某医疗科技有限公司行政人事管理制度汇编.docx

公司管理制度 版次/修订：201701/001四川华力康医疗科技有限公司行政人事管理制度管理级别： 受控版 本： 2017/01/001颁布时间：2017年9月1日实施时间：2017年9月1日目 录第一章 办公秩序管理制度4第一节 员工行为规范4第二节 工作服及工号牌管理规定12第二章 会议管理制度14第一节 会议管理制度14第二节 会议室管理制度18第三章 公文管理制度19第四章 工商档案管理制度24第五章 档案管理制度27第一节 公司文件、材料归档管理27第六章 合同管理制度37第七章 信息化网络安全管理制度41第一节 OA使用管理制度41第二节 网络管理制度42第三节 电脑操作规范管理制度43第四节 数据安全保密及备份制度43第八章 微信(公众平台)信息管理制度 45第九章 资产管理制度48第一节 资产管理规定48第二节 办公设备使用管理规定51第三节 后勤仓库管理规定54第十一章 印章管理制度57第十三章 资金支出管理制度59第十四章 业务招待费管理制度61第十五章 考勤管理制度64第十六章 出差管理制度70第十七章 人力资源管理制度76第一节 人员招聘管理规定76第二节 用工管理规定78第十八章 奖惩管理制度82第一节 总则82第二节 行政奖励82第三节 惩罚规定83第四节 奖惩权限85第五节 奖惩程序85第六节 奖惩管理与监督85第十九章 后勤管理制度86第一节 车辆管理制度86第二节、车辆管理规定88第三节 用车规则89第四节 事故责任与违纪处理90第五节 员工宿舍管理制度90第六节 员工食堂管理制度93第七节 保安管理制度95第八节 保洁管理制度96第二十章 廉政建设管理制度98第二十一章 保密管理制度100第二十二章 罚 则103第二十三章 附则108第一章 办公秩序管理制度第一节 员工行为规范第一条仪容仪表：一、整体 自然大方得体，符合工作需要及安全规则。精神奕奕，充满活力，整齐清洁。二、头发 头发要经常梳洗，保持整齐清洁、自然色泽。三、发型 男员工：前发不过眉，侧发不盖耳，后发不触后衣领。不得剃光头。女员工：发长不过肩，如留长发须束起或使用发髻。四、面容 脸、颈及耳朵绝对干净，男员工每日剃刮胡须。女员工不得浓妆艳抹和在办公区内化妆。五、手 保持指甲干净，不留长指甲（不长于指头2毫米）及涂有色指甲油。六、身体 注意个人卫生，身体、面部、手部保持清洁。勤洗澡，无体味。上班前不吃异味食物，保持口腔清洁，上班时不在工作场所内吸烟，不饮酒，以免散发烟味或酒气。七、饰物 领带平整、端正，长度适中。领带夹夹在衬衣自上而下第四个扣子处。注意各部细节，内衣不能外露等。上班时间不佩带夸张的首饰及饰物。八、着装 （1）工作时间内应着本岗位规定工作服，工作服应干净、平整，无明显污迹、破损。任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋。（2）工作服穿着按照公司管理规定执行，不可擅自改变制服的穿着形式，私自增减饰物，不敞开外衣、卷起裤脚、衣袖。（3）制服外不得显露个人物品，衣、裤口袋整理平整，勿显鼓起。（4）西装制服按规范扣好，衬衣领、袖整洁，钮扣扣好，衬衣袖口可长出西装外套袖口的0.5-1cm。（5）未统一订制工作服的公司或部门员工，上班期间应着素色正装及正装鞋，禁止穿着便装、休闲装或运动装上班，特殊情况应取得相关负责人同意。1、裤子 裤子要烫直，折痕清晰，长及鞋面。2、鞋 鞋底、鞋面、鞋侧保持清洁，鞋面要擦亮，以黑色为宜，无破损，勿钉金属掌。3、袜 男员工应穿黑色或深蓝色、不透明的短中筒袜。女员工着裙装须着肉色袜，禁止穿着带花边、通花的袜子，无破洞，袜筒根不可露在外面。第二条 行为举止一、整体 姿态端正及自然大方，工作中做到：走路轻、说话保持中速、操作稳，尽量不发出物品相互碰撞的声音。二、站姿 以立姿工作的员工，应时刻保持标准的站立姿势：两腿直立，两脚自然分开与肩同宽，两眼平视前方，两手自然下垂，挺胸、收腹。禁止双手交叉抱胸或双手插兜、歪头驼背、依壁靠墙、东倒西歪等不良姿势。三、坐姿 以坐姿工作的员工，应时刻保持端正的姿势：大腿与上身成90度，小腿与大腿成70至90度，两腿自然并拢。不盘腿、不脱鞋、头不上扬下垂、背不前俯后仰、腿不搭座椅扶手。四、走姿 员工在工作中行走的正确姿势：平衡、协调、精神，忌低头、手臂不摆或摆幅过大、手脚不协调、步子过大、过小或声响过大，在楼道内行走不得奔跑。 第三条 礼节礼貌一、行走 1、员工在工作中行走一般须靠右行，勿走中间，与客户相遇时要稍稍停步侧身立于右侧，点头微笑，主动让路。2、客户同时进出门（厅、楼梯）时，应注意礼让客户先行，不与客人抢道并行，有急事要超越客户，应先在口头致歉“对不起”，然后再加紧步伐超越。二、会见客人 1、人员来访时，应面带微笑起身，热情、主动问候：“您好，有什么可以帮到您吗？”，并让座、倒水。2、与人接触保持1.5米左右的距离，尽量少用手势，切勿用手指或手中物品在客人面前比划、或直指客户。3、时刻保持微笑的表情：笑容自然、适度、贴切庄重，保持自然的目光与眼神，视线接触对方面部时间占全部交谈时间的3060%、保持正视，忌逼视、斜视、扫视、窥视。4、自觉将手机拨到震动档，使用手机应注意回避。5、没有挖鼻孔、掏耳朵、伸懒腰、打哈欠、抠指甲、搔皮肤、搓泥垢、整理个人衣物等不良行为。避免在客户面前咳嗽、打喷嚏，不得已时，应以纸巾遮住口鼻，将头转向无人之侧处理，并及时道歉，说“对不起”。6、不在客户面前抽烟、吃东西、嚼香口胶、看书报等，不在客户面前大声哼唱歌曲、吹口哨、谈笑、喧哗。三、引导客人 引导客户时，应保持在客人前方二至三步的距离，与客户大约呈130度的角度，步伐与客户一致。1、引导客户上楼梯时，让客户走在前，下楼梯，让客户走在后。2、引导客户乘电梯时应让客户先入，不得自己先行，电梯进门左侧为上位。到达时请客户先步出电梯。3、为客户开门时。向外开门时：（敲门）开门立于门旁施礼。向内开门时：（敲门）自己先进侧身立于门旁施礼。四、指引方向 为客人指引方向或指点位置时手势得当，手指并拢用手掌指向所指示方向，手臂微曲、低于肩部，身体向所指示方向微微前倾。五、进出办公室 进入办公室、客人家中须先轻轻敲门（按门铃），得到允许后方可入内。若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻带上。六 接听电话 1、电话机旁准备好纸、笔以便于随时进行记录。2、所有来电，必须在铃响三声内接答。3、拿起听筒先报单位名称。应说“您好，华力康医疗科技”。 4、通话时，应与话筒保持适当的距离：耳朵紧贴听筒，嘴唇离约话筒约5厘米处，尽量不使用免提键。5、必要时应做好记录，并确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项准确无误。6、邻座无人时，主动在铃响三声内接听邻座的电话。7、如拨错号码要道歉。七、握手 与人握手时，主人、年长者、身份地位高者、女性先伸手，客户、年轻者、身份职位低者和男性见面时先问候，待对方伸手后，上身前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，拇指张开，距离对方一步，双目注视对方，面带微笑，握手用力不宜过大。时间不宜过长，一般3秒钟左右即可。八、介绍 1、做介绍时，受尊敬的一方有优先了解权，首先把年轻者、男性、资历较浅者、未婚女子和儿童，介绍给年长者、女性、资历较深者、已婚女子和成人。之后，再向另一方介绍。2、自我介绍时要先面带微笑问好，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份和单位。当他人为您做介绍时，要面带微笑、点头致意，介绍完毕后，握手并问候，可重复一下对方的姓名等称呼“您好，×先生/小姐！”。九、名片 接受名片时，须起身双手接受，认真阅看，不可来回摆弄和遗忘。递名片时由下级、访问方、被介绍方先递名片，用双手递上，齐自己胸部，并做自我介绍，正面朝上，正对对方。互换名片时，右手拿自己的名片，左手接对方的名片后用双手托住。十、乘车 1、接送客人上车，要按先主宾后随员、先女宾后男宾的惯例，让客人先行，如是贵宾，则应一手拉开车门，一手遮挡门框上沿（但是信仰伊斯兰教和佛教的不能遮挡），到达目的地停车后，自己应先下车开门，再请客户下车。2、乘坐前后两排4个座位的小车时，司机后排右侧的座位为上位，司机正后面的位置次之，司机旁边的位置为最低。上车时，应请客户从右侧门上车，自己从车后绕到左侧门上车。坐飞机或火车，靠窗边和向着前进方向的座位让给客人坐。3、女士上小车时，开门后半蹲捋整裙摆顺势坐下，依靠手臂做支点腿脚并拢抬高，脚平移至车内，调整身体位置，坐端正后，关上车门。下车时，身体保持端坐状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，略斜身体把车门推开，双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，身体可以随转。双脚膝盖并拢着地，一手撑座位，一手轻靠门框，身体移近门边从容从车身内移出，起身后等直立身体以后转身面向车门关门。第四条 培训或会议 培训或会议期间，应主动关闭手机等通讯工具或置于震动档，会议结束后主动拾捡办公区域内随手可及的垃圾。第五条 语言态度一、问候 1、在任何工作场所，见到客人应主动问候。2、与同事首次见面应主动问好。3、称呼 注意对客人的称呼礼仪：男性称呼“先生”、未婚女性呼“小姐”、已婚女性“太太”，如无法断定对方婚否，则可称呼为“女士”。老年人称呼视地区习惯（尊重和礼貌的方言）。对儿童可称呼为“小朋友”。二、礼貌语言 1、使用10字礼貌语：您好、请、对不起、谢谢、再见。2、员工日常用语1）问候语：您好！早上好！2）祝贺语：节日好！节日快乐！恭喜发财！祝您好运！万事如意！一路顺风！3）欢迎语：欢迎！欢迎光临！欢迎指导！4）见面语：请进！请坐！请用茶！5）致歉语：对不起！请原谅！请谅解！6）祈请语：请关照！请指正！请稍候！请稍等！请留步！7）致谢语：谢谢！多谢关照！多谢指正！8）辞别语：再见！拜拜！3、接受别人的帮助或称赞，应及时致谢，因自身原因给对方造成不便，应及时致歉。4、禁止用“喂”招呼客户，即使客人距离较远。三、面对客户1、面对客户发脾气时，应耐心忍让，友善劝解和说明，注意语气亲切。2、尊重客户，与客户意见发生分歧时，不予当面争论，更不应说客户错、自已正确之类的言语。尊重同事，不因意见分岐而发生争吵。3、客户有过激行为时，员工应巧妙地化解，不得与客户正面冲突，尤其避免动用武力。4、与客户交谈时，应态度诚恳，耐心聆听，不轻易打断别人的话语。5、对客户的咨询和困难，应诚心帮助解决，永远不说“不知道”或“不归我们管”、“这是上头的事”之类的言语。四、面对投诉1、对客户的投诉，应立即放下手头上的工作，第一时间向客户致歉，请客户入座，并聚精会神聆听投诉内容，以友善目光与投诉者接触，切勿东张西望，敷衍了事，适当时做出简单的复述，以示了解问题所在。2、如果无法处理投诉，应尽快转交上级或委托人员跟进，无论投诉跟进情况如何，应给予客户初步回复及定期汇报跟进情况。第六条 其他一、办公室环境（一）应保持办公场所和公共区域的干净整洁。不在办公室内乱摆乱放，工作完成或下班后应及时整理桌面，重要文件、物品应妥善保存。（二）讲究个人卫生，养成良好的个人习惯和维护公共卫生的意识，不随地吐痰、乱丢杂物。（三）传染病多发季节，应经常开窗通风，保持室内空气清新。（四）下班后应认真检查，关闭电源、电脑、照明灯、空调、饮水机等电器设备，锁好门窗。（五）如发现有安全隐患和故障，应及时通知相关负责人排除故障。不得擅自做主修理、排除故障，以避免人身危险；二、办公室检查标准序号项目名称标准及检查内容标准分值扣分实际得分减分说明1办公室烟灰缸干净、里面烟蒂不可多于5根以上3无吃零食现象3办公室无异味32盆栽盆栽叶面没有污渍23地面地面保持清洁3无垃圾3杂物3无污物3污水34通道保证通道通畅，无堆积物35吊顶吊顶没有破损、吊杂物、蜘蛛网36墙面墙面无擅自悬挂物品37门窗门、窗及玻璃保持明亮干净3窗帘保持整洁3窗台上无随意摆放物38电器/线禁止在办公室使用烤火器等高功率电器3电器插座、开关保持安全状态良好、干净、无安全隐患，各类电线走线合理规范3工作结束后，电器设备需切断电源，保持安全状态，人走灯关，节约能源39办公桌办公桌、椅摆放整齐，并保持干净4桌面物品：电脑、台历、水杯、电话等需明确定位摆放，无灰尘，并保持干净整洁4办公桌茶几、抽屉内物品摆设整齐、不凌乱，桌下无堆积物，最下面一格抽屉用于存放私人物品410文件柜文件柜文件柜标识清楚3柜内物品、资料分区放置并有目录4柜顶无灰尘311文件夹按照规定、分类放置，文件夹资料分区放置并有目录312沙发沙发定期擦洗无灰尘413垃圾桶垃圾不能超过垃圾桶、纸篓筐的1/3414日用品毛巾、抹布、拖把等必须摆放整齐，保持干净415服装工作场所佩戴胸牌5服装应存放规定位置，不能出现披于椅背及堆放于桌面现象5合计（一）公司设定卫生评比:评选检查以办公环境卫生为主。行政部将依据标准进行每周对办公室环境卫生不定期检查，每月汇总检查分数，平均分最高者给予200元/办公室的奖励，若平均分低于90分以下则给予200元/办公室的处罚。三、使用订书机 订书针应订在资料的左上方，横拿或竖拿都比较方便，也比较容易存档。四、使用计算机、传真机1、使用计算机完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态。2、在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密，文件存档时应注意存放地点，并作好登记工作，磁盘应经过病毒检查后方可在他人计算机上使用。3、使用传真机时做好登记，要注明收件人全名、传真号及发件人的全名、传真号，注明传真件页码，顺序，传真件发完后须确认。五、使用复印机 使用前确认纸张大小、方向，墨色的浓淡（以免浪费纸张），复印后机器还原，复印件上注明来源，以便于日后查询。六、文件及资料的收发与传递 1、当接到顾客发送传真资料时，需有礼貌地向顾客明确：发送地址、传真号码、收件人、联系电话，并与收件方电话予以确认，同时在作好相关登记工作。2、收到内、外部需转交代送的文件、资料、物品等，需尽快转交给物品接收人，并作好相关登记工作。七、办公秩序1、工作时间内不应无故离岗、打卡后外出吃早餐，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外），在办公室沟通交流要注意语言声调，以免影响他人办公，特别是通过办公区域更不得大声喧哗；时刻保持与公司的联系：公司所有员工必须在7:30-00:30保证在公司登记的移动电话开通并能正常联系；以外时间要有同直接上级保持联系的方式，确保公司有紧急公务时能取得联系。3、办公人员做好外出登记，用公车需由行政部派车。 4、不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用公司电话谈论与工作无关的事除业务有关人员需上网外其余正常上班时间不得用本部电脑上网聊天。 5、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。6、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。八、办公室文印管理规定1、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项 。打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送行政部打印，各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。 2、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 3、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。严禁擅自为私人打印复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理第二节 工作服及工号牌管理规定第一条 工作服的申购与验收（一）申购1、工作服的使用年限一般为二年。期满确需更换新工作服时，应按照申购程序提前向公司申请；2、工作服申购应按公司实际情况拟写预算内制服申购单，上报公司领导审批；3、请示经批准后，按照实际人员名单，由公司行政部与采购部门对接采购或联系制作。（二）工作服的验收工作服制作好后，由公司行政部会同制作单位进行工作服的检验，有质量问题，应拒绝接收。第二条 工作服的扣款与还款工作服采买后，由公司先垫付费用；从工作服下发至员工时计算，如未满3个月离职者自行承担费用，满3个月的按月计提折旧（以12个月为依据，自购满1年后全额返款，且工作服所有权归员工所有）。第三条 工作服的领取与使用（一）新员工工作服领取规定1、行政部为转正后的员工购买工作服，新员工应在转正后，到行政部办理工作服领取登记手续；2、行政部根据员工身材，在库存工作服中给予领取。若无合适的，可以登记后另行制作；3、试穿合适后，在工作服领取表格上员工签字处签字确认。（二）员工工作服使用规定1、工作服要妥善保管，不得随意摆放或借他人使用；工作服污损应尽快处理，保证工作服的整洁、干净；2、工作服在使用期间出现损坏，根据制装合同的约定应由制作单位修补的，由行政部统一登记收集,联系制作单位修补。若为员工个人行为损坏的，由员工本人承担相关维修或制作费用；3、使用者不得通过再加工，私自改变工作服样式；4、工作服在工作期间，因工作原因造成损坏，应填写报废单，经其部门经理核实，行政部经理审核后，方可更换或制作新装。第四条 员工岗位或职位变动工作服管理（一）岗位变动工作服管理1、员工岗位变动时应带其调动单至公司行政部管理员处办理工作服领取登记手续；2、调换岗位的员工应将再次购买适合该岗位的工作服，而之前岗位的工作服则需办理退还手续；3、工作服购买及扣款返款依据本制度第二条执行；4、工作服购买完成后，员工需于工作服领取表格上签字确认。（二）职位变动工作服管理1、职位变动员工应带其调动单至公司行政部管理员处办理工作服领取登记手续；2、职位变动员工应将再次购买适合该职位的工作服，而之前职位的工作服则需办理退还手续；3、工作服购买及扣款返款依据本制度第二条执行；4、工作服购买完成后，员工需在工作服领取表格上签字确认。第五条 员工佩戴工号牌（一）佩戴工号牌的要求1、除节假日外，其余时间必须佩戴工号牌；2、工号牌必须佩戴于左胸偏上部位，并使工号牌基本保持水平，不得佩戴于其他地方，不得以外衣遮盖。第二章 会议管理制度第一节 会议管理制度第一条 总则（一）为更好地完成各项计划目标，保证公司业务顺利开展，加强目标责任管理，规范会议组织工作、提高会议效率、特制定本制度。（二）本制度适用于公司董事长（总经理）办公会议，经营考核会议，每周例会，专题会议。第二条 会议类型及规范（一）董事长办公会议1、会议召集及主持：董事长；2、与会人员：董事长、总经理、各部门经理；3、召集时间及会议议项：每月不少于一次，不定期召开；凡遇公司重大事项、重要人事任免等重要决策，必须通过董事长会议决议；4、会议记录：董事办指派专人，在规定时限形成会议纪要并分发相关人员。（二）总经理办公会议1、会议召集及主持：总经理；2、与会人员：总经理、各部门责任人及下属公司负责人；3、召集时间及会议议项：每月不少于一次，不定期召开；4、会议记录：总经办指派专人，在规定时限形成会议纪要并分发相关人员。（三） 经营考核会1、会议召集及主持：董事长；2、与会人员：董事长、总经理、各部门负责人、下属公司负责人；3、召集时间：每月月初3日之前择日召开，以具体通知时间为准；4、会议议项：公司除董事长、总经理外，所有部门及下属公司负责人都应进行月度工作总结，检查月度工作完成情况，对各部门（公司）及部门（公司）员工月度工作完成情况进行考核；部署、制定、讨论、并通过各部门（公司）负责人下月工作计划；5、会议记录：由行政部专人进行会议纪录，会议纪要于1个工作日内下发。第三条 每周例会1、会议召集及主持：总经理；因故无法召集及主持，可授权公司其他管理人员负责；2、与会人员：各部门负责人参加，若无法参加，须报总经理请假同意后，行政部进行备案，并安排部门其他人员参加；3、召集时间：每周一上午815分；4、会议议项：对各部门（公司）工作进行分解、落实，协调工作、解决问题，询查上周工作完成情况，部署本周工作，要求必须有完成时间、责任人，以便下周例会进行询查，有效达成月度工作目标；5、会议记录：行政部指派专人，形成会议纪要在2个工作日内下发。第四条 专题会议1、会议召集及主持：会议组织者须请示分管领导同意后由分管领导通知行政部备案，行政部发起会议通知，并准备会议物资。2、与会人员：涉及此次专题讨论的相关人员；3、召集时间：根据需求召开，以具体通知为准；4、会议议项：为某一专题而组织召开的临时行政会议，通过会议得出结论；5、会议记录：由会议组织者指派专人，在规定时限形成会议纪要并分发相关人员。第五条 每周工作报表规定1、报表提交时间：每周五下午16：30以前交到行政部，统一汇总打印；2、报表提交形式：公司统一格式，出差人员可通过E-mail、QQ等形式提交，但需以电话形式提前通知；3、工作报表中上周完成工作各项内容需与计划相对应，若有增加的工作应填写至新增工作栏；4、工作报表中本周工作计划安排要合理到位，可量化的，要有量化和具体完成时间；5、工作报表中上周公司领导会议指出完成情况必须根据上周会议纪要做逐项清楚汇报并详细说明具体执行方法或改进措施；6、工作报表中近期工作重点、工作中存在的问题及给公司领导的建议，如有的可填写，没有则不用填写；7、工作报表中未完成的工作必须注明原因；8、工作报表无论上报者是部门或公司，填报人处必须落负责人姓名；9、工作报表撰写要认真审核，确保语句通顺，无错别字。第六条 会议主持人须知1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员所表明的意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第七条 参会者须知1、参会者应将会议的目的、宗旨、议题及相关资料、个人需要提交的相关工作总结计划认真地予以研究和准备，并准备好提出意见、询问事项和汇报工作；2、参会者必须签到登记，须严格遵守会议时间，准时出席。3、参会者一律把手机调至静音或震动；不得在会场上接听电话，有十分重要的来电可以到会场外接听；不得频繁出入会场，影响会议进程；4、发言力求简要明确，注意发言时机，紧扣要点，节约时间，提高会议效率；5、只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见；凡与会议主题无关的话题，应尽量避免；6、在反驳他人意见时，应注意态度和语言；不能顶撞上级或因细节问题争执不休；7、注意不要长篇大论，喋喋不休，应让他人也有发表机会；8、应服从多数人的决定。第八条 会议的准备工作（一）会议通知1、董事长办公会议、经营考核会议由行政部发出会议通知并通知到与会人员；会议通知需确定会议时间、地点、与会人员及会议议题；2、总经理办公会由行政部发出会议通知并通知到与会人员；会议通知需确定会议时间、地点、与会人员及会议议题；3、每周例会行政部不再通知各部门（公司）负责人、员工（除特殊情况外），行政部负责短信通知公司高层管理人员；4、专题会议由会议组织部门请示分管领导同意后，分管领导通知行政部进行备案，行政部发起会议通知；会议通知需确定会议时间、地点、与会人员及会议议题；5、各部门起草会议通知时，必须事先知会行政部，按规范格式起草；6、会议通知过程中，遇被通知人出差的，会议通知人应在参会人员签到表备注一栏中作详细说明；遇未能与被通知人及时取得电话联系的，会议通知人应通过其他方式（短信）告知，并做好备注；（二）会议组织部门需租用公司场所以外的会场及有接待需求的，应填写会议接待工作安排事项向行政部书面提出，由行政部统筹安排，会议组织部门应会同行政部在会前对会场及接待工作具体安排情况进行最后确认；（三）会议组织部门负责会议资料的准备、分发；（四）除专题会议由会议组织部门负责参会人员登记签到外，其他会议由行政部指定专人负责参会人员登记签到。第九条 会议的进行阶段1、会议主持人对会议中出现冲突、意见分歧等现象进行处理和协调；2、若是外事会议，则应由专人引导与会人员有秩序出入会场，对迟到者迅速引导落座；3、行政部或会议组织部门应做好会议的服务工作。第十条 会后的处理工作1、会议组织部门负责做好会议资料的回收处理工作；2、会议记录人员认真做好记录工作，明确记录会议部署的工作、工作责任人、工作完成时限等形成会议纪要；会议纪要初稿在会后1个工作日（如遇周末顺延至下周第一个工作日）内须送交会议主持人及有关负责人审核；多个单位参加的，会议纪要应先经过各与会单位会签，并按审核意见修改好后才能定稿，在定稿后1个工作日内下发；3、参会人员应及时向下辖部门（公司）成员传达会议精神；4、进行会务总结，对会议的安排工作、会议费用等做合理程序评价；5、如有非本地员工与会，行政部、会议组织部门应安排好外地与会人员的接待工作。第二节 会议室管理制度第一条 为合理配置会议室资源，为参会者提供整洁、舒适的开会环境，制定本制度。第二条 本制度仅指公司会议室，由行政部负责管理。第三条 会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议，先紧急性会议后一般性会议的原则。第四条 会议室是召开会议、研讨工作、培训、学习的地方，未经允许，不可挪作他用。第五条 会议室使用要求：一、公司各部门需使用会议室时，需提前向行政部预约，填写会议室使用申请表，写明使用时间、期限、人数、要求等情况，由行政部统一安排，以免使用时发生冲突。二、会议室钥匙由行政部统一保管。约定使用会议室时，到行政部领取钥匙，会议结束后，由会议部门向行政部进行交接，交接要素为会议室物品的完好性及卫生清洁情况，符合交接条件后，钥匙归还行政部；如会议室钥匙遗失、物品遗失、损坏由使用部门负责赔偿。三、会议室配备有视频设备、音响设备、投影仪、白板等会议设备，均固定摆放在会议室指定位置。使用时，请按使用规范操作。使用中出现任何问题，需及时报行政部解决，严禁私自维修或拆卸，违者，由当事人承担一切责任。四、会议服务由各会议部门自行安排，包括会前、会中、会后的服务。五、会议室内的日常卫生由行政部安排，每天至少清洁一次；遇有会议时，一次一清洁。会议结束后，由行政部对会议室的卫生进行清洁，由行政部进行验收。六、使用会议室期间，使用部门及与会人员需爱护室内物品及花卉，保持室内清沽。七、每次会议之前，会议服务人员应检查电源、卫生情况，准备茶、水、会议设备等事项。八、会议室的一切物品未经行政部许可，不得随意搬离会议室和私自转借他人使用。九、会议结束后，行政部应及时清洁办公室卫生，检查安全，做到会散、人走、电源关、门上锁。十、会议室内严禁大声喧哗。第三章 公文管理制度第一条 为规范和加强公司公文管理工作，使公司的公文处理工作更加规范化、制度化和合理化，确保公司各单位对内、对外文件格式统一、规范、严谨，结合公司公文处理的工作实际，制定本制度。第二条 本制度适用于公司各部门及各分子公司。第三条 公文：是公司各单位在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第四条 公文的种类：一、公司常用的7个公文种类（通知、通报、决定、报告、请示、函、会议纪要）：(一)通知：传达上级的指示，要求下级办理或指导事项，批转的公文或转发上级、同级和不相隶属公司的公文。(二)通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。(三)决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。(四)报告：向上级汇报工作，反映情况，答复查询，请示备案，陈述意见用“报告”，对员工宣布某一事项时，用“通告”。(五)请示：请上级指示和批准。(六)函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(七)会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，要求有关部门共同遵守执行。二、其他公文种类：制度、联系函、工作周报等。(一)制度：要求成员共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。(二)工作联系函：为避免使用口头上、QQ上等简单的联系方式，导致工作上衔接不力、沟通无据可依等情况的出现，为进一步强化公司对内与对外工作上的沟通与联系而采用的公文。(三）工作周报：为更有计划地开展工作，全体员工须根据其月度工作计划制定本周工作计划及描述上周的工作完成情况，并于每周五下午16：00分前将其传给行政部。第五条 公文格式一、红头文件主体包括：标题、主送单位、编号、正文、附件、成文日期、印章；文尾包括：主题词、主送、抄送、拟稿、审核、签批，详见红头文件格式。(一)标题：位于红色横隔线下空1行的位置，使用三号宋体加粗，可分一行或多行居中排布，呈“倒三角形”，避免出现上下长度一样的方形或者上下长、中间短的沙漏形：回行时做到合理断行掐句、词意完整、排列对称、长短适宜。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(二)编号：位于红色横隔线上，用五号宋体字，以公司名称简写+年度编号（四位数）+流水号（用3位阿拉伯数字表示），如华力康公司hlk(2017) 001表示华力康公司2017年下发的第一号红头文件。(三)正文：用四号宋体字，数字用阿拉伯数字标识；每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，行首无标点符号。文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。文字一律从左至右横写横排。(四)成文日期：以文件负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。日期以汉字将年、月、日标全（如，二零一六年一月一日），用四号宋体字。(五)附件：在完结的正文下空l行，左空2个字位置，用五号宋体字标识"附件”，后标全角冒号和名称；附件的序号和名称前后标识一致。公文如有附注，用五号宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。(六)印章：应上距正文l行之内，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能奋下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。一般情况下，公司内行文，仅红头性质文件需使用印章。(七)主题词：用三号宋体字加秕，居左顶格标识，后标全角冒号。词句用三号宋体字，词句之间空1字。主题词标引顺序为：业务大类-业务予类-具体对象或动作-一文种，每份公文最多不超过5个主题词。(八)主送：在主题词栏下一行，使用小四号宋体字并加下划线，后标全角冒号。(九)抄送：在主送栏下一行，使用小四号宋体字并加下划线，后标全角冒号。 (十)拟稿、审核、签批：位于抄送单位之下（无抄送单位在呈报单位之下），用小四号宋体字，占一行，分散排列。二、上 (下）行文主体包括：页数、编号、日期、发文单位、呈报单位（上行文）、送达部门（下行文）、文件名称、正文、附件；文尾包括：呈报、抄送、拟稿、审核、批准字样，均用五号宋体，详见上行文下行文格式。(一)编号：在公司公文格式指定位置填写，用五号宋体字，以公司代码（见附件）+部门代码+年度编号（四位数）流水号（用3位数阿拉伯数字表示），如XBJ (2016) 001，表示公司行政部2016年下发的第一份文件。(二)附件等其他主体应用及文尾应用：参考红头文件规范。三、制度主体包括：标题、正文、表格、流程图。(一)标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，使用小三号宋体字加粗。(二)正文：使用小五号宋体字。(三)表格、流程图：表头使用小三号宋体字加+；表格内容使用五号宋体字。第六条 行文规则一、行文应当确有必要，注重效用。二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。三、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第七条 发文规则一、发文：以公司或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理制度要求拟定文稿及办理发文审批。拟稿人必须对文件的错别字、语法表达等方面把关，保证公文质量。二、发文程序：编制-审核-签批-签字与盖章（针对红头文件或重要文件）-发文。(一)编制：公文拟稿人应本着严肃认真的态度拟定公文，确保所拟文件主旨及内容表述条理清晰，逻辑关系和层次清楚。杜绝文件中出现明显错误（包括但不限于：主旨表述不清，逻辑和层次混乱，文件标题与内容不符，金额错误或大小写不不匹配，日期，地点，工作事项，权重、百分比等错误）。(二)审核：公文草拟完毕后，由拟稿人的直管领导核稿