采购业务物品管理.doc

一汽轿车销售管理文件文件编号：2603-005-2002王法长采购业务、物品管理内部控制制度2002年8月8日发布2002年8月8日实施一汽轿车销售发布前言：本制度是依据财政部会计基础工作规范编制。自本细那么实施之日起，原2001第19号采购业务、物品管理内部控制制度同时废止。本制度由一汽轿车销售财务控制部提出并归口。本制度由一汽轿车销售财务控制部负责起草。本制度主要起草人：岳国成。1、目的：保障公司各项采购业务支出在预算控制之内，保证公司财产的安全与完整。2、适用范围：公司所属各部门。3、职责：财务控制部是本规定的归口管理部门。对公司颁发的本规定有协调、审核、监督和最终解释权。4、内容：各项办公用品、低值易耗品、广告用品、维修用备件、包装材料、劳保用品、技术资料等入库时须同时具有相应的发票和相关主管部门的“验收入库单。各部门要同时建立相应的台帐，以登记其收、发的明细信息并同时反应出其库存结余。4.1预算归口部门在预算之内的采购业务，填写“物品购买审批单，办理申请手续。使用部门自己购买的要填写“物品购买审批单，此单采用三张复写方式，审批后一并交预算归口部门，此部门据此办理订货手续后，将其第三联退回申请购买部门，以示答复；预算归口部门统一购买的填写“物品购买审批单，此单采用两张复写方式。审批后办理采购业务。4.2填写“验收入库单严格验收制度。预算归口部门购回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收，验收人员应对照销货单位的发货票对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证正确、相符的基础上填写“验收入库单。此单由仓库验收人员填制，并取得采购员的签字后，一张留存，登记仓库台帐；一张退给预算归口部门进行业务核算；一张送交会计部门。4.3强化审查制度，结算支付货款。预算归口部门到财务部门办理报销时应具备以下手续：1、“物品购买审批单的第二联；2验收入库单的第三联；3发货票；4、运费、手续费及其他费用的收据并有领导确认；5、提供销货单位的全称开户行及帐号。财务部门及时挂帐并统一纳入付款计划以待支付结算货款。4.4须预先支付货款的：1现金支付的，要填写“借款单，并由所在部门领导签字，然后交财务主管审核批准。此单一式两份，一并交给会计员编制付款凭证，再由出纳员据以支付现金；2转帐支付的，要填写“转帐支票领用早请单并由所在部门领导签字，然后交财务主管审核批准。此单一式两份，一并交给会计员编制付款凭证，再由出纳员据以开出限额支票，必须在7日内到财务报销。4.5实物保管部门须根据“验收入库单登记台帐，其内容包如下：1、验收入库日期；2、货物名称、规格型号、单位、数量、单价、金额；3、发出时的发出日期及领用人；4、重要物品发出时须有单位领导或主管部门领导批示；5及时反应库存结余。各部门的实物管理须与其台帐管理分开，并随时进行库存盘点，盘点清单要由实物管理人员和台帐管理人员共同签字确认，具有内部稽核关系。