某某公司行政办公室管理手册.doc

目 录第一章 行政办公室的人员架构与权责1. 办公室人员架构表2. 办公室权力与职责2.1 办公室的职责2.2办公室的权力3. 岗位职责表3.1 办公室主任职责3.2 行政文员职责3.3 行政文员职责3.4 驾驶员职责第二章 行政办公室日常事务列表及办事流程1. 办公室日常事务列表2. 主要事务办事流程2.1 合理化建议管理流程2.2 文件审批管理流程2.3 办公用车使用管理流程2.4 固定资产、行政物品的申购流程2.5 办公用品领用流程2.6 台帐印刷流程第三章 行政办公室管理制度及相关表格1. 管理制度汇总1.1 合理化建议管理办法1.2 办公用品领用制度1.3 员工宿舍管理规定1.4 图书管理规定1.5 来客接待分类与流程1.6 礼品礼金管理办法1.7 废旧物资变卖管理规定1.8 办公物资采购管理规定1.9 会议管理规定1.10 计划/总结管理办法1.11 公文编写分类管理规范1.12 文件审批管理规定1.一三 证照档案管理规定1.14 办公物资配备标准及管理办法1.一五 工服管理规定1.16 保密制度2. 相关表格汇总第四章 部门事项案例库1. 非常规事件案例及应对预案表2. 部门事故数据第一章 行政办公室的人员架构与权责1. 办公室人员架构表行政办公室办公室主任行政文员行政专员驾驶员2. 办公室权力与职责办公室主要负责公司的日常行政事务处理，做好组织的内部服务与外部联络工作2.1 办公室的职责：职责6负责对办公区域安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水等的检查、督促整改。职责5公司各类公文档案的管理。职责4负责商场固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台帐管理，并组织盘点工作，并负责商场的零星办公物资的价格复核和采购。职责3负责公司行政工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。职责2负责审核公司各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。职责1传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。职责8负责对本部门员工工作绩效进行综合考评，并提出人事任免、晋级、奖惩建议。职责7负责小车管理及日常办公用车的调配工作。职责10员工宿舍、图书馆等后勤管理。职责9负责商场相关外联资源的建立、维护、整合与管理。 2.2 办公室的权力：权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2参与公司经营管理制度的制定对内部员工考核的权力开展内部工作的自主权要求相关部门配合工作的权力 对影响办公室工作的人员提请处罚的权力向总经理提交管理制度和工作流程改进计划并获得回复的权力聘用、解雇内部员工的建议权公司行政后勤管理的权力 对其他部门行政事项监督检查的权力3. 岗位职责表3.1 办公室主任职责：职责1贯彻执行集团、区域中心、商场的各项制度，完善商场制度并督促检查职责3参与业务管理、现场经营和物业安全的管理，并提出相关意见职责4协助总经理协调各部门之间的业务工作职责5检查各部门计划的执行情况，随时向总经理汇报职责6办公用品的分配和管理工作职责7负责及时签批、送阅上级机关以及外单位来文，按照领导的签批意见处理回复职责8审核以商场名义发出的文件职责9做好商场重要来宾的接待工作职责10本部门员工的管理、考核、培养职责2组织制定各项行政办公管理制度并监督执行3.2 行政文员职责：职责1负责公司每日各类通知、便笺和日常相关公文的处理工作职责3每天与集团、区域联系保证各类文件能按时上传下达职责4会议记录工作职责5公司各类总结、计划的编纂工作职责6档案以及文件的管理职责7工作周报、经营月报的制作职责8合理化建议征集、评选、公示、后续跟进工作职责9与各部门沟通、联系，统计相关数据信息职责10完成领导交办的其他工作事项职责2公司OA办公系统的管理3.3 行政专员职责：职责1行政管理办公会会议决议事项的追踪职责3负责5S检查工作。职责4员工名片、工作服、工号牌的管理职责5信件、报刊杂志等的接受分发工作职责6外来人员的接待工作职责7办公物资的采购以及物品领用工作职责8出差人员的旅程安排工作职责9行政管理看板的管理，信息的公示职责10每日与小车驾驶员沟通，了解车辆情况，保证合理安排车辆的使用职责2各类会议、活动的组织工作3.4 驾驶员职责：职责1凭出车单出车，严格遵守交通规则，做到安全驾驶、文明驾驶。职责3做好车辆的防火、防冻、防盗，按规定办理车辆的年检手续。职责4不经办公室批准，不得将车辆借与他人。职责5无出车任务时，正常在办公室上班。职责6完成办公室主任交代的其他工作。职责2经常检修保养车辆，保管好车上物品，保证车辆内外整洁，性能良好。第二章 行政办公室日常事务列表及办事流程1. 办公室日常事务列表部门办公室负责人办公室主任主要事务文档管理1、公司各类通知及日常公文的规范处理工作2、制度的建设与执行3、与集团、区域的联系，保证各类文件的及时上传下达4、会议记录管理5、档案管理6、公文管理7、公司各类总结、计划的编纂工作8、OA管理物资管理1、小车管理，办公用车调度2、固定资产的申购与管理3、办公物品的领用4、办公物品的采购行政事务1、员工名片、工作服、工号牌的订做2、各类会议的组织工作3、合理化建议征集、评选、公示、后续跟进工作4、工作周报、经营月报的制作5、台帐印刷6、行政管理看板的管理，信息的公示7、信件、报刊杂志等的接受分发工作8、5S管理9、每月一线员工会议的组织工作10、办公区域的日常管理11、廉政台帐管理外联工作1、外来人员的接待2、出差人员的旅程安排3、预定酒店、旅馆其他事务1、图书馆管理2、宿舍管理3、各类活动的组织工作4、员工通讯录的更新，生日蛋糕的定制发送2. 主要事务工作流程2.1 合理化建议管理流程图2-1合理化建议管理流程图表2-1合理化建议管理流程图说明表序号事 项说 明员工提交建议月底前可个人提交、也可部门汇总后统一交予办公室。评 审次月5日前由公司决策委员会进行。评 优评出优秀、最佳两个奖励级别，分别给予行政加分1和2分的奖励。 部门研究反馈部门研究决定是否采纳，并于晨会上反馈完成期限或不采纳原因。落实完成必须按期、保质完成。结果检查由办公室、建议人分别检查完成情况，并分情况反馈给相关部门。注：合理化建议是指任何员工个人或部门，对公司经营管理和发展的任何环节所提出的，具有可操作性的改进方法和措施。2.2 文件审批管理流程图2-2文件审批管理流程图表2-2文件审批流程图说明表序号事 项说 明接收上级发文每日查看部门邮箱，查看是否由上级发文。上报审批在发文上附上发文审批单报总经理室审批。2.3 “一线员工会议”组织工作流程图2-3“一线员工会议”组织工作流程图表2-3“一线员工会议”组织工作流程图说明表序号事 项说 明发布通知月初晨会通知召开“一线员工会议”的通知，发动基层员工参与。统计报名人员由办公室统计报名人员，控制在67人。审核名单报总经理审核，要求参与者为公司最基层员工。 会场、车辆安排与总经理室确定时间、地点，安排酒店、车辆。会议记录安排好会议的记录工作，做好文字、图像记录。2.4 名片印制流程图2-4名片印制流程图表2-4名片印制流程图说明表序号事 项说 明申请申请印制名片的员工填写名片印制申请单交至办公室。填名片内容单办公室根据申请单按照固定格式打印出名片内容单。联系单位联系印刷单位，将名片内容单传真予印刷单位并确定取回的时间。 2.5 办公用品领用流程图2-5办公用品领用流程图表2-5办公用品领用流程图说明表序号事 项说 明提出申请领料单交至办公室领用物品。办公室审核办公用品领用标准为一般员工每人每月不超过5元，部门主管不超过10元。注：每周二、周六为物品领用时间，其他时间不得领用。2.6 台帐印刷流程图2-6台帐印刷流程图 第三章 行政办公室管理制度及相关表格1. 管理制度汇总1、合理化建议管理办法1、 目的建立公司合理化建议的提出、采纳和奖励程序，以确保公司的持续改进。2、 适用范围适用于无锡红星美凯龙任何员工或集体对公司经营管理和发展所提出的建议。3、名词解释合理化建议是指任何员工个人或部门对公司经营管理和发展的任何环节所提出的、超出其职责范围以外的、具有可操作性的改进方法和措施。4、职责4.1 办公室负责合理化建议的收集整理工作，客服中心负责顾客意见的收集整理工作。4.2 公司决策委员会负责对合理化建议进行评审；客服中心经理参与决策委员会进行顾客意见的评审。4.3 各部门、各店、超市负责相关合理化建议的反馈、实施。5、合理化建议提报渠道/流程5.1 建议/意见箱：5.11设置合理化建议/意见箱，置于会议室外。员工可完整填写合理化建议单投入信箱，合理化建议箱由办公室进行管理，定期开启，收集员工建议及意见。5.12 设置顾客意见箱，置于各店入口合适位置，顾客可在“陆萍服务签”意见栏上填写意见并留下联系方式，投入箱中。顾客意见箱由客服中心管理，定期开启，收集建议及意见。5.2 看板留言：员工可以将积极的合理化建议直接在管理看板-合理化建议栏上书写。5.3 总经理E-mail：员工可通过wxhx_leaderx163x向公司高管直接提报合理化建议并与高管交流。6、合理化建议反馈、实施 对于员工提出的每一条合理化建议，办公室将分类别与相关部门对接。无论合理化建议采纳与否，责任部门或责任人必须进行反馈，向提报员工解释不采纳原因或详细实施计划，以便建议者了解其建议的落实情况。办公室将对每条合理化建议的反馈做记录并公示。7、合理化建议/意见评比 公司每月最后一日汇总当月所有合理化建议，在次月5日前由公司决策委员会进行评比，对于评选出的优秀合理化建议将给予提报人行政加分的奖励，行政加分记入员工绩效档案，在提报人次月工资中体现。7.1 群策群力优秀合理化建议奖一经确认建议符合合理化建议定义并具有一定建设性，给予提报人行政加1分的奖励。 7.2 群策群力最佳合理化建议奖7.2.1 对于不能明确计算经济效益的合理化建议，一经采纳实施，酌情给予提报人行政加25分的奖励。7.2.2 对于经济效益可确认的合理化建议，其奖励金额为经济效益的1-5%，但最低不少于行政加2分，最高不大于行政加40分；7.2.3 对于对公司经营管理有重大促进的合理化建议，除行政奖励外，公司将以提报人的名字命名该合理化建议或相关经营管理方式方法，此外，提报人还将获得和公司总经理共进晚餐的机会。7.3 群策群力-顾客奖7.3.1 对于对公司经营管理的帮助和促进的顾客意见，公司将酌情给予该顾客50-200元的现金奖励，由客服中心负责联系顾客，向顾客致谢，并履行“顾客奖”的奖励流程。8、合理化建议/意见回复对于采纳的合理化建议所涉及的相关整改部门，应公开明确整改时间，并在规定时间内给予回复。8.1 责任部门在规定时间内未按时回复的，给予责任部门负责人行政扣分2分的处罚（一条扣2分，二条扣4分，以此类推）。8.2 责任部门在规定时间内未按时完成，又未经上级领导书面确认，提前通报办公室申请延长时间的，给予责任部门负责人每条建议行政扣分3分的处罚（一条扣3分，二条扣6分，以此类推）。8.3 责任部门在规定时间内未按时完成，经再次确认仍未完成的，给予责任部门负责人行政扣分5分的处罚（一条扣5分，二条扣10分，以此类推）。2、办公用品领用制度目的 有效管理办公用品领用，加强内部控制，杜绝浪费。范围 全体员工责任 办公室内容 一、计划管理1办公用品实行计划管理。办公室根据办公用品发放情况合理掌握办公用品库存和配备，以供各部门领用之需；2各部门需按领用标准于每周五将下周需领用的办公用品清单报至办公室，办公室将根据库存情况合理采购或者准备配备办公用品；二、领用管理1领用办公用品时间为每周二、六，员工领用办公用品必须填写领料单，否则一概不予领用。2专人负责。各部门需指定本部门办公用品负责人，此负责人负责本部门办公用品的计划、领用和分发管理，并建立本部门的办公用品台帐，办公室在办公用品领用的时候对部门办公用品负责人负责；3新进员工的办公用品领用由办公室统一负责；离职或转岗员工的办公用品由本部门的办公用品负责人进行管理；4各部门的办公用品按公司标准额度进行配发：每月领用的物品仅限于低值易耗品，如水笔、笔芯、曲别针、橡皮、大头针、书写便笺等。（其他如剪刀、美工刀、尺、订书器、计算器等用品按一次配发原则进行配发）5如非计划内标准配发的办公用品，申请部门应以书面申请提前两日按流程审批后方可由办公室按其申请予以准备配发；6、墨盒等高价值易耗品需以旧换新，同时一次限领一只。7、如需领用特殊办公物品，如U盘、文件柜，需提前两天提交书面申请，由办公室主任同意后方可办理。三、新进员工的领用标准岗位配备的办公用品每月领用额度高层文件框1个、12个A4文件夹、笔记本（大）1本、名片册（精）1册、订书器1个、笔筒1个、美工刀1把、剪刀1把20元中层文件框1个、8个A4文件夹、笔记本（大）1本、名片册（普）1册、笔筒1个、美工刀1把、剪刀1把10元基层文件框1个、5个A4文件夹、笔记本（中）1本、笔筒1个、水笔、圆珠笔各1支、剪刀1把5元3、员工宿舍管理规定为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特订本规定。一、住宿条件：1、安全员、电工、维修工、实习生以及兄弟商场来本商场工作的同事。2、不提供夫妻宿舍。3、入住员工在一周内未入住的作自动放弃。4、实习生实习期满即办理退舍手续。原商场租房、安排住宿享受补贴的管理人员一旦入住，原宿舍补贴取消。二、住宿标准：男女分区，按班同住。安全员、电工、维修工等工作人员，每6人一间。管理人员、科员每3个人一间。主管、部门经理每2个人一间。总经理助理、副总经理每人一间。三、室内设施1、衣柜一只 2、衣架一只3、脸盆架一个 4、鞋子专用板5、刷牙杯专用板 6、毛巾挂架7、纸篓1只 8、扫帚、簸箕各一只9、办公桌椅各一张注：所有物品须摆放在指定的位置。三、凡在集体宿舍住宿的员工必须自觉遵守以下规章制度：1、整理一切内务，分配清扫，保持整洁，维持秩序。 2、监督轮值人员维护环境清洁。 3、有下列情况之一者，应通知主管部门： （1）违反宿舍管理规则，情节重大者。 （2）宿舍内有不法行为或外来灾害时。 （3）留宿亲友者。（4）员工身体不适应或病情重大者应通知上级部门。 4、员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。 5、有关宿舍现有的设备(如玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本公司以完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。 6、宿舍舍监或公司领导得经常视察宿舍，员工不得拒绝，并听从有关指示。七、住宿员工应遵守下列规则： 1、服从舍监管理与监督。 2、室内禁止私自接配电线及装接电器。 3、室内不得使用或存放危险及违禁物品。   4、个人棉被、垫被起床后须叠齐。 5、烟灰、烟蒂不得丢弃地上，易燃物品不得放置寝室。 6、换洗衣物不得堆积地上，其余衣、鞋必须收入柜内。   7、洗晒衣物需按指定位置晾晒。 8、电视、收音机的使用，声音不得放大，以免妨碍他人安宁。 9、就寝后不得有影响他人睡眠行为。 10、宿舍不得留宿外人或亲友，如外人拜访应登记姓名、关系及进出时间。11、夜间最迟应于23时前返回宿舍(注意关闭门窗)，否则应向舍监报备（加班情况除外）。 12、贵重物品应避免携入或妥善保管，遗失由各自负责。一三、不得于墙壁上随意张贴字画或钉物品。14、不得于床上抽烟，不得于宿舍内吃槟榔或其他不良物品。一五、污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。 16、宿舍卫生由各自住宿人员轮流清洁整理。 17、水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。 一八、沐浴的水、电、煤气用毕即关闭。 19、沐浴以20分钟为限。 20、员工不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。21、宿舍熄灯时间为晚上22：30整。八、住宿员工有下列情况之一者，除取消其住宿权利(退宿)并呈报管理部议处，情节严重者，送交司法机关处理： 1、不服从舍监的监督、指挥者。 2、在宿舍赌博(打麻将)斗殴、及酗酒。 3、蓄意破坏公用物品或设施等。 4、擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。 5、经常妨碍宿舍安宁、屡戒不改者。 6、违反宿舍安全规定者。 7、无正当理由经常外宿者。8、有偷窃行为者。 9、拉帮结派，寻衅滋事者。九、迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，所携出的物品，应先经舍监或主管人员检查。 十、非紧急时候，禁止使用消防用水，出现紧急情况，如匪警或火警，在确保人身安全的情况下及时报警呼救或通知公司。匪警x110火警x119十一、员工图书阅览室的开放时间为每天晚上一八：3022：00，图书的借阅严格按照公司规定执行。十二、各类体育用品由专人负责保管，物品的借用手续按照公司规定执行。十三、对于外来人员进出宿舍的，一律需填写外来人员来访登记表，由专人负责登记。 4、图书管理规定1、图书馆开放时间开放时间为每天晚上一八：3022：00注：以下情况发生请联系图书馆管理委员会成员，1、发现图书馆没有按时开放2、有特殊原因要在其他时间进出图书馆 2、入馆须知2.1、保持馆内安静，馆内不得大声喧哗、高声交谈，读者入馆后须将手机的呼叫方式改为振动；2.2、保持馆内清洁，不得乱涂乱画、乱扔垃圾、随地吐痰，禁止在馆内进餐；2.3、注意衣着整洁，举止文明，不得穿背心、拖鞋入馆；2.4、馆内严禁吸烟及使用明火，严禁用物品抢占座位；2.5、爱护书刊资料和一切公共财物，损坏须按规定赔偿；2.6、自觉遵守图书馆的规章制度，支持管理人员按章办事。3、阅览室管理制度 3.1、 每次限借一本图书或杂志，并在借阅台帐上登记借阅时间、姓名、书名、电话号码。看完后仍放回原处。爱护书刊和室内设施，请勿污损。保持室内整洁、安静，文明阅览，注意公共卫生。阅览结束，请把椅子放回原处。书刊借还制度 1、 本馆实行开架借书，请勿将本人书刊及物品带入书库。爱护书籍，不损坏书标。不在书上涂划、做习题，不撕页裁剪，如发现污损，按章赔偿。每人每次可借书一本，借期一周，归还后由管理人员确认方可。员工调离，退休需归还所借图书。违规惩罚制度1、随地吐痰、乱扔纸屑、杂物者罚捐书一本。 2、污损、毁坏馆内设施按其市场价格进行赔偿。 3、图书馆内严禁烟火，违者每次罚捐五本书。 4、超期借阅人在图书馆管理人员催还两天后还未还的按每迟还两天多罚捐一本书。六、图书馆管理规章制度适用范围1、本规定适合于所有无锡红星美凯龙来馆借书员工。2、本规定由办公室负责执行。3、本规定由本馆执行部门负责解释，若再有疑难问题，可到办公室咨询。七、附录图书馆管理委员会成员：所有成员每周一天晚上一八：3022：00在图书馆值班，负责开门，登记，整理图书、报纸、杂志。5、来客接待分类与流程1.目的规范，有序接待来访人员，树立公司良好形象2.定义来访客人分类：A类需要副总经理级以上亲自接待（集团来人、省/市/区政府领导、厂家代理商等）B类需要部门经理级接待（同行、厂商老板、营业员等）C类需要办公室人员接待（应聘人员、办公设备维修人员、咨询者等）3具体流程3.1临时性访客接待流程由办公室对所接待的人员进行初步接待，通过简单交流后对来访人员进行分类并按类别不同进行接待：A类：1、有预约x客人来后，电话告知总经理（副总经理），得到允许后将来客指引至总经理室（副总经理室），泡茶。2、无预约x客人来后，先询问来意，电话告知总经理（副总经理），得到允许后将来客指引至总经理室（副总经理室），泡茶。B类：客人来后，询问来意，电话告知相关部门经理，并指引来客前去接待室，做好先期接待，茶水的准备并请客人等候；征询如厂商老板需要代订宾馆住房，办公室可帮其代订。C类：办公室人员做好接待工作，了解来客意图，并做好记录。3.2预约性访问流程A类：首先征询任务安排部门来访的客人是否需要预订中餐（晚餐）含标准；是否需要预订宾馆住房（标准）；是否需要预订车票（火车、汽车、飞机）。如需要，办公室代订；其次，询问来访客人相关来访事务是否需要召开会议、交流，办公室做好会议室相应准备工作；再次，汇报相关事务至副总经理、总经理，做好备忘录；最后，做好客人来访的准备接待；B类：首先征询如厂商老板需要代订宾馆住房，办公室帮其代订；其次，通知相关部门责任人做好来访准备工作；最后，办公室负责人员到访的初步接待准备；C类：办公室做好接待初步准备工作4其他4.1泡茶：如召开长时间会议，每隔二十分钟办公室人员需进去添加一次水。4.2如在商场召开会议或活动时需备水果、香烟等物品，其他部门需提前一天通知办公室准备，告知来人数量。4.3会议上需使用投影仪、话筒等仪器设备、需调整会议桌椅摆放的，其他部门需提前两个小时通知办公室准备。6、礼品礼金管理办法1目的：为了规范各部门、各店、超市的礼品、礼金的上缴及领用管理，特制定本管理办法。2范围：适用范围：无锡红星美凯龙3名词解释：3.1礼品：外部单位/个人因工作关系赠与我公司/个人的物品、有价证券等。3.2礼金：外部单位/个人因工作关系赠与我公司/个人的现金、信用卡、存折等。4职责：4.1办公室：负责礼品领用审批、礼品礼金的帐务管理及礼品、礼金制度的制订、解释、推行、完善和监督执行。4.2行政专员担任帐务员，负责帐务记录；实物管理员负责礼品实物的管理。4.3财务部：负责礼金的收缴，并配合办公室对礼品、礼金进行监督管理，同时做帐务登记。5作业内容：5.1管理原则5.1.1公司所有人员不得以任何理由向合作单位索要礼品、礼金。5.1.2公司业务合作单位以公司或个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律上缴公司，任何人不得留作私用。5.2礼品管理实行帐实分管，帐务员和财务部门分别建立礼品管理台帐，详细记录礼品名称、型号、数量、估计单价、总价、来源、日期、有无来源方标记、保质期（后两项可在备注栏反映）、合计等。实物保管员对实物进行保管并对接收和使用情况登记。5.3礼品的上缴5.3.1 企业员工应在收到礼品、礼金3个工作日内上缴至办公室。5.3.2实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账；5.3.3礼金由实物保管员直接交财务，财务开具收据，收据由实物保管员转交帐务员留存；上缴人以实物保管员开具的入库单作为上缴凭证，礼金不作为外联使用，不得领用。5.3.4实物保管员定期将入库单中的第三联、第四联交帐务员、财务部门登记实物台帐。5.4礼品的领用及保管5.4.1各级单位领用礼品，应认真填写礼品领用申请表，并按照审批权限进行审批。5.4.2礼品领用人持审批后申请表批单到实物保管员处领取礼品，实物保管员开具出库单（一式四联）经领用人签字后，实物保管员留存第一联（存根），领用人留存第二联（领用凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账。5.4.3礼品的保管严格实行帐实分离的原则。礼品领用分为两种：一是作为礼品送给外联单位或作为奖品奖励给公司员工；二是由公司使用转为公司资产。5.4.4对保质期较短的食品类礼品、贬值较快的电子类礼品及特殊性礼品（如带有接受人名字印章、工艺品等）要及时上报有关领导，做特殊处理。5.5奖惩规定5.5.1对能够严格执行此管理办法，确保每半年礼品、礼金汇总无差错的，给予相关人员“嘉奖”以上奖励一次。5.5.2凡公司员工向合作单位索要礼品、礼金者，一经发现作开除处理。5.5.3凡接受业务合作单位礼品、礼金逾期不上缴者，一律视为贪污受贿，将根据受贿金额大小分别予以书面指导一次，行政扣罚5分，直至开除，并追缴所收礼品、礼金。5.5.4对礼品、礼金管理人员发生账实不符的情况，要及时查明原因，并对责任人予以口头指导一次，行政扣罚2分。5.5.5对保质期到期未进行合理处置而造成礼品浪费的，将给予资产管理专员口头指导一次，行政扣罚2分。6工作流程:6.1礼品、礼金上缴流程员工收到礼品、礼金3个工作日内上缴至办公室实物保管员，实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账，6.2礼品领用流程 申请领用部门咨询现有礼品情况，填写礼品领用申请单，按授权报相应领导审批，实物保管员凭批单办理领用手续，填写出库单（一式四联），留存第一联（存根），第二联交领用人，第三联交帐务管理员，第四联交财务，由财务做帐务处理，对于转为公司使用的100元以上且使用年限在一年以上的礼品，本部门兼职资产管理员凭出库单第二联登记部门财产清册。7注意事项 7.1礼品的盘点按照资产盘点执行。7.2对于作为办公使用单价在100元以上且使用年限在一年以上的礼品，其日常的保管、处置、报废、借用、修理等管理流程参照固定资产执行。7、废旧物资变卖管理规定1目的：为了合理规范可回收垃圾变卖流程，加强资金管控力度，创造节约环境，特制定可回收垃圾变卖管理制度。2范围： 无锡红星美凯龙3名词解释：可回收垃圾：是指在经营过程中所剩余的可回收性垃圾，如：纸箱、废旧报纸、杂志、废旧硒鼓、墨盒等。可回收的垃圾主要包括废纸、塑料、玻璃、金属和布料五大类，具体内容如下：3.1废纸：主要包括报纸、期刊、图书、各种包装纸、办公用纸、广告纸、纸盒等等，但是要注意纸巾和厕所纸由于水溶性太强不可回收。3.2塑料：主要包括各种塑料袋、塑料包装物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、矿泉水瓶等。 3.3玻璃：主要包括各种玻璃瓶、碎玻璃片、镜子、灯泡、暖瓶等。3.4金属物：主要包括易拉罐、罐头盒、牙膏皮等。3.5布料：主要包括废弃衣服、桌布、洗脸巾、书包、鞋等。3.6建筑废料：主要指各店在装修、闭店、搬迁等工程结束后剩余的有价值的废料。4职责：4.1可回收垃圾变卖管理部门为办公室。4.2财务部负责监督商场可回收垃圾变卖过程及资金入帐情况。4.3办公室负责各部门、各店、超市的可回收垃圾变卖及落实资金入帐。4.4 各店、超市变卖的资金须在每月10日前交与办公室，各部门物流变卖的资金由办公室统一负责。每月一五日前由办公室统一上交财务部入帐。5管理制度：5.1各部门、各店、超市必须制定专用地点存放可回收垃圾，以方便集中变卖。5.2办公室须在本区域内指定一至二家废品回收公司进行回收垃圾变卖5.3可回收垃圾变卖操作方法5.3.1办公室须指定专人负责收集、看管、变卖可回收垃圾，并建立台帐。5.3.2当实施变卖过程中，必须填写可回收垃圾变卖确认单，由办公室监督变卖过程，并签字确认。 5.3.4 办公室每月10日前将款项交与财务入帐。6.工作流程:7.注意事项:各部门、各店、超市必须严格按此制度执行，若发现未按此管理办法执行或者弄虚作假的部门和个人，公司将予以严惩。8、办公物资采购管理规定1目的：为了规范公司办公物资采购行为，降低公司经营成本，为公司的办公物资采购提供明确的依据，特制定本办法。2范围：适用范围：本办法适用于无锡红星美凯龙。3名词解释：3.1 办公物资：是指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，不以出售为目的的各类资产。4职责：4.1办公室：4.1.1解释、推行办公物资采购管理制度； 4.1.2研究确定办公物资采购的中长期规划，优化采购渠道； 4.1.3负责实施办公物资的采购及对商场的监督管理； 4.1.4负责根据公司实际需要及费用节约原则确定采购物资的品牌、型号、单价。4.2财务部：4.2.1负责办公物资的帐务管理工作；4.2.2 负责根据办公物资采购管理授权对供应商和商场进行帐务核对及结算工作；4.4.2负责对结帐确认单上发票开具名称进行确认。5管理制度: 5.1采购计划与申请。为节省配送费用及采购成本，各部门对日常办公物资的需求将有计划申报，每月向办公室申请一次。5.2采购方式 办公物资采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式。5.2.1.公开招标采购，是指采 购部门 (统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。5.2. 2邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。5.2.3竞争性谈判采购，是指采购部门直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。5.2.4 询价采购 ，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。 5.3 采购合同的签订5.3.1 办公物资的采购必须签订采购合同，以便于维护公司的利益。符合下列全部条件的情况可以不必签订合同： 5.3.1.1 单笔采购金额较小 5.3.1.2 需求较急 5.3.1.3 不属于公司长期采购项目5.5.2 经过招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定供应商后，经权限领导批准签订采购合同。采购合同采用经公司决委会签批的标准合同范本，对于无标准合同范本的物资采购合同可根据办公物资采购授权一事一报。5.5.3采购合同范本包括：办公设备采购合同范本、办公家具采购合同范本、办公用品采购合同范本、印刷品采购合同范本、工服采购合同范本，共5种。5.6 办公物资的进货及验收5.6.1 采购合同经双方签章生效后，采购人员按合同约定，向供应商发出采购订单；5.6.2 采购人员按合同交货进度，及时催促供应方按时将采购物资运送至合同指定地点并组织相应人员进行验收。验收时如发现货物品种、质量经检测与合同约定标准不符，验收人员拒绝接收或将货物退回供应方；验收时如发现数量与合同不符，验收人员应及时告知采购员，以便及时补货，如造成公司损失的由采购人员追究供应商的责任。收货地点及货物验收分为两种情况： 5.6.2.1物资收货地点：一种是由供应商将货物运送到商场库房，由采购人员和库房人员根据合同约定标准共同验收签字；一种是由供应商将货物直接运送到所需部门或使用人，由使用人员及相关负责人员进行验收签字。5.7要求办公室必须2人及以上人员同时验货；5.8 办公物资的结算。 供应商所售货物经验收合格后，根据合同约定的帐期及付款方式由办公室友上报付款申请，报总经理批准后供应商凭批单到财务部进行结算。 5.9 奖惩规定5.9.1 对积极学习采购知识，不断进行市场调查及询价为公司节约采购成本的采购人员视实际情况给予从通报表扬到行政加5分的奖励；6工作流程:6.1 办公物资配发流程(见附件8.1) 6.1.1办公室审核各部门物资申请单，核准后报总经理审批 6.1.2 采购专员根据审批后的物资申请单，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式进入采购程序 6.1.3 办公室审核并确定拟采购的办公物资 6.1.4 采购专员依流程采购