某知名百货集团供应商管理手册(二).docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第9页 共9页某知名百货集团供应商管理手册（二）三、签订合同 1 本公司供应商合同包括：代销合同、购销合同、租赁合同和合作经营合同。 2 合同抬头 2.1 甲方：本公司注册名称 法定代表人：由甲方法定代表人亲笔签名。 地址：填写甲方详细的联系地址。 2.2 乙方：供应商填写乙方公司注册名称 法定代表人：乙方法定代表人亲笔签名。 地址：填写乙方详细的联系地址 2.3 合同编码：在合同审批完成后，由甲方采购部相关人员填写合同编号。 2.4 供应商编码：新供应商开户时，由甲方采购相关人员填写供应商编码；已开户供应商，由甲方或乙方填写已有供应商编码。 3 重要条款说明 3.1 购销合同 3.1.1 结算条件 a. 结算方式：货到 XX 天付款、 XX 天结算。采购和供应商可具体洽谈协商确定其他结算方式，但必须在合同中注明。本公司主要采取月结方式与供应商进行结算，即本月货款在下月结算，结算对帐期一般为每月 10 至 20 日，详见供应商结算。 b. 结算地：以行政城市为单位，与送货地相关，即货送哪个城市就在送货地区结算中心结算，比如：经配送中心配送的商品，结算地为 XX 。 3.1.2 促销条件。为了促进乙方商品的销售，甲方要求乙方每年提供一定的促销支持，由甲乙双方洽谈确定商品的年促销计划，乙方应保证促销期内有足够的货源支持。 3.1.3 送货条件。由采购员与乙方洽谈确定乙方商品的销售范围及其送货方式： a. 销售范围：以“行政城市”为单位指定，每个销售城市需指定对应的送货方式与送货地。 b. 送货方式：共有三种类型。直送、直通、配送。 c. 送货地：共有三种选择。分店、配送中心和中转仓。送货方式为直送时，对应的送货地是分店；送货方式为直通或配送时，对应的送货地须明确是哪个货仓（配送中心或中转仓）。 3.1.4 商品退货。共三种：退货，损坏商品一律退回供应商；换货，损坏商品一律通过与供应商更换的方式处理；报损，损坏商品由甲方负责处理，供应商提供一定的折扣补偿。只有不容易坏损、过期的商品才允许洽谈坏货折扣，对于易坏损商品的处理只能选择“退货”或“换货”两种处理方式。 3.1.5 合同有效期限。合同续签工作在每年 1 月到 X 月之间进行，合同生效日期在 9 月 X 日之前的，合同截止日期应在第二年 X 月 X1 日；合同生效日在 10 月 1 日 以后的，合同截止日期应在第三年的 1 月 X1 日。 3.2 代销合同 3.2.1 结算条件。代销结算方式有： XX 天结算、倒扣 XX 天结算 + 倒扣率（指商品实际发生销售月份后 XX 天，本公司根据代销合同中规定的倒扣率和按照结算帐期要求与供应商进行结算）。采购与供应商可具体洽谈协商确定其他结算方式，但必须在合同中注明。 3.2.2 其他条款参见购销合同。 3.3 租赁合同 3.3.1 合作经营项目：详细填写合作经营项目所在分店的名称、楼层，明确合作经营项目的经营面积。 3.3.2 租赁期限。即为乙方租赁开始之日起至租赁截止日的有效期限，具体时限请参照代销合同。 3.3.3 租金。按每月计算，一年以十二个月为准，收银方式有两种选择：自收银（由乙方自行收银）和代收银（由甲方统一收银）。 3.3.4 管理费用。供应商必须在规定的时间内交纳租金、管理费、水电费等相关费用，针对逾期不交现象，本公司有权单方解除合同。 3.3.5 水电费收取方式。有两种方式选择： 1. 如乙方安装有独立的水表和电表，则按抄表数和公共分摊部分之和收费（甲方为乙方安装独立的水表和电表，费用由乙方承担）； 2. 如乙方未安装独立的水表和电表的，即按分摊的部分收费。 3.3.6 租赁保证金和水电押金。所有乙方必须交纳租赁保证金和水电押金。 3.3.7 双方责任。若甲方代为乙方装修，为确保租赁项目顺利展开，乙方应于营业之日起 6 个月内全额向甲方支付装修费，并在合同中明确装修费金额。 3.4 合作经营合同 3.4.1 合作经营项目：详细填写合作经营项目所在分店的名称、楼层，明确场地经营面积。 3.4.2 合作有效期限：合作有效期限即为合同生效日算起至合同截止日的有效期限；具体时限请参照租赁合同。 3.4.3 结算方式：乙方应于每月固定期间（一般情况下为当月 12 日 -22 日），凭增值税发票与甲方办理上月营业结算。 3.4.4 费用条款 a. 定金：双方签定合同之后，乙方应向甲方支付一定的金额作为履约定金。 b. 装修费：为确保合作经营项目按正常时间完成，乙方应向甲方支付全额装修费，并在合同中明确支付时间。 c. 冷冻柜使用费、电费：若甲方为乙方提供冷冻柜，乙方应交纳一定的冷冻柜使用费及相应的电费。 d. 促销折让费：为提升商品销售额，甲方每年会开展各项针对性强的促销活动，有效地促进商品销售的同时，也不断为乙方创造利润，因此，乙方应给予一定的让利折扣。 3.4.5 双方权利义务：促销人员：乙方在合同中明确向甲方提供促销人员的名额。 3.5 合作经营合同 3.5.1 合作经营项目：详细填写合作经营项目所在分店的名称、楼层、位置，明确场地经营面积。 3.5.2 合作经营方式：明确合作经营项目的商品范围和商品品牌。 3.5.3 合作有效期限：合作有效期限即为合作起始日至合作截止日的有效期限。 3.5.4 双方权利义务：装修工程：为保证合同经营项目顺利开展，合作双方协商确定施工方案后，乙方应明确完成装修工程具体时间，如未按期完成装修工程，乙方应向甲方支付一定营业损失及相关费用。 3.5.5 结算方式：合同双方协商确定核对货款结算的期限。双方确定甲方收到乙方开具的增值税发票后向乙方的付款期限；根据乙方每月销售额不同的幅度，双方协商确定不同的折扣，乙方需向甲方支付一定金额的履约保证金，并在合同中明确支付时间。 3.5.6 相关费用： a. 装修费：若合作经营项目属甲方装修，乙方应向甲方支付装修费，具体金额由采购员与乙方洽谈确定。 b. 进场费：本公司对新引进的供应商要求支付进场费，费用收取标准：销售范围越广，费用收取标准越高，即区域销售供应商 - 业态销售供应商 - 城市群 - 城市供应商。 c. 折让费：所有供应商必须提供一定的折让优惠。 d. 促销费：对于甲方开展的促销活动，乙方应给予一定的支持。 e. 仓储费：若乙方经营的商品需甲方储存，则乙方应向甲方支付一定金额的商品仓储费用。 f. 新店庆贺费：甲方要求乙方对新店提供一定的支持和赞助。 3.5.7 销售形式：包括基本码和条码两种销售形式，双方洽谈确定一个销售形式。 4 合同附件与说明 4.1 合同附件作为合同正式文本的补充与细化，是各类合同正式文本不可分割的部分，与正式文本具有同样的法律效力。在上述五类合同中，代销合同、购销合同和合作经营合同分别附有两个附件：“供应商基本情况”和“供应商贸易协议”。 4.2 附件一：“供应商基本情况”。上述三种合同的合同附件一供应商基本情况所含内容相同，均包括以下几部分： 4.2.1 抬头：采购员根据供应商情况选择合适的选项： a. 确定供应商供货分店所属业态：在合适的方框内打勾、可复选； b. 确定合同签定性质：在合适的方框内打勾； c. 品类部门：包含生鲜采购部、食品采购部、软百货、硬百货 d. 品类名称：供应商供应商品所属品类（通常为大类）名称 4.2.2 供应商性质：采购员根据供应商情况选择合适的选项： a. 请填写收款单位的税务登记号； b. 供应商类型：若无对应的选项，在其他项目中以文字说明。 c. 采购渠道分三种类型： 全国：供全国范围（跨两个以上地区）销售的商品； 区域：供区域内（跨两个以上城市群）销售的商品，需注明区域，如：华南区、华东区、华北区； 城市群和城市：只供本城市群（可跨城市群内多个行政城市）销售的商品，需注明城市群或城市，如：华南区的 XX 城市群。 d. 公司结构：若无对应选项，在“其他”列以文字说明。 4.2.3 供应商地址：有关供应商汇付款的地址，供应商根据实际情况认真填写，需填写清楚、完整、准确。 4.2.4 供应商联系方式：供应商其他通讯方式，供应商应根据实际情况认真填写。 4.3 附件二：“供应商贸易协议”。主要涉及合同正文中提到的各种费用，标明各种费用的明细，代销合同与购销合同的附件二基本相同，合作经营合同的附件二与其他两个不同。 4.3.1 代销与购销合同的附件二内容：主要包括三部分：折扣、进场费、赞助费、返利等。 4.3.2 合作经营合同的附件二内容：该附件以表格形式列示各分店应收取的标准费用，扣点指按照销售额大小提取折扣的固定比例；若销售额低于保底金额，按照保底金额确定折扣额；建设费按照销售面积均摊，具体金额双方协商确定。 4.4 合同续签 合同到期后，经双方协商同意继续合作的，需续签合同。若乙方对以前所签合同的结算内容和金额存在任何异议，乙方须于续签新合同之前提出，并与甲方协商异议内容的解决方案及确定相关条款。自新合同生效之日起，即视同双方已经不可撤消地同意和确认双方以前所牵合同的各项结算内容和金额，乙方无权就双方以前所有已结算部分提出异议。 四、对帐结算 1 货款结算事项 1.1 结算方式：购销、代销（含合作项目和租赁档口） 1.3 各结算方式的具体结算时间安排 1.4 日常业务处理时间：日常业务处理（主要指：打印代销结算汇总表、购销对帐、增值税发票接收等）时间为每月的 12 日 -22 日（遇节假日顺延 1 天）。购销货到付款可随时进行对帐、接收发票进行结算。 2 结算要求和原则 2.1 结算要求：供应商结算货款时请按照合同、协议条款，核对帐款，扣除或交清所有费用后才能结款。 2.1.1 供应商首次提供增值税发票结算时，请携带以下证件的原件并交纳复印件一份存档备查： a. 增值税一般纳税人资格证书； b. 增值税发票领购本； c. 营业执照副本； d. 税务登记证副本（国税）； e. 供应商合同（购销供应商请提供合同复印两份存档备查）。 2.1.2 代、购销供应商签订合同后，首次结算时请在当月 1-11 日凭公司证明前往结算中心办理结算卡、物料卡，办理时需先在出纳窗口缴纳工本费。 2.1.3 结算卡、物料卡按结算地办理、使用，不能跨地区办理和使用。一个供应商编码只能办一张结算卡，可办多张物料卡。 2.2 结算原则：以供应商送货的物流模式为结算原则，直送的在当地结算，配送的在 XX 结算，目前二级公司暂不实行代付款。具体分为： 2.2.1 直送中的购销：供应商在二级公司对帐、结算，发票开给二级公司； 2.2.2 直送中的代销：供应商在二级公司打印结算汇总表、结算，发票开给二级公司； 2.2.3 配送（直通）中的购销：供应商在 XX 公司对帐、结算，发票开给 XX 公司； 2.2.4 配送（直通）中的代销：供应商在 XX 公司打印结算汇总表、结算，发票开给 XX 公司。 3 扣项数据来源 以签署的合同、书面协议，按实际发生交易作为收取依据。按扣取方式分为固定扣项和临时扣项，固定扣项是指按结算金额的百分比扣取的扣项，如 1.8% 的折让；临时扣项是指按固定金额扣取的扣项，合同中规定或零星扣款，由采购部门、分店传财务扣款。 按需不需开税票可分为扣项一和扣项二，供应商对扣项一可不开增值税发票，对扣项二必须要开增值税发票。 4 结算时间 4.1 代销（含档口）货款结算：每月 12-22 日，供应商持结算卡到结算中心刷卡打印结算汇总表，并查询扣项清单，开具增值税发票交窗口，收票员审核无误后，开具“接受发票回单”（注明付款时间、发票张数）给供应商。 对 15 天结算的合作档口（含租赁供应商），每月 16-X1 日结算本月上半月（ 1-15 日）的销售金额，下半月货款在次月 12-22 日进行结算。 4.2 购销货款结算：每月 12-22 日为双方对帐时间，供应商请凭送货清单按送货时间、地点列出购销对帐表（供应商直送哪里就在哪里对帐）。对帐内容：验收单、退货单、调价单，对帐表交结算中心购销对帐员审核后，将注明本期可结算金额和供应商应付各项费用。供应商凭对帐结果开具增值税发票，连同对帐表、送货清单到结算中心收票窗口交票结算，并查询扣项清单。 4.3 购销货到付款供应商，请按照合同规定的结算天数（例：购销 10 天的在送货 10 天后对帐）列出已到期可结算金额的购销对帐表，交结算中心对帐员审核后，将注明本期可结算金额和供应商应付各项费用。双方确认结算数据一致后，供应商开具增值税发票，连同对帐表、送货清单交购销对帐员进行结算，并查询扣项清单。 4.4 付款时间：每月 12-22 日接收的发票，原则上应安排在每月的 24 日到下月 5 日期间支付货款。 5 付款程序 5.1 发票接收 5.1.1 供应商交票前请先自行检查发票，检查内容包括： a. 所开发票金额、税率和结算汇总表（对帐表）中的金额和税率是否一致； b. 大小写是否相符，全部联次的内容是否一致； c. 有无加盖发票专用章或财务专用章，税务局代开发票还需加盖税务局代开章； d. 将发票虚线以外的两边打孔区撕去。 5.1.2 代销（含档口）供应商将结算小条、增值税发票订在一起；购销供应商将已经对帐人员签字确认的对帐单、增值税发票、送货清单（按要求格式折叠）订在一起。供应商在规定的业务处理时间内递交发票，并需在“供应商票据接收登记表”上进行登记，登记内容包括：供应商编码、供应商名称、发票类型、发票起止号码或发票张数、联系人、联系电话等 5.2 领取支票、查询付款情况：供应商凭结算卡、“供应商接收发票回执”联到出纳窗口刷卡确认，并在支票存根联上签字后，出纳人员会将支票和收据（供应商可凭收据换取发票）交给供应商。通过网上银行支付的不需前来领取支票，本公司会直接转帐给供应商。至此，货款结算完毕。 6 其他业务 6.1 代销对帐 代销供应商每年对一次帐（对帐期限不低于一年），供应商按规定的格式填写供应商代销往来对帐表。往来帐经双方确认后，双方盖章后各自保存一联，如有特殊情况应予以说明。 6.2 对帐差异及有争议扣项处理方法 6.2.1 验收、退货差异：供应商在每月对帐期结束后请提供送货清单列明进价金额，交结算人员进行核对，查明原因分情况进行处理。由于时间性差异导致的，下月予以结款；由于验收数量错误，经分店确认并按正常手续补单调整后予以付款；进价金额错误的，由采购部门与供应商核对，需要调整的待相关手续办完后由财务部调帐予以付款。 6.2.2 调价、促销差异：结算人员将调进价单、促销清单交供应商，由采购部门与供应商核对，需要调整的待相关手续办完后由财务部调帐予以付款。 6.2.3 有争议扣项：对有争议的扣项全部由采购部负责处理，如需退还的扣项，由采购部门办理完相关手续后，结算人员将有争议的扣项予以付款。 6.3 现金（支票）支付扣项管理 对于不能接受从货款中扣除扣项的供应商，经采购部确认后并提供供应商费用缴纳协议的，注明付款期限，财务部门将遵照名单不扣款。对逾期未处理的供应商，将在下一个结算期扣款。 6.4 汇票管理 6.4.1 商业承兑汇票管理：供应商与采购部门协商签订协议，到期货款以商业承兑汇票支付，持“接收发票回单”到出纳取汇票。 6.4.2 银行承兑汇票管理：供应商与采购部协商签订协议，到期货款以银行承兑汇票支付。供应商在收到银行承兑汇票前要将等值的增值税发票提交结算中心，持“接收发票回单”到出纳窗口取汇票。 6.4.3 汇票即将到期时，已开出承兑汇票总额，如供应商仍未使用，可从下次货款中扣除或由供应商在规定时间内将余额，逾期未收到余款，将会支付违约利息；承兑期间所有扣项费用以支票形式缴纳。 第 9 页 共 9 页