某分公司办事处规章制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第12页 共12页分公司办事处工作规章制度 1管理大纲总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础，驻外机构章程是该员工的行为指南，各员工通过认真学习，从而使得业务操作正规化、工作条理化，树立公司良好的的公众形象。1.1 负责人职守a 严于律已，做好表率；b心胸宽大，悉心听取意见；c 善于团结员工，做好引导工作；d 办事公正，职责分明；e注重业绩，重视开拓，做好市场管理工作；f 要敢于承担责任。1.2 财务运作（实行电算化管理）a 资金流转：用款先申请后使用，资金回笼及时； 货款管理：货款管理：全部转入总公司帐上，不得当地扣留；应收帐款管理：对应收帐要每月定期核对，及时催收，业务员要做好清理工作。 备用金管理：固定费用：书面形式向总部传真申请，由总公司负责人签字确认，由总部汇出；办公费用：由总公司负责人批准后报销，每月末由总公司财务部处理； 采购费用：小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部批准的额度填写资金使 用申请单，由总公司会计审批，并支付货款即可当地执行；b 物流监控：做到“严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须无一遗漏，货物进出仓库必须凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随“。 本公司产品（详见仓管员职责）向总部申请发货或通知收货；发货：销售发货；样品发货；退货：客户退货回分公司或总公司；办事处退货回总公司； 当地外购物品办公用品：集中统一购买，归仓库保管，领用时填写领用单；生产用货物品：原则上是需要时购买。1.3 业务管理 a 销售业务 市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必须 掌握35个长期客户； 市场巩固及开拓：对原有市场的巩固和分析，开拓新的市场； 市场信息收集及反馈：建立客户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并及时反馈总部； 建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文样库； 业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并解决，制定计划（日、周、月）； 业务每日晚汇报当天工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日的工作； 对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部产品部参考后作出方案，指导业务员的下一步行动。b 执行XXX科技销售人员职责。1.4 内务管理a、宿舍管理：见宿舍管理规定；b、考勤管理及人事考核，详见办事处工作规章制度。 1.5 表格管理：因为管理和统计的需要，制订以下一套表格，各有关人员按要求填写； a、每月财务部会计要完成各种表格的填写，包括对外报送的各种税务报表和内部统计表格（月度费用统计报表、销售回款情况统计表）； b、出纳员要填写：存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、物料仓库差异清单（每月末填写）； c、业务人员填写：业务员销售、回款情况统计表（每月）、一周工作总结样品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。 1.6 驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。德信诚精品培训课程(部分)(按住CTRL并点击课程名称打开课程详细介绍) 内审员系列培训课程  查看详情 A01 ISO9001:2008内审员培训班(ISO9001内审员)A02 ISO14001:2004内审员培训班A03 ISO/TS16949:2009内审员培训A04 OHSAS18001:2007标准理解及内审员培训A05 IECQ-HSPM QC080000内审员培训A06 ISO13485:2003医疗器械质量体系内审员培训A07 SA8000社会责任内审员培训(SA8000内审员)A08 ICTI玩具商业行为守则内审员培训班A09 ISO14064:2006内审员培训班A10 GB/T23331-2009能源管理体系内审员培训A15 量规仪器校验与管理实务(仪校员培训 内校员培训)A16 ISO管理代表及体系推行专员训练营A17 ISO文控员培训/文管员培训实务课程A18 优秀管理者代表训练营 (MR管理代表训练) JIT精益生产现场管理系列课程  查看详情 P01 JIT精益生产与现场改善培训班P02 生产合理化改善-IE工业工程实务训练营P03 PMC生产计划管理实务培训班(生管员培训)P04 高效仓储管理与盘点技巧培训班(仓管员培训)P05 目视管理与5S运动推行实务培训班P06 采购与供应链管理实务 (采购员培训) 中基层管理干部TWI系列训练  查看详情 M01 优秀班组长管理实务公开课(班组长公培训)M02 优秀班组长现场管理实务培训班M03 优秀班组长品质管理实务培训班M04 优秀班组长生产安全管理实务培训班M06 提升团队执行力训练课程 (执行力培训)M07 如何做一名优秀的现场主管培训班M08 中基层现场干部TWI管理技能提升(TWI培训)M09 有效沟通技巧培训班(团队沟通 企业内外部沟通)M10 企业内部讲师培训班(TTT培训)M11 MTP中阶主管管理才能提升培训班(MTP培训)M12 高效能时间管理培训班 TS16949五大工具与QC/QA/QE品质管理类  查看详情 Q05 TS16949五大工具实战训练 (五大工具培训)Q06 APQP&CP先期质量策划及控制计划培训Q07 DFMEA设计潜在失效模式分析培训(DFMEA培训)Q08 PFMEA过程潜在失效模式及效应分析训练营Q09 MSA测量系统分析与仪器校验实务Q10 SPC统计过程控制培训课程(SPC训练)Q11 CPK制程能力分析与SPC统计制程管制应用训练Q12 QC七大手法与SPC实战训练班(QC7 & SPC培训)Q03 品质工程师(QE质量工程师)实务培训班Q02 品质主管训练营(品质经理人训练)Q01 杰出品质检验员QC培训班Q13 品管常用工具QC七大手法培训(旧QC7培训)Q14 新QC七大手法实战培训(新QC7培训)Q04 QCC品管圈活动训练课程 (QCC培训) 节能环保安全EHS公开课程  查看详情 E01 节约能源管理培训(节能降耗培训)E03 GBT23331-2009能源管理体系知识(GBT23331标准理解)A18 ISO50001能源管理体系内审员培训(ISO50001内审员)A12 ISO9000/ISO14000一体化内审员培训班A13 ISO14001/OHSAS18001体系二合一内审员培训班A14 ISO9000/ISO14000/OHSAS18001一体化内审员培训班 德信诚精品企业内训课程  查看详情 M05 优秀班组长管理技能提升内训班(1-3天)P07 年终盘点与库存管理实务内训班( 1-2天课程 )M13 高绩效团队及执行力提升训练营(团队执行力 1-2天)Q15 FMEA失效模式分析实战训练内训(FMEA内训 1-3天)Q16 新旧QC七大手法实战内训(QC7内训 1-2天)A11 ISO内审员审核技巧提高班(ISO内审员提高班)A23 ISO10012测量管理体系内审员培训(ISO10012内审员)A22 C-TPAT体系反恐验厂培训班(精品内训课程)A21 ISO20000 IT服务管理体系标准理解与实施培训A20 ISO27001信息安全管理标准理解及内审员培训A19 ISO10015培训管理体系标准理解与实施培训2 驻外机构仓库职责 2.1 对库存物进行妥善保管，保证物料堆放整齐，不混杂、不变质，有明确的名称、存放地和记录物量的收发卡； 2.2 对物料实施“先进先出”式的管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种颜色警示。超过三个月的物品应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上，有问题的应及时返回总公司； 2.3 区分不同出入库方式，向总部申请收货，销售发货、样品发货、客户退货回办事处，办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录出入库凭证，保证凭单据出入库，按凭证入帐。具体操作： a、 以总部标准品的安全量为参照，实行安全库存量（各地根据具体情况制定）调度管理，具体样例附后； b、 财务部出纳兼仓管员，出入库单据实行电脑管理，电脑打单，会计负责打单。 c 、中小客户货品物流控制： 业务员递交正规合同财务部审批 分公司经理审 财务部开具出库单 业务员或客户签单 出库 d 大宗货品物流控制：业务员递交正规合同 财务部审批 分公司经理审批 总部审批 财务部开具出库单 业务员或客户签单 出库e、 新产品（OEM）及库虚产品物流控制：需求加工意向 客户业务员分公司经理审批总部产品部审批转60%定金、全额货款 财务部开具出库单 工厂生产或仓库（总部）备货业务员或客户签单 出库 f、当地采购物流控制： 采购申请单 分公司经理审批 总部采购部审批 总公司财务审批 分公司 采购 验收 入库 保存完整的出库凭证；2.4 对出入库的物料进行数量和品质上的核查； 2.5 进行每月一次的月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发现问题及时向财务部汇报并查明原因； 2.6 对仓库进行定期清理，针对死库存、库存过大或少的情况向分公司经理及时的反映，使库存趋于合理。根据周转时间，设置合理间段，采用经黄牌报警。（红牌返回总公司，黄牌抓紧出售）； 2.7 每月末配合总部财务部进行盘点，盘盈盘亏及时查明原因，并拿出处理意见交审计； 2.8 对出入库单的记录要求有明确的物料来源（供应商）、去向（用户）及其他标注，并保存完整的出库凭证；2.9 外借样品返回时，须检查配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况，产品配件说明书不齐全者，存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。外借或外购产品无技术部签字时，不得办理正式入库手续（可停放暂存区）； 2.10 设立样品专柜，每种产品至少需保存样品一块，贴“样品”标签，并有技术部人员加贴的“合格”标志。2.11 对出入库的物品须做全面的开箱检查；2.12 对元器件的存放应注意同一品种的单件包装数量要一致； 2.13 物品出入库必须有书面凭证，内部领用填写借货单，销售人员借货必须有财务部的单据，退货时必须有合同； 2.14 出货单处理：a 送货上门的业务情况 分公司会计据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司经理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单签字认可，其中一联返还仓管，三联随货同行，要求客户签名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员留存，一联给客户。b 通过货运公司的业务 办事处经理据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司以理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根，一联做帐），三联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单上签字认可，其中一联返回给仓管员，自己留存一联，一联随货同行。随货同行联要求客户签字盖章后传真回公司。若在发货10天内还没收到由客户签名盖章的出货单传真件，由发货员打电话确认客户是否已收到货物，发货员在电话确认客户收到货物后，在出货单上写明何时打电话确认并签字认可，将此单复印交财务。若客户未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。2.15对于无入库单的货物不得入库，禁止仓管员不允许私自存放任何物品。2.16货物发运时要保单价的80%以上，否则后果谁办谁负责。3 办公区域划分和职能机构设置外人员组成 3.1办公区域划分a 接待区、展示区（内墙贴装公司形象灯片；设立展示架）b 业务区、办公室c 经理室d OQC区e 仓库区 3.2职能机构设置及人员组成（见职能机构图）4分公司办事处经理职责 4.1 对公司的发展方向，以经营方针进行分析总结并交公司总经理过行决策； 4.2 推行公司制定的政策及相关的制度，使之落到实处； 4.3 每日晚听取各部门人员的工作汇报，每周六上午召开市场会议，中午12：00将情况传回总部，并保持对他们工作的指派和监察； 4.4 具有对公司人员的考察权，可把人事任免计划提交总经理批示； 4.5 对辖区范围的市场环境分析并提出开拓方案；4.6 主管办事处的重大外交事务； 4.7 协调各部门的运作关系； 4.8 处理内外的重大突发事件； 4.9 有随时召集召开各部门会议的权力，并作出会议记录； 4.10 负责市场人员也差情况的安排并对出差时限审批； 4.11 负责客户投诉处理； 4.12 处理一些特殊订单（低价单、大客户、特殊行业用户、特殊行业贸易） 4.13 质量、防火第一责任人； 4.14 对公司的人、财、物负全面责任； 4.15 负责所有管理表格（月度费用统计表格、销售回款统计表、三天内预计四项计划、存货日报表、进销存表、业务员销售回款情况统计表、一周工作总结、新客户业务处理反馈清单、样品外借、收回情况统计表）的审核和按时传回总公司； 4.16 每月15、30日检查仓库坏品区，对坏品交加回总部处理。5 办事处技术部职责 5.1 负责处理公司对客户的技术支持；a 客户购买公司产品后，不会使用；b 客户使用公司产品时，出现技术问题； 5.2 负责处理对办事处内部的技术支持；a 临时性的整机装配；b 对外购品的入库检测；c 客户退货品由业务员和技术人员共同判断是否为本公司产品，对属于本公司的产品进检测。5.3 销售业务 市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必须 掌握35个长期客户； 市场巩固及开拓：对原有市场的巩固和分析，开拓新的市场； 市场信息收集及反馈：建立客户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并及时反馈总部； 建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文档库； 业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并解决，制定计划（日、周、月）； 业务每日晚汇报当天工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日的工作； 对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部负责人员集体参考后作出方案，指导业务员的下一步行动。第 12 页 共 12 页