新奥集团会议管理制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第13页 共13页新奥集团会议管理制度1 目的为规范会议管理，使会议精简高效，更好地为企业经营管理服务，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于集团公司和各成员企业。3 归口管理部门及管理职责3.1集团办公室与各成员企业综合办公室为会议统筹安排的归口管理及会议决议落实和跟踪催办部门。3.2集团办公室负责集团公司及各职能部门召集的全局性会议的统筹安排与协调，各职能部门在召开有关会议之前，必须先报集团办公室。3.3各成员企业综合办公室负责本企业全局性会议的统筹安排与协调。4 会议审批程序4.1新奥集团股东大会、董事会、监事会以及督委会所召开的会议，由董事长办公室负责筹备和安排，并报董事长审定，相关职能部门协作配合。4.2新奥集团员工大会、企业执行委员会会议、总经理办公会、全局性生产经营例会、专业会议、职工代表大会、党员代表大会、共青团代表大会由相关职能部门筹备和安排，集团办公室协调会签后报集团总经理审批。4.3各成员企业涉及全局性的各类会议，由相关职能部门筹备和安排，报企业总经理审批。5 会议原则5.1 精简高效原则 即企业无论召开什么会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率，尽量缩短会议时间，防止拖拉扯皮现象。5.2 周密准备原则 即企业会议无论大小，都应有充分准备，会前围绕会议的议题和目的进行调查研究，掌握情况，准备好有关文件和材料。开会不搞突击，不开无准备的会议。5.3 厉行节约原则 即企业会议特别是大中型会议要厉行节约，不讲排场、不追求形式，不准借机游山玩水、大吃大喝或滥发纪念品等。5.4 严肃认真原则 即企业会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，一是要有纪律观念，不迟到不早退、不开小会、不干杂事, 专心致志、精神集中。二是尊重同志，发生争论时要心平气和、以理服人, 严禁不文明举止。三是谦虚谨慎, 虚心接受他人意见，有错就改。6 会议组织筹备程序6.1拟订会议方案。包括会议目的、内容、议题、文件、时间、地点及参加人员等，并下发通知。6.2会议议程安排。包括会场和主席台的布置、主持人和发言人的顺序安排、分组讨论、分会场的安排等。6.3会议会务安排。明确食宿标准，安排交通、食宿时间和地点。准备会议用横幅、标语、音响设备、录音摄像设备、投影幻灯设备、签到簿和记录纸笔，以及会议须知、保密要求、出席证、茶水饮料、水果、花木等。6.4会议决议、纪要及催办。会议形成的决议、纪要包括会议基本事项，重要结论，要采取的措施及落实举措的单位和人员。催办单位会后要跟踪检查、督查办理单位的具体落实措施与结果。7 会议类别 会议主要包括股东大会会议、董事会会议、监事会会议、员工大会、企业执行委员会会议、总经理办公会、生产经营例会、专业会议、党员代表大会、职工代表大会和共青团代表大会等。8 股东大会会议8.1股东大会由新奥集团股东组成, 是新奥集团的最高权力机构，依法行使职权。8.2股东大会会议应当每年召开一次。有下列情形之一的，应当在二个月内召开临时的股东大会会议： (1) 董事人数不足法律规定人数或公司章程所定人数的三分之二时。 (2) 公司未弥补的亏损达股本总额三分之一时。 (3) 持有公司股份百分之十以上的股东请求召开时。 (4) 董事会认为必要或监事会提议召开时。8.3股东大会会议由董事会依照法律负责召集，由董事长主持。董事长因特殊原因不能履行职务时，由董事长指定副董事长或其他董事主持。8.4召开股东大会会议，应当将会议审议的事项于会议召开三十日之前通知各股东。临时股东大会会议不得对通知中未列明的事项作出决议。8.5股东大会会议研究和决策的主要问题8.5.1决定公司的经营方针和投资计划。8.5.2选举和更换董事，决定有关董事的报酬事项。8.5.3选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项。8.5.4审议批准董事会和监事会的报告。8.5.5 修改公司章程。8.5.6其它重要事项。9 董事会会议9.1新奥集团设董事会，董事会设董事长一人，副董事长一人。9.2董事长负责召集、主持董事会会议，董事长因故不能主持会议时，由董事长指定的副董事长或董事代为主持。9.3董事会会议每年度至少召开二次，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。9.4董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可进行。董事会会议作出决议，必须经全体董事的过半数通过。9.5董事会会议应由董事本人出席。董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席董事会会议，委托书中应载明授权范围。董事会应对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。 9.6董事会会议研究和决策的主要问题9.6.1股东大会决议的执行。9.6.2集团公司经营计划和投资方案的决定。9.6.3集团公司年度财务预决算方案的制订。 9.6.4集团公司利润分配方案和弥补亏损方案的制订。9.6.5集团公司增加或减少注册资本的方案的制订。9.6.6集团公司发行公司债券方案的制订。9.6.7集团公司合并、分立、解散方案的拟订。9.6.8集团公司内部管理机构设置的决定。9.6.9其它重大事项。 10 监事会会议10.1新奥集团设监事会，监事会由股东代表和适当比例的公司职工代表组成，具体比例由新奥集团章程规定。董事、经理及财务人员不得兼任监事。10.2监事会会议研究和决策的主要问题10.2.1检查公司财务10.2.2对董事、经理执行职务时违反法律、法规或公司章程的行为进行监督。10.2.3当董事和经理行为损害公司利益时，要求董事和经理予以纠正。10.2.4提议召开临时股东大会。10.2.5公司章程规定的其它事项。 11 员工大会11.1员工大会是企业领导与员工广泛沟通的民主大会。11.2员工大会原则上一年召开一次，即每年年初召开“总结暨动员”大会，年中可根据实际情况临时动议召开。11.3员工大会由各公司总经理提议召开，办公室具体组织实施，公司总经理主持，总经理因公出差或由于其它原因不能主持会议时，由总经理委派其他副总经理主持，由办公室指定专人负责记录并整理会议纪要。11.4员工大会的主要议题是： (1) 总结上一年度的全面工作，包括责任目标的完成情况、成就与问题、 经验与教训等。 (2) 宣布下一年度的经营管理目标与工作计划、实现目标和完成计划的途径与举措、优劣势分析和资源的优化配置要求等。 (3) 宣讲企业的奖金分配方案、福利措施和其他事关员工切身利益的重大事项。 (4) 宣布表彰和任免决定。 (5) 员工大会召开之后，党工团组织应针对其主要内容，采取个别采访、座谈、调查表等方式听取广大员工对大会议题的意见，反馈给公司领导。 12 企业执行委员会会议12.1企业执行委员会（简称执委会）为新奥集团最高经营管理机构，由集团公司领导、集团公司有关职能部门和集团有关成员企业领导组成，并由集团公司总经理担任执委会主席。12.2执委会会议分两种，一种为常务委员会议，一种为执委会全体会议。12.3执委会常务会由集团公司总经理、副总经理、三总师、执委会秘书长、燃气控股公司总经理和副总经理组成。12.4执委会会议的召集12.4.1执委会会议由执委会主席根据工作需要召集并主持。12.4.2执委会常务会议原则上每月召开一次。时间为每月的第一个星期日。因工作需要或特殊情况可临时或在廊坊以外的其它合适场所召开。12.4.3执委会全体会议每季度举行一次，时间为每季度末的适当时间。12.4.4主席因公出差或由于其它原因不能主持会议，委派集团公司副总经理主持，临时担任会议主席。12.5执委会全体会议研究和决策的主要问题12.5.1审议集团战略规划、年度或季度经营计划和目标、集团年度工作总结和动员报告、集团财务预决算报告。12.5.2审议集团管理体制与管理机构设置。12.5.3审议重大投资计划和方案；审议重大新技术、新工艺、新设备的推广实施方案。12.6执委会常务会议研究和解决的主要问题12.6.1审议、通报、交流和确定集团阶段性重点工作。12.6.2审议、研究重要的经营管理方面的专项工作。12.6.3审议并决定集团副经理级及以上管理干部的任免。12.6.4审定员工薪酬、奖惩制度和方案。12.6.5主席提出的其他议题。12.7执委会会议的准备12.7.1执委会会议议题由执委会成员根据分管的工作和执委会研究、决策事项的范畴提交执委会秘书处，执委会秘书长领导秘书处工作。12.7.2执委会秘书处对提交和搜集到的议题进行整理后，报主席审定具体议题和会期。12.7.3执委会秘书处负责会议的通知和会务准备。无特殊原因，各执委必须参加会议；有特殊原因，必须向主席请假。12.7.4为提高会议效率，各议题在上会讨论之前由主讲人提前准备相关资料。执委会秘书处负责资料的分发。12.8执委会议题的研究与决策12.8.1执委会议题的研究和决议的形成采取民主集中制的方式，先由主持人或主讲人介绍议题的基本情况，经过民主讨论，最后由主持人归纳并形成决策意见。12.8.2各执委会在议题讨论、表决中的发言应简洁明了；每项议题的讨论时间由主席掌握。12.8.3执委会研究决定的事项，要明确承办人和时限。12.8.4执委会会议纪要由执委会秘书处负责整理，由主席签发，执委会会议纪要应在会后三日内发至各执委。12.9执委会决议的实施、检查和信息反馈12.9.1各执委应严格遵守会议保密制度。12.9.2对执委会决定事项，承办单位要认真贯彻落实。12.9.3由执委会秘书处负责执委会决议的督办，并及时跟踪、反馈实施过程中的有关信息。对督办过程中发现的重要情况，调查落实后，要及时向有关领导汇报。13 总经理办公会13.1 总经理办公会为总经理处理日常事务、协调各部门关系、检查和部署专项工作的会议，同时也是集体研究解决企业重要生产建设、经营管理问题的会议。13.2 总经理办公会为不定期会议，根据实际需要临时召集。会议由总经理召集并主持，总经理外出或由于其他原因不能主持会议时，由总经理委托一位副总经理主持。13.3 总经理办公会议题的产生分为总经理提出、办公室收集和各职能部门、各经营单位提议三种形式，最后由办公室归纳并交总经理审定。13.4总经理办公会议的参加人员为企业经理班子成员，包括总经理、副总经理、总师和总经理助理。根据议题需要，也可扩大或缩小，会议由办公室负责记录并整理会议纪要。13.5总经理办公会议题的研究和决议的形成采取民主集中的方式，参会人员在会议进程中应实事求是，积极发言，在达不成一致意见时，应以公司的整体利益为重。每个议题都要由主持人归纳并形成最后的决议。13.6 总经理办公会研究和解决的主要问题。13.6.1协调各部门、各单位在工作进程中遇到的需其他部门配合解决的问题。13.6.2重要经营管理问题及解决方案。13.6.3审议企业部门领导人员的调整及奖惩。13.6.4审议企业管理机制和工资、奖金调整方案。13.6.5总经理关于专项工作的部署。13.6.6总经理提出的其它议题。13.6.7听取有关单位关于专项问题的报告并商讨解决办法。13.7总经理办公会议决的事项，各单位应认真研究，协调配合，落实到位。办公室负责议决事项的催办、督办，并及时跟踪反馈实施过程中的信息，发现重要情况，经调查落实后，向有关领导汇报。13.8 下列问题不提交总经理办公会研究： (1) 在职权范围内应该解决和决策的问题。 (2) 部门或领导之间彼此能够互相协调解决的问题。 (3) 尚未形成成熟意见的方案或问题。14 生产经营例会14.1 生产经营例会是企业通报生产经营情况和安排生产经营工作的会议。14.2 生产经营例会的参加人员为企业经理班子、各部门与各单位负责人及有关人员。14.3 生产经营例会每月召开一次，具体时间为每月的上旬。14.4 生产经营例会由总经理主持，总经理外出或由于其他原因不能主持会议时，由总经理指定一位副总经理主持。14.5 生产经营例会的主要内容：14.5.1听取各单位上月的生产经营情况汇报。14.5.2安排本月度的生产经营工作，明确任务、进度和职责。14.5.3协调解决生产经营有关问题。14.6 生产经营例会由各公司经营管理部门负责记录和整理纪要，并对会议决定事项进行督办、检查并及时反馈有关信息。15 专业会议15.1 由集团公司各职能部门、各成员企业在本系统内召开的业务会议称为专业会议。15.2 专业会议为不定期会议，由各职能部门、各成员企业根据业务实际需要召开。15.3 专业会议由专业主管部门召集，并由专业主管领导主持，参加人员为不同层次的领导和专业人员。15.4 专业会议的主要内容：15.4.1商讨、解决本业务领域内存在的问题。15.4.2业务工作安排和指导。15.4.3学习、交流工作经验。15.4.4介绍、学习新知识、新技术、新方法等。15.5 专业会议本着改进工作方法，提高工作效率的原则，对事关业务活动的重大问题作出决议，议决事项由会议的召集部门负责检查、落实。16 党员代表大会16.1召开党员代表大会目的。 加强党的建设，贯彻党的民主集中制原则，发扬党内民主，促使党内政治生活更加民主化、正常化，进一步提高党的战斗力，保证党的路线、方针、政策的贯彻执行。16.2党员代表大会原则。 党员代表大会是指由党的基层委员会、总支部委员会或支部委员会召集的，由基层组织全体党员参加的会议。党员人数在五百以下的基层组织，进行换届选举，一般应召开党员代表大会。进行选举时，到会的党员人数必须超过应到会党员人数的五分之四。16.3会议准备程序。16.3.1起草关于召开党员代表大会的决定（草案）。16.3.2召开党员会全体会议，讨论决定召开党员代表大会的有关事项。16.3.3向上党组织呈报关于召开党员代表大会的请示。16.3.4下发关于召开党员代表大会的通知。16.3.5做好召开党员代表大会的通知。16.3.6指导好党组织做好选举代表的工作。16.3.7审查选举程序和代表资格。16.3.8起草党的委员会工作报告。16.3.9组织酝酿、推荐下届党的委员会（纪律检查委员会常委）、书记、副书记候选人。16.3.10向上级党组织呈报下届党的委员会候选人、预备人选的请示。16.3.11提出党员代表大会主席团和大会秘书人选建议名单（草案）。16.3.12起草选举办法。16.4正式会议程序16.4.1举行党员代表大会开幕式。16.4.2宣布大会开幕词、奏国际歌。16.4.3上届党的委员会负责同志做工作报告。16.4.4新一届党的委员会负责同志做工作报告。16.4.5分组讨论（分钟）把修改意见报上，能采纳的进行修改。16.4.6讨论通过选举办法草案。16.4.7讨论通过下一届预选候选人名单。16.4.8推选监票人人。16.4.9通过监票人名单。16.4.10召开党员代表大会进行选举。16.5正式会议主要工作。16.5.1清点到会人数，看是否达到会议有效人数。16.5.2发放选票，检查发出的选票是否与到会人数相符。16.5.3投票，投票完毕后休会。16.5.4计票，首先清点收回的票数同发出的票数是否相符，确定党的委员会第一次全体会员召集人。16.5.5由总监票人向大会报告选举结果。16.5.6大会执行主席宣布新当选的委员名单。 17 职工代表大会17.1召开职工代表大会目的。 参照全民所有制工业企业职工代表大会条例和中华人民共和国全民所有制工业企业法等有关法规规定，全面推进企业职工民主管理工作，充分发挥职工的民主管理意识和民主参与积极性，增强企业活力，提高经济效益。17.2职工代表大会原则。 为体现职工代表大会监督作用，确保职工代表参政议政，民主监督权力的充分行使，将具有一定代表性的职工按职代会要求比例推选上来，具体要求如下：职工代表大会的代表名额占公司职工总数的58左右，职工代表应有工人、技术人员、管理人员、领导干部和其它方面职工组成，其中领导干部一般为职工代表总数的五分之一。17.3职工代表推选条件。 凡是按照法律规定享有政治权利的本公司职工，均可当选为职工代表。条件如下：(1) 拥护党的改革开放政策，坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱公司。(2) 努力学习政治、科学、文化知识，不断提高思想政治觉悟、技术业务水平和参加管理的能力。(3) 积极参与我公司改革和各项民主管理活动，能正确处理国家、集体和个人三者关系。(4) 实事求是，坚持原则，办事公道，能密切联系群众，代表职工的合法利益，如实反映职工群众的意见和要求，认真执行职工代表大会的决议，做好职工代表大会交给的各项工作，能向职工宣传和落实职代会的决议和大会精神。(5) 遵守国家的法律、法规和集团公司的规章制度，以主人翁的态度努力完成生产（工作）任务，做好本职工作。17.4会议议程。17.4.1宣布大会开幕。17.4.2奏国歌、新奥之歌。17.4.3致开幕词。17.4.4集团公司总经理做年度工作总结和年度工作计划报告，并提请大会审议。17.4.5工会主席做年度工会工作总结报告。17.4.6宣读新奥集团各经营单位工作目标责任书。17.4.7宣读大会审议的其它内容。17.4.8分组讨论。17.4.9各组代表发言。17.4.10工会主席代表职工与企业签定集体合同。17.4.11公司领导讲话。17.4.12宣读倡议书。17.4.13致大会闭幕词。17.4.14大会闭幕。18 共青团代表大会18.1召开共青团代表大会的目的。 加强对共青团员的培养、教育、管理，充分发挥青年团员先锋队、突击队、生力军作用。18.2会前准备。18.2.1下发关于召开新奥集团共青团代表大会的通知。18.2.2指导好各单位做好选举代表的工作。18.2.3审查选举程序和代表资格。18.2.4起草团的委员会工作报告。18.2.5组织酝酿、推荐团的委员会成员。18.2.6向上级团组织呈报团委员会候选人、预备人选的请示。18.2.7提出共青团代表大会主席团和大会秘书组人选建议名单（草案）。18.2.8起草选举办法。18.3会议程序。18.3.1主持人宣布开幕。 18.3.2奏国歌。18.3.3致开幕词。 18.3.4选举。(1) 讨论通过选举办法草案。(2) 讨论通过下一届预选候选人名单。(3) 推选监票人人。(4) 通过监票人名单。(5) 清点到会人数，看是否达到会议有效人数。(6) 发放选票，检查发出的选票是否与到会人数相符。(7) 投票，投票完毕后休会。(8) 计票，首先清点收回的票数同发出的票数是否相符，由总监票人向大会报告选举结果。(9) 大会执行主席宣布新当选的委员名单。(10) 新一届团委会委员召开第一次团委会。18.3.5团委工作报告。 18.3.6宣读团委向全体团员发出的倡议书。 18.3.7公司领导讲话。18.3.8闭会，奏国际歌。 19 附则19.1本制度由集团办公室负责解释。19.2本制度自2001年7月15日起执行。返回 集团办公室管理手册目录.doc第 13 页 共 13 页