财务管理与控制流程.doc

财务管理与控制流程根据公司整体管理的需要，以及适应新的财务管理模式，现对直营店的财务管理与控制流程规定如下，各直营店要严格执行。一、备用金的管理1、管理目的：确保备用金的使用符合公司规定，确保账实相符，确保保管安全；2、管理流程：1备用金是公司或区域财务存放在成员店现场用于紧急备用或权限内使用的资金，主要包括现场财务备用金、收银点备用金、采购备用金等；2备用金的使用范围：收银点备用金适用于换零或者当班营业款不足以抵补当班应退客人押金时；采购备用金适用于酒店采购权限内的食品采购、零星采购等，采购物品验收后应填写备用金使用申请单，通过现场财务审核审核采购申请单、收货记录、发票等原始单据是否齐全、有效、店长签字后从财务备用金中补齐；采购频率不多时，可以不设采购备用金，先从现场财务处预先借款采购需店长签字，待采购后及时报账冲抵；财务备用金适用于零币换存及成员店授权内的日常费用报销一般指金额不超过2000元的招待费、交通差旅费、促销宣传费、佣金、员工活动费、零星采购、食品采购等、授权范围内的款项支付及紧急用款等；备用金必须专款专用，严禁挪作他用和私人借用；3备用金由公司或区域财务根据各成员店实际情况确定具体金额，保管人领取时需由店长、保管人共同签字，如保管人更换离职、换岗等那么要在归还相应金额的备用金后方可办理相关手续，店长离任交接时需确保备用金齐全且保管人能够正常保管的；4财务备用金由现场财务保管，根据公司下发的财务审批制度和流程，酒店在授权内需要动用时，由相关经手人申请，现场财务审核审核相关原始单据是否齐全、有效等，店长签批后现场财务付款；5现场财务应每日核对备用金，做到账实相符，并妥善保管已动用备用金的原始单据；6备用金余额不足时，由现场财务凭有效备用金使用单据到公司或区域财务总出纳处，补齐备用金为安全起见，可以开具相同金额的现金支票。3、托管店一般不适用。二、营业款的收取与缴款1、管理目的：确保营业款帐实相符、安全，并及时缴存银行；2、管理流程：1前台应配备投币式保险柜，并放置在监控能够覆盖的区域，其中钥匙一把由前台负责人保管，备用钥匙由店长保管，密码由现场财务掌握；2收银员在当班结束时，打印当班缴款报表，并放入缴款袋内；应将当班应缴现金整理有序放入缴款袋，并在钱袋封面分币种注明相应金额；将当班发生的信用卡消费和预授权确认单据整理整齐放入钱袋，并在钱袋封面注明相应金额；信用卡预授权应与账单一起装订上缴现场财务，不得丢弃；如当班收有支票，也应投入缴款袋，并在封面中注明金额；收银员应在缴款袋封面填写当班日期和区间，并签字确认；3前台应设置缴款袋投入和取出登记本，当班收银员将缴款袋封印完毕后，与接班人员一起将钱袋投入保险柜，且双方都要在登记本签字，注明投入的时间；在没有接班人员而需投币时，由前台负责人、值班经理等共同投币，并签字确认；4现场财务和行政人事负责人一起到前台，在前台负责人将钥匙插入保险柜后，现场财务使用密码开启保险柜，并取出前一天或前几天节假日时的所有缴款袋，当天的钱袋暂不取出；现场财务、行政人事负责人、前台负责人在登记本上注明取出钱袋的数量和哪位收银员哪班的缴款袋，并签字确认；钱袋取出后，现场财务要把保险柜密码锁打乱；5现场财务和行政人事负责人一起将取出的钱袋一起带回财务办公室，并在双方在场的清苦下，分袋开启钱袋，清查现金是否足额上缴，是否存在假币，信用卡单据、支票等单据是否齐全，金额是否与应缴款报表一致；如出现现金缺少或溢余、假币、单据不全等情况，应第一时间通知前台负责人，并要求其查明原因，原那么上应在当天下班前将结果反馈给现场财务；现场财务和行政人事负责人共同在当班收银员缴款报表中签字确认；6当日营业款收取完毕后，现场财务应及时缴存银行，营业款必须全额缴存银行，不得坐支，但可以将零币换成整钱；如营业款账实存在差异，也要先把收取的营业款及时缴存银行，待查明原因后及时补足；如酒店距离开户银行较远或应缴现金大于1万元的，应有酒店行政人事负责人一起到银行缴款；7现场财务应将当班收银员缴款报告、现金缴存单、信用卡消费和预授权确认单据以及支票入账单据等按照“财务单据传递流程规定上缴公司或区域财务。3、对于正常营业外的收入款项，比如员工罚款、员工赔偿、物品处理费、供应商赞助等款项经手人要及时将款项上缴现场财务，现场财务开具收据；现场财务应及时将该款项上缴区域或公司财务总出纳处。4、如发现截留营业或非营业款项者，将严肃处理，情节严重的，移交司法机关处理。5、成员店店长需安排行政人事负责人给予无条件配合，当营业款足额缴存银行时，成员店的该笔收入才算真正完成；6、托管店可由两名财务人员负责取钱袋、开钱袋、银行缴款等。三、营业收入的审核日审1、管理目的：确保酒店各种收入项目的真实性、准确性、全面性和合理性；2、管理流程：1前台收银员在客人退房时，应将客人账单、客人入住登记表、预授权单据、相关杂项凭证、发票存根联等一起用订书机装订好，并应将当日退房的所有客人账单整理好，并用皮筋捆绑好；2现场财务每日早上到前台拿取客人账单；3现场财务通过后台打印一张当日退房明细表，对照该表，逐一审核客人账单，账单有缺失，应及时通知前台负责人查找；4对客人账单的审核，应重点关注：房价是否正常；折扣是否符合酒店的相关规定，是否有相关人员的签字，如需补签，那么应找相关人员核实并补签；关注延迟退房的是否收取半日、全日房费；审查钟点房、日租房的登记和离店时间，是否足额收费；审查团队房是否符合团队通知单的相关通知，比如房价、退房时间、房间数量等；审查会员房、协议房是否属实；对上述不符合要求的要查找原因；5审查特殊事项的真实性、准确性和合理性，如免费房、取消房、VIP房、挂账房、高额挂账房、未结账离店房、跑单房、提前入住房和延迟退房等特殊情况的处理是否符合酒店的政策要求；抵用券、优惠券是否符合酒店的要求，是否在有效期内等；对不符合要求的要查找原因；6检查收入项目的对应性和结账方式的正确性，确保收入项目和结账项目的匹配对应，检查结账方式，如现金、信用卡、挂账、抵冲券等正确性；7审查账单、收据、发票、杂项凭证等单据是否连号使用等，核对已结账账单有客人签名，是否存在押金收据未收回已结账现象，如有未收回的押金收据要有客人出示身份证，登记身份证号码，其签名与登记表是否一致；8审查挂账账单是否有有效签单人签字，担保人签字等，并按照“应收款项管理流程进行相应处理；9审查信用卡单据是否齐全、足额，并按照“信用卡管理流程进行相应处理；10如收到支票，那么应审查是否在有限期、抬头是否相符、金额是否清晰不得有涂改现象、印鉴章是否清晰等，并及时上缴公司或区域总出纳处及时入账；如不符合，应及时退回，并要求补换；11如收到客人赔偿的物品款，那么应按照“实物资产管理流程处理；12审查其他收入项目的收费情况是否符合酒店规定，比如费、商务中心费用、早餐费、赔偿费、小商品消费、代销物品款等；13审查发票的开具是否准确，是否存在多开、空开发票现象。四、应收款项管理1、管理目的：确保应收款项发生时符合规定，能够足额及时收回，杜绝坏账风险；2、管理流程：1成员店原那么上不得开展赊销业务，但对于信用好、实力强、长期合作的大客户，酒店可以根据实际情况给予一定限额的赊销，但要做好控制工作，防范坏账风险；所有赊销业务必须有酒店或公司内部人员的书面担保且需经店长签字确认，一般员工的累计担保限额不得高于其月工资的8折；对于可挂账单位，是自然人的要索要其身份证复印件，是单位的要索要营业执照、组织机构代码证、税务登记证及法人身份证复印件；对于可挂账单位要签署有挂账协议，约定好可以挂账限额、付款期限、担保人、有效签单人等；挂账单位的挂账协议、有效签单人签字字样要在收银点、现场财务处留有一份复印件。2收银点在客人挂账或不事先预付押金时，要通过挂账协议、有效签单人签字字样等核实客人身份，确保无误后且其已挂账金额未达到挂账限额时方可允许客人挂账消费，在离店前要积极跟踪有效签单人签单，并将该账单上缴现场财务；3现场财务在收到或审查到挂账账单时，要审核其合理性、真实性、是否达到挂账限额等，在审查无误后，将客人签单联原件交核算会计入账，复印一份留存，以备对账、催款时使用；4成员店所有应收款项的管理基本原那么为：“谁经手、谁担保、谁负责、谁催要、谁承担，因此，在到付款期前，经手人要积极催要，如需对账、现场收款、提供账户、开具发票等时，现场财务要给予积极配合；5款项到账后，现场财务要及时在收银系统销账处理；6如到期后，仍多次催要未果时，要注意要求对方提供书面确认，以防范超过诉讼时效；7如超过信用期限仍无法回收的，那么从担保人员工资中直接扣除。3、内部担保人离职时要在全部结清所有担保款项后方可办理离职手续，店长在离任时要对其任期内的所有应收款项进行清理，或确保有继续有效的内部担保人。五、客人刷卡管理1、管理目的：确保客人的刷卡符合规定，确保客人的消费金额能够顺利到账，杜绝坏账风险；2、管理流程：1前台收银员在客人入住时，可以刷相应金额的预授权作为押金，但须客人签字确认，在客人退房时要与客人账单一起上交现场财务；2客人结账时，客人如需刷卡结账，可以刷相应金额的消费或预授权完成，但须客人签字确认，并将刷卡单据存放入现金交款袋；3对于客人刷预授权而未进行预授权完成而离店的，要及时联系POS机提供单位，通过离线交易、银行托收等方式收回消费款注意信用卡托收时需向银行提供信用卡卡号,消费金额,授权号，客人姓名,托收原因，单位财务章，所以需保管好预授权单据；4对于客人刷卡不成功，而客人离店者，将本着“谁经手、谁催要、谁赔偿的原那么进行处理；5现场财务在收到预授权完成或消费单据时，要进行逐笔核对主要是金额是否相符、不能是预授权等，并在EXCEL表上进行逐笔登记登记卡号、发生日期、金额等，具体格式附后，发现与PMS系统报表显示的有差异的，要及时查找原因；6现场财务通过网上银行或POS提供商提供的到账清单，逐一核对已经发生的每笔单据，如5天内未到账者，要与POS供应商进行联系，并做好后续跟踪工作，时间超过反馈给公司或区域总出纳，以杜绝坏账；10天者，要7对于多划的客人的款项而到酒店账户者，现场财务要做好登记工作，如客人前来催要，在前台负责人审核同意后，可以支付相同金额的款项给客人，具体流程为：前台负责人填写备用金使用单，注明原因；现场财务审核；店长签批；现场财务支付如遇节假日或紧急情况，在前台负责人和现场财务核实后，可以先从前台备用金支付，再补办手续。六、消耗品管理1、管理目的：确保消耗品的流转流程符合相关规定，降低消耗成本，提升经济效益；2、管理流程：消耗品是指酒店由于经营管理需要而耗用的不保留原有状态的物品，具体包括一次性客用品、工程修理配件、清洁用品、食品调料、印刷品、办公用品、宣传促销品等。1消耗品的采购要符合公司和酒店采购流程；2消耗品的验收由现场财务和使用部门负责人共同负责，其中现场财务负责验收数量数量、单价数量不高于采购申请单数量、单价不高于申请单描述的价格，使用部门负责验收质量，收货记录一联交供应商作为结账依据，一联交核算会计做入账依据，一联现场财务存根留存；3除一次性客用品外，原那么上其他消耗品不进入财务总仓库，而是直拨至使用部门，因此，各部门在采购申请时注意留有备用和控制采购频率；4一次性客用品的领用，由使用部门填写领料单，部门负责人签字后到财务总仓库领取；领料单一联交现场财务做备查账，一联由现场财务交核算会计入账，一联存根使用部门留存；5对于从仓库领出的物品、直拨各部门的物品等，即进入当期费用，财务月末不盘点使用部门可以根据管理需要自行决定是否盘点，因此，使用部门在领取时、在申购采购时需注意均衡性，特别是月末时；6公司或区域财务将不定期抽查酒店各部门的物品使用、留存、日常管理等情况，发现浪费、乱丢乱放者，将给予部门负责人相应处罚；7现场财务要对总仓库物品妥善保管，并登记相应的台帐格式附后，定期盘点，做到账实相符。七、日常费用的报销管理1、管理目的：确保报销有依据，符合相关标准和流程，降低费用消耗，提升经济效益；2、管理流程：日常费用主要包括由于经营管理需要发生的招待费、通信费、交通差旅费、佣金、促销宣传费、员工活动费等。1对于通信费、交通差旅费等补贴费用可以根据相关规定由公司人力资源批准或备案与工资一并发放，也可在限额内报票处理；2对于需要发生的市内打的票，需在票面上注明往返地点、时间、事由、金额等；对于招待费、差旅费等要附有事先审批单；3对于佣金，一般要附有事先签订的合同或协议等。4对于日常费用，一般单笔金额在2000元以下含的店长具有审批权，并可以从现场财务备用金中处支付；超过元的需经公司审批同意方可支付。20005招待费的发生要事先申报审批，一般单笔金额在2000元以下含的店长具有审批权；超过2000元的需经公司审批同意方可支付，招待申请单格式附后；招待费的标准为，一般省内区域人均消费不超过70元，上海区域不超过100元；6对于差旅费，一般应附有公司的相关通知，乘坐一般标准的汽车或火车，入住公司内部酒店或经济型酒店，在对方不提供膳食的情况下，每人每天补助不超过探亲费用报销，需符合公司的相关规定。60元；对于特殊岗位的八、实物资产管理1、管理目的：确保资产的完整性和正常使用，确保账实相符；2、管理流程：实物资产是指酒店为经营和管理需要而购置的，使用期限一年以上，具有一定实物状态的，且不在经营和管理过程中消耗的有形资产。具体包括机械设备、电子电器设备、工具用具、家具、布草、工装、厨具餐具、瓷器等。实物资产具体包括两大类，一是固定资产，一般指单价在1000元以上含的实物资产；一是低值易耗品。1对于筹建期间购置的资产，在未进行移交前，由筹建组负责资产的管理，在筹建结束时，财务会根据采购清单，逐一列示成表格，作为筹建组与酒店经营团队的交接依据，并双方签字确认；2对于经营期需要新添置的实物资产即原筹建时没有配备的或者配备不足的，需符合公司和酒店的采购管理规定，履行事先审批手续；3对于经营期内需要更换的实物资产，在采购时应附有相应的客人赔偿单、员工赔偿单、报损单等能够证明属于正常消耗的单据，并需符合公司和酒店的采购管理规定，履行事先审批手续；4)采购到货后，由现场财务和使用部门负责人共同验收，其中现场财务依据采购申请单验收数量、单价不高于采购申请单数量、单价不高于申请单描述的价格，使用部门验收质量注意关注是否过期、是否有合格证等，确认无误后，开具收货记录并签字确认，收货记录一联交供应商作为结账依据，一联交核算会计做入账依据，一联现场财务存根留存；在物品验收时，对于相关的说明书、质保书等相关单据由现场财务负责收集和保管，现场财务要做好登记和保管工作；5申购的实物资产经验收合格后投入使用，实行“统一领导，归口管理，层层负责，合理调配，谁使用、谁负责，谁损坏、谁赔偿的原那么，做到人各有责、物各有账、账账相符、账物相符，一般情况工装由人事负责管理，营运物品由营运部门负责管理，机械设备由工程保障部门负责管理；6对于由于长期使用自然磨损的财产，作正常报损处理。对于单价100元以下含的物品报损，经现场财务审核后，店长有签批权；超过100元以上的物品报损，均需酒店打申请报告，区域或公司财务审核，公司领导审批后方可报损；7对于经审查发现是由于人为损坏的实物资产破损，那么相关责任人应给予赔偿；8实物资产如因管理不善或人为原因造成丢失、毁坏的，属于固定资产的按照购买原值减去财务已提折旧后的金额进行赔偿处理，属于低值易耗品的按照购买价值的8折赔偿；能够修复的，责任人承担全部修复费用；9对于有客人赔偿账单的客赔物品、员工赔偿的物品、经批准报损的物品、新购进的物品等，现场财务要保管相应的原始单据杂项凭证、账单、收据等，并做好备查登记表格式附后，详细登记发生的具体日期、资产名称、数量、单价等内容。3、店长离任时，对酒店所有的资产进行清查交接，对于固定资产要确保齐全、完整、正常使用；对于低值易耗品要根据其任职年限，每年的自然损耗数量不得超过九、财务单据的传递流程5%。1、管理目的：确保财务单据齐全、完整，传递及时，及时入账；2、管理流程：1现场财务对审核后的每日营业报表、签字审核后的收银员报告、当日信用卡预授权完成或消费单、挂账账单等一起整理好，及时送达到核算会计处；2收货记录一联交供应商作为结账依据，一联交核算会计做入账依据一方做成本费用或资产，一方做应付供应商款，一联现场财务存根留存；但对于需现场付款的收货记录，可以由现场财务直接填写备用金使用单或付款申请单2000元以上的，后附收货记录、发票、采购申请单等，转核算会计或总出纳处需要总出纳付款时进行账务处理；3领料单一联交现场财务做备查账，一联由现场财务交核算会计入账，一联存根使用部门留存；4对于应付供应商款，由现场财务填写付款申请单，后附后附收货记录、发票、采购申请单等，按照财务审批流程，传递单据；5对于工资薪酬单据，现场财务应及时将发放完毕后的工资表传递到核算会计处；6对于需要总出纳付款的能源费、保险费、租金、社保等，由现场财务整理好相关单据，并填写付款申请单，按照财务审批流程，传递单据；7动用备用金的单据，要及时将单据传递给总出纳处，并补充备用金。3、单据的传递时间、间隔、方式等可以根据实际情况处理，可以由现场财务送达或者核算会计现场去取；4、酒店其他部门均要及时处理相关单据，不得影响公司的整体会计核算，超过一定时间间隔的将不予报销，并给予处罚。5、托管店不适用。十、会计档案管理1、管理目的：确保会计档案齐全、完整，日常管理符合会计法规的规定；2、管理流程1收银点使用的押金收据、账单、杂项凭证等单据，空白的单据由现场财务保管；采购时由现场财务填写采购申请单、前台负责人签字、费用计入前台的物料消耗费用；现场财务要做好登记管理工作，前台领取时需部门负责人签字；2杂项凭证、押金收据、账单等前台收银单据须连号使用，如作废的，需前台负责人签字确认并要上交现场财务处；3客人的账单由现场财务负责保管，一般留存时间为两年；客人赔偿单、员工赔偿单、收据存根联等，由现场财务负责保管，一般留存时间为五年；仓库台帐每月打印一次、领料单仓库联、收货记录仓库联等单据，由现场财务负责保管，一般留存时间为五年；物品使用说明书、质保书、保修卡等，由现场财务负责保管，一般留存时间为物品的使用期限；挂账协议含挂账单位的相关证照等等由现场财务负责保管，一般留存时间为五年；现场财务应对上述单据分类保管；4银行票据、银行存款余额调节表、银行对账单、会计凭证、会计账本、会计报表、预算报表等资料，由公司或区域财务中心负责保管，保管规定和期限应符合会计法规的规定；5现场财务、核算会计要对各自的电子文档做好备份，一周备份一次。十一、其他方面：1、换零服务，可以由现场财务与开户银行进行协调，如有难度时，公司或区域财务给予协调解决，换取途径包括公交公司、商场等；2、发票的管理：根据距离税务局的远近决定是总出纳或现场财务购置发票，现场财务要做好发票的登记保管工作，对收银点的发票使用进行监管原那么上不给予多开发票，并及时收回存根联；3、工资薪酬的发放一般由现场财务、人事负责人共同从区域或公司总出纳处领取相同金额的支票，然后共同到银行取款，在规定时间内共同发放，发放时须本人领取。十二、后台财务的监控1、通过网上银行实时关注资金变动，主要包括当日营业款是否足额存入银行实际缴款与集团版PMS系统中的当日营业款是否一致；2、每天通过集团版PMS系统抽查成员店的收入状况，包括异常房价、半日房费等；3、复核成员店备用金使用单据；4、核算会计和区域或公司财务负责人每月至少两次到成员店现场办公和监督检查，主要包括：抽查审核客人账单；收货记录的开具情况；实物资产的增减统计情况；原始单据的保管情况；每季度盘点一次仓库等；5、不定期到成员店突击检查，包括抽查维修房、停用房、自用房是否属实，抽查空房间；将客房部每日做房表与当日在住客人登记表核对等；6、对于异地单体店，除上述监控外，还包括：通过网上银行查看异地单体店银行账户是否有异常付款；通过浪潮软件查看当日现金、银行收支凭证是否及时录入帐套；现金、银行的收支业务是否符合公司的审批权限；银行账户超过5万元的及时划转到公司账户等；7、通过GOP报表分析，发现异常项目，及时查找原因并进行处理。十三、财务交接1、财务人员因离职、轮岗、岗位调整等原因，需调离本职工作岗位的，须将本人所经管的财务工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续的不得调动或离职；2、财务人员在办理移交手续前须及时办理完毕未了的会计事项，包括个人借款、债务担保，对往来账务要核对清楚，对已受理的财务工作要处理完毕；3、财务人员在办理移交时，要对照所从事的岗位职责和工作内容，逐一向交接人员交接，特别是重点、特殊事项，要有书面说明材料；4、财务人员在办理移交时编制要编制移交清册，整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面说明，列明应当移交的财务单据、会计凭证、会计账薄、会计报表、现金、有价证券、印章以及其他会计用品等。5、财务负责人移交时，还应将全部财务会计工作、重大财务收支问题和财务人员的情况等，向接替人员介绍清楚；需要移交的遗留的问题，应当写出书面材料；6、交接双方要按照移交清册列明的内容，进行逐项交接，交接工作结束后，交接双方和监交人要在移交清册上签名，以明确责任；7、在办理财务工作交接手续时，要有专人负责监交，以保证交接工作的顺利进行，现场财务、核算财务办理交接手续，由区域或公司财务负责人负责监交；区域财务负责人办理交接手续时，由公司财务负责人负责监交；8、对于财务人员临时离职或者因病暂时不能工作需要有人接替或者代理工作的，也应当按规定办理交接手续；9、移交后的责任，移交人对自己经办的财务事项和已经移交财务资料的合法性、真实性负责，不能因为已经移交而推脱责任。