某上市公司管理制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第147页 共147页第一部分公司制度第一章 总 则1XXXX集团有限公司致力于为我们的三个群体增创价值：为向我们提供股本的股东争取可能的最佳回报；为我们的员工保障其福利和前途；与我们所在的社区和睦相处，共同繁荣。2XXXX集团有限公司从事的是制药行业，我们在促进每个员工身心健康地在安全的环境里有秩序地工作的同时，要树立人人对药品质量安全高度负责的企业文化，特制定本规定。3贵州XX制药股份有限责任公司所有部门，每位员工适用本制度，各分公司参照执行。4本制度的试行、执行、修改、废止等均须由人力资源部提请总经理审批。5本制度两年修订一次。6本制度的解释权属股份公司人力资源部。7组织机构图第二章 员工守则1公司要求每一位员工在XXXX集团有限公司工作期间以最高的道德、正直和遵纪守法的标准衡量自己，规范言行，增强职业道德，建立良好的企业形象。2公司公务时间定义为员工在工作时间抵达办公场所到完成工作离开工作场所这段时间。此外在任何时间代表公司参加活动或因公出差，也属公务时间。3按照公司作息时间按时上下班，不迟到、不早退，不中途离岗；违反者一律按公司现行考勤制度予以惩罚。如有事确需离开，应向直接上级主管领导请假，说明事由和所需时间，经主管领导批准后方可离开。 4公司的信息，作为公司的一种资产，是机密的，所有员工必须对此承担保密义务，只有公司授权的人员才能公布或向传媒披露。5公司财物（如以书面或计算机文件形式形成的公司信息、设备、计算机、操作资料等管理软件、文具、食物或者公司购买或租赁的其它任何财产，包括医疗服务、交通工具、电话、办公设备及洗衣服务等）属公司所有，只能用于公司业务所用，非公司员工或非公司业务不得使用。6所有公司员工向公司申报的个人学历、工作经验、健康状况等必须公正和真实，任何在员工档案中弄虚作假者公司有权与其解除劳动关系。7接受贵州XX工资，且得到公司总经理书面批准可同时受聘于其它机构的公司员工须在人力部备案。8员工不得经营与本公司类似及有关的业务，或兼任其他机构的职务，一经发现，立即解除劳动关系。9除非得到一位副总经理的书面批准，任何员工不得同与其有经济或家庭关系的机构和个人进行业务往来。10严禁公司员工收受业务厂家赠送的礼品或现金。若无法推脱而接受礼品或现金时，应向公司申报。具体情况为：金额在1000元以内（含1000元）的需部长签字认可；金额在1000元以上的需该部门分管副总签字认可；所收礼品交总经办、现金交财务统一管理。不如实上报者，一经查证，视情节轻重予以记过或解除劳动关系。11如果员工有所抱怨，首先向主管提出，没有得到满意的解决，可向部门经理要求解决，如果员工的抱怨在提出后 7 天仍未解决，可向公司副总经理、总经理反映。12严禁在公司任何区域内吸烟（包括空地、办公室、饭厅和会议室、交通车辆上）。在公司区域内任一地方吸烟未造成经济损失者予以书面警告并罚款 500 元。 13严禁工作时间喝酒。（公司宴请除外）14按公司规定分部门用餐时间前往员工食堂就餐，自觉按秩序排队取饭菜，不准插队。用餐时注意节约粮食，注意卫生，不乱扔剩弃物，用餐完毕餐具应放在规定位置；不能将食物带出食堂；上班时间不吃瓜果或零食。违反以上条例者，予书面警告并罚款50元。15严格按照交通车规定的时间、地点等候有序上车，不准抢占座位，主动给年纪大的员工及孕妇让座。保持车内卫生，不准在车上吃东西，不准抽烟，不随地吐痰和乱扔杂物，不用窗帘布和座套擦手。违反以上条例者，予以书面警告并罚款50元。16员工应对其本人及同事的安全负责，并保护公司的环境，遵守劳动安全法相关规定，公司负责提供安全的工作环境和安全设施用品，以适用于相应的工作环境并防止潜在事故的发生。17随时要保持办公区域的清洁卫生，垃圾需倒入垃圾桶内，茶根不能倒入水池里。不得乱丢废弃物品，严禁在公司区域内随地吐痰。卫生间要保持清洁，便后要冲洗，卫生纸置入纸桶内。18办公场所内未经许可不得张贴广告、宣传画、标语，不得堆放或悬挂物品。办公场所应整洁、美观，员工办公用品应摆放整齐。19员工发现公司内任何设施损坏、失控，应立刻向相关负责部门反映，不清楚相关负责部门的，直接向总经办反映。20光线好的工作区域内尽量不开电灯，下班时主动关好门、窗、水、电、气。违反以上条例者，责任人及部门负责人各罚款50元/次。21工作时间严禁一切娱乐活动，如打牌、玩电脑游戏、上网聊天（外部网）、看与工作无关的书籍等，不得串岗，不得相互闲聊，不得散布谣言或制造事端，不得登录、查看与工作无关的网站内容。违反以上条款内容者罚款 50 元/次，并通报批评。22员工未经允许严禁进入变电室、检验室、档案室、仓库等地，造成不良后果者，待岗一个月，情节恶劣者立即解除劳动关系。23在公司严禁赌博，违者没收赌资并罚款 1000 元，并通报批评。如不缴纳从工资中扣除，直到扣完。触犯治安处罚条例者，立即解除劳动关系。24玩忽职守造成事故，使本人或他人受伤、公司财物受损，予以记过，待岗一个月，情节恶劣者解除劳动关系。25工作时间打架斗殴或辱骂他人，予以书面警告并待岗三天。26故意制造工作障碍或毁坏公司财物（包括工具、机器、设备设施等），破坏了正常的生产和工作程序，予以记过并待岗一个月，情节恶劣者解除劳动关系。27玩忽职守造成事故，使本人或他人受伤、公司财物受损，予以通报批评并待岗一周，情节恶劣者解除劳动关系。 28公司员工在工作中利用职务之便侵占公司财产或与对方单位勾结在一起侵害公司利益的予以解除劳动关系，情节严重者按国家有关法律法规进行处理；公司员工对所负责的工程，因玩忽职守出现一般质量问题或出现重大质量问题，公司根据损害情况给予通报批评、记过、解除劳动关系处分，情节严重者按国家有关法律法规进行处理。29隐瞒事故或报假情况，予以书面警告并待岗两天。30未经许携带易燃易爆等危险物品进入公司，予以书面警告并待岗整改一天，造成重大事故者按国家有关法律法规进行处理。31工作时间喧闹、嬉戏，严重妨碍他人工作经劝阻无效，予以书面警告并待岗一天整改。32私自动用或破坏消防器材、保安装置，予以书面警告并待岗整改一天。33损坏公司绿化、草地、花木，予以书面警告。34违反 SOP 、 GMP 规定，未经培训无证上岗者或指挥无证人员上岗，予以书面警告并待岗两天整改。35穿着生产作业服出生产区域或不按规定穿着进入生产区，予以书面警告并待岗一天整改。因管理不力或失职，多次发生本部门员工违纪，对违纪者直接领导予以书面警告并待岗两天整改。36不服从部门领导工作安排，待岗整改。37特大交通事故负次责 、重大交通事故负同等责任或次责、一般交通事故负主责及全责者，予以书面警告并待岗一天整改。特大交通事故负次责、重大交通事故负主责或全责者解除劳动关系。38盗窃、欺骗、泄露公司机密、则视为该员工严重违纪，公司将与其解除劳动关系。第三章 着装管理规定1在公司内必须统一着工装，如果没有工装的，着装要求得体、大方、整洁。11原则上每年十月一日至次年四月三十日着冬装，五月一日至九月三十日着夏装。（有特殊情况时，由人力资源部另行通知）12员工在上班时间内（周一至周五）一律穿着工装或职业装，（男性职业装范畴：衬衫、西装、西裤、领带、皮鞋；女性职业装范畴：职业套装），佩带胸牌，不得着奇装异服。13惩罚条例131未按规定规范着装或佩带胸牌者第一次书面敬告，并告知部门负责人；第二次一次罚款50元。132一月内连续违反本制度三次者除通报批评外，罚款300元。133部门员工违反本规定人次超过3人次/月的，负责人罚款100元。2胸牌管理21胸牌每人一张，个人保管，重复使用，不得遗失。如有损坏和遗失，本人应支付制卡费40元、挂绳费5元、外套费5元，共计50元整。22上班必须佩带胸牌，不得将胸牌放入上衣口袋里。3离职人员工装管理规定31公司员工从领用工装之日起，在公司服务满一年的，离职时工装不予退款。32服务不满一年的按以下公式计算扣款：（个人工装费用总额/720天）×（360-服务天数）第四章 职员仪容、仪表规定1头发：职员头发要经常清洗，保持清洁。男职员头发不宜太长，及时刮脸。 2指甲：勤剪指甲，保持指甲的清洁。行政女职员如涂指甲油要用淡色，不能涂颜色浓烈的指甲油。 3行政女员工应给人清洁健康的印象，提倡化淡妆，不能浓妆艳抹，女士不戴怪异首饰。生产部行政女员工及车间女员工应遵照生产部人员行为规范。4公司职员应保持优雅的姿势和动作。41站姿挺拔，坐姿端正。42在公司内与同事相遇应点头行礼表示致意，公司内以职务称呼上司。 43进入办公室要先轻轻敲门，听到应答再进；进入后，随手轻轻将门关上。 5走通道、走廊时要放轻脚步。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。 6厂区内不得高声喧哗。第五章 升旗制度1为了维护国旗的尊严，加强对升挂、使用国旗的管理，根据中华人民共和国国旗法，结合本公司实际情况，制定本条。2办法所称的国旗，是指中华人民共和国国旗。3国旗是中华人民共和国的象征和标志，每个员工都应当尊重和爱护国旗。不得升挂有破损、污迹、褪色或者不合规格的国旗。 4由公司总经办负责公司国旗升挂、使用的监督管理，并指定专人负责国旗的升、降和日常的保养维护。5参加升旗仪式的要求： 全体员工都要参加周一升国旗仪式。 全体员工每周一或公假结束上班的第一天上午 8：00 前听到广播音乐后，按规定列队站立于指定位置，参加升国旗仪式。6升国旗的程序 61升旗前 10 分钟， 升旗队携旗做好升旗准备。 62升旗前 3 分钟升旗员及参加升旗的全体员工到指定位置就位。 63升旗前一分钟，升旗员在队前就位。 64听到国歌响起，升旗员将国旗徐徐升起的同时，全体员工行注目礼，可以同时奏国歌或者唱国歌。举行升挂国旗仪式时，在国旗升挂的过程中，全体员工应当面对国旗肃立致敬，国旗升到顶端后，播音员发出 “ 礼毕 ” 的口令，参加升旗的全体员工礼毕，然后离开。7遇到恶劣天气，可以不升挂国旗和公司旗。8无故不参加升国旗仪式者，依照公司考勤制度有关规定处理。9升国旗时扰乱次序者通报批评并罚款50元。10国旗与公司旗帜同时升挂，应当将国旗置于中心或者较高、突出的位置。 第六章 进出公司制度1出入公司大门的人员、车辆，必须自觉接受门卫人员的检查，任何人不准以任何借口刁难或拒绝检查。 2非本公司人员、车辆进入大门时必须在门卫进行登记，填写会客单，同意后方能进入。 3外单位到公司办事的人员及车辆由接待部门开会客单回执联，经门卫检查核对确认无误后方可放行。 凡票物不符或手续不全的，一律不得放行。 4非门卫人员一律不准在门卫值班处逗留，否则将追究门卫值班人员的责任。5公司人员出入公司大门必须打卡。第七章 考勤及休假制度1目的：保障正常的工作秩序，使员工能保持良好的身体素质和旺盛的精力，努力做好本职工作，根据国家有关规定，结合公司的实际情况，特制定本规定。2适用范围：适用于公司全体员工3责任人：各部门主管、部长、副总经理及总经理4考勤制度（各部门根据工作流程的需要可按本部门的实际情况进行出勤制度的调整，但调整后必须报人力部备案。）41出勤411工作时间：上班时间为每周一至周五；正常上班时间为上午8：0012：00，下午14：0017：30，17：20以后（包括17：20）就可以打卡。412打卡：员工每天上班、下班均需打卡。员工必须亲自打卡，帮助他人打卡和接受他人帮助打卡者，均按旷工处理；忘记打卡的员工，需要有其部长签字认可的书面说明，并交人力资源部备案。413因公出差者，当事人须出具有总经理或副总经理或部长签署意见的书面材料以便于人力资源部记录备案。 414临时事务外出，事后应出具由总经理或副总经理或部长核准的材料。 415提前打卡 1-10 分钟（含 10 分钟），按早退处理；早退超过 10 分钟，按旷工半天处理。一月内累积早退两次按旷工一天处理。 本公司员工上、下班必须由本人打卡，委托他人代打出勤卡者、故意毁损出勤卡者，均以旷工一天处理；情节恶劣者，予以解除劳动关系。 416请假：任何类别的假期都需填写请假单并经部长事前按批假权限批准，再到人力资源部登记备案。如有紧急情况不能事先请假，应在上班当日补办手续，否则视为旷工。42迟到：工作时间开始后30分钟内到岗者为迟到（含30分钟）421一般员工迟到一次扣工资10元，主任、科长扣工资50元。422一个月内迟到累计三次（含三次）者作旷工半天处理。423迟到半小时以上，一小时内（含一小时）按事假一天处理。424迟到一小时以上，按旷工半天处理。43早退：未到下班时间提前十分钟（含十分钟）离开工作岗位为早退431一般员工早退一次扣工资10元，主任、科长扣工资50元。 432超过十分钟以上按旷工半天处理。433一月内累计早退两次按旷工一天处理。44旷工：无故不上班者为旷工441旷工一天者予以书面警告并扣发当天的三倍工资；442一年内累计旷工三天解除劳动关系。5休假制度51员工年假按国家颁布的职工带薪年休假条例执行。52假期规定521 事假 5211员工因事必须亲自处理，可请事假。 5212请事假应填写请假单并交人力资源部，经本人和部门负责人确认后，在休假前将假条交到人力资源部，否则以旷工计。 5213事假连续超过三个工作日，需报请分管副总或总经理批准。部门经理三天以内批假权限，车间主任、科长、工段长，一天以内批假权限，班长半天内批假权限。5214事假一天全额扣发当日基本工资。 事假可以小时计算。5215男职工妻子生产可请陪护假一周，做事假处理，但不作累计。5216每名员工一年事假累计不能超过30天，超过30天的解除劳动关系。522病假 5221凡因病不能坚持工作的，必须出具当日公司医务室或医院证明 ( 私人医院无效 ，急诊状况作特殊处理) ，通知所在部门方可按病假休息。 5222病假不超过一天而又未到医院就诊的， 最迟应于请假的翌日出示请假单以病假计，一天以上又无医院证明的，以事假计算。全年累计病假不得超过六个月。 5223因病连续休假三个月以上病愈复工者，须有公司医务室及就诊医院开据的康复证明，方可复工，具体工作根据身体状况予以安排。 5224休病假期间，如发现在外兼职或从事经营活动，经查实，立即停发工资，并解除劳动关系。 5225病假期间，扣发当日固定薪资的40%，全月病假者不享受当月绩效工资。523婚假 5231符合国家晚婚年龄标准者给婚假 13 天（含节假日），早婚者给婚假3天（含节假日）。5232婚假期间，工资全额发放。5233请婚假应提前通知人力资源部并填写 请假单，经本人和所在部门负责人确认后，在休假前将假条交到人力资源部，否则不享受待遇。524产假 5241女员工正常分娩给产假 90 天（含节假日）。 5242产假期间，基本工资全额，不享受绩效工资、岗位津贴。 525计划生育、节育、绝育假 5251因避孕措施失败，首次做人工流产的，凭医院证明、经公司计划生育部门核实给假一周，工资按病假核算。5252女员工采取避孕或因其他原因需要暂时取出避孕环时，上、取环手术经医院开据证明，分别给假一天，工资全额发放。5253女员工做节育手术，给假三周，男员工做绝育手术，给假两周，工资全额发放。526丧假 5261员工的直系亲属（子女、配偶、父母、岳父母、公婆）亡故，给丧假 3天，工资全额发放。 5262亡故直系亲属在外地的，路途另加。5263丧假要及时通报公司，否则不享受待遇。527公伤假 5271员工因公负伤，经该员工所在部门与医务室开据证明，可休公伤假。 5272公伤员工在休公伤假期间，工资全额发放。 5273经医疗劳保部门鉴定，身体已康复者，应立即到岗工作，不到岗工作者按事假对待。5274公伤致残、死亡者，按国家有关法规办理。528献血休假献血休假须在当年(自然年度内)累计休完，因本部工作原因部门不能给予休假的，须由部门出具相关证明，跨年度休假方可生效。6附件请假单填表时间：部门：姓名：职务：请假时间： 年 月 日至 年 月 日病假（自述病名及病情）：事假事由婚丧产假产假丧假婚假公假献血假工伤外出培训年假直属主管签字：部门经理签字：分管老总签字：总经理签字：说明：1、请假人按请假原因在适当的请假类别中划即可。 2、请假人应寻妥工作临时代理人。 3、请假期间及准假权责按人事管理制度规定办理。 4、由人力资源部对此单进行核定及登记备案。第八章 行政人员行为规范本章内容适用公司办公室行政员工，包括运营中心、注射剂事业部行政人员、口服制剂事业部行政人员、质保部、质量安全督导部及药研所全体员工。 1未经许可任何人不得擅自改变办公室布局，不得随意挪动办公桌等办公设施。2清桌制度：每天工作结束后，公司文档需放入文件柜。员工有义务保持办公场所的整洁、舒适。4未经部门经理同意，不得将工作内容复制计算机软盘带出公司。不准打印、复印与工作无关的个人文件。5公司所有员工非参加会议或接待客人，不得随意进入会议室和接待室。6各部门如需使用会议室，应提前到总经办申请，并在会议室使用登记簿上签字。7员工使用会议室、接待室时，应爱护公共设施。8在会议室、接待室内不准吸烟。任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具和物品。任何员工不得随意拿走会议室、接待室的资料和物品。9会议或接待结束，立即通知总经办，以便总经办及时安排清洁、整理会场。10各部门接待重要客户时，可提前告知总经办，以便总经办协助布置会场。11午饭要在食堂吃，不得在工作区吃，食堂要保持整洁，餐具放在规定地方，垃圾倒入垃圾桶内，桌子要擦净。12需要加班的员工，须经部门经理同意并签字认可。第九章 奖惩制度1奖励11如有下列情况，公司将予以嘉奖：111为公司的社会形象做出重大贡献者。112品行端正、工作努力，能适时完成重大或特殊交办任务者。 113获得社会、政府或行业专业奖项，为公司争得重大荣誉者。114顾全大局，主动维护公司利益，具有高度的团队协作精神者。115个人业务、经营业绩完成情况优秀者。12予以记功：121超额完成工作任务者或完成重要突击任务者。122对生产技术或管理体制建议改进，经采纳实行，卓有成效者。 123节约物料或对废料利用卓有成效者。 124遇有灾难勇于负责，处置得宜者。 125检举违规或损害公司利益者。 126发现职守外故障，予以速报或妥为防止损害者。127培养和举荐人才方面成绩显著者。13予以记大功：131有重大发明、革新，成效优秀，为公司节约大量成本支出或挽回重大经济损失、为公司取得显著效益者。132维护公司重大利益，避免重大损失者。 133遇有意外事件或灾害奋不顾身，不畏困难者。 134对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者。 135公司优秀员工。14奖励的标准：141嘉奖一次，奖励200元。142记功一次，奖励500元。143记大功1431记大功一次，奖励1000元，同时次年晋升一级工资。1432优秀员工，公司将其手印制成手模，并将其印制在“XX之星·星光大道”上，同时次年晋升一级工资。2惩罚21凡受到书面警告、通报批评，记过处分的员工，不得参与优秀员工的评选，不得普升工资。取消全年年终奖励。22累计两次书面警告者作一次通报批评处理。23累计两次通报批评者作一次记过处理。24累计两次记过者解除劳动关系。25因个人违规违纪行为造成公司经济损失达20000元者，公司可与其解除劳动关系。第十章 提案改善管理制度1目的：为了聚集广大员工的智慧与经验，鼓励员工提出有利于本公司技术及管理的各项改革与创新，达到不断提高技术水平、管理水平，从而稳定和提高产品质量，降低生产经营成本的目的，特制定本制度。2范围：本制度适用于注射剂事业部、口服剂事业部、质保部、督导部、运营中心、药研所。3内容31提案受理的范围及要求：内容必须针对注射剂事业部、口服剂事业部、质保部、督导部、运营中心、药研所的管理及技术范围内具有建设性的、具体可行的改善方案。311有关各品种制造方法、品种质量标准、各种操作规程、工作流程的改善提案。312有关设备、设施技术改造、维护保养的改善提案。313有关提高物料的使用率、提高产品收得率、改用替代物资等的改善提案。314有关废料、废弃能源的回收利用的改善提案。315有关促进作业安全，预防灾害发生等的改善提案。316各项管理体制的改善提案。317提案内容必须详细具体，说明改善后的预期效果，并说明改善方法。318提案内容如属于下列各项范围的为不恰当的提案，不予受理。321攻击团体或个人的提案。322诉苦或要求改善待遇者的提案。323与专利法抵触者。324内容不详细的提案。325错误提案。33提案工作程序331提案的提出：员工（集体或个人）有提案思路时要及时认真填写提案改善申报表，必要时另外加页说明，并将提案改善表交部门主管。332提案审查：提案内容涉及本部门工作的，由本部门主管负责组织调研、讨论，必要时可进行初步小试，决定是否立项，签属审查意见。提案内容涉及其他部门工作的，本部门主管及时将提案交提案内容涉及的主体部门主管，由主体部门主管负责组织调研、讨论，必要时可进行初步小试，决定是否立项，签属审查意见。333提案验证：获准立项的提案凡关联产品内在质量内容的如产品工艺流程改变、工艺参数改变、物料改变等，必需进行验证。由提案内容主体部门报验证管理部门，验证管理部门组织验证，并写出验证报告。334提案鉴定：由主体部门组织相关人员对提案的可行性进行鉴定，写出鉴定报告。鉴定依据的资料应包括提案改善申报表、提案实施成果报告表、验证报告等。335提案批准、实施：凡3.3.2项规定的提案，需由主体部门报送主管总经理（副总经理）审批，报送资料包括申请审批报告、提案改善申报表、验证报告、鉴定报告；提案获得批准后，由主体部门申请修订相关文件，相关单位照章执行。凡3.3.2项规定以外的提案，其鉴定报告结论为可行的，由主体部门组织实施。34提案资料保存：获准立项的提案其所有资料由公司档案室归档保存。未获准立项的提案资料退还提案人并说明原因。35激励351提案一经受理及可获提案奖100元。352提案成果经批准并执行后，根据贡献大小给予奖励。353提案被采用后给予提出人（集体或个人）精神和物质奖励，载入个人档案。物质奖励由主体部门提出申请报主管总经理（副总经理）批准。36提案内容如果申请得到国家专利，则专利权属于公司所有，如果再将相关内容提供给他人，将追究法律责任。4附件：提案改善申报表 提案实施成果报告表提案改善申报表提 案 主 题填报日期： 年 月 日提出人（个人或集体）提出人所属部门、岗位1简要叙述当前状况（提出人填写）：签 名：2简要叙述提案改善的目的、采取的方法、可能实现的目标（提出人填写）：签 名：3提案审查意见（提案内容主体部门填写）：签 名：备注：此表不能说明你要表达的内容或步骤时，可另附文字说明或图表，但此表需填写。提案实施成果报告表提 案 主 题填报日期： 年 月 日项目主要实施人（个人或集体）项目主体部门、涉及岗位1简要叙述改善前状况：签 名：2详细说明改善方法、实际达成的目标、建议：签 名：第二部分部门制度总经办制度第一章 会议管理制度1为规范公司会议行为，提高会议效率，加强会风管理，特制定本制度。 2会议应具备以下要素 21会议名称。22会议议题。23会议时间。24会议地点。25出席人员（名单）。26会议议程。27会议主持人。28会议经费、时间预算。29食宿交通安排3会议分级31机密级会议：即会议内容涉及专业性、保密性，不可对外公布的会议，此类会议由会议主持人进行或指定专人进行追踪。32重要追踪级会议：即不涉及保密内容但内容重要的会议，此类会议必须由会议责任人进行或指定专人进行会议跟踪，会议纪要需送总经办存档。33非重要会议：即部门内部的小型会议或工作汇报会议。此类会议的追踪可由部门内部自行进行。4会议通知：总经理或副总经理主持召开的会议由秘书或总经办负责通知。各部门会议由部门经理指定专人负责通知。会议通知可以采用口头通知（电话通知）和书面通知；重要会议应有书面通知。要求到会人员作汇报的会议，应提前通知应该准备的汇报内容。 5会议筹备：会议筹备根据归口原则由部门具体负责，相关部门作好协助工作。筹备重要或大型会议时应根据需要注意以下事项。 51确定主席台人员、座次52会议资料53会场布置：主席台、姓氏牌、会标、话筒、座次、音乐带、茶水、花饰 54膳食：就餐时间、地点、标准、菜单、酒水55住宿：人员、性别、住宿标准、地点56签到处安排，签到册，会议安排通知 57会议车辆安排58录像、录音、照相、纪念品 59颁奖仪式：大红花、证书、锦旗、托盘等 510礼仪工作：礼仪人员、礼服、绶带6会议室管理：61各部门须指定一名会议专管员，无论本部门大小会议，均由该会议专管员事前进行会议室使用登记，且登记时间与会议时间间隔不得少于30分钟。62会议结束后， 各部门会议专管员必须将电灯、空调、电子设备关闭，并通知总经办会议室使用完毕且归还投影仪遥控器。63 发现问题，及时向总经办人员说明情况。 7会议管理71出席会议的人员必须按时到会，不得无故缺席或迟到，参会人因故不能参加会议时应指定其他人代替，并于会前告知会议主持人。72会议期间不会客，与会人员必须将手机设为静音。会外人员不得进入会场找人交谈，参会人员须做好记录，会后即使贯彻执行或传达会议精神。73会议结束后，由会议指定记录人于一个工作日内整理并出会议纪要，会议纪要内容需包括会议的时间、地点、参会人员、会议主题及解决方案。此纪要由总经办档案管理员及部门会议专管员分别存档保存，以便随时监察。74总经理或副总经理主持召开的会议由秘书或总经办负责记录。各部门会议也应指定专人负责记录。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。8会议每项议案通过会议必须形成决议，并将决议的执行和负责落实到人，如未形成意见、未将执行和责任落实到具体的个人，会议主持、记录有责任提示到会者补充。 9会议结束后，根据需要整理出会议纪要、会议报告（经主持人审核后，发给与会者），会议记录交会议主持人审核后，发给参会各位，或按会议精神下达文件。 10各部门主办的会议资料各自存档，公司行政会议资料由总经办整理、立卷、存档。第二章 收发文制度1公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。2各部室、及各有关人员，对公文中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。3公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。4公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、编号、打印、盖章、发文、立卷、归档、销毁等。41拟稿：按照各部门谁主管，谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。42审核：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；拟稿人与审核人应为不同经办人。43签发：以公司名义对外的发文，由拟稿部门经理把握是否报副总经理或总经理签批后交总经办复核。44 公司发文编号441以公司名义对外发文，一律益字(××年)××号。442公司党总支发文，用益党字(××年)××号。443以工会名义发文，用益工字(××年)××号。444董事会发文，用益董×字(××年)××号。445其他管理部门的发文，用益×字(××年)××号。4451打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。4452盖章：由办公室办理有关盖章手续。4453存档：各部门据实际情况需要将发文在部门存档，重要文件交由总经办档案室统一存档。 总办所有以公司名义对外的发文，应将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。5所有文件发放，一定要有登记、签收手续。6公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。7附件发文申请表文号日期拟稿人审核人复核人标题第三章 档案管理制度1本公司档案是指公司在生产、经营、科研、基建及各项管理活动中形成的，对公司具有查考保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护公司历史真实面貌和合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。2档案是公司的重要资产，公司各级管理人员应严格树立档案意识，把档案的收集、整理工作纳入日常管理工作中，并落实到人。3档案管理将纳入公司干部日常绩效和年终考核指标之一，与经济利益挂钩。4公司总经办设立档案室，各部门档案将定期交由档案室集中统一保管。5本公司文件材料的形成、积累及立卷归档，原则上由企业各部门负责整理。归档文件以自然年度为限组卷，并于次年六月份以前向公司档案室移交上一年度形成的档案。任何部门或个人不得以任何理由不交或据为已有。否则视为侵占公家财产处理，必要时诉诸法律解决。6公司在产品试制、课题研究、基建工程等活动中形成的主要文件材料，应在任务完成后十五日内完整归档。否则将追究活动责任人相关责任。7 合同保管71公司所有合同签订后，经办人应将合同及时交档案人员归档，财务在收到档案人员签字的已归档手续后，方予以付款。(特别是在支付合同尾款时必须见归档手续方予以付款)72档案员应将收到的合同原件及相关资料编号登记，注明合同名称及内容。并按合同的类别、签订日期分类存档，以便查阅。 73合同保管期为 10 年，超过保存期限的合同必须经总经理批准后方可销毁。8公司工作人员外出学习、考察、调研、参加会议等公务活动，相关人员核报差旅费时，必须将活动形成的主要文件向档案人员办理归档手续，档案人员签字认可后财务部门才给予核报差旅费。9本公司召开的会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案人员办理归档手续，档案人员签字认可后财务部门才给予报销会议费用。10合同调阅须调阅人提交申请，经部门经理批准后，方可凭批条查阅，查阅完毕后立即归还。如需借出，须办理借阅手续方可借出，借出期限为三天。完毕后必须立即归档。 11档案员应在合同归档后及时整理合同档案。做好登记、查阅、借阅手续，对超过时限未归还的，应督促其归还。对遗失合同的，应将情况上报总经办处理。12罚则 121合同管理员因保管不善，造成合同及相关资料遗失、毁损的，应按公司制度处理。 122借阅人借出合同及相关资料后不按期归还，经催告后仍不归还的，应视给公司造成的损失，从其当月工资中扣除，如借阅人将合同及相关资料遗失、毁损的，应按其可能给公司造成的损失赔偿。13附表档案借阅登记表日期借阅部门借阅凭据签字主管经手人归还日期文件编号发文单位文件名称借阅事由第四章 办公设施及用品、礼品、交通工具管理制度为规范公司办公设施及用品、礼品、车辆的购买、使用及保管，特制定本制度。 1车辆 11车辆的采购遵循以下流程。111总经办提出采购申请，申请采购表上写明购车的原因，购车的数量及型号并由总经办主任签字。 112批准采购申请，由总经理在申请采购书上审批是否准予采购。 113采购车辆的申请经过批准后，由总经办同车队采用招投标方式进行采购，由总经办与车队编制标书并选择 5 家以上代理商，给每家代理商的标书应是书面文件，保证每家获得的标书信息是同等的。 114进行开标、评标及选定代理商，为显示公平性开标及评标时应邀请相关部门组成一个招投标委员会参与，在选定代理商是应从代理商的实力、价格、售后服务等因素进行综合考虑，选定代理商后由招投标委员会的人员在定标书上签字。 115定标后由总经办与车队具体与代理商进行合同的签订，合同的签订应遵照公司的合同管理制度，合同签订后由总经办对采购的相关资料进行归档保管。 12车辆的付款、验收及发票的核销由车队执行，车辆的付款应遵照财务付款制度，验收及发票的核销由车队执行，车队验收后应编制一式多联的验收单并送相关部门，验收落实专人负责并签字。 13车辆的报废、出售程序。 131车辆的正常报废、出售由车队队长提出申请，报总经理审核提出处理意见。 132车辆的非正常报废由车队和同有关技术部门明确相关部门及责任人的经济责任，连同报废申请报告，报总经理审核提出处理意见。 13