商业连锁经营公司财务管理工作手册XXXX版(1).docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第52页 共52页目 录第一章 收入管理制度 (03)第二章 费用报销管理制度 (04)第三章 各类款项支付管理制度 (08)第四章 佣金管理制度 (13)第五章 开单收银责任制与票据管理制度 (15)第六章 应收款管理制度 (17)第七章 特殊销售帐务处理规范 (19)第八章 账务核算管理制度 (21)第九章 软件操作规范管理制度 (26)第十章 财务月报表编制管理规范 (32)第十一章 财务部员工工作管理制度(40)第十二章 帐务操作指引 (43)第一章 收入管理制度1.0 目的 为规范公司资金收入流程与日常管理而制定本制度。2.0 原则公司资金管理严格执行“收支两条线”的管理原则，任何员工未经所在地区财务主管同意不得直接从当日营业收入中直接支付费用。否则视为挪用并按挪用金额30%但不低于2000元/次予以处罚。3.0 适用范围 本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。4.0 要求a) 分公司所有营业收入款项各收银员必须在当天营业结束前上缴到出纳员或存入财务指定的银行帐号，不得无故延期上缴。如因特殊情况无法按时上缴者必须事先经财务主管的同意并存放在公司指定保险柜，否则造成损失则由当事人承担。（各区域营业收入款项收银员与出纳具体交接方式，由分公司财务主管制度并形成书面文件报备总公司）b) 各收银员如无故未按时上缴营业收入款项者或不服从分公司财务部调拔者，对当事人可按每次500-2000元予以处罚。如所造成损失则由当事人承担全部经济责任。c) 为确保公司款项安全工作，离分公司财务部较远的各区域收银员应在店面最近银行开设银行存折（或银行卡），用于区域现金公款存取保管。如当日下午4点前所收款项额度达5万元或以上，应在当日银行结业前入区域现金公款银行帐户或直接存入公司出纳指定帐户。d) 离分公司财务部较远各区域收银员的公款专用帐户日结余金额不得超1万元。（除分公司财务主管同意或预留备付相关营业费用外）e) 分公司出纳员必须在总公司指定时间清缴各片区收银员的款项，确保总公司资金运作与调度的正常化。f) 公司所有收银人员与出纳员在收款过程中如果发现假币，一律由当事人负全责。g) 公司所有营业场所的银联POS机是公司用于正常商业用途，一律严禁公司内部员工套现或外部无实质交易套现行为。如一经查实将对相关责任人处以套现金额十倍罚款。h) 各收银员必须在每张刷卡纸左上方注明订单号或出仓单号，并由刷卡经手人在背面签名确认。第二章 费用报销管理制度1.0 目的 规范报销单据递审手续与款项的支付流程，明确责任。树立节约为荣、浪费可耻的新风尚，在一定的业务范围内力求以最少的支出求得业务工作的成功，减少支出就是增盈。2.0适用范围本制度适用XXXXX有限公司下属各分公司。3.0费用报销流程与费用管理规范3.1 报销单据递交、审批流程图经手人整理单据 部门长审核 会计审核 出纳员付款 事业部经理审批 财务主管审批3.2 费用报销的时限与付款3.2.1 员工费用报销为每周一次，每周五将上周的费用单据按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。3.2.2 为保证费用所属期间及正常账务核算，月末员工费用报销须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。3.2.3 按公司流程审批合格的员工费用报销将在次周六直接转入报销者的工资卡，并将转帐清单（姓名与金额）公布予公布栏。如有问题的报销单则直接退回当事人重新整理后按首次递交流程办理。3.2.4 财务部拒绝将报销款项汇入非员工本人名下的银行帐户。如有特殊原因由本人到财务部领取现金。3.3 费用报销的具体要求3.3.1 员工费用报销必须按要求先自行整理粘贴好，在票据背面写明事由并签名确认，然后提交部门长审核后方可递交财务部。3.3.2 财务部在审核员工费用报销时，如发现作假者按作假金额二倍处于当事人及部门长的罚款。3.3.3 所有费用报销须凭正式发票方可报销，如特殊原因无法取得正式发票需予说明。凡发票没有列明细清单者一律须在发票后面附明细清单方可报销。3.3.4 员工报销费用如跨事业部或跨部门分摊的费用需自行备注说明，否则全额列入报销方费用。3.3.5 所有人员的费用报销只能在一个部门报销，不得同时在两个部门报销。同一笔费用只能一次性报销，不能分拆报销。3.3.6 分公司日常营运费用由分公司财务主管及事业部经理审批后即可支付。个别特殊费用（装修费、长运费、员工借款、大额款项支付）需由总公司统一协调支付时间。3.3.7 分公司所有已支付款项的费用报销，如经公司审计发现不符合规定者一律要求当事人归还违规部分的额度，并对当事人及财务人员视情节予以处罚。3.4 各类费用管理规范3.4.1 差旅费3.4.1.1 销售人员工作所在城市的差旅费用已定额合并到岗位工资，不再另行报销。非工作所在城市的差旅费用（含交通费、住宿费）按标准报销后列入所在部门的部门经费。3.4.1.2 分公司后勤人员（后勤人员为财务、人事行政、物流部门的员工）的差旅费实报实销。3.4.1.3 报销住宿费必须提供发票与酒店消费清单方可报销。住宿费用清单除住宿费外的其它费用不予报销。两人或两人以上同住一间房时，必须在住宿发票或清单背面写明同住人员的姓名方可办理报销。3.4.1.4 享受公司车补的人员，所有车辆费用一律不予以报销，同时不得报销交通费用。3.4.2 部门经费3.4.2.1 各销售部门的“部门经费”由部门长负责制与合理统筹支配，使用权归本部门所有员工。3.4.2.2 部门经费核算范围: 各销售区域或渠道使用或领用“工厂提供的宣传单张与礼品、公司内部印制的礼品与宣传单张（公司统一印制或促销活动用的单张、宣传物料列入广告费）、办公用品、名片、公司月刊；客户的应酬费（包括部门内部活动费、与客户联谊费、礼品）杂志、非首次配置的电脑设备、店面茶水费、差旅费（含接待客户）。3.4.2.3 部门经费额度的计算办法：“本部门当期的总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比”作为本部门全体员工当期可支配费用的上限。具体的经费标准另行文件通知。3.4.2.4 各销售部门的部门经费实行“年度清算”机制。以本部门年度总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比作为本部门全体员工当年可支配费用的上限。超支部分由部门长个人全额承担，节余部分顺延到下一年度可用额度。3.4.2.5 销售部门的“部门经费”实施“先申请后使用”的管理机制。由使用人填写部门经费使用申请表经部门长审核，事业部经理审批后方准使用（单次金额500元以下申请可不经事业部经理审批）。应酬完毕后凭部门经费使用申请表与正规发票办理报销手续。 3.4.2.6 如与合作伙伴举办联谊活动，填写部门经费使用申请表同时必须附带联谊话动流程和费用明细。如需预支费用则按各类款项支付管理制度规定办理。3.4.3 物料采购费用管理规定3.4.3.1 物料采购的范围包括：办公用品或设备、店面饰品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂用品等。3.4.3.2 各职能部门单次采购金额在500元以上者必须填写物料采购申请表，经部门长及事业部经理审批后方准采购。并与发票、采购清单（或购销合同）一并提交财务部办理报销手续。如需预支款项需同时填写款项支付申请表。3.4.3.3 公司各职能部门的办公用品原则上由公司人事行政部统一采购、管理、发放。原则上其它部门不得另行采购。3.4.3.4 所有物料采购报销必须要有物料采物申请表、发票（如无法取得发票要向财务说明并有正式收据）、清单（列明品名、数量、单价、金额）。3.4.3.5 分公司除各直营店饰品采购外，单次采购超3000元需报总公司财务总监审批。3.4.3.64.0附件部门经费使用申请表物料采购申请表部门经费使用申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人接待公司名称对方职位/姓名预计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)￥ 接待理由申请人签名部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。物料采购申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人物 料 申 购 明 细品 牌型 号数量/单位预计单价备 注预计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)￥ 申请人签名部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。超3000元需财务总监审批第三章 各类款项支付管理制度1.0 目的明确公司除员工报销款项外的其它款项支付，规范公司款项支付流程与资金日常管理工作。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 员工因私借款3.1 员工因私借款是指员工非公事而因个人事由向公司预支款项的私人借款行为。3.2 凡在公司没有盈余款项者，原则上不能借款。3.3 分公司员工因私借款的额度与审批流程：Ø 任何未转正员工一律不能因私向公司借款。Ø 普通员工单次或累计因私借款2000元以下者，或部门长因私借款单次或累计额度1万元以下者由财务主管及事业部经理联审。员工因私借款由其上一级部门长承担连带责任。Ø 部门长/事业部经理因私借款单次或累计额度1万元以上3万元以下，须经总公司副总经理审批；超此上限一律由总公司总经理审批。Ø 所有员工因私借款按流程审批后，统一由总公司财务总监根据公司资金实际情况统筹安排具体支付时间。3.4 公司股东支取利润分配或实施年度效益挂钩的中层员工支取上一年度所分配的收入，审批权限参照上述规定。3.5 凡因私借款的员工须填写款项支付申请表，并按规定流程审批后方可支付。4.0 备用金或费用款预支4.1 分公司申领备用金的职位由分公司财务主管视当地实际情况决定，并由当事人填写款项支付申请表提交总公司财务总监审批方准支付。4.2 负责管理备用金的员工，一律不得挪用备用金。一经查实除限期补齐并按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。4.3 负责管理备用金的员工必须在其岗位异动前清还备用金。所有备用金在春节假期前必须全额退回财务部，春节后重新办理申领手续。4.4 因公需预支款项者，填写款项支付申请表递交财务主管及事业部经理审批方可支付。4.5 因公预支款项，必须在借款15天内到财务办理清帐手续。如无法全额清帐者视为挪用公款，按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。4.6 凡申领备用金或费用预支者严格实行前借不清，后借不借。因借款报账不及时而影响工作的由个人承当全部责任。5.0 外部费用款项支付规范5.1 外部费用款项是指除存货采购货款外的其它物料供应商或服务机构的费用或款项。5.2 外部费用款项支付需由公司业务对接部门与人员凭正式发票、收据提交财务部办理款项支付手续。如无对方发票或收据者则先填写款项支付申请表办理请款手续，此笔款项先记入经办人名下借款，凭对方正式发票及相关单据办理核销。5.3 如无特殊紧急情况，财务部支付外部费用款项的时间为每周三，遇节假日或公休日则顺延。5.4 外部费用原则上以银行转帐或支票支付，无特殊情况不支付现金。6.0 其它款项支付规范6.1 工资由分公司财务部按人事行政部提供考勤记录核算，并由事业部经理审批后予每月25日发放上月工资。工资将直接存入员工本人名下的银行帐户，并发工资条给员工签收。6.2 员工业绩提成由分公司财务部依据各事业部制定的销售提成政策按月计提。公司予每月25号-30号发放员工上月无赊销的业绩提成。赊销部分的业绩提成直至货款收回方可发放。6.3 客户“退订金”必须收回当初客户交订金时公司所开的收据原件，并由领款人在背面写明“姓名、身份证号码、订金已退”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。否则由经手人承担全部经济责任。6.4 直营店的装修必须与装修公司签定公司统一制定的装修协议，由事业部经理签定后递交分公司财务部与总公司财务总监备案。所有装修款项统一由总公司财务总监统一安排支付结算。6.5 直营店软装饰品（含家私、电器、软装、洁具等）的购买，由区域经理与总公司软装部负责人共同提交物料采购申请予事业部经理审批后，提交给分公司财务部按采购进度拔款。6.6 客户“退货款”支付，客户必须凭销售部门或公司承运司机开具的退货凭证原件到公司办理退款手续。6.6.1 客户到门市或公司财务部收取现金者，则要求领款人在退货凭证背面写明“姓名、身份证号码、退货款已收”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。6.6.2 如客户要求银行转帐者，则要求领款人在退货凭证背面写明“此本人确认同意将退货款（大写金额与小写金额）转入XXX银行XXX名下卡号为XXXXXXXX帐户（此银行帐户必须是领款人本人的）、身份证号码”字样后签名确认。6.6.3 门市所垫付的退货款，必须凭客户领退货款所签收的退货凭证及与电脑销售系统的退货数量一致，财务部方可进行帐务处理工作。否则均有当事人负责。6.6.4 质赔款：公司在销售过程中发生质量赔偿，由销售人员或客服人员与顾客商定后由处理当事人填写统一格式的产品质量处理方案确认表与产品质量处理协议书提交财务部，经财务部与事业部经理审批后方准赔付款项或产品。凡需赔付款项者一律由公司财务部将质赔款汇入客户指定帐户或由客户本人到财务部领取，杜绝由公司员工外带支付。7.0 附件款项支付申请表产品质量处理方案确认表产品质量处理协议书款项支付申请表年 月 日申 请 人部 门职 别还 款 日 期请款原因要款项用途因私借款 备用金 费用预支 其它 请款金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)￥ 因私请款累计金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)￥ 请款人签名部门经理复核分公司财务审核事业部经理审核总公司副总（或财务总监）审核总公司总经理审批产品质量处理方案确认表客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单价（元）质量问题简述：最终处理方案：客户姓名电 话地 址购买地点购买时间销售人员电 话处理人签字事业部经理 审 批部门经理意见产 品 质 量 处 理 协 议 书甲方（公司）：乙方（客户）： 花园 栋 座（单元） 号房兹因乙方对所购甲方产品的质量提出异议，具体明细如下：客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单位（元）现经甲方现场勘查落实并经双方友好协商，最终达成一致协议。采用如下第 种解决方案：1. 由甲方一次性赔偿给乙方人民币 万 仟 佰 拾 元 角 分（￥ 元）。2. 由甲方赔偿如下相对应的产品：品牌型号单位数量备注此协商处理结果为双方最终处理结果。本协议书一式两份，完全属于甲乙双方本着“公平公正”的原则而主动、自愿签订，经双方签字后即刻生效，不得私自修改或违反协议条款内容。甲方签字（公司）：乙方签字（客户）：联系电话：年 月 日第四章 佣金管理制度1.0 目的为与合作伙伴建立紧密无间的合作关系，确保双方利益及规范公司佣金审批、支付特制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXXX有限公司下属各分公司。3.0 佣金申请表流程图导购员填写申请表 店长复核 家装部经理审核 会计员复核 合作伙伴 出纳员 事业部经理 财务主管 注：店长只作复查数据，合作伙伴佣金点数由家装部经理按公司制定销售政策核定，导购员无权向合作伙伴承诺销售佣金事宜。4.0 佣金申请时限与付款4.1 各销售部门提交销售佣金申请表的前提必须是收全货款，并在每周五提交财务部，其余时间财务部一律不受理销售佣金申请表。4.2 为保证费用所属期间及正常账务核算，月末无论是否收全货款，各销售部门当月所有销售佣金申请表须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。违规所支付的销售佣金一律计入该部门的部门经费。4.3 经公司审批合格的销售佣金财务部在每周二支付给合作伙伴。财务部将通过银行转帐到合作伙伴本人名下银行帐户，或合作伙伴本人到公司指定地点领取，一律杜绝公司内部员工代领。4.4 支付合作伙伴销售佣金的金额精确到元，同时如产生银行转帐手续费由对方负责。5.0 销售佣金管理规范5.1 所有需支付销售佣金的合作伙伴，销售部门必须按公司要求在电脑销售系统中建立电子档案，如经公司核查电子档案存在虚假公司有权拒绝支付销售佣金。如销售部门坚持支付则直接记入本部门的部门经费，同时对当事人处以1000元/次罚款。5.2 零售、家装销售佣金严格按公司制定的价格体系申请与审批，其它销售渠道的销售佣金必须是在出货前书面报备财务部，否则一律不予以支付。5.3 所有销售佣金必须是收全货款方能支付。支付销售佣金后产生的退补货金额小于或等于1000元者不再计算销售佣金。超过此上限者的退补货则按正常计算，多还少补。如无法收回者则计入该部门的部门经费。5.4 所有已支付的销售佣金，如经公司审计核实发现作假者，对当事人及部门长一律按违规金额的三倍但不低于5000元/次予以处罚。同时视违反公司财务制度，公司保留辞退其权利。第五章 开单收银责任制与票据管理制度1.0 目的为规范公司销售前端的开单收银管理，明确责任机制制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 责任管理规范3.1 员工因输入出错、加工错、订错货等各种情况造成的责任管理机制如下：3.1.1 员工因个人计算出错或填错单价造成的损失由当事人负全责。3.1.2 造成公司重复送货的短运费由当事人负全责。3.1.3 员工因价格牌出错造成的损失由价格牌填写人负全责。3.1.4 员工因填写错型号或其它原因造成加工出错的，由当事人在60天内处理完毕。如60天无法处理，按销价4折计算总额低于或等于3000元则由当事人负责，超此上限则由当事人与部门长共同平分承担50%，其余50%由公司承担。3.1.5 员工订错货形成积压的，要求其在60天内处理完毕，如60天内无法处理完毕剩余部分则按采购价的30%承担。3.2 收银员在收款过程中出错或收假钞均由当事人负全责。3.3 无指定专职收银员的直营店均由该店的店长负责收银及与财务帐务交接工作。3.4 各直营店非专职的收银员，分公司财务部可予以适当的奖励机制。方案报分公司事业部经理及财务总监审批执行。3.5 各销售部门的收银员必须严格按电脑销售单的具体金额收款。所有营业款项及单据必须在当天营业结束前按公司财务部要求移交财务人员。4.0 票据管理制度4.1 此票据管理制度是指分公司销售订单、出库单、退货单、收据、发票等除银行票据外的单据。4.2 分公司内部的销售订单、出库单、退货单、收据等公司自行印制的内部单据一律实行以旧换新的管理机制。所有单据存根联必须完整保存，作废单据必须一式多联完整方有效，并由作废人签名确认。否则公司将对当事人追查，如造成公司损失则当当事人全额负责。4.3 销售部门需盖章的销售订单、收据一律由店长或区域经理到财务部登记领取。此两类单据由店长或区域经理承担日常保管及规范使用工作。4.4 发票是国家税务机关统一印制与严格管理、使用的专用票据。分公司各销售部门如需开具发票，统一填写发票申请表向财务部申请开具。4.5 凡开具发票的客户名称为公司名称者，一律须收取与发票客户名称一致所开出的支票或银行汇款。4.6 没有与公司发生实质销售往来或申请发票金额与实际成交金额不符者，分公司财务部一律不予以受理。4.7 分公司财务部不受理客户仅人付款而开发票予公司名称的发票申请。4.8 分公司内部印制的各类单据一律实行专单专用，销售部门应妥善保管与造成不必要浪费。5.0 附件发票申请表发 票 申 请 表申请部门： 年 月 日购货方信息出库单客户名称申请发票类型（普通/专用）开票金额（价税合计）结算方式 （现金/支票/转帐）出库单号码备 注开票公司名称纳税人识别号 申请人签名：第六章 应收款管理制度1.0 目的为确保公司资产安全及周转率，公司严格控制各销售部门应收款。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX投资有限公司下属各分公司。3.0 应收款管理规范3.1 公司零售、非公司化合作结算的装饰公司一律采取货到付款的销售策略，如因特殊原因需赊销必须由部门长审核同意并作为担保，同时向财务部书面报备同意方准出货，并按承诺期限回款。3.2 如赊销无法按承诺期限收回，公司将暂停发放部门长及经手销售人员的业绩提成，以保全公司合法利益。如产生坏帐则由部门长与经手销售人员负全责，公司将从部门长收入中扣还。部门长与经手销售人员之间各自需承担额度由其自行协商。3.3 签定合同公司化合作的装饰公司，分公司销售部经手人必须无条件协助财务部做好收款工作。如合作方不按时回款公司财务部有权停止供货，以保全公司合法利益。3.4 零售与家装的赊销必须全额由部门长担保，担保本部门赊销上限为其本年度的收入。具体预计金额由各地财务主管确定并办理书面备案手续。如超越备案上限一律不予以出货。3.5 为确保公司资金正常运作及提高资产周转率，分公司财务部有权结合实际赊销额度调整各销售部的赊销额。3.6 非零售、家装的赊销必须事先签定购销合同并提交财务部备案。小额无签定购销合同的赊销行为必须事先提交书面备案予分公司财务部。为进一步规避风险，签定购销合同时需对方提供营业执照副本、国税证副本、地税证副本的复印件并加盖公章。3.7 所有购销合同在签定前须经分公司事业部经理与财务部审核方能签定，有效规避风险。3.8 赊销必须做好单据整理、签收、保管工作，并严格按合同或备案期限结算款项，否则公司财务部有权停止再续供货，以保全公司合法利益。3.9 超市渠道赊销严格按工厂签定的合同执行，超市部经理与财务部专职统计员日常必须做好单据整理、归档工作。解决各种临时问题，确保款项按时结算。3.10 经公司决定的特定工程或大型工程赊销实施另案专项管理工作。公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作，记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单金额相符的资金或原件交回财务部。3.11 如分公司财务人员对应收款监控不力，财务总监将对分公司财务主管处于不低于1000元/次罚款。第七章 特殊销售帐务处理规范1.0 目的规范分公司非常规销售的各类特殊销售帐务处理模式，强化数据口径统一与汇总。2.0 适用范围本制度适用于XXXXXX有限公司下属各分公司。3.0 各类特殊销售模式帐务处理规范3.1 现金券：要求现金券必须有出库单号并经事业部老总签名方可报销冲帐，财务作为该部门的销售折让处理。3.2 买十送几：即客户买一个型号的产品送一定数量的同一型号的砖；要求销售部门在开订单给客户时将所送的同一型号的砖转化为单价打折优惠处理。即用该型号总金额除以总数量折算出单价，从而如实体现销售毛利。-华东地区因涉及家装公司公司化合作，可采用第三点“买砖送砖”的帐务处理。3.3 买砖送砖：此种是指买到一定金额后送其它型号一定数量的砖，则销售部门开单则作为赠送品处理。3.4 买10000送1000：指客户在促销期间购买一定金额后返现的做法，要求销售部门直接作为整单进行打折处理，将单价折算；3.5 定金翻倍：指客户在促销期间交一定金额的定金可以冲抵已交定金二倍的货款；要求销售部门将所增长一倍的定金金额作为打折优惠处理，折算到单价中。3.6 售促销卡活动：3.6.1 财务部要求市场部印制促销卡片必须有号码，便于日常管理与监控。3.6.2 各销售部门领促销卡必须严格造册登记，含号码段、张数、领用人、日期等信息。财务部人员必须定期或不定期进行检查。为减少财务部与销售部工作量，售促销卡收入款项可以周期性结算并上交财务部，但销售促销卡的款项必须月结（结算周期由地区财务部自行制定）。销售部门与财务部结算售卡收入时，可全额上交也可减去员工提成后上交。3.6.3 销售部门在店面电脑设置电子表格，对已购促销卡的客户必须造册登记，含客户名称、地址、电话、购买日期、电脑销售订单号等联系信息。并提交给财务部备案。便于跟进已购促销卡客户的成交状态（地区财务部可以定期或不定期检查）。3.6.4 为简化帐务处理工作，销售部门所上交售促销卡收入作为对应部门的营业外收入入帐。3.6.5 客户实际用促销卡达成销售结果后，总货款减去实收货款后优惠金额直接作为该部门的销售折扣处理。销售部门凭收回客户促销卡到财务办理销帐手续，收回促销卡必须写明出库号。第八章 账务核算管理制度1.0 目的统一公司核算过程与会计科目使用规范，便于集团汇总数据与合并报表制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 账务核算规范3.1 货币资金：核算分公司现金、银行存款的收、支、结余情况，划分现金与银行存款两个科目核算。银行存款按各个银行帐户设置二级科目。3.2 库存商品：核算分公司库存商品的进、销、存情况（含在途商品），成本会计须按每个商品型号设置数量金额式帐页核算，财务总帐只核算一级科目。3.3 应收账款：核算分公司与客户因销售商品而形成的债权款项往来。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置应收款明细统计帐。3.4 其他应收款：核算分公司与合作伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“员工借款（股东借款、中层员工借款、基层员工借款）、公司预付款、押金、供应商资源（必须是有相关文件明确供应商可以返还资源）、其它往来款项”设置二级科目，按客户名称、员工姓员或项目名称设置三级会计科目。3.5 待摊费用：分公司暂不建立“固定资产”核算机制，将固定资产与待摊费用合并简化处理。公司“待摊费用”用于核算分公司需分期摊销的固定资产，或预付需分期摊销的各项费用。财务部按部门为二级科目，费用项目为三级科目核算，按“部门（区域）+费用项目”组合模式编制明细表。3.1 装修费用待摊名称规范：a) 直营店装修按：装修费（指支付给装修公司人工费用）、装修用砖（指铺贴用砖及其装修期间所有样品）、开办费指新店首次装修未开业期间的租金（含管理费与水电费）、开业前所购买软装配套三大类设置明细科目核算及编制明细表。装修费与装修用砖可以合并为装修费用一个会计科目核算。b) 整体装修的命名规则为：XX店X年X月（指开工时间）装修费用（或装修用砖、开办费）；局部改造的命名规范为：XX店X年X月XX区域改造装修费用。局部改造的软装费用可直接作为当期费用列支。3.2 分公司直营店新装修、整体重装或改造装修三种装修模式所产生的装修费用分摊期限标准为：实用面积大于或等于400平方者按24个月分摊；实用面积小于400平方大于或等于200平方者按18个月分摊；实用面积小于200平方者按12个月分摊；日常专卖区或者直营店的局部改造装修费用全部分成12个月分摊。3.3 公司行政商务用车的分摊期限为5年，物流用车分摊期限为2年。物流部加工设备分摊期限为24个月，除展厅装修、车辆、加工设备外的其它待摊费用分摊期限最长为12个月。3.4 直营店装修完毕开业的当月，财务部即按装修人工费、装修用砖、开办费三个项目总额按分摊期限标准进行分摊。如工厂返还装修补贴时直接冲减待摊费用余额，并调整分摊期限。直营店装修与工厂协定补贴部分的金额可从待摊费用转出到“其它应收款-供应商资源”核算。未明确补贴金额则暂放在待摊费用核算，每月正常摊销。如工厂所退返装修补贴冲减待摊费用余额后为负数，则作为该部门的收入。3.5 在每个直营店装修完毕对装修费开始分摊前，要将未结算付款的装修人工费先按结算单或预计数并入待摊费用总额分摊，待正式结算后调整待摊总额及余额。-减少新旧装修费用重叠度；其次是业绩与费用期间相匹配；再是明确公司与装修公司的债权债务。3.6 应付账款：核算分公司与供应商因采购商品或其配套物料所产生的债务款项往来。财务部按供应商名称设置二级科目核算及编制明细表。3.7 其他应付款：核算分公司与合作伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“应付员工年度待遇、押金、员工工资、其它项目款项（按项目命名）设置二级科目核算。3.8 预提费用：核算分公司每月需支付而暂未付的费用。财务部按“员工业绩提成、合作伙伴销售佣金、部门经费、场地租金、物流费用（下设加工费、长运费、短运费、装卸费等三级会计科目）、员工未付报销、其它项目款项（按项目命名）等设置二级科目核算及编制明细表。3.9 预收账款：核算分公司与客户因购销商品在未出货前所收取的部分货款或全款。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置明细统计帐。3.10 本年利润：核算分公司每个会计年度营业收入减去营业成本、营业费用后的利润总额。财务部需编制事业部损益表、部门损益明细表。3.11 商品销售收入：核算分公司销售部门销售商品所取得的收入，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。3.12 销售折让：核算分公司达成销售而给合作伙伴的佣金或赠送给客户的产品。此科目按“佣金、赠送品”设置二级科目再分部门核算。3.13 商品销售成本：核算分公司每笔商品销售收入相对应的进货成本，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。3.14 销售费用：核算分公司销售部门为达成销售在各环节所产生的营业费用。按费用类别及部门设置二级、三级科目核算。费用类别划分如下，分公司在费用明细表不能再自行增加。 A、 质量赔偿：核算因产品产生质量问题而赔偿给客户的货币或货物，费用按实际发生列入相对应销售部门的费用。此科目分“产品质赔”与“货币质赔”两个明细科目；工厂冲返直接冲减本部门当月质赔费用。B、 样板：核算各销售部门日常陈列展示所领取产品的进货成本。（区域装修、整体装修所领取产品列入待难费用装修用砖）。C、 场地租金：核算销售部门各经营场所的租金和管理费。D、 工资：核算公司支付给销售人员工资、社保、培训费用。E、 业绩提成：核算公司支付给销售人员按业绩计提的提成奖励，包括月度各种业绩提成或临时性销售奖励（含中层员工的年度效益分配）。中层员工的年度效益分配财务部须折算成一定的业绩提成比例在每月进行预提。F、 待摊费：核算公司销售部门各类待摊费用每月所分摊的额度。G、 水电费：核算销售部门各经营场所每月所产生的水电费用。H、 刷卡费：核算销售部门的银联刷卡机所产生的刷卡费用与管理费。此费用按各销售部门的实际刷卡金额与银行规定比例计算列支。I、 税收：核算销售部门的月度固定工商税费或开发票所收取的税费。J、 广告费：核算销售部门在业务推广中所支付的小区推广、电梯广告、水晶字、喷绘、大型促销活动等媒体宣传有关的制作费、刊登费及租赁费（但不含公司或工厂的日常宣传单张、图册）。如发生跨部门或大型整体广告费用在执行前由地区财务部制定费用分配方案。大额广告费用可列入“待摊费用”按月分摊。要求在费用明细表批注说明费用事项。K、 装修费：日常样品展示的更新维护所产生的人工费、饰品费。L、 电信费：核算销售部门因业务所