海南省电信有限公司内部控制上册.docx

海南省电信有限公司内部控制手册实施细则海南省电信有限公司内部控制手册实施细则上册总则目录1实施细则概述11.1实施细则编制背景11.2内部控制定义11.3内部控制实施细则内容21.4内部控制实施细则遵循性要求21.5颁布及生效日期22控制环境32.1价值取向32.2对员工胜任能力的关注132.3董事会及监事会162.4管理哲学和经营风格182.5组织结构222.6职权和职责的分配262.7人力资源政策和实务292.8信息技术战略规划363风险评估383.1风险确认和评估383.2经营环境变化的管理434与财务报告相关的内部控制业务流程概述505信息和沟通525.1信息525.2沟通545.3信息架构596监控606.1持续监控606.2个别评价666.3汇报内部控制缺陷691 实施细则概述1.1 实施细则编制背景为规范海南省电信有限公司（以下简称“公司”）的管理，贯彻中华人民共和国会计法、财政部内部会计控制规范,满足包括美国萨班斯法案在内的国内外资本市场对上市公司就内部控制方面的监管要求，公司根据中国电信股份有限公司（以下简称“股份公司”）制定的与财务报告相关的内部控制手册，特制定与财务报告相关的内部控制实施细则，作为设计、执行、评价及验证内部控制的依据。1.2 内部控制定义根据COSO关于内部控制的框架，不同机构都对其有不同的理解，其中以美国反对虚假财务报告委员会的发起组织委员会 (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, “COSO”)发布的内部控制框架得到最广泛的认可。本公司即选定COSO内部控制框架为基础，制定本手册。报告中的定义，内部控制是受公司董事会、管理层和其他员工的共同作用，旨在为实现经营效果和效率、财务报告的可靠性以及对适用法律法规的遵循，而提供合理保证的一种过程。相比于传统的内部控制概念，这一定义的进步之处在于将内部控制当作一种动态的过程而不仅是静态的制度，公司的员工不仅应照章办事，还应积极主动地在各项管理、经营活动中实现内部控制的目标。这个概念体现了现代意义上的适时和全程的控制观念。相应地，内部控制结构也演变成内部控制要素，包括五个方面：控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监控。1.3 内部控制实施细则内容本实施细则根据COSO报告提出的内部控制框架，分五个部分（控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监控）阐述公司在与财务报告相关内部控制方面的方针、政策，汇总股份公司和省公司相关制度、规定，并详细定义和规范公司内各相关单位、部门和岗位的重要工作程序和控制职责，为建立并保持良好的与财务报告相关的内部控制提供制度上的依据和保证。1.4 内部控制实施细则遵循性要求本实施细则对与财务报告相关的内部控制涉及的省公司管理层、省公司各部门、各市县（区）分公司、各直属单位的管理层及员工具有约束力，省公司也可视情况将本实施细则中规定的相关内容纳入绩效考核体系中。各相关人员应当遵循本实施细则中对其工作职责的定义及描述，保持内部控制的一贯有效性，维护财务报告的真实与公允，公司审计、监察等部门可依照相关规定对违反本实施细则的行为进行处罚。1.5 颁布及生效日期本实施细则于颁布之日起生效。2 控制环境2.1 价值取向公司通过适当的企业文化、行为准则和道德规范等引导员工确立并坚定正确的价值取向。公司各级管理者应当以身作则以体现其高水平的道德标准。2.1.1 行为准则和道德规范n 股份公司在企业文化手册中明确规定了企业行为准则和员工行为准则。其中，企业行为准则规定：恪守承诺，为客户提供卓越服务；关爱员工，让每块金子发光；诚信合作，在共创中寻求共赢；稳健经营，持续提升企业价值；回报社会，做有责任心的企业公民。员工行为准则规定：持续学习，高效工作；爱岗敬业，遵章守纪；尊重他人，坦诚沟通；服从大局，忠于企业。n 股份公司2005年颁布的员工职业操守守则则从诚实信用、公平原则、利益冲突、遵纪守法、处理与利益相关者的关系、信息披露、保密义务、公司财产的保护和使用、勤俭节约与环境保护、举报等方面规范员工日常的职务行为，鼓励员工诚实、合法、合规从事职务行为，提倡良好职业操守。n 股份公司各部门业务管理制度中也规定了若干具体的行为准则和道德规范，如下：中国电信市场2001299号电信服务质量问题处理办法中规定了“客户第一、质量第一”、“依法办事、取信于民”等普遍原则；规定了处理电信服务质量相关业务的操作规范；规定了利益冲突处理的指导性原则“当客户利益与企业利益发生冲突时，必须以客户利益为重”、“局部服从全局”；规定了处理服务质量问题的道德标准“不袒护、不回避、知错必改”、“实事求是”。n 中国电信股份2005194号中国电信股份有限公司内部审计工作规定要求“内部审计人员办理审计事项，应当严格遵守内部审计人员职业道德规范，忠于职守，做到独立、客观、公正、保密。内部审计人员办理审计事项，与被审计单位或审计事项有利害关系的应当回避。”n 中国电信2006293号中国电信集团内部审计人员职业道德规范具体规定了内部审计人员应当遵循的行为准则和道德标准“诚实正直、客观公正、合理谨慎、专业胜任、保守秘密、廉洁奉公、恪尽职守”。n 海南电信2004128号海南省电信公司前端单位服务质量规范及考核办法中规定了“用户至上、用心服务”、“实现服务规范化、标准化，提高客户满意度”等普遍原则；规定了处理电信服务质量相关业务的操作规范和服务态度“态度平和自然”，“彬彬有礼，尊重风俗”，“对客户不教训、不责备，得理让人，不与客户争辩、顶撞”；规定了处理服务质量问题的道德标准“工作有差错时，必须诚恳接受客户批评，并当面向客户道歉”。2.1.2 建立适当的企业文化核心理念，并确保全体员工准确理解和掌握公司的企业文化核心理念主要包括：n 企业使命：共享与世界同步的信息文明，表明公司存在的目的和价值；n 核心价值观：变革创新、求真务实、诚信合作、共创价值，这是指导公司运营和员工行为的最根本的原则，并集中反映了公司管理层对有效经营企业的根本看法。n 服务理念：用户至上、用心服务。对于这一理念，公司已经有意识的将其进行制度化，具体化。中国电信2003255号关于全面推广以四个主渠道为核心的营销服务渠道体系建设的通知中明确指出，“建立面向不同客户群的四大营销服务渠道是用户至上、用心服务理念的具体深化”。海南电信2004128号海南省电信公司前端单位服务质量规范及考核办法中明确指出制定本办法是“为贯彻用户至上，用心服务的服务理念。”2.1.3 对待员工、供应商、客户、投资者、债权人、竞争对手和审计师等利益相关各方的原则在股份公司的企业文化手册中提出：对内而言，诚信是我们处理企业与员工、员工与员工之间关系的基本准则。股份公司主张在互讲诚信的基础上，努力缔造企业与员工之间的双向忠诚。对外而言，诚信是股份公司处理与用户、股东和社会等外部利益相关者的基本准则。如，对用户，公司谨守服务承诺，对股东，公司谨守回报承诺，对社会，公司谨守使命承诺。公司视上下游企业为合作伙伴，重视缔结良性互动的产业价值链；与同行企业有序竞争，灵活合作，共同服务于不断增长的电信市场。对待客户方面：n 中国电信市场2001261号关于设立本地客户服务中心完善客户服务体系的通知、中国电信市场2001299号电信服务质量问题处理办法等制度本着提升“电信企业形象、信誉和效益”的目的，对客户服务工作标准做出了具体规范。n 中国电信市场2001299号电信服务质量问题处理办法规定了对待客户的原则，即“客户第一、质量第一”。n 海南电信2004128号海南省电信公司前端单位服务质量规范及考核办法明确指出，“为加强海南省电信公司前端单位服务质量管理工作，以保证企业向客户提供优质电信服务，实现服务规范化、标准化，提高客户满意度和忠诚度，特制订本办法。”对客户服务工作标准做出了具体规范。对待员工方面：n 中国电信企划2001849号薪酬激励等五项机制创新指导意见中规定，实施薪酬激励机制创新应贯彻的原则之一为“体现公平、竞争、激励”，绩效考核的基本原则之一为“坚持客观、公平、完整、真实”。n 中国电信劳资2002234号中国电信集团竞争上岗管理办法中规定“建立竞争上岗机制应坚持以下原则：公开、公平、公正的原则；双向选择、择优聘用的原则；人尽其才、适才适岗的原则”。n 中国电信劳资2002235号中国电信集团员工职业发展管理办法指出，“企业本着不埋没人才、不限制空间的理念，为员工提供施展才能的舞台，使个人价值伴随着企业的成功得到提升”。n 海南电信人力2002219号海南省电信公司总部薪酬制度改革实施方案指出，“通过薪酬制度改革，实现薪酬制度的公平性、激励性和竞争性。”n 海南电信人力2002220号关于海南省电信公司总部一般管理岗位和技术业务岗位竞争上岗等有关问题的通知明确组织竞争上岗工作时，应本着公平、公正、竞争、择优的原则。n 海南电信有限2005206号海南省电信有限公司员工绩效管理办法中规定“绩效管理应坚持客观、公平、完整、准确的原则。”对待审计师方面:公司一贯要求被审计单位积极配合审计师工作。n 海南电信有限2004119号海南省电信有限公司财务决算考核办法中要求“各单位应按照省公司的要求配合会计师事务所的审计工作，提供审计必须的相关资料，并对相关问题予以调整。”对待投资者方面n 中国电信股份有限公司高级管理人员职业操守守则和中国电信股份有限公司员工职业操守守则中规定，诚实信用是公司处理与用户、股东和社会等外部利益相关者之间关系的基本准则，也是公司处理企业与员工、员工与员工之间关系的基本准则。n 中国电信股份有限公司高级管理人员职业操守守则中规定，公司.禁止任何高管人员通过就某些重大事实的不实陈述或其他不公平交易手段谋取不当利益；各高管人员.不得在明知的情况下自己或指使他人向公司内部或外部人员（包括公司独立审计师、政府监管人员及自律性组织）错误的陈述或遗漏有关公司的重大信息。2.1.4 对于背离既有公司政策和程序或违反行为准则的行为，规定适当的补救和惩治措施，并让这些措施被全公司员工知悉对于背离既有公司政策和程序的行为，公司相应的管理部门对相关补救和惩治措施进行了明确规定，如下：市场服务方面:n 海南电信2004128号海南省电信公司前端单位服务质量规范及考核办法对不遵守服务规范，不执行业务规程的各类行为的纠正、补救、上报、惩戒方法进行了具体规定。安全生产方面:n 海南电信安保2002239号关于落实公司总部安全管理 责任的通知中对公司领导的安全管理责任进行了明确的分工，并规定“各单位一把手为安全生产第一责任人。”n 近期拟下发的海南省电信公司安全生产责任管理办法实施细则中规定，总经理职责之一为“组织制定并实施本单位的生产安全事故应急救援预案”；而分管安全工作副总经理的职责之一为“组织重大事故的抢救、抢修和事故调查、分析、处理工作，并按照四不放过原则对事故进行严肃处理”。财务会计方面:n 对于违反会计制度和财务报告相关制度的行为，除中华人民共和国会计法和企业财务会计报告条例规定的相关惩处方法外，公司会采用通报批评、与绩效考核挂钩、薪酬相关惩罚、停职转岗等方法予以惩戒。同时，针对各种违规行为，公司有一些惯例性的补救措施（如追回非法所得等），尽量减小违规行为的不良影响。n 海南电信有限2004101号海南省电信有限公司中高级管理人员处罚办法（试行）中也有相关的处罚规定。n 中国电信股份2005196号关于印发各省级公司负责人2006年业绩考核指标体系和计分方法的通知规定“各公司应严格执行内控手册实施细则及其他管理制度和有关规定的要求，杜绝蓄意违反会计核算办法等制度、采取任何手段截留或虚列收入、支出，调节利润，在用户数、员工数及计费等环节提供虚假材料导致财务信息不真实等行为。如发生上述行为，情节严重或造成不良影响，发现一起扣1分。”“如果省公司以外的内外审计机构发现内部控制显著缺陷的，每发现一起扣1.5分；发现实质性漏洞的，每发现一起扣2.5分。如果省公司存在重大内控缺陷，导致股份公司不得不对外披露显著性缺陷或实质性漏洞，或虽未对外披露但在股份公司内部造成较大影响的，一次性扣10分，造成重大影响的一次性扣20分。”n 海南电信有限200661号各市县（区）分公司2006年绩效考核指标体系和计分方法和海南电信有限2006174号省公司各部室、各直属单位2006年绩效考核指标体系和计分方法规定“各分公司应严格执行内控手册实施细则及其他管理制度和有关规定的要求，杜绝蓄意违反会计核算办法等制度、采取任何手段截留或虚列收入、支出，调节利润，在用户数、员工数及计费等环节提供虚假材料导致财务信息不真实等行为”，并规定了具体扣分标准。法律遵循方面:n 海南电信有限2005227号海南省电信有限公司合同管理办法（试行）中规定“对违反国家法律规定和本办法，在订立、履行和合同管理中失职、渎职或以权谋私、损害国家和集体利益的，根据情节轻重，依据有关规定追究有关责任人的行政、经济责任，构成犯罪的，依法送司法机关追究刑事责任。”2.1.5 端正管理者对于干涉正常程序或越权行为的态度公司一贯重视端正管理者对于干涉正常程序或越权行为的态度。对此，公司在若干制度中三令五申予以强调，并运用各种方式方法努力杜绝此类现象的发生。公司的相关制度规定概括如下：n 中国电信股份200483号中国电信股份有限公司高级管理人员职业操守守则对公司高级管理人员从诚实信用、公平公正、利益冲突、遵纪守法、对外披露、保护公司财产、信息保密等方面提出了要求，规范其日常职务行为，并规定对于违反守则者要追究其相应责任，由董事会采取相应的惩戒或防范措施。n 中国电信2004867号关于印发中国电信集团财务决算报告管理办法的通知中规定“对财务决算数据填报工作中存在的弄虚作假、拒报和有意漏报行为，对授意、指使、强令企业财务会计人员做假账，编制和提供虚假财务决算报表的企业法人代表或主要负责人，对财务决算信息收集、汇总、审核及管理过程中滥用职权、玩忽职守、泄露企业商业秘密的工作人员，将依据国家有关规定进行处理”。n 中国电信综合20011018号关于进一步推进厂务公开工作的通知要求对“企业生产经营管理的重要问题”、“企业党风廉政建设方面的问题”、“企业发生的重大事件、重大通信事故及其调查处理情况”以及“企业职工群众普遍认为应当公开的其他方面的重要内容”进行公开，有助于促使管理者端正对遵守程序和制度的态度。n 纪监20015号关于建立领导人员廉政档案的实施意见以建立健全领导人员监督管理机制为目的，提出了建立廉政档案的具体实施意见，也有助于促使管理者端正遵守程序和制度的态度。n 中国电信2003381号中国电信集团所属企业领导人员任期经济责任审计办法要求对“企业领导人员任职期间对所在企业的资产、负债、损益的真实性、合法性和效益性，国有资产保值增值，以及实现企业经营目标和经济效益指标等有关经济活动应付有的责任”履行情况进行审计，其中的关注点包括“授意、指使、强令、纵容、包庇下属人员违反国家财经法规、股份公司及上级单位有关规定的行为”。该办法同时规定了对发现的重大问题严肃处理的相关政策，从事后审计上对管理者越权行为形成了很强的威慑力。n 海南电信有限2004100号关于海南省电信有限公司中高级岗位人员管理规定（试行）及海南电信有限2004101号关于海南省电信有限公司中高级岗位人员处罚办法（试行）中明确要求领导班子成员必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，做到自重、自省、自警、自律。n 海南电信党组200114号海南省电信公司党风廉正建设责任制实施办法中规定“授意、指使、强令下属人员违反财政、金融、税务、审计、统计等法规和上级规定，弄虚作假的，给予负直接领导责任者党内警告、严重警告处分；情节严重的，给予撤消党内职务、留党察看或开除党籍处分。”2.1.6 用薪酬与业绩目标挂钩的方式激励管理人员，但避免使管理人员面临达到不现实目标的压力（特别是短期业绩）公司各级管理层都有明确的业绩目标，业绩指标目标的设定会充分考虑其可实现性和可控性，事前会与相关管理层进行细致的沟通。n 中国电信股份2004112号关于印发中国电信股份公司全面预算管理办法的通知中规定，在预算编制和审批阶段引入预算预审和质询机制，强化上下充分沟通，提高上下级对预算目标的互相认可程度，避免设定不现实的目标。n 中国电信股份200427号关于印发中国电信股份有限公司省级电信有限公司负责人业绩考核办法的通知中规定各省公司负责人实施年度考核与任期考核相结合的考核体系，以引导企业长短期目标相结合平衡发展。股份公司在省公司负责人任期期初和每年年初根据股份公司发展战略、经营预期、外部考核要求以及年度预算核定省公司负责人任期经营业绩考核目标值和年度考核指标目标值，与省公司沟通确认后下达。n 目前，公司各级管理层的薪酬与业绩高度挂钩。海南电信有限2005206号海南省电信有限公司员工绩效管理办法中规定了绩效工资的发放原则为“绩效考评分数直接与各市县（区）分公司、省公司各部室（中心）效益工资挂钩，公司按照各单位业绩考评分数核算该单位效益工资总额”，该办法同时规定了挂钩的具体方法，使得包括管理层的所有总部员工绩效工资由公司预算指标完成情况以及其个人的绩效考核结果决定。n 同时，公司注重使用长期激励措施。海南电信有限2004263号海南省电信有限公司企业年金实施细则（暂行）中指出 企业年金是对员工基本养老保险的补充。实施企业年金要向贡献和业绩，向关键岗位和核心员工倾斜，兼顾积累贡献，与企业经济效益和个人效绩挂钩，促进企业与员工共同发展。2.2 对员工胜任能力的关注股份公司关注员工胜任能力，股份公司管理者通过各种方法明确每一工作岗位所需的能力水平，并将此能力水平具体化为所需的知识和技能。2.2.1 用书面职责描述定义某一职位的具体工作公司颁布了相关制度要求各级公司对所有岗位进行岗位分析，编写岗位说明书，并制定了具体的操作方法和格式。n 中国电信人事20011168关于开展岗位设置和聘用工作的通知要求各部门编写本部门的岗位说明书，描述工作职责。n 中国电信劳资2002234号中国电信集团竞争上岗管理办法中规定“岗位设置应明确不同岗位的职责、权利和任职资格，并以岗位说明书的形式予以体现。”n 中国电信集团公司总部岗位说明书已由人事部汇总审核后正式颁布。n 海南电信人力200512号关于公司总部和海口各分公司岗位设置有关事项的通知中明确“岗位设置应按照部门职责，本着因事设岗、分工明确、精干高效、工作满负荷的原则进行”，“岗位说明书是岗位设置的必要文件，是岗位调整、绩效考核、员工培训、薪酬管理等人力资源工作的重要依据。岗位说明书的编写要按照“准确、实用、完整、统一”的原则，力求语言简练、格式统一，准确、完整地描述岗位各项信息。” n 海南电信有限200673号关于省公司二级部门管理岗位设置和人员调整有关事项的通知和海南电信有限200676号关于省公司二级部门（中心）操作岗位设置和人员调整有关事项的通知中指出“根据省公司总部组织架构及各部室职责权限调整情况，为贯彻核心职能集中、管理与操作职能分离、强化专业管理能力的指导思想，本着精简高效、支撑转型和实事求是的原则，公司对二级部门管理岗位和二级部门（中心）操作岗位进行了重新设置”。2.2.2 科学分析开展具体工作所需的知识和技能公司要求各级责任单位和部门对每个岗位开展工作所需的知识和技能进行系统、科学的分析，并体现在岗位说明书或其他相关文件中。n 中国电信人事2001815号中国电信集团专业技术职务任职资格评审工作暂行规定、海南电信2003198号海南省电信公司专业技术职务任职资格评审工作暂行办法中均规范了对专业技术职务任职资格的专家集体评审的组织、条件（包括破格评审）、程序等。n 中国电信人事20011168关于开展岗位设置和聘用工作的通知要求各部门编写本部门的岗位说明书，分析任职资格和基本上岗条件。n 中国电信劳资2002234号中国电信集团竞争上岗管理办法中规定“开展工作分析是岗位设置和调整的基础，各单位应将工作分析纳入企业日常管理的内容，通过对工作岗位信息的提取和收集，即对企业各个岗位的工作内容、工作规范、任职资格进行分析和研究，为企业人力资源管理工作提供基础和依据”。该办法还对岗位评价须考虑的具体内容进行了规定。n 股份公司人力资源部制定了中国电信集团岗位管理办法，其中要求“各级公司应将工作分析纳入生产经营管理的日常内容，要通过工作分析，明确各个岗位的职责任务和任职条件，促进管理工作的科学化和规范化。”n 股份公司人力资源部制定了中国电信集团工作分析指导手册，其中详细规定了岗位工作分析的意义、原则、具体分析方法以及标准化的工作成果。n 海南电信人力2002220号关于海南省电信公司总部一般管理岗位和技术业务岗位竞争上岗等有关问题的通知中以岗位说明书的形式明确了各岗位的素质要求。2.3 董事会及监事会公司认识到，董事会及监事会的重要监督功能对于确保进行有效的内部控制具有至关重要的意义。2.3.1 公司董事会和监事会组成海南省电信有限公司章程中规定，公司有4名董事、3名监事。董事、监事均由股份公司委派。2.3.2 董事和监事具有足以履行其职责的学识和经验2.3.3 公司目前的董事和监事皆具有高等学历且行业管理经验丰富。公司董事和监事定期与首席财务官或财务总监、以及内、外部审计师进行会谈董事长委托财务总监在对外颁布财务报告前与外部审计师进行会谈，内容包括外部审计师注意到的财务报告的相关问题和内部控制缺陷。n2.3.4 董事会成员能够充分而适时的获知信息，以监控管理层的目标和战略、公司的财务状况和经营成果，以及重要协议的条款 董事由于兼任公司的管理层职务，因此能够得到充分而适时的信息。2.3.5 董事和监事能够充分而适时的获知敏感信息、调查报告和违规行为n 董事由于兼任公司的管理层职务，因此能够得到充分而适时的敏感信息。n 监事通过和公司各部门的日常联系，了解相关信息。此外，监事可以通过列席董事会会议、检查公司财务来了解所需信息。2.3.6 董事会和监事会对高管人员和内审主管的薪酬及其聘用和解雇进行有效监控n 海南省电信有限公司章程中规定董事会负责“聘任或解聘公司总经理，根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人，决定其报酬事项。”n 高层管理人员的聘用和解聘实际由中国电信股份有限公司委派决定。2.3.7 董事会和监事会在发现问题后能够采取必要措施，包括进行特殊调查n 根据海南省电信有限公司章程规定，监事会有权“对公司董事、经理执行公司职务时违反法律、法规或者公司章程的行为进行监督；当公司董事、经理的行为损害公司利益时，要求前述人员予以纠正”。2.4 管理哲学和经营风格管理哲学和经营风格通常对企业有普遍而深入的影响。2.4.1 对待经营风险持保守和谨慎的态度公司对待经营风险持较为保守、谨慎的态度。n 就重要投资而言，“为规范企业对外投资行为，加强中国电信股份公司对外投资管理、控制投资风险”公司执行中国电信2003440号中国电信股份公司对外投资管理办法对投资立项、审批、日常管理等规定了严格的政策和制度。n 就主要资本性支出而言，公司通过编制可行性研究报告，以及对可研报告进行严格评审来规避经营风险。2.4.2 确保关键岗位（如经营、会计、数据处理以及内部审计的人员）队伍稳定 n 公司通过推行与人才战略相关的“五项机制创新”薪酬激励机制、绩效考核机制、员工职业发展机制、竞争上岗机制、教育培训机制，力图吸引并留住各类人才，取得了很好的效果，关键岗位的人员流失很少。具体相关政策和制度执行中国电信企划2001849号薪酬激励等五项机制创新指导意见，海南电信2003354号中国电信集团海南省电信公司员工培训管理办法、海南电信有限200556 号海南省电信有限公司员工职业发展管理办法、海南电信有限2005132号海南省电信有限公司优秀人才评选办法（试行）、海南电信有限2005180号海南省电信有限公司集团级维护骨干管理办法和海南电信有限2005206号海南省电信有限公司员工绩效管理办法。2.4.3 重视数据处理和会计功能，高度关注可靠的财务报告和资产保护公司重视数据处理和会计功能，同时力图确保进行可靠的财务报告和资产保护。公司对此颁布了各项规章制度，同时通过会议等方式予以强调，具体如下：n 公司执行中国电信2004867号关于印发中国电信集团财务决算报告管理办法的通知，该通知以“提高中国电信集团各级企业财务会计信息质量，规范集团年度财务决算报告编制工作，逐步建立科学、规范的财务决算报告工作体系，全面了解和掌握集团资产质量、经营效益状况、资本运营质量、国有资本保值增值情况，保证集团年度财务决算报告的真实、完整、准确披露”为目的，具体规定了财务决算报告的内容、编报范围及原则、编报工作组织、报表的合并、信息披露、审核、外部审计、报送、数据资料管理、奖惩等，其中也包括了全面清查资产、核实债务的具体规定。n 海南电信有限2004119号海南省电信有限公司财务决算考核办法以“保证财务决算编报工作顺利进行，提高财务决算编报质量，加强财务信息保密工作，确保有限公司各种财务报告及时准确地上报，满足国际资本市场有关财务信息披露的要求”为目的，具体规定了财务决算考核范围、内容和方法。n 海南电信有限2005306号海南省电信有限公司财务月报报送管理办法（试行）以“确保财务报表编制报送及时、准确，满足上市信息披露时限和质量等要求”为目的，具体规定了财务报表报送范围、报送流程及各部门职责、报送时限和考核办法。公司管理层通过会议等方式向全体员工明确管理层对可靠的财务报告的关注态度。管理层同时通过内部审计部门对下属单位的会计、财务报告、资产保护等情况进行审计监督。n 中国电信审计2001104号中国电信集团财务审计暂行办法规定了内部审计部门在财务会计报告、会计账簿、会计凭证、资产等方面的具体审计内容。n 海南省电信有限公司审计部的职责之一“开展财务审计业务，检查会计报表及相关凭证、记录、合同及会议纪要，合理保证企业会计信息的真实性及完整性。”2.4.4 高层管理人员定期与下属单位管理人员进行交流高层管理人员通过预算管理手段使各市县（区）分公司管理人员了解公司总体目标和各自的任务。关于预算管理的具体内容，参见海南电信有限2005171号海南省电信有限公司全面预算管理办法。 除预算管理外，省公司高层管理人员与分公司高层管理人员有着较为频繁的沟通和交流，主要方式和渠道有：。n 每年年末或年初召开全省工作会议，省公司高层管理人员、各部门经理/副经理和分公司总经理/副总经理参加会议，总结上一年工作成果并布置下一年总体工作任务。n 省公司和分公司高层管理人员在上半年度结束时召开会议，总结上半年工作成果并布置下半年总体工作任务。n 遇到重大问题，两级管理层会共同参加电视电话会议进行沟通。n 省公司分管领导会适时召开分公司分管领导的专题会，沟通分管领域的重大问题。n 除上述沟通方式外，两级领导可以通过电话及网络进行适时的沟通。2.4.5 制订统一的会计政策，严格遵循相关法律法规要求处理财务报告和披露相关事务n 公司要求会计核算，填制、审核会计凭证，登记会计账簿，编制财务报告的工作程序严格遵循会计基础工作规范等有关法律法规的要求。n 就财务报告而言，公司对财务报告采取较为保守的态度，公司避免选择激进的会计政策，并严格遵守国家统一的会计制度。公司执行集团公司遵循企业会计制度制定的统一会计制度中国电信集团会计核算办法（中国电信2004951号）。此外，公司日常通过培训或专项会计检查等方式对会计核算办法的执行情况进行指导和监督。n 股份公司严格依照国际财务报告准则和美国会计准则，分别设计了国际财务报告准则备查簿系统和美国会计准则补充资料表，指导公司总部和省公司的会计准则间转换工作。股份公司财务部指定专门人员，监测上述两准则的变化情况，并据以对国际财务报告准则备查簿系统和美国会计准则补充资料表进行及时修订。n 省公司财务部指定专门人员，定期向股份公司上报国际财务报告准则备查簿和美国会计准则补充资料表的相关信息。n 就信息披露而言，执行中国电信股份有限公司信息披露管理规定（试行），明确相应的工作责任，认真做好信息披露工作，提高信息披露的质量，力图确保财务报告中“提供的财务和非财务信息的全面、真实和准确性”。2.5 组织结构公司的组织结构必须既能够满足对企业经营进行适当监控，又能够保障信息流转畅通。高层管理人员应当完全理解其控制责任并具备与其职位相称的必要的经验和知识水平。2.5.1 适当构建公司组织结构，为管理公司运作提供必要信息n 公司目前以省公司为一级法人单位，下辖二十一个市县（区）分公司。公司总部共设17个二级部门（下设19个中心）和两个直属单位。涉及财务管理、计费账务、设备采购、维护管理、网络资源管理等实现省公司集中管理,营销服务和业务操作以地域化管理为主；全省一个本地网。n 公司组织架构的设计由企业发展部负责，遵循的原则是：责权利效统一；以核心职能集中、管理与操作职能分离、强化专业管理能力；精简高效；快速响应市场；决策信息流畅通等。2.5.2 充分界定关键管理人员的职责，确保其对职责的准确理解公司重视关键管理人员职责界定的充分性，并努力确保其对职责的准确理解。n 中国电信人事20011168关于开展岗位设置和聘用工作的通知要求各部门编写本部门的岗位说明书，其中包括对关键管理人员的职责定义。n 中国电信劳资2002234号中国电信集团竞争上岗管理办法中对岗位说明书的要求也适用于关键管理人员。2.5.3 确保关键管理人员具备足够的知识和经验以履行其职责公司通过竞争上岗来确保关键管理人员具备足够的知识和经验以履行其职责。中国电信人事20011168关于开展岗位设置和聘用工作的通知、中国电信劳资2002234号中国电信集团竞争上岗管理办法中规定了各级关键管理人员的竞争上岗基本条件。2.5.4 保持适当的汇报关系总体而言，公司的汇报关系强调地域化管理和各地（级）高层管理人员的责任。即：n 各级公司内部各部门向本级高层管理人员汇报；n 各级高层管理人员向上一级高层管理人员汇报；n 对于重要信息，各级公司内部部门信息正式上报要经过本级高层管理人员审批签字；n 对于非重要信息，各级公司内部部门可以通过非正式渠道（如电话、网络）向上一级公司内部部门进行汇报。n 基于公司总体的架构，信息技术部门有如下的制度：省公司企业信息化部对各部门、各直属单位和各分公司进行专业指导和检查。各部门、各直属单位和各分公司向省公司企业信息化部进行专业汇报。n 省公司通过制定政策，监督，定期审查，汇报机制，会议机制等形式对各级信息技术部门的运行情况，安全情况，项目开发等进行管理。省公司的信息技术安全制度和安全标准通过正式文件传达给各级相关部门。n 股份公司根据萨班斯法案的要求制定相关的信息技术管理制度，并推行至省公司。省公司可以按自身的实际情况对股份公司的政策、标准及实施细则进行进一步细化，但不得低于实施最低标准。2.5.5 为适应情况变化而对组织结构进行适当改变公司能够掌握影响公司的各方面情况变化，并分析其对现有组织结构适当性的影响，从而及时提出组织结构变化的方案。例如：海南电信有限200438号关于省公司总部组织架构及各部室（包括海口四个分公司）有关职责调整的通知、海南电信有限200575号关于公司总部组织架构及各部室职责权限调整的通知、海南电信有限200660号关于公司总部组织架构及各部室职责权限调整的通知等。省公司对组织结构进行调整和改变的机制叙述如下：n 提出议题：分公司可以根据市场竞争等的需要向省公司提出调整架构的请示报告；省公司本部各部门根据其对情况变化的掌握，初步分析是否有进行组织结构改变的动因并向分管公司领导进行汇报，公司高层管理人员也会根据其日常经营管理直接形成这种判断。n 公司高层初步判断：公司高层管理人员对这种调整需要进行初步判断，如认为有进一步分析论证的意义，则将工作交办企业发展部。n 企业发展部分析论证：企业发展部负责与各相关外部单位和内部部门进行细致的沟通并开展研究工作。具体步骤为，首先分析是否需要进行组织结构调整；如是，则提出几个调整方案，分别分析其对企业的利弊；最后经过权衡，提出一个方案，提交总经理办公会讨论。n 总经理办公会做出决定：公司召开总经理办公会，由总经理、副总经理、各相关部门经理参加，在会上对企业发展部提出的方案进行研讨和论证，最终由总经理对是否进行组织机构调整和调整的具体方案做出决定，重大调整上报股份公司。2.5.6 确保拥有足够的员工，尤其是管理和监督人员公司通过严格的岗位测算工作来确保拥有足够数量的员工，尤其是管理和监督人员。对于公司总部员工人数：n 关于海南省电信公司总部一般管理岗位和技术业务岗位竞争上岗等有关问题的通知（海南电信人力2002220号）文件中对省公司总部的岗位总数、岗位类别和岗位基本聘任条件进行了具体规定。n 海南电信有限200673号关于省公司二级部门管理岗位设置和人员调整有关事项的通知和海南电信有限200676号关于省公司二级部门（中心）操作岗位设置和人员调整有关事项的通知根据省公司总部组织架构及各部室职责权限调整情况，对二级部门管理岗位和二级部门（中心）操作岗位进行了重新设置，以确保有足够员工使工作正常进行。2.6 职权和职责的分配职责的分配、职权的下放和相关政策的制定为确立权利义务、内部控制责任以及明确个人的角色分工