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秘书有效倾听的艺术有效倾听秘书有效倾听的艺术作者/ 张东古希腊哲人泰勒士说过： “多说话并不表明有才智。” 人有两只耳朵， 却只有一张嘴， 所以要多听少说。据国外学者探讨， 一般状况下，人在倾听时的效率大约仅有25。可见， 倾听并不是一件简单的事， 大多数人都做不到仔细倾听别人的说话， 这是因为大多数人忽视了倾听的重要性， 没有或很少受过倾听的训练， 在倾听过程中很难自始至终集中留意力。人们在倾听时简单受到各种干扰， 比如楼道里的热闹声、房间内他人的说话声、电话铃声、打印机发出的声音等等， 都可能使我们分心， 使我们难以听清对方的说话。此外， 沟通环境中的各种干扰， 比如， 四周很嘈杂， 你对所谈内容缺乏爱好， 对方有浓重的腔调使你难以听懂， 对方运用了一些带有卑视性或令人反感的词语而使你产生厌恶心情， 你的大脑乏累等等。商务秘书工作中随时都要与人沟通， 如支配事务、接打电话、接待来客、协助谈判等， 有效倾听是特别重要的。要听懂对方说话的真正意思，就必需让对方把话说完。让对方把话说完， 不仅能完整地听懂对方的意思， 也是对对方的敬重， 还可表现你的涵养。一、倾听的作用（一） 倾听可获得重要信息， 增加解决问题的实力通过倾听我们可了解对方要传达的消息，感受到对方的感情、沟通的背景和真实意图等，还可据此推断对方的性格、目的和恳切程度。通过倾听中的提问， 我们可以搞清不明之处，或是启发对方供应更完整的资料。耐性倾听，可以削减对方的防范意识， 得到对方的认同，甚至产生同感、知音的感觉， 从而促进彼此的沟通了解。倾听可以训练我们推己及人的心态，熬炼思索力、想像力和客观分析实力。倾听有助于了解清晰事情的来龙去脉， 提出建设性看法， 提高专业技能和管理技能， 从而增加解决问题的实力。倾听可以激发创建的灵感， 世界上有不少独创创建就是听出来的。例如钢盔的独创者就是从一次闲谈中获得灵感的。第一次世界大战期间， 法国的亚德里安将军到医院探望伤员， 听到几个伤员在闲谈中问一个人： “炮弹爆炸时， 你的头部怎么爱护得好好的， 一点没受伤？” 那个人回答说：“当时我急了， 抓紧把一个铁锅扣到了头上。”亚德里安将军心里一动， 何不让战士都戴上金属制作的帽子！ 于是， 钢盔问世了。（二） 倾听可掩盖自身弱点， 更易形成共识善听才能善言。缄默可以帮助我们掩盖若干自身的弱点， 少发表看法可以削减自己受别人攻击的机会。假如对别人所谈的问题一窍不通或未曾考虑， 保持缄默便可不表示自己的观点和立场。良好的倾听习惯有助于发觉对方谈话的动身点、弱点和重点， 让对方感到自己提的看法已充分考虑了其须要和见解， 对方会更情愿接受。（三） 倾听可以增加沟通效力倾听能够帮助自己理解别人， 也有利于让别人更快地接纳自己， 这将有助于人际关系的改善。倾听能够使他人感受到被敬重和被观赏。卡耐基曾说： 用心听别人讲话的看法， 是我们所能赐予别人的最大赞美。倾听能让交际对象感受到你的真诚， 更易于获得友情和信任。倾听能让说话者觉得自己的话有价值， 从而情愿说出更多更有用的信息， 他们也能够因为感到受敬重而获得满意感。称职的倾听者还会促使对方灵敏思维， 启迪对方进一步交谈的欲望，双方皆会受益匪浅， 从而实现有效的沟通。二、倾听的技巧（一） 形式多元倾听的主要形式可以分为迎合式、引诱式和劝导式。迎合式。就是实行迎合的看法与对方沟通，适时地对对方的话表示理解和赞同， 可以点点头或者简短地插话， 尽量保持与对方观点和看法的一样， 这样简单消退对方的惊慌担心， 拉近与对方的心理距离。引诱式。就是在倾听的过程中通过诱导式或假设式提问， 诱使对方说出其真实观点或全部想法。劝导式。就是当对方说话偏离了谈话的主题或有明显的观点错误时， 通过运用恰当的语言不知不觉之中把对方的话题拉回到主题上来。运用劝导式必需留意转移话题要自然、宛转，否则简单引起对方的反感， 反而得不偿失。（二） 少说多听在倾听过程中应学会细致、耐性倾听； 学会有效运用缄默， 忌在谈话过程中先入为主、东张西望、三心二意。在一次推销中， 乔·吉拉德与客户洽谈顺当， 就在快要签约成交时对方突然变了卦。当天晚上， 根据顾客留下的地址， 乔·吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚， 就实话实说：“你的失败是由于你没有自始至终听我讲的话。就在我打算签约前， 我提到我的独生子即将上高校， 而且还提到他的运动成果和他将来的理想。我是以他为荣的， 但是你当时没有任何反应， 而且还转过头去用手机给别人打电话， 我一恼就变更留意了！”（三） 用心凝神专注地倾听对方说话是对交际对象最大的敬重。要用百分之百的留意力， 要为对方说话留够足够的时间和空间， 要有足够的忍耐力，要在听话过程中总结出对方谈话的关键和要点。要主动去听， 集中精力听讲话者所说的话， 并把留意力集中在所说的关键词或短语上。这样，才能跟上对方的思路， 明白对方的意思。交谈时不要先入为主， 不要认为自己具备在别人把话讲完前就找出问题所在的实力。事实上， 假如你反应太快， 对方就会觉得话不投机， 从而使你可能漏掉找寻最佳解决方法所须要的有价值的信息。因此， 在倾听时， 不要急于下结论，不要让自己的偏见影响你对信息全面精确的接收。听话时应留意视察对方的非语言信息， 理解讲话者的感情， 弄清讲话者事实上要表达什么意思。要努力维持大脑的警觉， 使大脑处于兴奋状态， 用心倾听不仅要求健康的体质， 而且要使躯干、四肢处于适当的位置。聚精会神的倾听不仅须要用耳朵， 而且须要用全身心去听， 要自然放松。总之， 要让对方切实感受到你在仔细听其讲话。（四） 凝视视察123下一页