市政工程文件档案管理制度.docx

市政工程文件档案管理制度文件档案管理制度一、总则1、为加强公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地爱护档案增加公司档案的好用性和有效性，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动干脆形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。公司档案分为绝密、机密、隐私三个级别。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。文件材料刚好归档。工作变动时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集 管理 公司文件材料的管理由行政部负责。人事档案的管理由人力资源部负责，财务档案的日常管理由财务部负责。工程档案资料日常管理由项目部负责，竣工工程的档案由工程技术部负责存档，经营档案资料日常管理由经营管理部负责。文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司档案室归档。一项工作凡由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、文件的印发管理1 1 、公司公文的打印由行政部负责，并分部门记录清楚。2 2 、各部门须要复印的资料，由行政部统一登记在册，年终后按实际发生的成本计入各部门成本费用中。3 3 、公司不对外复印，特别状况必需经行政部经理同意。违反规定者，对当事人及负责人罚款 50 元。4 4 、每季度依据各部门用纸量进行统一考核，部门用纸废纸率根据 20%的比例进行考核。凡因递交甲方或监理用纸张不能存档时，必需记录递交的页数，以便年终考核。5 5 、公司内部日常事务用纸，能够重复利用的纸张尽量重复利用（无装订痕迹的），凡能够双面利用的纸张而没有双面利用，每发觉一张罚当事人 5 元。6 6 、属保密性的文件资料作废不得重复利用，全部保密性的文件作废资料需由行政部统一处理。四、档案分类（档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料）1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议纪要等。3、安排性文件。包括企业总体安排或规划、生产安排、营销安排、财务安排等。4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括企业各类安排指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类吩咐、工作指标、调度记录等。6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、劳资人事资料。包括企业及下属单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件消遣活动中，以及在外学习、考察时或外单位供应的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人供应的题词、书画、工艺制品等。五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行年度归档制度，即每年 3 月份为公司档案资料归档期。各部门档案应于每年 2 月底归档完毕。2、在档案资料归档期，由行政部向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门应主动协作与支持。3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。六、档案的借阅1、董事长、总经理、行政部经理借阅非密级档案可干脆通过档案管理人员办理借阅手续。2、因工作须要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送行政部经理核批。3、公司档案密级分为绝密、机密、隐私三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐私级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。隐私级档案的借阅必需由董事长或总经理批准，二人因公外出时可托付行政部经理审批，详细按托付书的内容执行。未经公司董事长、总经理批准，私自将档案资料借出，赐予档案管理人员罚款 200 元/次，造成档案资料丢失赐予档案管理人员罚款 500 元/次，造成档案资料损坏，赐予档案管理人员罚款 300 元/次。4、档案借阅者必需做到：（1）爱惜档案，保持整齐。严禁涂改、不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损，如在档案资料上涂改、划线等，赐予借阅人罚款 100元/处，造成污损赐予借阅人罚款 500 元。（2）留意平安保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、拆散或损毁档案，如发觉有上述行为，赐予借阅人罚款 500 元。七、档案的保密要求1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、隐私三级。3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，须经公司董事长、总经理批准。4、有密级档案只限归档人运用，其他人员利用需经董事长、总经理批准。5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，刚好供应利用。6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。7、档案管理员丢失或擅自供应泄露档案机密，赐予 200-1000 元的惩罚，情节严峻的依法追究刑事责任。8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由行政部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。八、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、当档案资料到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交行政部经理审核，经总经理批准后执行。3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员须仔细核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。4、在销毁公司档案资料时，必需由董事长或总经理指定二人以上专人监督销毁，并在销毁册上签名。5、对未销毁或销毁过程中出现错误时，对档案管理人员处 200-1000 元罚款。十、档案室的管理1、档案室要建立档案的登记、统计台帐，刚好记载档案的收进、移出等变动状况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。2、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。3、对破损、褪变档案，刚好进行修复、抢救；对保管期满的档案，要根据规定办理鉴定销毁手续。4、要对室藏档案划定密级，对隐私以上档案必需妥当保管，严格借阅手续，未经董事长或总经理同意不得借阅。 十一、公司各种绝密、机密、隐私级文件及档案资料严禁个人或部门留存电子文本，需按要求在规定时间内统一留存至档案室管理。同时行政部要对该部门或相关人员电脑进行电子文本清查工作，确保电子文本的唯一性。十二、附则凡应归档的文件材料，承办部门均应按档案管理制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按公司的有关条款规定予以惩罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。