某集团公文管理办法.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第21页 共21页某集团公司公文管理办法一. 目的为使*集团收发文标准化、系统化、效率化，促使集团对内、对外公文收发业务推行顺畅，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。二. 范围及主责 红头文件由行政部统一起草、下发，并负责文件内容的执行； 集团各部门需下发的一般性文件由各部门自行起草，经部门经理审批后下发。 本管理办法的制定和实施由行政中心负责和监督，并对此办法作出最终解释和修订，各公司行政部负责各公司的公文管理工作。 *集团所属各部门及项目公司均适用本办法，参照本办法执行。三. 公文的分类任免晋升、免职通知相关规定、管理办法以及需有关部门共同执行或周知的事项（公司/职能部门的决定性通知、相关管理办法或规定） 决议 经会议讨论通过的重要决策事项公告（重要组织架构调整、节点调整等）红头请示用于向上级部门请示指示、批准（对外以公司名义给政府或部门的待审文件）通报用于表彰、批评错误、交流、传达思想（嘉奖、处分等）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规定（各部门、体系制度汇编或管理办法等）会议纪要 用于记载会议主要精神和决定事项 （年度、季度大会、重要问题研讨会上有关战略调整、目标调整、架构调整、重大时间节点调整等有结论性摘要）一般性文件其它应公知或发文的内容 四. 公文字号规定 *集团任命* 任字公告* 公告会议* 会议五. 公文的格式公文由标头、紧急程度、发文字号、主送单位/部门、正文、附件、发文单位署名、印章、印发传达范围、主题词、抄送部门组成。5.1 标头 由发文部门全称或规范简称加“文件”组成，用套红大字居中印在公文首页。5.2 紧急程度 对公文的送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“紧急”、“加急”5.3 发文字号 “* ×× ×××号”5.4 主送部门 主送部门名称应当用全称或统称，位于正文上方，顶格。5.5 正文5.6 附件 应当置于主件后，与主件装订在一起，并在正文之后注明附件的名称。5.7 成文日期 一般署会议通过或领导人签发日期；二00五年。决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。主题词 位于抄送部门上方。5.8 各发文需由专人起草、送批、修改、定稿。发文人由部门经理或上一级主管/公司任命，不得随意更换。如遇人员变动需通知集团行政中心。5.9 各发文标题均以二号黑体字，正文以四号宋体字书写，同类型/主题发文以（-1，-2）划分，补充文件说明的，应在文件名上标注。5.10 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一般用公司信件的固定格式（如通知等）。非紧急重要文件，不得随意以红头文件发布。5.11 各红头文件格式、行文见附表。六. 公文的行文规则6.1 行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发。6.2 向上级部门行文，应当主送一个上级部门；如需其他相关的上级部门阅知，可以抄送。不得越级向上级部门行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送越过的直接上级部门。6.3 集团各部门在各自职权范围内可以向下级相关单位或部门发与业务相关的公文。集团部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下属单位行文。同级单位必要时可以联合行文。6.4 不相隶属单位、部门之间一般用函行文。6.5 向上级单位请示问题，应该一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。6.6 对不符合行文规则的上报公文，上级部门可退回下级呈报部门。七. 公文的校核、签发公文审核的基本任务是保证公文的质量，公文的校核由行政部负责或交由上级部门审核。公文审核的内容是：7.1报批程序是否符合规定。7.2是否确需行文。7.3文稿如需做较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。7.4文稿在通过审批后，应再次对文稿的字句、标点符号、格式等进行校对，确保发文的正式化。7.5公文须经由主管领导人签字确认，由行政中心统一下发。7.6文稿的起草、校核、审批、签发一律使用钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水），不得使用圆珠笔和红色笔。八. 权限8.1 签批（1） 任命a 集团内各部门经理以上人员的任命，须由集团总裁签批；b 二级公司人员的任命由分公司总经理签批，总助以上人员的任命由分公司总经理签批并送集团行政中心，由集团行政中心交相关领导审批后返还二级公司下发。（2） 公告参照任命签批办法（3） 会议纪要a 集团组织的会议，由集团行政中心负责记录会议内容并对会议形成的决议、决定等整理成会议纪要，送报部门经理/高级经理审核；b 二级公司协调会、例会会议纪要须于每次会后交行政部门经理/高级经理审核，并每月底整理成月度会议纪要报告上报集团行政中心；（4） 一般性通告不做特殊要求，对涉及到两个及以上部门的通知须知会相关衔接部门的部门经理。8.2 呈报所有红头文件均须呈报集团总裁、副总及项目公司总经理，经审批通过方能行文下发。8.3 抄送对象1. 任命a. 集团 抄报：*控股有限公司总裁、总裁助理 抄送：华北集团、华东集团、北京集团 主送：集团职能部门及各公司b. 二级公司 抄报：*集团总裁及副总裁 抄送：*集团职能部门及各分公司 主送：各分公司对接主管部门2. 公告类、会议纪要的抄送对象及界定参照以下规定：抄报：指需要了解发文事项的上级部门。 抄送：与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。 主送：与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。3. 一般类通告性文件抄报、抄送、主送对象依据实际业务涉及的相关部门及通知事项而定，抄送对象不做具体要求。九. 公文的办理和传递（1） 签收 各部门/二级公司收到有关公文，以签字或盖章的方式给发文方以凭据。各部门或下属单位在收到公文后应认真阅读，如发现问题，应及时向发文部门询问。（2） 登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。（3） 拟办 对上级部门下发的公文，需办理的公文应提供必要的背景材料，送主管领导批示。（4） 分发 相关文件根据规定和领导批示将公文分发到有关部门，行政文件统一由行政部门对外发布。（5） 传阅 相关文件由行政交由各部门传阅，行政部随时掌握公文的去向，避免漏传、误传、延传。十. 公文的立卷和归档10.1 公文应按永久、长期、短期三种立卷存档。10.2 永久性封存公文应定期组织清查，长久未用公文应组织集中销毁。销毁公文应报上一级主管部门，在对所需销毁公文的内容、所存年限作出说明，经上一级主管部门批准后方可销毁。公文销毁须两人同时在场，个人不得损坏、销毁公文。10.3 公文应依发文内容、涉及部门等相关信息分别归类，并设专柜、标签统一标注。做到一目了然，方便查阅。10.4 公文不得损坏、撕毁、漏页，如发现以上情况应立即报告相关部门并及时追究责任。10.5 公文按收、发文件类型分别归档，注明收文单位及签收人；定期对现存公文进行整理，并分类登记。十一. 公文的收发管理11.1 对内、对外发文由集团/二级公司行政中心统一负责。审批流程见（附表一），审批表参见（附表 ）。11.2 集团（公司）行政部设置专职公文收发员，统筹并管理本集团（公司）公文的收发业务。将送件文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。 所有发放文件，需有登记、签收手续。（见附表二）各部门收到相关文件后交由集团/二级公司行政中心统一收集，集团/二级公司行政中心对所收集的文件做归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。待阅示完毕后，依据实际情况对文件内容作出回复及配合，必要时将回复文件存档附后、归类以留后查看。11.3 定期对收、发公文进行整理和清查，并对收、发文件的类型、字号等登记，列出现存公文的明细清单。（见附表三）图示1. 文件下发流程明确发文内容由专人拟定文稿 内容是否涉及其它部门是 不是知会相关衔接部门递交集团/二级公司行政中心 呈报总经理审批 公文是否可下发执行 可以 不可以退回原稿，协商沟通相关条款，再定稿由行政中心统一编号、打印、下发并配合发文部门监督执行情况审核通过原稿统一由行政部存档，各发文部门留存文件复印件1.1 任命发文流程集团/二级公司行政中心草拟发文发文稿纸呈报总经理审批审批通过，由集团/二级公司行政中心起草任命文件、统一编写、下发抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档1.2 公告发文流程前期沟通相关部门，对需公布、形成的决定性事项达成共致，了解可行性职能部门起草下发文件集团/二级公司行政中心草拟文件 发文稿纸 集团/二级公司行政中心将草拟文件送交总经理审批审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档发文稿纸（附件一）：*·*集团发文稿纸签发：行政部经理审批：标题：主送：抄报：抄送：附件：打印份数和附本分发单位：打字：校对：发文：发文字号发文日期 年 月 日注解1. 签发 文件的终审签批人（集团/二级公司总裁、总经理） 2. 行政部经理审批 各发文均需经由行政部经理签批3. 标题 文件标题4. 主送 与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。5. 抄报 指需要了解发文事项的上级部门（*·*集团）6. 抄送 与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。7. 附件 需补充、附注的相关事项或条款，需详尽说明的内容8. 打印份数和附本分发单位 文件需要列印的具体份数及发送的单位和部门9. 打字、校对、发文 文件起草、校对、负责发送的责任人10.发文字号 按要求统一编号11.发文日期 发文的准确时间1.3 会议纪要发文流程集团行政中心负责对会议资料、报告文件的收集、整理，形成会议纪要送部门经理审核记录内容 需下发的决议、决定，整理会议内容形成纪要送主管领导审批，确定下发与否审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团行政中心留存，统一编号存档附1.1 任命文件格式要求及注解*·*集团 *有限公司武顺 2009 任字 001 号签发人：韩德明关于对*等同志的任免决定（正文）按照*有限公司的有关规定，经*集团总裁田爱军同意，*投资控股有限公司总经理韩德明做出以下任免决定。*投资控股有限公司二00五年四月二十日 主题词：席 任免 决定 抄报：*控股有限公司集团总部、*集团总经理及副总经理主送：*投资控股有限公司各部门抄送：*控股有限公司*集团职能部门及各公司 *投资控股有限公司注解起草要求：1. 提写标头 2. 主题 3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确 4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解： 字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司 名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距； 黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定）， 年以当时发文 的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号； 签发人/名字字体：宋体，四号字，加粗，置右上角； 宋体，小二号字，加粗居中； 正文用宋体四号字，1.5倍行距； 右下角为：签发日期，大写；字体为：小四、宋体； 页面下端为：主题词、抄报、主送、抄送、印发单位名称；字体为小四 号宋体、标题加粗。注：如二级公司发布红头文件，“抄报”一栏按如下要求填写：抄报对象需同时注明抄报*控股有限公司集团总部、*集团总经理及副总经理。二级公司需发文件只须抄报*集团，如需向*抄报则由*集团转呈，各二级公司不得越级上报。附1.2 公告类文件格式要求及注解*·*集团* 2005 公告 001号 *集团关于×××××××××××××××决定（200 年 月 日）（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（此件发至×××××）主题词： ×××× 决定 抄报： 主送：抄送： *·*集团注解起草要求：1. 提写标头 2. 主题 3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确 4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解： 字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司 名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距； 黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定）， 年以当时发文 的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号； 小二号字，加粗，居中； 宋体，四号字，单倍行距；决议、决定、条例、规定等不需标明主送部 门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。 正文用宋体四号字，1.5倍行距； 加括号标注主要发送部门； 页面下端为：主题词、抄报、主送、抄送、印发单位名称；字体为小四 号宋体、标题加粗。 附1.3 会议纪要格式要求及注解 *·*集团××××××××会议记要武顺 2005 会议 第001次（正文）×月×日，××同志主持召开了×××××××××××××会议。一、×××××××××××二、×××××××××××三、×××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××。出席：缺席：列席：*集团行政中心二00五年××月××日 主题词： 抄报：主送：抄送： *·*集团注解起草要求：1. 提写标头 2. 主题 3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确 4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解： 字体：红色小一号黑体、加粗、居中；会议变更成当次会议名称，并列 在集团名下排，单倍行距； 黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定）， 年以当时发文 的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号，注明第几次会 议：第001次； 宋体，四号字，1.5倍行距；逐条明列会议决定、决议； 正文用宋体四号字，1.5倍行距；明确参会的出席、缺席、列席人名单； 正文用宋体四号字，1.5倍行距； 加括号标注主要发送部门； 页面下端为：主题词、抄报、主送、抄送、印发单位名称；字体为小四 号宋体、标题加粗。其它事项：1. 红头文件应依据涉及的内容，确定文件的保密性及传阅对象，绝密文件应注明密级程度。2. 公文除会议纪要外，均应当加盖印章；联合下发的公文，联合部门分别 附签/章。 3. 发文部门应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办部门分别列出。 4. 如有附件，附件名称在正文后依次列举，字号为宋体小四号； 5. 标注号依次为：一、（一）、1、（1）、A、a、（a）等； 6. 正文插入页码、居中。附1.4 一般公告类文件 *·*集团*投资控股有限公司 关于×××××××××的通知（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××特此通知*投资控股有限公司二00五年××月××日 公文下发签收表附表二：日期文号文件内容下发方式收文单位签收人备注公文发布记录统计表附表三：序号发布时间文号字公文内容发文部门份数类别审批结果传阅部门回馈情况第 21 页 共 21 页