ISP项目操作手册(供应商)_V1.docx

潍柴动力/潍柴重机重庆分公司ISP项目操作手册（供应商）编 制：梁萍、王尧生成日期：2015.6.25定稿日期：定稿版本：ISP系统操作手册 本文件版权归潍柴动力股份有限公司所有，严禁外传，否则将追究相应法律责任 第III页 业务和系统一体化，增强企业竞争力1 文档控制1.1 修改记录编制日期编制人版本编制内容2015-6-25王尧、梁萍V1.0编写本文挡2015-6-25赵惠斌V1.1修改部分内容目 录1 文档控制I1.1 修改记录I2 前言12.1 目的12.2 使用范围12.3 参考文档12.4 参与编写人员13 系统介绍23.1 系统概况23.2 术语23.3 系统运行环境23.4 系统登陆23.5 信息发布44 系统操作指南64.1 采购计划管理64.1.1 业务流程64.1.2 系统操作步骤详细说明64.1.2.1 采购计划确认64.1.2.2 采购计划查询74.2 采购订单管理84.2.1 业务流程84.2.2 系统操作步骤详细说明84.2.2.1 采购订单确认84.2.2.2 采购订单查询104.3 ASN管理114.3.1 业务流程114.3.2 系统操作步骤详细说明114.3.2.1 送货单创建114.3.2.2 送货单查询与打印134.3.2.3 送货单取消154.4 网上库存管理164.4.1 业务流程164.4.2 系统操作步骤详细说明164.4.2.1 寄销库存查询164.4.2.2 供应商事务查询184.4.2.3 长富物流库存查询184.4.2.4 重潍柴不合格品查询194.5 开票单管理204.5.1 业务流程204.5.2 系统操作步骤详细说明204.5.2.1 寄销开票单204.5.2.2 非寄销开票单224.6 网上发票管理244.6.1 业务流程244.6.2 系统操作步骤详细说明244.6.2.1 寄销网上发票244.6.2.2 非寄销网上发票294.7 质量管理324.7.1 业务流程324.7.2 系统操作步骤详细说明324.7.2.1 质量管理查询32编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第36页 共40页2 前言2.1 目的该文档主要描述ISP供应商门户系统中供应商对采购计划确认、采购订单确认、ASN管理、网上库存查询、开票单确认、网上发票创建、质量查询七项业务功能操作。2.2 使用范围本手册主要指导供应商使用。2.3 参考文档潍柴动力/潍柴重机重庆分公司ISP项目业务现状及需求调研报告 v1.2潍柴动力/潍柴重机重庆分公司ISP项目总体解决方案 v1.1潍柴动力/潍柴重机重庆分公司ISP项目功能设计 v1.22.4 参与编写人员梁萍、王尧、赵惠斌3 系统介绍3.1 系统概况本系统用于潍柴动力/潍柴重机重庆分公司的供应链管理。功能模块主要有：采购计划管理、采购订单管理、ASN管理、网上库存管理、开票单管理、网上发票管理、供应商质量管理七个模块。3.2 术语ISP iSupplier Portal，简称为供应商门户，是客户与供应商进行商务信息电子交互平台。ASN：Advance Shipment Notice，提前发运通知，提前发运通知从外部供应商发出，让接收组织知道一笔发运正过来。3.3 系统运行环境本系统采用B/S架构，客户端使用浏览器访问系统，客户端配置要求如下：l CPU：主频800MHz以上l 硬盘空间：100M以上l 内存：128M以上l 网络：TCP/IP协议l 操作系统：Windows XP / Win 7l 浏览器：Internet Explorer 6.0以上，不建议使用其他浏览器。备注：用户使用该系统时请尽量保证电脑中未安装雅虎、3721、“360”之类的网页拦截助手。3.4 系统登陆1、系统登录初始界面，在IE输入网址：http:/10.0.8.119:8000/web/login.service（测试环境，正式系统地址待重庆潍柴通知），系统默认初始进入时需要修改密码，新的密码为字母+数字，不能小于5位。2、选择职责界面，系统根据不同的职责分配功能组，即选择不同职责进入系统有相应的功能操作。3、系统操作详细界面，该界面为登陆详细界面，在公告栏中显示公告信息，最新消息中显示其他用户发布给本用户的消息。可点击切换职责按钮，进入其它职责进行操作。3.5 信息发布1、点击左上方消息文件夹下的发信息图标，系统进入发信息界面；2、可点击添加用户按钮，添加发送信息的用户，然后填写信息标题和内容，并可上传相应附件，点击发送，系统自动将信息发送给相应的ISP用户；3、点击消息文件夹下的发件箱图标，系统进入发件箱界面，在发件箱界面ISP用户可查看自己发送的所有邮件；4、点击消息文件夹下的收件箱图标，系统进入收件箱界面，在收件箱界面ISP用户可查看由ISP系统其他用户发送给自己的邮件信息。4 系统操作指南4.1 采购计划管理4.1.1 业务流程4.1.2 系统操作步骤详细说明4.1.2.1 采购计划确认路径：【ISP系统】【重潍柴其他业务】【重潍柴采购计划管理】【采购计划确认】步骤及说明：1) 录入查询条件，查询出未确认的采购计划；2) 填写反馈备注；3) 点击全部或部分确认按钮。（在收件箱里面没有通告，请供应商经常关注采购计划查询系统）系统操作界面：4.1.2.2 采购计划查询路径：【ISP系统】【重潍柴其他业务】【重潍柴采购计划管理】【采购计划查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮查询已发布的采购计划信息；2) 采购计划在发布后即可进行查询，无论当前是否已确认。系统操作界面：4.2 采购订单管理4.2.1 业务流程4.2.2 系统操作步骤详细说明4.2.2.1 采购订单确认路径：【ISP系统】【销售管理】【采购订单管理】【采购订单确认】步骤及说明：1) 可输入限制条件，如订单编号、订单日期等信息；2) 点击查询按钮，可查看符合查询条件的采购订单信息。3) 若需要对查询条件清空，点击重置按钮；4) 可勾选采购订单，点击确认按钮，在该界面对订单做确认；采购订单行确认可对已确认的采购订单修改反馈信息。5) 注意事项：以下采购订单查询确认条件为必须选择项，请各单位注意（1）潍柴动力股份有限公司重庆分公司的销售业务，在查询条件（ 收单方：潍柴动力股份有限重庆分公司），（2）潍柴重机股份有限公司重庆分公司销售业务时，查询条件（ 收单方：潍柴重机股份有限公司重庆分公司），2、 系统操作界面：备注说明：1) ISP系统将设置采购订单确认时限，如24小时。当订单从发布时点超过24小时后供应商还未进行手工确认，则系统自动将该采购订单置为系统确认状态，表明供应商默认接收到该采购订单信息。2) 供应商进入界面后，可在左上方消息提醒栏中查看到最新发布至本方的采购订单信息；3) 供应商仅能查看发布至本方的采购订单信息，此收件箱信息可以作为供应商确认及查询采购订单的输入条件。系统操作界面：4.2.2.2 采购订单查询路径：【ISP系统】【销售管理】【采购订单管理】【采购订单查询】步骤及说明：1) 可输入限制条件，如订单编号、订单日期等信息，带*的字段为必输项；2) 点击查询按钮，可查看符合查询条件的采购订单信息。系统操作界面：3、 采购查询界面的输入条件经营单位为必选项，若不选择此条件，系统将查不出订单信息。(1)潍柴动力股份有限公司重庆分公司选择条件为WCDCQ_QU(2)潍柴重机股份有限公司重庆分公司选择条件：WCCCQ_QU4、 备注说明：1）确认状态：包含未确认、系统确认和手工确认，可分别查看各种状态下的采购订单信息。2）EXCEL导出：勾选EXCEL导入按钮，点击查询，系统自动将查询结果导出EXECL格式。4.3 ASN管理4.3.1 业务流程4.3.2 系统操作步骤详细说明4.3.2.1 送货单创建路径：【ISP系统】【发运管理】【ASN管理】【发货选择】步骤及说明一：送货单创建1) 输入查询条件，点击查询按钮查询可创建为送货单的采购订单；2) 填写采购订单发运行的送货数量，填写数量不可超过采购订单发运行的创建数量，勾选之后无法修改创建数量；在修改采购订单数量前不能将该行进行打勾确认，待订单数量修改完成后在打勾确认。3) 勾选采购订单发运行，点击生成送货单预览界面。系统操作界面：步骤及说明二：预览生成的送货单头信息1) 此页面显示可提交的送货单的头信息；2) 创建数量为供应商本次送货数量，不允许超额创建；3) 供应商仅能对库存组织为K02/L02的采购订单创建ASN和条码送货单。系统操作界面：步骤及说明三：预览送货单行信息1) 进入送货单行信息预览界面录入“送货日期”和“预计接收日期”，送货日期的值不得大于当前日期，预计接收日期不得小于当前日期（注：带“*”为必填项）；2) 若需要在山东长富物流进行中转的物料则需要在中转站条件中选择中转站：山东长富物流集散中心，若不选择，山东长富物流将无法进行接收。3) 点击“提交”按钮，确认送货单创建；4) 查看送货单行后，如果不需要提交可点击“返回”按钮；5) 对于送货单行，系统将自动生成ASN编号（后面将送货单行简称为ASN行）。系统操作界面：4.3.2.2 送货单查询与打印路径：【ISP系统】【发运管理】【ASN管理】【ASN查询打印】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮查询已创建送货单信息，查询条件可交叉使用，带“*”为必填项；2) 勾选送货单行，打印送货单，生成条码送货单，条码送货单纸张大小为A4，横向，如下图界面三所示3) ASN查询界面的输入条件经营单位为必选项，若不选择此条件，系统将查不出ASN送货单信息。(1)潍柴动力股份有限公司重庆分公司选择条件：WCDCQ_QU(2)潍柴重机股份有限公司重庆分公司选择条件：WCCCQ_QU4) 系统操作界面：界面一：送货单查询与打印界面二：条码送货单界面界面三：条码打印设置备注说明：1) *若存在不能创建与打印的ASN送货单号的物料时请及时与采购处采购员进行沟通，确认是否为物料属性维护错误，确认后根据采购员要求按原送货模式自行打印送货单据。2) 在ASN查询界面，供应商用户只能查看该供应商下的送货单单信息；3) 不同采购订单行将生成不同的ASN号，同一采购订单行可分批创建ASN，每次创建将生成新的ASN号；4) 发运数量：送货单行的送货数量；5) 接收数量：当前送货单行已接收的数量.；6) 在途数量：送货数量接收数量，表明当前送货单行还未接收的数量，当实际接收数量大于送货数量时，将出现负数；7) 接收状态：表明当前送货单行的接收状态，在查询条件中可通过对接收状态的筛选跟踪送货状态，接收状态的值：l 预计接收：送货单行还未接收l 部分接收：送货单行未完全接收l 全部接收：送货单行完全接收l 取消；送货单行被取消l 关闭：与送货单行所关联的采购订单发运行被关闭，不能再接收4.3.2.3 送货单取消路径：【ISP系统】【发运管理】【ASN管理】【ASN查询打印】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮查询已创建送货单信息，查询条件可交叉使用，带“*”为必填项；2) 对于未接收的送货单，点击“取消”按钮进行取消，如果存在在途，则送货单不允许取消。3) 经营单位选择同上为必选项系统操作界面：备注说明：系统支持对送货单行的取消，送货单取消后，不可进行接收，送货单行只能全部取消不支持部分取消，并且存在在途的送货单不允许取消。4.4 网上库存管理4.4.1 业务流程4.4.2 系统操作步骤详细说明4.4.2.1 寄销库存查询路径：【ISP系统】【销售管理】【网上库存管理】【库存查询实时】步骤及说明：输入查询条件，点击“查询”进行查询，其中，带“*”部分为必填项。系统操作界面：界面一：寄销库存查询界面二：库存组织备注说明：1) 供应商仅能看所有权为本方的寄销物品库存量；2) 查询方式：a) 模糊查询，即手填查询信息，点击查询后，将在明细界面显示所有ERP物料编码中包含031901的审批单信息；系统默认前后为%，因此在输入时不用添加%；b) 值列表选择，点击放大镜，弹出界面二所示界面，在组织代码处输入组织代码点击查询，其中重潍柴动力寄销输入K02查询，重潍柴重机寄销输入L02查询；c) 下拉菜单，重潍动力选择WCDCQ_OU，重潍重机选择WCCCQ_OU。3) 存放天数：=系统当前日期（天）-最后接收日期（天）；4) EXCEL导出：勾选EXCEL导入按钮，点击查询，系统自动将查询结果导出EXECL格式。4.4.2.2 供应商事务查询路径：【ISP系统】【销售管理】【网上库存管理】【事务查询实时】步骤及说明：1) 输入查询条件后点击“查询”按钮出查询结果；2) 供应商仅能查看本方采购接收类与寄销库存类业务。系统操作界面：3) 值列表选择，点击放大镜，弹出界面八所示界面，在组织代码处输入组织代码点击查询，其中重潍柴动力寄销输入K02查询，重潍柴重机寄销输入L02查询；4) 事务类型包括：a) 采购订单类业务：根据进入该界面的供应商代码显示对应供应商的采购订单信息，即l 接收：只接收并未入库事物l 交货：接收入库事物l 退回至供应商：退货事物b) 库存业务类型：转移至常规目的地：物权由供应商转移至潍柴事务4.4.2.3 长富物流库存查询路径：【ISP系统】【重潍柴其他业务】【ASN管理】【长富物流库存查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击“查询”进行查询；2) 供应商仅能看所有权为本方的寄销物品库存量；3) EXCEL导出：勾选EXCEL导入按钮，点击查询，系统自动将查询结果导出EXECL格式。系统操作界面：4.4.2.4 重潍柴不合格品查询路径：【ISP系统】【重潍柴其他业务】【重潍柴不合格品管理】【重潍柴不合格品查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮，各个查询条件交叉使用；2) 供应商仅能看所有权为本方的寄销物品状态；系统操作界面：4.5 开票单管理4.5.1 业务流程4.5.2 系统操作步骤详细说明4.5.2.1 寄销开票单4.5.2.1.1 寄销开票单确认路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销开票单】【寄销开票单确认】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查看按钮，符合查询条件的属于本供应商的开票单将显示在页面下端；2) 点击开票单号，查看本张开票单详细信息；3) 勾选开票单号，点击确认按钮，批量确认勾选的开票单信息，开票单确认后，可作为开具网上发票的信息来源；4) 勾选开票单号，点击退回按钮，将信息错误的开票单退回给采购员；5) 开票单确认、退回后，将不在此页面显示，避免重复操作；6) 供应商可针对本张开票单填写供应商备注信息；7) 点击“行号”，查看本开票单汇总行对应的寄销事务行信息。系统操作界面：4.5.2.1.2 寄销开票单查询路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销开票单】【寄销开票单查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮，将符合查询条件的开票单显示在页面下端；2) 点击开票单号，查看本张开票单详细信息；3) 点击“行号”，查看本开票单汇总行对应的寄销事务行信息系统操作界面：4.5.2.2 非寄销开票单4.5.2.2.1 非寄销开票单查询路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销开票单】【非寄销开票单确认】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查看按钮，符合查询条件的属于本供应商的开票单将显示在页面下端；2) 点击开票单号，查看本张开票单详细信息；3) 勾选开票单号，点击确认按钮，批量确认勾选的开票单信息，开票单确认后，可作为开具网上发票的信息来源；4) 勾选开票单号，点击退回按钮，将信息错误的开票单退回给采购员；5) 开票单确认、退回后，将不在此页面显示，避免重复操作；6) 供应商可针对本张开票单填写供应商备注信息。系统操作界面：4.5.2.2.2 非寄销开票单查询路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销开票单】【非寄销开票单查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮，将符合查询条件的开票单显示在页面下端；2) 点击开票单号，查看本张开票单详细信息。系统操作界面：4.6 网上发票管理4.6.1 业务流程4.6.2 系统操作步骤详细说明4.6.2.1 寄销网上发票4.6.2.1.1 寄销网上发票创建路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销发票】【寄销网上发票创建】步骤及说明：1) 供应商可针对已确认的寄销开票单生成寄销网上发票；2) 可输入查询条件进行查询，其中“经营单位”必输，点击“查询”按钮，查询的结果显示在页面下端；3) 供应商勾选待开票信息，根据价格通知单审核本行单价，当开票单价不等于单价时需填写开票单价，若相等则开票单价可通过点击“保存”按钮由系统默认填写；4) 供应商勾选待开票信息，若供应商需对此行部分生成网上发票，则手工填写本次开票数量，本次开票数量大于0且不超过可开票数量；5) 点击创建按钮，系统校验已勾选的行的税率、开票价格、本次开票数量是否为空，为空则报错“不可为空”；否则按（供应商地点、OU、币种、付款条款）组合相同的开票单行生成一张网上发票预览；6) 点击“重置”按钮，重置已填写的信息。系统操作界面：7) 点击网上发票编号，查看网上发票详细信息；系统操作界面：8) 供应商根据实际税务发票输入“税务发票号、发票总额、发票税额”；9) 点击行号，查看网上发票行对应的明细寄销事务信息；10) 填写完成后，点击生成按钮，生成一张正式的网上发票；11) 点击提交按钮，校验税务发票号、发票总额、发票税额是否为空，若都不为空则生成正式的网上发票并提交潍柴采购员审批；否则显示报错信息：“值不可为空”。系统操作界面：4.6.2.1.2 寄销网上发票提交路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销发票】【寄销网上发票提交】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击“查询”按钮，查询的结果出现在页面下端；2) 点击“网上发票编号”，查看网上发票的详细信息；3) 供应商可提交已生成未提交或者由采购员退回至供应商的网上发票。系统操作界面：4) 供应商根据实际税务发票输入“税务发票号、发票总额、发票税额”；5) 点击行号，查看网上发票行对应的明细寄销事务信息；6) 修改开票单，可修改开票单价和税率。修改完成后，点击“保存”按钮，将页面信息重新保存；7) 点击提交按钮，校验税务发票号、发票总额、发票税额、开票单价、税率是否为空，为空则报错“值不可为空”；若都不为空则将自动保存网上发票并提交采购员审核。系统操作界面：4.6.2.1.3 寄销网上发票查询路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销发票】【寄销网上发票查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查看，符合查询条件的网上发票将显示在页面下端；2) 点击“网上发票号”，查看单张网上发票详细信息；3) 点击“行号”，查看单行网上发票行对应的寄销事务行明细信息。系统操作界面：4.6.2.1.4 寄销网上发票删除路径：【ISP系统】【账务管理】【寄销发票】【寄销网上发票删除】步骤及说明：1) 输入查询条件，查出可删除的网上发票；2) 勾选网上发票，点击删除，批量将网上发票删除；3) 供应商可删除已创建未提交、退回至供应商的网上发票，供应商可针对已删除的网上发票行重新生成新的网上发票。系统操作界面：4.6.2.2 非寄销网上发票4.6.2.2.1 非寄销网上发票创建路径：【ISP系统】【账务管理】【非寄销发票】【非寄销网上发票创建】步骤及说明：1) 供应商可针对已确认的非寄销开票单生成非寄销网上发票；2) 可输入查询条件进行查询，其中“经营单位”必输，点击“查询”按钮，查询的结果显示在页面下端；3) 供应商勾选待开票信息，根据价格通知单审核本行单价，当开票单价不等于单价时需填写开票单价，若相等则开票单价可通过点击“保存”按钮由系统默认填写；4) 供应商勾选待开票信息，若供应商需对此行部分生成网上发票，则手工填写本次开票数量，本次开票数量大于0且不超过可开票数量；5) 点击创建按钮，系统校验已勾选的行的税率、开票价格、本次开票数量是否为空，为空则报错“不可为空”；否则按（供应商地点、OU、币种、付款条款）组合相同的开票单行生成一张网上发票预览；6) 点击“重置”按钮，重置已填写的信息。系统操作界面：4.6.2.2.2 非寄销网上发票提交路径：【ISP系统】【账务管理】【非寄销发票】【非寄销网上发票提交】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击“查询”按钮，查询的结果出现在页面下端；2) 点击“网上发票编号”，查看网上发票的详细信息；3) 供应商可提交已生成未提交或者由采购员退回至供应商的网上发票。系统操作界面：4) 供应商根据实际税务发票输入“税务发票号、发票总额、发票税额”；5) 修改开票单，可修改开票单价和税率。修改完成后，点击“保存”按钮，将页面信息重新保存;6) 点击提交按钮，校验税务发票号、发票总额、发票税额、开票单价、税率是否为空，为空则报错“值不可为空”；若都不为空则将自动保存网上发票并提交采购员审核。系统操作界面：4.6.2.2.3 非寄销网上发票查询路径：【ISP系统】【账务管理】【非寄销发票】【非寄销网上发票查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查看，符合查询条件的网上发票将显示在页面下端；2) 点击“网上发票号”，查看单张网上发票详细信息。系统操作界面：4.6.2.2.4 非寄销网上发票删除路径：【ISP系统】【账务管理】【非寄销发票】【非寄销网上发票删除】步骤及说明：、1) 输入查询条件，查出可删除的网上发票；2) 勾选网上发票，点击删除，批量将网上发票删除；3) 供应商可删除已创建未提交、退回至供应商的网上发票，供应商可针对已删除的网上发票行重新生成新的网上发票。系统操作界面：4.7 质量管理4.7.1 业务流程4.7.2 系统操作步骤详细说明4.7.2.1 质量管理查询路径：【ISP系统】【销售管理】【质量管理】【质量管理查询】步骤及说明：1) 输入查询条件，点击查询按钮，将符合查询条件的质量信息显示在页面下端；2) 内部用户可查看所有已导入ISP的供应商质量信息；3) 供应商只能查看所有已导入ISP且属于本供应商的质量信息；4) 目前类型只有外检日报。系统操作界面：第 36 页 共 40 页