0.8m/m: 10kg/cm2以上0.6m/m: 8kg/cm2以上剥离强度1.2kg/cm2 以上撕裂强度3.0kg 以上四、按期交货五、逾交数不可超过3%02030405060708备注 1 使用批号：订单NO. 鞋型NO. 2 交货地点: TEL: 021-57617686 永全公司FAX: 021-57617687 上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号 3供货厂商无法依期交货,请事先通知本公司。供货厂商： 年 月 日核决： 复核： 初核： 经办：QM-PP-703-04A 永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码13/31天 然 皮 订 购 单 NO:供货厂商： 年 月 日项次品名规格 颜色单位数量单价交货日期注 意 事 项本公司皮料代号底色水布备注01一、规格要符合，厚度5±%二、色水、压纹、光雾度，软硬度如附样。三、破裂强度四、按期交货五、逾交数不可超过3%020304050607备注 1 使用批号：订单NO. 鞋型NO. 2 交货地点: TEL: 021-57617686 永全公司FAX: 021-57617687 上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号 3供货厂商无法依期交货,请事先通知本公司核决： 复核： 初核： 经办QM-PP-703-05A永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码14/31 A式 物 品 订 购 单 NO:项次品 名规格 颜色单位数量单价交货日期交货注意事项用途01020304050607备注注意事项1. 使用批号 订单NO 鞋型NO2.交货地点上海市泗泾镇泗泾工业区3.收到此订单后请与本公司经办人联络。4.供货厂商如无法按期交货,请事先通知本公司 核决： 复核： 初核: 经办： 供货厂商： 年 月 日永全公司QM-PP-703-06A永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码15/31 B式 物 品 订 购 单 NO:项次品 名规格单位单价订 货 数 量数量合计55.566.577.588.599.51010.51111.5120102030405060708品质注意事项（1）品质要佳，数量要足（2）请按期交货。（3）生产时加2%补数。交货日期:本批材料使用之鞋型及订单号码:备注订货时要附正确样品 地址：上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号 TEL：021-57617686 FAX：021-57617687 核决： 复核： 初核: 经办：QM-PP-703-07A 供货厂商： 年 月 日永旭、永全鞋业有限公司文件标题采购管理程序文件编号QM-PP-703版次A/1制订部门采购部制订日期2002-09-07页码16/31鞋图:索引编号页 数版 次01制造明细表 订单交期： 鞋型名称：