某酒店管理公司财务系统管理办法.docx

XX国际酒店管理（集团）有限公司财务系统管理办法二零零四年四月2目 录总则············································（1）第一章 财务管理制度································（1）第一节 财务计划管理·········································（1）第二节 会计核算原则·········································（2）第三节 资金管理规定··········································（3）第四节 付款审批管理··········································（4）第五节 外汇管理规定··········································（6）第六节 台账的管理···········································（7）第七节 成本费用的管理········································（7）第八节 会计凭证及帐薄的管理··································（8）第九节 会计报表··············································（9）第十节 会计监督·············································（10）第二章 财产管理制度··································（11）总则···············································（11）第一节 财产的划分···········································（12）第二节 财务管理组织和人员职责······························（13）第三节 财产的请购、审批、验收、入库规定·····················（14）第四节 固定资产、低值易耗品及易耗物品的管理··················（16）第五节 物料用品、专用基金材料的管理··························（18）第六节 废旧物资管理·········································（18）第七节 棉织品的使用、保管和洗涤规定·························（19）第八节 损坏、遗失公物的赔偿规定·····························（19）第九节 会计科目·············································（20）第三章 餐饮成本控制制度······························（22）第四章 酒店采购实施细则······························（24）总则···············································（24）第一节 采购申请·············································（24）第二节 采购项目的择商、确认和报价····························（25）第三节 基准单价············································（26）第四节 审批程序·············································（27）第五节 购买·················································（27）第六节 进口货物报关与报验·································（28）第七节 货物运输·············································（28）第八节 货物验收·············································（29）第九节 结算工作·············································（29）第十节 特殊采购项目········································（30）第十一节 采购业务管理·········································（30）第十二节 奖惩规定············································（31）第五章 电脑房工作制度································（31）第六章 资金管理实施细则······························（33）1总 则··············································（33）第一节 资金计划管理·········································（33）年度资金计划·········································（33）月度资金计划·········································（33）第二节 付款审批管理·········································（34）合同付款审批········································（34）非合同付款审批·······································（37）资金管理规定········································（40）第三节 资金调拨············································（41）第四节 资金的支付···········································（42）现金付款的规定·······································（42）资金支付的反馈·······································（42）第五节 监控体系············································（42）第六节 奖惩规定············································（43）第七章 会计核算管理实施细则·························（45）总则···············································（45）第一节 一般原则·············································（46）第二节 会计机构的设置·······································（47）第三节 会计核算基本规范·····································（47）第四节 流动资产的核算·······································（51）第五节 固定资产的核算·······································（56）第六节 无形资产和其它资产的核算·····························（58）第七节 所有者权益···········································（59）第八节 流动负债及长期负债的核算·····························（61）第九节 成本和费用的核算·····································（63）第十节 营业收入利润的利润分配的核算·························（64）第十一节 会计科目的使用规范··································（66）第十二节 会计报表·············································（67）第十三节 税收管理规定·········································（68）税务管理············································（68）其他税收事项处理····································（69）财政、税务登记及年审··································（69）发票管理·············································（71）税务检查·············································（71）责任及其他···········································（71）第十四节 发票管理规定·········································（72）发票的开具··········································（73）第十五节 奖惩规定·············································（75）第八章 附 则·············································（77）3编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第79页 共84页总 则为加强酒店的财务管理，建立科学的会计工作程序，正确行使会计人员的职权，按照中华人民共和国会计法和中华人民共和国企业会计制度，结合集团公司财务系统管理办法制订本财务管理制度，酒店集团本部及下属各酒店必须遵守。酒店集团财务管理部在集团财务副总裁的直接领导和在集团财务管理中心的指导下对该办法的执行情况进行监督、管理。第一章 财务管理制度第一节 财务计划管理第一条 根据集团总部和酒店集团对酒店经营目标的要求，在酒店总经理的领导下对市场及酒店经营情况调查分析的基础上，提出酒店全年经营计划大纲；各部门根据经营计划大纲编制各自的经营计划，经酒店管理班子集体讨论通过报酒店集团，集团总部审批后，由酒店财务部汇总编制酒店财务计划。第二条 酒店财务计划主要包括经营计划，资本性支出计划，现金收支计划，外汇收支计划，还本付息计划，人员编制和工时利用计划等。1. 经营计划的制订，要以集团总部和酒店集团的管理目标为依据，以市场客源、价格等方面的变化和在上年费用支出的水平为基础，结合物价上升指数并考虑酒店经营支出的水平，在酒店总经理的领导下，通过市场营销部、房务部、餐饮部、人力资源部和财务部集体讨论确定。2. 资本支出计划的制订，要根据酒店实际情况和工程部专业人员提出的维修改造计划以及各部门提出的设备购置计划，由财务部汇总编制。财务部根据集团总部和酒店集团的指示，按照计划的现金需要数量，编制成表后报酒店集团与集团总部批准。3. 现金收支计划的制订，要根据经营计划，资本性支出计划，还本付息计划，外汇收支计划等由财务部编制，报酒店总经理送酒店集团和集团总部批准。4. 下年度的经营计划编制时间在每年10-11月完成。第三条 财务计划报集团总部和酒店集团批准后，由酒店管理班子委托财务部将计划指标下达到各个部门。酒店管理班子将按周、按月考核计划完成的情况，并根据市场经营预测的情况，不断地调整周、月、年的计划。在财务计划执行过程中，按时间划分成年度计划、三个月预测计划和本月调整计划。第四条 为保证支付的合理性、经济性，在资本支出计划超过规定标准时要报酒店集团和集团总部批准；酒店财务部要按财务计划审批每一笔支出，对没有列入计划的临时急需开支，则需根据情况报酒店集团或集团总部批准。第二节 会计核算原则第五条 酒店的会计核算工作是根据中国的有关法律、法规、条例的有关规定制订酒店会计制度和核算程序。第六条 会计年度按公历年度每年1月1日起至12月31日止确定。第七条 会计核算采用“权责发生制”。第八条 会计记帐采用借贷记帐法。第九条 酒店的会计凭证、会计账簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经营业务进行登记，要求手续完备，内容完整、准确、及时。会计的一切自制凭证、帐簿、报表均用中英文书写。第十条 记账本位币为人民币。第十一条 记账汇率以国家公布的牌价为基础，年终以人民银行年末外汇牌价进行调整。第十二条 固定资产折旧采用直线法，按固定资产原值的3%计提残值；开办费按财务制度在开业当月一次性摊完，其他递延费用采用平均摊销法。第三节 资金管理规定第十三条 流动资金管理1. 流动资金的管理原则是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。2. 流动资金管理的依据是按酒店管理班子报酒店集团批准的现金流量计划表执行。要加强流动资金管理，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。要责成信贷部定期核对，及时催收应收款项，合理安排应付款的支付，及时归还贷款及上缴各种款项。3. 各酒店的流动资金由酒店集团根据集团总部的要求进行统一调动。第十四条 固定资金管理1. 酒店固定资金主要是银行存款。2. 按酒店规定，营业收入的3.5%作为提取预算大维修费用，主要用做各项固定资产的维修、改造；在当年未支用的部份，年终还要冲减费用，调整损益。3. 凡已经列入并被集团总部批准的资本性支出计划的项目，必须向酒店集团申报，批准后实施，所需资金由集团总部统一拨款。第十五条 现金管理1. 酒店现金管理采用备用金制度。1.1根据经营情况 ，向各收款处和总出纳等有关部门配备一定数量的备用金。1.2备用金金额的核定是根据每天现金的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由各使用部门填制备用金申请表，按规定批准后，从银行提款。1.3.财务部财务经理、日审主管、夜审主管及审计员定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明原因提出处理意见，报财务总监批准。1.4.酒店支付500元以下（含500元）的款项都要通过使用总出纳备用金来支付，因此，总出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第十五条.3.点。总出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送应付款主管逐一审核后，填写支票申请，报酒店财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。2. 对于从营业收入中取得的现金、转帐支票、信用卡等，由总出纳进行清点，并编制总出纳收入表，每日送存银行，任何人不得从营业收入中坐支现金。3. 对于酒店使用转账支票付款的管理3.1.由使用部门填写支票申请，由总会计师根据所附采购订单或其它有关明细单证审批，由应付会计填写支票后，再送酒店财务负责人签字，送酒店总经理签字批准。3.2.支票领取者，需在应付款的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。3.3.凡领用后的支票要在7天内将发票送回应付会计，并注销登记。超过一个月未回的支票，由酒店财务负责人督促回收。4. 每月定期编制月度现金流量表4.1. 财务负责人根据现金流量表来安排日常财务收支计划。4.2.酒店应按现金流量表，按时计提酒店资金（利润）。4.3.酒店对工程款的支付要按计划和有关报批手续进行。4.4.现金流量表按月编制，每月都要修正现金收支计划，使酒店在现金日常管理中能按计划进行。第四节 付款审批管理合同付款审批第十六条 合同请款规定：（1）由合同跟踪人负责请款，填写付款审批表，并附上盖有请款专用章的合同复印件和其它附件。（2）所有以酒店名义签订的合同，无论合同跟踪人为酒店或酒店集团职能部门须先经签订合同的酒店财务部审核，登记。第十七条 合同付款审批职责：1. 由合同跟踪人、各级审核审批人各负其责。2. 不同付款内容附有不同付款依据，由不同审批人或职能部门审核和审批，明确各自的审核内容及范围，各条线把关。3. 财务部对付款审核实行二级负责，属于酒店审核权限的付款审核由酒店会计进行一级审核，酒店财务负责人进行二级审核；属于酒店集团审核权限的付款由酒店财务部进行一级审核，酒店集团财务管理部进行二级审核。第十八条 合同付款审批权限：1. 20万元以下款项最后审批人为酒店集团财务管理部负责人、总经理；2. 20万元以上月资金计划内和月资金计划外的最后审批人为集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）。非合同付款审批第十九条 行政费用付款审批1. 审批职责，同合同付款审批职责；2. 审批权限：2.1酒店行政费用开支最后审批人为酒店财务部经理、酒店总经理；2.2酒店集团总部各部门行政费用开支最后审批人为酒店集团财务管理部负责人、酒店集团总经理；2.3酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。第二十条 行政费用外付款审批：1. 审批职责：同合同付款审批职责；2. 审批权限：2.1 2万元元以下最后审批人为酒店第一负责人；2.2 2万元至10万元（含10万元）最后审批人为酒店集团财务负责人，酒店集团老总；2.3 10万元以上月资金计划内和资金计划外的最后审批人为集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）。第二十一条 付款集中会审办法：酒店集团职能部门和酒店集团老总对付款的审批采取每周两次集中会审制。第五节 外汇管理规定第二十二条 严格执行国家外汇管理的各项制度和规定。1994年1月1日国家外汇管理局宣布取消官方外汇牌价，酒店以中国人民银行每天发布市场外币对人民币的兑换价格作为基础，以中国银行外汇牌价作为兑换外币的价格，外国客人支付给酒店的现钞一律通过“外币兑换处”兑换成人民币予以结算。第二十三条 客人使用外币信用卡付款时，应将信用卡直接从银行购买外汇并存入外汇现汇户，也可以根据需要直接存入人民币帐户。从异地或境外汇入的外汇可直接进入外币现汇户，其它托收的外汇支票、汇票等可在托收后存入外汇现汇户。第二十四条 严格按国家规定控制外汇现汇户的支出，外币不足时可向外汇管理局申请，批准后向银行购买。对外采购时必须严格控制，每笔汇款必须经过酒店管理班子批准报酒店集团审批后方可汇出。若外汇管理班子另有规定时，则按规定办理。第二十五条 建立严格的往来款项记录，对于以外币应收国外的款项，应及时记帐；同时建立外币铺助登记帐，以便更好地核对、结算。对外币业务产生的汇兑损益，按国家有关规定进行账务处理，及时列入当期损益。第二十六条 酒店外币兑换从银行购买水单后，立即登记并妥善保管，使用过的水单，要及时注销号码，每天外币兑换处管理人员必须对水单进行审核。使用过的水单定期打捆，送财务部档案库保存。第二十七条 酒店按政府各部门对外汇管理要求，及时、准确地填写各种外汇报表。对外汇的收入、支出、结存的各项数字按报表要求的口径逐一填报。对酒店内部各级外汇报表中的收、支情况，要分析具体情况，剔除外汇在内部结算的因素，避免外汇收支的重复计划。第二十八条 外汇的稽核主要对外汇管理暂行条例和外汇管理施行细则执行情况的稽核；对各有关外汇业务记录完整性、合法性，以及外汇帐户核算的准确性进行稽核。杜绝套汇、逃汇现象。日常稽核工作由财务部经理负责督导执行。第六节 台账的管理第二十九条 为加强酒店的资产管理，防止资产的流失，各相关部门的相应岗位均设台账。第三十条 各相应岗位根据合同费用、物资的具体情况设置台账。台账分合同台账、费用台账和物资台账。合同台账按合同类别、合同会签、合同请付款时间、合同金额等设立明细项目；费用台账按费用明细设立项目；物资台账按物资的品种、规格、单价、数量、金额等设立明细项目。第三十一条 各相应岗位针对不同的台账要求逐日逐笔详细登记每一份合同、每一笔费用支出、每一项物资进出，随时核对帐实是否相符，做到“日清月结”。第三十二条 各相应岗位在登记台账的过程中如发现帐实不符的情况，应及时查明原因，并将差异情况及时上报部门负责人和财务部，并按相关制度办理。第三十三条 每月月末对台账做出汇总表，便于进行总量控制，对合同、费用、物资的使用进行核算和监督。第七节 成本费用的管理第三十四条 成本费用是指酒店在经营过程中发生的各项物料、原材料消耗，人工报酬或其它耗费。第三十五条 根据管理班子与国家财会制度的有关规定，酒店制订了成本及费用项目，并按客房、餐饮、商场、电话、洗衣、商务、健身、美容等营业部门和其它非经营部门分别进行成本费用的核算及考核管理。第三十六条 酒店成本主要指餐饮成本和商品成本。餐饮成本主要指食品饮品的原材料、辅料的进价加运输、关税等费用的成本；商品成本主要指商品进价加有关费用。第三十七条 费用的核算与控制1. 营业费用，主要是客房、餐饮、商场等经营部门发生的直接费用，是各部门可直接控制的费用；2. 行政费用，主要是行政管理费、市场费、能源及维修费用，是不能直接计入各个部门的费用；3. 非经营费用，主要是折旧费、大修费、集团总部费、土地使用费、房产税、保险费、汇兑损益、利息等费用，是管理者无法直接控制的费用。4. 对于第二类行政管理费用，由各职能部门进行控制，按照预算计划进行考核。第三十八条 成本费用核算原则1. 依据权责发生制原则，以权责发生的时间作为会计确认的基础，同时，收入与其相关的成本费用要相互配比，以正确核算各期损益。2. 成本费用发生时，要按实际成本计价。3. 合理划分收益性支出和资本性支出。由于支出而产生的效益仅与会计年度相关的，应作为收益性支出；而支出产生的效益与几个会计年度相关的，则应作为资本性支出。4. 酒店为购建固定资产，购入无形资产及其它资产支出、对外投资支出、罚没损赠及其它与生产经营业务无关的其它支出，不能列入成本费用。第八节 会计凭证及账簿的管理第三十九条 会计凭证管理1. 会计凭证是记录酒店经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。2. 酒店会计凭证分为原始凭证和记账凭证。财务记账是通过集团采用的财务软件系统实现的，因此酒店的付款凭证主要以支票号作凭证登记号，借贷方均通过科目代号来表示；收款凭证则以酒店内部编号入账。审核会计要审核凭证的真实性、及时性，又要检查凭证表示经济业务的合理合法性；要审核记账凭证的内容是否与原始凭证相符合，又要检查所出账的会计科目代号，以及金额有无差错。3. 酒店会计凭证在完成经济业务手续和记账之后成为重要的会计档案和历史资料。会计凭证由财务部各个有关小部门按照一定的顺序号或按公司名称分类存档，并在封面上登记记帐凭证的日期、号码等。年终登记编制清单，封存在箱子内归入会计档案室，各有关小部门均需建立登记本。归入档案室的有关会计资料登记在本，以备查询。第四十条 账簿的管理1. 酒店财务记帐是依据会计凭证通过电脑系统处理实现的，账簿实际是打印出的电脑报表。电脑记帐要求会计科目必须用9位数字代码来代替，所以，酒店会计科目中只有一级会计科目，而同一科目下的明细帐是通过代码完成的。2. 总账做平行登记是将应收款、日审、应付款本月每一科目的发生额及余额直接转到总账相应科目中进行汇总。3. 电脑记账将所有会计资料存在光盘上保存。光盘按一定编号专人保管，存放在保险柜中。4. 会计账簿要保管好，办法与记账凭证管理类同。5. 定期打印所有帐表，按类别装订成册，至少一式二份，由财务各小部门的专人负责保管。尤其是对应定期保存的帐表，应列出清单，由专人保管。6. 对历史账簿的查阅，应经过财务领导批准后办理有关借阅手续。第九节 会计报表第四十一条 会计报表是按周、月、年度等会计报告期，正确及时地反映经济成果的报表，它是酒店在某一时期或年度终了的经济活动总结。第四十二条 编制会计报表一定要确保填列数字真实正确，内容项目完整，逻辑关系清楚，说明合理，上报及时。第四十三条 在编制会计报表前必须将各类明细帐核对无误，总账余额与各明细账全部一致，方可编制有关的会计报表。第四十四条 会计报表要按规定做好说明，内容报表要定期做好分析，为改善经营管理提供数据。第四十五条 所有通过电脑完成的报表必须至少打印二份，按类进行装订，并有专人负责保管。对于需要长期保存的报表，要登记造册，按年度分类装订，妥善保管。第四十六条 查阅报表时要办理借阅手续。第十节 会计监督第四十七条 会计人员必须执行国家的财经方针政策和酒店制订的制度，维护国家和酒店的利益，对不真实、不合法的原始凭证不予受理，账薄记录与实物款项不符时，按规定的程序报告并处理。第四十八条 会计核算员对违反财务制度的收支项目，可按会计法的有关规定和要求执行。第四十九条 建立内部稽核制度，对会计资料及所反映出的经济活动进行稽核。第五十条 总出纳不准兼管稽核，会计档案保管，收入、费用、债权债务帐目的登记工作。第五十一条 会计人员主要职责是进行会计核算和实行会计监督；参与拟订财务计划，分析预算执行情况，考核资金使用情况，考核资金使用效果；揭露经营管理中的问题。第五十二条 会计人员调动岗位或离职，必须与接管人办理交接手续，由财务分部负责人监督交接；财务部分部门负责人交接时，由酒店财务部负责人监督交接；财务部主要负责人交接时，由酒店总经理和酒店集团财务监督交接。酒店集团财务负责人交接时，由集团总部派人监督交接。第五十三条 财务管理实行酒店财务负责人负责下的全员责任制，每位会计人员各司其职，专业分工，逐级负责，直线垂直式管理。若在酒店经营方针和财务管理上，酒店总经理与财务负责人意见不一致时，财务负责人可直接向公司财务总监报告解决，以保证财务政策和制度的正确执行。第五十四条 酒店财务部必须接受政府审计机关、会计师事务所、财务机关和税务机构依照法律和有关规定进行的检查和监督，如实提供会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料以及有关情况，不得拒绝、隐匿、谎报。第二章 财产管理制度总 则第一条 为搞好酒店经营管理，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张浪费，充分发挥财产的效能，必须加强财产管理，获得最好的效果。坚持勤俭办酒店的原则，坚持积累资金，扩大再生产原则。第二条 根据财务制度规定，财产划分为：固定资产、低值易耗品和零星物品等。1. 低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。2. 搞好财产管理，必须严格控制财产请购计划的审批，以及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。3. 建立健全岗位责任制，使用部门实行定额管理，各项财产按“统一名称”统一分类编号设置账页、账卡。分级管理，定期复查、核对，要求账、卡、物相符。第三条 酒店全体员工必须自觉遵守财产管理制度，爱护酒店财产，使酒店财产不受任何人的的侵犯。1. 各部门（班组）按着“物物有人管，人人有专责”的原则，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节约使用，及时维修和保养。2. 要奖惩分明，对一贯爱护酒店财产，认真执行制度者给予表扬与奖励，对于保管不善，违反制度无故损坏酒店财产者，要给予批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到有关行政处分。第一节 财产的划分第四条 固定资产：由酒店贷款购置或按规定标准合格转入使用的财产为固定资产。1. 单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上的财产为固定资产；单位价值虽然低于规定标准，但为酒店营业的主要财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。2. 房屋、建筑物以及不能分开的附属设备，单位价值虽然低于规定标准，但也应一律列入固定资产。第五条 低值易耗品：由酒店流动资金购置的不符合固定资产标准的经营用具为低值易耗品。1. 单位价值在一千元以下（不含一千元）的炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用的作为开办费处理，开业后领用的作为待摊费用在一年内摊销。2. 消耗物品：为酒店经营活动中所必需用的物资，如修缮材料、宾客用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等，处理方法同上。第六条 基建材料及设备：凡是专为工程项目购置的原材料及设备皆属此类。必须专门保管与核算。第七条 废旧物资：为酒店已经确定报废的各类财产。1. 此类物品包括废的棉织品、机电设备、各种器材、家具和用具等物资，以及由机器或建筑物上拆除下来尚能使用的旧零配件，随运物资的完整包装物和各种废旧材料。2. 此类物品报损时，须开列“报损单”，经批准后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，一般不再发放。个别物品需要利用时，要开出库单经部门经理批准，到库房领取。此类物品处理时，需列清单报酒店财务负责人。在店务会上批准后执行。第八条 其它物品，包括客人赠送的礼品、客人遗失（不能归还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。以上物品不得隐瞒不交或私自留用，个别物品，部门或班组需用时须经过经理批准并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。属于规定应上缴者，要造表上缴，属于本单位可以处理的也要造表，经店务会议讨论作处理。第二节 财产管理组织和人员职责第九条 酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理；在库财产由库房管理员负责分管；在用财产由使用单位指定专人（或兼职）负责管理。第十条 财产专职会计的职责1. 负责掌握酒店全部财产账务和增、减变化情况，贯彻执行财产管理制度，按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供应。2. 认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收归还工作，做到手续清楚，账务处理及时。3. 负责记好各类财产账，每月与库房管理员核对库存，每季与使用部门（班组）核对帐卡，通过盘点，核对账物，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，账物相符。4. 负责指导并协助库房管理员和部门（班组）财产管理人员搞好财务和实物的管理工作，发现账物不符，要及时查明原因，提出意见，进行调整和处理。5. 保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理批准。6. 要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置的财产要提出处理意见，防止积压。对储存不足的物资及时提出申购，以确保经营活动需要。第十一条 库房管理员的职责1. 根据每年（季）的物资流量和库存情况，提出财产物资的购置和追加计划，认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，帐目清楚完整，及时核对账物，做好存档以防丢失。2. 坚持执行管理制度，掌握管理业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量，做到不积压浪费，又保证营业部门用量。3. 定期（每月）清点库房存货，保持账物相符。发放货物按期分部门核算汇总列表转账，每月与各级财务部门核对帐目，以保证帐帐相符。4. 坚持各项手续，不合手续者不予办理。主动发放定额物品，严格审批超定额物品，以免浪费。5. 库房物品存放要分门别类，清洁整齐；要防止积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。第十二条 使用部门财产管理员（或兼职）职责1. 负责管理本部门班组的财产、登记帐卡，每季度与负责财产的专职会计核对一次，发现差错及时纠正，保持上下的帐与卡相符。2. 办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续。及时登记帐卡掌握财产增减变化和使用完好等情况，及时提出维修和处理意见。3. 妥善保管本部门班组的财产，外借财产要及时催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。第三节 财产的请购、审批、验收、入库规定第十三条 固定资产请购计划的编制财产专职会计要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的请购计划，交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论通过后列入年（季、月）度计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部具体安排执行。没有列入计划者不准采购，临时追加计划要按规定报批。第十四条 酒店之间可以通用的经营物资（如布草、一次性客用品及其它由酒店集团指定的品种），由仓库或相关部门提出请购单经采购部、酒店财务负责人和总经理批准后报酒店集团。酒店集团统一采购调配，统一安排付款。第十五条 采购1. 酒店所有财产物资的采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。2. 任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。3. 若使用单位在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必须由采购部办理入库报销领用等手续。4. 采购员必须遵守国家政策、法令和财产管理制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。报帐要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。5. 采购备用金要经常核对，公私要分开 ，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。6. 要按使用单位的要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。第十六条 验收1. 收货部接到采购员购进的财产和物资，要根据订单与原始发票进行验收、点数、检查规格、质量，验收合格后按本酒店的财产名称填制收货报告，签收后一联交供应单位，凭此向财务部结算。2. 遇有下列情况，收货部可以拒绝验收，或报请上级处理2.1 未按计划批准购进的或与合同不符者不验收；2.2 购进的财产、物品与原始发票不符者不验收；2.3 供应单位的发票未开抬头，发票无盖公章，抬头不符，字迹不清楚有涂改者不验收；2.4 属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品，应与使用部门共同验收；2.5 如属于物品先到而发票未到的，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交供应者，等发票到后到财务部办理结算。2.6 遇有发票先到而物品未到时，不予办理验收手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理批准