项目管理与招标采购：招标采购项目计划编制.doc

2012年项目管理与招标采购：招标采购项目计划编制2.3招标采购项目计划与控制2.3.1招标采购项目计划的编制掌握招标采购首要的管理工作是进行采购项目管理方案的制订，通过制定详细的招标采购计划，为招标采购工作的实施奠定基础。(1)招标采购项目背景描述P46项目背景是任何项目管理者必须首先弄清楚的一个关键问题，主要是说明项目是如何提出来的，以及项目所处的环境等。要做好采购项目的招标工作，首先要对项目背景作出正确描述。1)项目背景主要包括以下几个方面的内容：采购项目概况及主要问题与建议。项目具体特征。如建设项目包括建设规模、结构类型、类别等。项目的利益相关者分析。对于代理招标采购项目而言，所采购的项目多数是大型的工程、货物或服务，需要许多方面的个人或组织的积极参与，涉及多方面的利益，由于各方关系较为复杂，有必要对项目的利益相关者进行深入的分析。市场范围。2)制定采购工作协调管理规划。范围说明。包括项目的描述、需要采购的产品类别、项目相关信息。采购活动所需的资源。应认真分析信息、人力、技术资料等方面的占有情况，确定哪些资源需要采购。市场状况。采购计划必须考虑市场供应情况及采购的条件。制约条件和基本假设。由于项目采购存在着诸多变化不定的环境因素织在实施采购过程中，面对变化不定的社会经济环境所作出的一些合理推断，就是基本假设。制约条件和基本假设的存在限制了项目组织的选择范围。(2)招标采购的组织方式与团队组建P461)招标采购的组织方式。接受招标采购任务或接受代理招标委托后应根据企业及项目特点，选择恰当的组织方式，建立招标组织机构，如图23所示为xx咨询公司采取矩阵式组织方式，对xx工程建设项目进行招标管理。2)组建招标采购团队。招标采购团队是为了成功完成采购任务而组建的机构。招标采购团队具有如下的特征：共同明确的采购目标。共同的目标是招标采购团队存在的基础，清晰明确的采购目标是有效开展工作的保障。招标采购团队是由不同部门、不同专业的员工组成。角色适当分工。招标采购团队的成员必须有清晰的角色定位和分工。团队成员应清楚地了解自己的定位与责任。信息沟通顺畅。招标采购团队成员应针对出现的问题及时交流。团队成员能力互补。招标采购团队成员总体专业知识和技能全面，规模适中，素质与技能互补性强。3)招标采购项目经理的责任和权力。应授予项目经理以下基本权限：项目团队的组建权。项目团队的组建权包括两个方面：一是项目经理班子或管理班子的组建权，二是项目团队队员的选拔权。财务决策权。拥有财权并使其个人的得失和项目的盈亏联系在一起的人，能够较周全、负责地顾及自己的行为后果，因此，项目经理必须拥有与项目经理负责制相符合的财务决策权，否那么项目就难以顺利展开。一般来讲，这一权力包括分配权和费用控制权。项目实施控制权。包括在招标采购各阶段中向团队成员下达指令的权利，审核各类文件并予以批准的权利。(3)编制采购计划应考虑的问题P47一般来说，制定采购计划至少需要考虑以下六个方面的问题：1)采购的工程、货物或服务的数量、技术规格、参数和要求;2)所采购的工程、货物或服务在整个项目实施过程中的哪一阶段投入使用3)每一项采购彼此间的联系;4)全部采购如何分别捆包，每个捆包应包括哪些类目;5)每个捆包从开始采购到到货需要多少时间，从而制定出每个捆包采购过程阶段时间表，并根据每个捆包采购时间表制定出项目全部采购的时间表;6)对整个采购工作协调管理。(4)编制招标采购计划(合同包与标段的划分)P47当需要采购的货物及设备量大、技术要求高、供货商家多，如工程项目采购的规模大、专业广、技术复杂，采购服务类别多，那么应根据采购项目的实际情况，按照时间及空间关系、采购的合同类型、供应商的专业划分及能力、市场供应条件等，合理地划分合同包，划分标段或构成合同组团，编制招标采购计划。在工程建设项目管理中，该采购计划亦被作为“项目管理组织计划(合同网络图)。图2-4所示为xx工程项目合同包划分及合同关系示意图;表2-5为合同包分类汇总表。表25合同包分类汇总表P49序号招标工作内容工作子项招标方式备注公开邀请1一、设计招标1、建安设计总包分包21.1中水机房设计1.2弱电设计341.3园林庭院设计1.4玻璃幕墙设计1.5其他专业设计2、精装修设计二次3、市政及附属工程设计3.1热力站设计56789101112131415163.2有线电视外线设计3.3电信外线设计3.4电力外线设计3.5雨污水道路设计3.6绿化设计3.7热力外线设计3.8天然气外线设计17二、工程招标1、地址勘察设计施工1819202122232、土石方3、建安工程总包分包3.1消防工程3.2室内天然气工程3.3立体停车设备工程3.4电梯工程24252627282930313233343536373839404142434445464748495051525354553.5变配电工程3.6弱电系统集成工程1通信系统工程2有线及卫星电视工程3综合布线工程4安全防范系统工程5建筑自动化管理工程6多媒体环境与展示3.7信息网络系统工程3.8中水工程3.9热力站工程3.10暖通空调工程4、精装修工程4.1主体精装修工程4.2公共区精装修工程4.3中庭精装修工程4.4玻璃幕墙工程4.5石材幕墙工程4.6钢结构工程4.7装修土建结构工程4.8其他装饰分包工程5、市政及附属工程5.1热力外线工程5.2有线电视外线工程5.3电信外线工程5.4电力外线工程5.5市政雨水、污水工程5.6园林绿化工程5.7自来水外线工程5.8天然气外线工程5.9道路工程5.10室外照明及光彩工程56三、设备招标1、空调设备5758596061626364651.1冷却塔1.2冷水机组1.3空气调节设备2、电梯3、配电设备4、照明灯具5、卫生洁具6、防火门、安全门7、水泵66四、材料招标1、装饰材料671.1装饰石材6869701.2地砖注：招标方式根据国家和地方招标管理办法的要求，结合招标子项的投资金额确定。(5)制定招标采购的里程碑计划表2-6所示为××工程建设项目招标工作里程碑计划(7)招标采购的责任分配矩阵P53根据招标采购工作的任务要求，制定招标采购工作的责任分配矩阵表，清楚列出招标任务有关部门或个人，并明确表示出他们在招标工作中的关系、责任和地位。表标工作的责任分配矩阵。2-7为xx工程招表2-7XX工程招标工作的责任分配矩阵表责任人项目WBS项目经理报建人员造价工程师工程技术人员唱标人员资料员招标准备111编制招标计划D112编制招标文件D113招标方式备案IXCCXXX114编制标底或限价DIX115招标文件备案IXD招标121招标公告DXdX122资格预审文件DXX123确定资格预审DXd124招标文件D125投标准备会d开标评CXX标131组建评标委C132开标准备DXd133开标KDCd134评标Xddd135评标报告dDX定标备案141中标候选人公示142招标情况报告IDddX143招标备案IdX144中标通知书IdX签订合同151编制合同文件DCCX152协助合同谈判dd153合同备案ICCX154投标与履约保证金DXd注：X执行工作；D单独或决定性决策；d部分或参与决策；C必须咨询的；I必须通报的。3)招标采购人力资源负荷图。根据表2-9xx厂迁建项目施工招标工作的人力资源计划数据，2-6所示。作出项目招标工作的人力资源负荷图，如图(9)招标采购的费用估计P551)招标采购费用的估计。招标工作费用估计指的是预估完成招标采购所需资源(人力、材料、设备等)费用的近似值。当招标采购在一定的约束条件下实施时，价格的估计是一项重要的工作，招标采购费用估计应该与招标工作质量的结果相联系。2)招标采购工作费用估计的主要依据。包括：工作分解结构(WBS)。资源需求计划。资源价格。工作的延续时间。历史信息。包括项目文件、可共用的项目费用估计数据库等。3)招标采购费用估计例如。xx工程招标合同收入与发售标书收入计划表，如表2-10所示。表2-10xx工程招标工作的收入计划表P56招标工作合同收入金额招标文件合计备注数量单价小计1.工程设计3500052001000360002.地质勘探300006201200312003.工程监理30000122002400324004.工程造价30000102002000320005.建安工程招标48000060800480005280006.设备招标7.材料招标小计6050002520050005000303009000900068600总计673600xx工程招标工作的成本费用计划表，如表表2-11xx工程招标工作的成本费用计划表2-11所示。P56类别分类别数量人·天单价元天小计元备注一、人力资源项目经理14050070000工资小计：234500元工程技术人员8235028700造价工程师15340061200招标人员27720055400辅助人员19210019200二、社保福利费三、专家评标四、办公费用汽车费用93800按工资的405050025000差旅费5000办公费合计：44800元20000开标室租赁费标书制作费五、管理费用六、税金15000480055860工资+办公x2060000按合同的10七、总成本513960八、合同收入合同605000673600元标书发售68600九、利润利润二总收入总成本利润率二利润收入159640利润率23.7(8)招标采购的人力资源计划P541)人力资源计划的编制依据。包括：招标采购工作分解(WBS)。招标工作分解结构明确了招标采购实施各阶段工作所需资源的基本情况，是人力资源计划的重要依据。招标采购工作进度计划。这是制定人力资源计划的基础，过招标工作的进度可以明显看出。每项招标工作何时需要多少人通历史信息。历史信息记录了先前类似招标工作使用资源的需求情况。人力资源安排描述。2)招标采购人力资源计划例如。见表表28xx工程招标人力资源需求28、表29。P54招标工作项目经理工程技术人员造价工程师招标人员辅助人员小计人数人·天数人数人·天数人数人·天数人数人·天数人数人·天数人数人·天数1.工程设计1103122201201208822.地质勘探1101413115155373.工程监理110152101101106454.工程造价110262101121127505.建安工程1603154802130165113506.设备120630315250260141737.材料1202103152401209105合计人·天数14082153277192844表2-9xx厂迁建项目施工招标工作的人力资源计划P54工作阶段及内容人力资源需求量天项目经理工程技术人员造价工程师招标人员资料员备注1签订委托代理合同555552收集资料1031510103需求分析531025104编制招标计划531555编制招标文件335206编制标底或限价7招标文件报审8招标公告39发售标书333202010110333310组织踏勘现场211澄清与修正212答疑、标前会213开标、定标3225225223314合同谈判5355515招标备案55516投标与履约保证金35小计60158013065