某科技公司采购管理工作细化培训教材.docx

浙江幸福一百科技股份有限公司 浙江幸福一百科技股份有限公司2022年9月22日采购管理工作细化50 浙江幸福一百科技股份有限公司 目录第1章 供应商管理1第1节 供应商管理制度1第2节 供应商管理表格工具4第2章 采购价格管理6第1节 采购价格管理制度6第 2节采购价格管理表格工具8第3章 采购合同管理10第1节 采购合同管理制度10第2节 采购合同纠纷处理方案12第4章采购订单管理14第1节 采购订单管理14第2节采购订单表格工具17第5章 采购交期管理21第1节采购交期管理制度21第2节采购交期管理表格工具23第6章 采购质量管理25第1节采购质量管理制度25第2节采购质量管理表格工具29第7章 采购库存控制31第1节库存控制管理办法31第2节 采购库存控制表格工具32第8章 采购绩效管理35第1节采购绩效管理办法35第2节.采购绩效管理表格工具38第1章 供应商管理 第1节 供应商管理制度 1. 供应商档案管理为了规范供应商资料和档案管理工作，确保各种资料、文件、记录的完整性，要加强供应商的档案管理。供应商档案资料主要包括：1供应商调查表。2供应商产品价格表。3供应商采购合同原件及复印件。4供应商洽谈登记表原件及复印件。 5采购谈判与合同签订现场的影像资料。6供应商考核评价表。 公司调查、选择和评价供应商后，应在1周之内将该供应商的材料进行收集整理。采购合同签订后，应在1周内将该次采购的合同相关资料进行收集整理。定期对供应商进行考核评价，考核结果归档记录。 2. 供应商规范管理细则2.1目的为了选择合格供应商并对其进行持续监督与管理，确保其提供的物资满足本公司的质量标准，特制定本细则。2.2 适用范围本细则适用于本公司供应商管理。2.3 管理职责 1.采购部负责供应商的开发与评定工作的组织与实施。 2.仓储运营部门参与供应商的评定工作并为供应商考核提供反馈信息。2.4 供应商选择原则 1同等价格择其优原则。 2同等质量择其廉原则。 3同价同质择其近原则。2.5 供应商增补时机 1需要增加新的产品供应商之前。 2原有供应商出现重大质量问题时。 3. 与现有供应商协商不一致2.6 供应商评定标准 1通过ISO9000质量管理体系认证。 2与本公司保持合作往来且在产品、服务方面无重大不良记录。 3经本公司供应商评审认定为合格。2.7 供应商初步评价 1采购部应根据本公司实际需求收集供应商资料，并分析产品市场现状。 2要求有合作意向的供应商填写“供应商调查表”。 3对收集的信息和“供应商调查表”进行分析，以供应能力、产品质量、售货服务作为筛选依据，挑选出候选供应商。2.8比价（详见采购价格管理）通过比价后最终确定供应商，与其签订采购合同、质量保证协议2.9供应商的沟通与反馈采购部门应就采购产品的到货时间、到货产品名称、数量、质量，产品退换货等内容加强与供应商间的沟通与反馈，沟通方式可以采取电话、网络、电子邮件及传真等 2.10供应商考核本公司对供应商进行考核，考核项目包括质量、交期、价格、配合度等方面的内容。考核频率每季度一次。根据考核结果，应按照下表所示的方法对供应商进行处理。供应商考核结果处理办法考核得分处理办法90分（含）以上优先采购80（含）90分要求供应商对不足之处进行整改，将整改结果以书面形式提交并通过审核确认70（含）80分限期要求供应商进行整改，并将整改结果以书面形式提交，根据相关部门对其整改效果的评价决定对其采购量的调整，且整改期间暂停对其采购70分（不含）以下终止对其采购2.11 对供应商的监督1采购人员应要求供应商准时交货，并准确记录供应物资的到货时间。2采购人员应记录由供应商原因引起分批发运造成的超额费用，每月按时汇总提交部门经理作为供应商考核依据。3. 对供应商的质量监督，对于不合格产品应及时通知供应商。连续两批产品不合格则应暂停对其采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。3.供应商认证方案一、目的为了稳定与供应商的关系，提升供应商能力，规范供应商认证管理，特制定本方案。二、适用范围本方案适用于本公司所有物资采购类供应商的认证管理工作，服务类供应商的认证工作请另行参考其他相关制度或方案。三、职责范围（一）总经理总经理负责监督和指导供应商认证工作，审核和批准相关认证文件，并提出审核意见和建议。（二）采购部采购部负责与供应商沟通协调，提供相关供应商资料。四、认证内容认证专员应明确供应商认证内容，与采购部人员配合共同做好供应商认证工作，具体内容如下表所示。供应商认证内容表项目考察内容供应商的基本情况 经营环境的稳定性、基础设施和员工情况等 近几年的财务和销售状况等 信誉及行业地位、产品的质量、交期的可靠性、与其他客户的关系等供应商的企业管理 企业管理的组织框架、各组织之间的功能分配及协调等 企业的经营战略及目标、技术革新情况和管理战略等供应商的质量体系 质量管理机构的设置及功能等 质量保证文件、目标与计划、审核情况等 产品质量水平与改进情况等供应商的开发设计能力 开发设计试验、产品开发周期及工艺开发程序等 工程技术人员的能力等供应商的生产情况 生产机构的设置及职能等 生产工艺过程的控制及生产人员的情况等供应商的物流管理 物流机构的设置及职能等 仓储条件、仓储量及发货交单情况等五、实行认证（一）成立供应商认证小组1质量管理部与采购部及相关部门及时选取专业人员组成认证小组。2认证小组应及时确定对供应商认证所采取的形式及指标体系。（二）确定评分体系认证小组应针对同类物资的供应商采取相同的评分体系，并根据认证内容形成全面的认证指标体系。（三）现场调查认证小组应根据采购部提供的供应商资料和指标评分体系对供应商进行现场考察，充分了解供应商各方面的情况，并进行详细记录。（四）汇总评分认证小组现场调查后，结合相关记录文件和认证评分指标体系对供应商进行综合评分，得出供应商认证的总得分。（五）认证结果整理及反馈1认证小组在对供应商结束认证后，根据公司相关制度规定和供应商的认证得分情况编写供应商认证报告，并交总经办审核。2总经办批准后，采购人员应及时将认证记录存档，同时要及时将结果反馈给供应商。六、认证问题处理如供应商在认证中出现影响公司利益的重大问题，则应对采取以下措施。1立即停止认证工作。2调查问题的缘由，并据此制定应对措施。3如因供应商问题造成公司损失，则应与其协商进行赔偿。4必要时可以与其终止合作关系。第2节 供应商管理表格工具 1.1供应商调查表 供应商基本信息供应商名称法定地址法人代表营业执照号注册资本税务登记号企业类型经营范围网址联系电话传真主要联系人联系人姓名性别职务办公电话手机电子邮件人员数量信息管理人员技术人员仓储人员财务人员销售人员其他总人数 发展状况及质量认证保证能力发展状况是否通过认证认证标准认证日期认证机构名称证书编号有效期供应商负责人 签字（盖章）： 日期： 年 月 日（*产品的价格也应属于供应商调查范围，详见采购价格管理,此处只标明产品价格表归入供应商档案）1.2供应商考核评级表供应商所供物资总得分期间 年 月 日至 年 月 日项目考核内容考核部门满分考核标准得分考核部门签章质量产品合格率采购部30质量能力提升采购部10交期交货准时性采购部20按订单延迟天数扣分退换货及时性采购部10价格价格水平采购部10配合度合同履行率采购部10整改配合度采购部10备注供应商主管审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日部门经理审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 （考核评级以相关使用部门提供或反馈的信息为依据，由采购部统一评分）第2章 采购价格管理第1节 采购价格管理制度 1.报价舞弊管理办法1. 目的 为了规范公司报价管理系统，减少报价舞弊现象的发生，确保采购报价的真实、有效，特制定本办法。2. 适用范围本办法适用于本公司所有采购报价管理工作。3.报价舞弊情况分析3.1 存在陪衬供应商采购人员为了让相关报价审批人看起来比价是充分的，会找一个甚至多个供应商来凑数或作陪衬，让这几个供应商故意报高价，而和自己存在舞弊行为的供应商的报价只要比这几个供应商低即可。3.2 采购报价单盖章、签字不全如果采购报价单无盖章、无签字或有涂改痕迹，则可能存在舞弊现象。3.3 某些供应商只参与一次报价通常情况下，采购报价是双方议价的过程，一般不会存在一次就报最终价的情况。如果存在某些供应商只参与一次报价的情况，则可能存在报价舞弊情况。3.4 临时引入新的供应商采购报价如果不是金额很小的临时紧急采购，一般都需要向多家供应商进行询价，如果采购人员只找来了一两家或者行业内非主流的供应商，那就应该警惕是否存在舞弊行为。如果存在未经认证就引入的临时供应商，则有可能是采购人员故意利用紧急采购中的部分权限进行舞弊行为。3.5 在比价中只比较部分价格采购人员应计算采购物资的总价格，例如产品的价格、运费、增值税等，比价过程中仅考虑部分采购价格误导其他人员决策的，相关人员就应警惕是否存在舞弊行为。4. 报价舞弊管理办法 4.1引入采购信息系统科学引入采购信息系统，严格的流程和权限设置，并且留有全部的操作记录，采购人员的作弊行为就可以得以有效的避免。4.2及时收集供应商反映的信息如果供应商们向采购部进行抱怨和申诉，那么采购管理人员应警惕公司采购人员是否存在舞弊行为。可以采取开通供应商热线、设置总经理信箱等方式完成供应商反映信息的收集。4.3避免单一渠道供应商一旦供应商的产品供应出现了问题，如不适当的价格上涨或者质量达不到要求，公司应当能及时采取应变措施，而不是过分依赖单一供应商。采购方应定期对渠道供应的成本、质量、效率等做出评估，同时应对渠道供应市场行情有准确灵敏的反应。4.4考察供应商资质确认其各种证书的真伪，考察供应商在其所处行业、领域内的口碑。4.5采购过程职务分离在采购过程中要做到职务分离，即采购的申请、审批、执行、验收入库要由专人负责，而不能集中到一个人身上。定期对采购行为进行审查。4.6对采购人员进行教育培训应尽量选择爱岗敬业的人担任采购人员。对于采购人员应加大培训力度，防范其产生舞弊思想。4.7通过建立组织牵制采购部应当组织相关部门专业人员共同参加合同谈判，由采购部代表公司统一签署采购合同。2 .采购价格管理制度2.1 目的为规范采购价格管理流程和采购价格审核管理工作，在保证采购物资质量的同时实现降低成本的目标，特制定本制度。2.2 适用范围本制度所涉及的物资采购，既包括设备的采购也包括商品的采购。公司物资采购价格的分析、审核和确认，除另有规定外，均依照本制度处理。2.3 管理职责1采购部负责本制度制定、修改和废止的起草工作。2采购总监和总经理负责本制度制定、修改、废止的核准工作。2.4 询价、比价2.4.1采购人员应选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。2.4.2供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送采购需求部门进行确认。2.4.3已核定的设备和产品，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据。2.4.4比价时应注意品质、交期、服务兼顾。2.4.5 比价考虑采购成本时应包括包装运输等费用 2.5 价格审核2.5.1 采购人员根据供应商的报价进行比价后填制采购比价分析表，提交采购经理审核。2.5.2采购经理审核后认为价格过高时退回采购人员，与供应商议价或重新选择供应商。2.5.3采购部经理审核后，呈供应总监审核，并呈总经理批准。2.5.4供应总监、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步寻找供应商。2.5.5不论金额多寡，均应先经采购部经理审核，再呈供应总监与总经理核准。2.6 采购价格变动处理2.6.1已核定的采购单价如需上涨或降低，应填列“采购价格变动表”重新报批，且附上书面原因。2.6.2单价涨跌的审核应参照新价格的审核流程执行。2.6.3采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。第 2节采购价格管理表格工具1.1 设备采购询价单（确定采购数量的）序号品名型号及技术参数单位数量单价（元）总价（元）备注123456合计总金额（大写）：（小写）：交货日期 售后服务备注报价日期单位盖章联系人联系电话以上价格为含增值税、包装运输费用价格1.2产品采购询价单序号产品名称 规格单位单价（含税）零售价备注123456交货周期运输费用 平均 元每件（运往全国各地）报价日期单位盖章联系人联系电话1.3 采购比价分析表 序号产品名称规格单位报价单一报价单二报价单三 备注单价运费单价运费单价运费1234 制表： 审核： 日期：上表中价格为含税单价，运费为平均每件运费1.4 采购价格变动表编号： 日期： 年 月 日序号变动日期品名规格变动原因上次变动时间原购单价变动后单价差异备注总经理： 采购主管： 制表： 第3章 采购合同管理第1节 采购合同管理制度1.1 目的为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。1.2 适用范围本制度适用于采购合同管理的相关事宜。1.3 合同编制1.3.1公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。1.3.2 采购合同的编制程序如下图所示。编制正式合同选择供应商进行谈判拟定草案并评审采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理或分管副总进行审批采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理或分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同所选供应商必须是公司认可的合格供应商采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物资的价格、质量、供货方式、货款支付等方面1.3.3 正式的采购合同应包括以下内容1合同签订双方的姓名、地址和联系方式。2采购物品的价格清单。3采购物品的品质和技术要求。4采购物品的验收标准和方式。5付款方式和期限。6售后服务和其他优惠条件。7违约责任和解决争议的方法。8. 其他1.4采购合同签订1.4.1 与公司签订采购合同的供应商必须具备法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，不得委托别人代签。1.4.2 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。1.4.3 对于金额不大的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，再由公司盖章签字后发给供应商回执，即视为合同成立。1.4.4 签订后的合同由财务部保管。1.5 采购合同的执行1.5.1 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送采购订单，使供应商及时准备公司所需的物品。1.5.2 采购部应配合仓储部做好采购物资的验收工作，当所采购的物资不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。1.5.3 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。1.5.4 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系1.5.5采购部应本着经济性的原则做好物资的采购进度控制工作1.6采购合同的修改与终止1.6.1 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按时按量供应采购物资，采购部应与供应商协商或终止劳动合同。若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商，约定新的交货时间和交货量，作为采购合同的附件执行。1.6.2 在合同执行过程中，若外部市场环境发生重大变化，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。1.6.3 有下列情形之一者，视为合同终止 1因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，另一方收到书面通知后。 3一方出现违背合同条款的状况。 4出现逾期没有履行合同约定的状况。 5发生符合合同条款中合约解除的事项。1.7合同纠纷 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般可采取如下4种处理方法。 1与供应商协商解决。 2请第三方协调解决。 3由仲裁机构进行仲裁。 4通过法律途径解决。1.8 采购合同的签订与管理人员要严格遵守公司的相关规定，不得泄露合同内容、不得私自更改合同内容、不得损害公司利益，给公司造成经济损失或其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。第2节 采购合同纠纷处理方案采购合同纠纷处理方案2.1目的为加强采购合同管理水平，使采购合同纠纷的处理工作有章可循，减少并防止采购活动中因合同纠纷造成的损失，特制定本方案。2.2适用范围本方案适用于因采购合同违约而引起的纠纷处理工作。2.3引发纠纷的情况采购活动中，引发双方纠纷的情况主要有2.3.1货款支付不及时。2.3.2供应商没有按时交货。2.3.3物资质量不合格。2.4.4一方违反保密义务。2.4.5由于不可抗力因素造成了损失。2.3纠纷处理流程2.3.1采购人员发现供应商违约行为或接到供应商违约通知后，应立即向采购经理回报，并进行原因调查。2.3.2确认纠纷情况和违约行为后，采购部应制定相应的处理方案交采购总监审批。2.3.3经采购总监批准后，采购人员实施处理措施。2.3.4对于因双方争议而无法执行处理的情况，采购部应立即通知法务部进行协助处理。2.3.5采购部会同法务部共同制定采购合同纠纷的法律处理措施，并提交采购总监、总经理审批后执行。2.4货款支付不及时在接到供应商的逾期未付款通知后，采购部人员应立即查阅采购合同条款，确认超过付款期限后向财务部门汇报并证实未付货款。若查明原因是由于商业汇款延误造成的，采购部人员应立即与供应商进行沟通并向其出示汇款凭证。若确认为逾期未付款项，则应按照合同条款的要求偿付对方相应违约金。2.5未按时交货在合同或采购订单约定的收货日，没有收到供应商的相关货物到达的信息，即视为对方没有按时交货。2.5.1供应商应从最迟交货日的次日起，每逾1日按逾期交货价款总值的5交纳违约金，且供应商所支付逾期交货违约金应不超过采购合同总金额的10%。25.2若在规定的交货日期后10日内仍未能接收到货物，则视为发货方不能交货，公司有权要求发货方赔付全部货款10%的违约金。2.5.3支付逾期交货违约金并不免除供应商交货的责任及合同所规定的其他各项义务。由此给我公司造成的一切损失均由供应商承担。2.6质量不合格的处理（一）质量不合格的表现1在质量保证期内，采购物资存在规格、型号等与合同不符，或证实物资有缺陷，包括潜在的缺陷或不符合质量标准等，均认定为质量不合格。2供应商在收到本公司要求更换有缺陷物资的通知后10日内或在签署“货损证明”后15日内，没有补足或更换物资、或交货仍不符合要求的，也视为质量不合格。（二）质量不合格的处理措施。1退货。供应商应将实际发生货款退还本公司，并承担由此造成的一切损失和费用。2折扣。根据货物、物资的低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额，通过协商降低供应商物资的供货价格，要求其给予本公司一定的折扣。3在质量保证期内设备更换部件、修补缺陷，要求供应商用符合规格、质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分，供货方需承担一切费用和风险，同时，应相应延长其质量保证期。4.因质量引起的一切问题责任均由供应商承担2.7违反保密义务的处理承担保密义务的一方，在双方约定的范围和时间内没有履行采购合同中所列的保密条款，由于故意或过失的原因导致相关秘密事项泄露的，均视为违反保密义务。1当机密泄露给权利方带来直接损失或可衡量的间接损失时，义务承担方应向权利方支付相应损失赔偿金，并立即采取措施停止对权利方的继续侵害。2义务承担方应及时对泄密人员进行内部纪律处分，并将处分情况及时告知权利方。2.8不可抗力造成的纠纷处理采购合同中的不可抗力是指本合同生效后发生的不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件，具体包括1自然灾害，包括地震、台风、水灾等。2人为因素，包括火灾、战争等。3其他不可预见且无法避免的事故。1遭遇不可抗力事件的一方应立即通知对方，并在15天内提供不可抗力的详情及有关证明文件。2发生不可抗力事件时，合同双方通过协商的途径制定合理的解决方案，并尽一切努力降低不可抗力带来的影响。3不可抗力事件持续达到15天时，合同双方应协商解决本合同继续执行或终止的问题。2.9合同纠纷处理的法律途径2.9.1因合同具体条款的解释或合同履行产生争议时，应首先通过友好协商解决，友好协商期限为25天。2.9.2如协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并由该委员会依照相关仲裁规则进行仲裁。2.9.3进行仲裁期间，除争议事项外，采购人员应通过洽谈等方式督促双方继续履行本合同中规定的义务和权利，确保损失的最小化和权益的最大化。2.9.4根据仲裁的结果判断本公司的合法权益是否得到有效维护，在考虑机会成本较低的情况下，可以向人民法院提起诉讼，以维护我方的合法权益。第4章采购订单管理第1节 采购订单管理1.日常订单管理办法第1条 目的为规范采购日常订单的处理过程，对日常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于采购日常订单处理的全过程。第3条 管理职责1总经理负责大宗物资及特殊物资的订单审批，并监督采购部完成订单的全程管理工作。2采购部负责按照已采购申请单制作采购预算表，交采购总监、总经理审批后开立采购订单，并按要求全程跟踪管理采购订单。3请购部门按要求填写采购申请单，积极配合采购部对日常订单的管理工作。第4条 接受并审核采购申请单1需求部门依据公司销售计划和具体情况，以书面的形式提出采购要求。2采购申请单要详细记录所需物资的名称、规格、数量、需要日期等相关内容。3采购部需及时接收各需求部门开出的采购申请单并进行采购预算。4一般采购申请单由采购经理根据采购申请单内容、公司采购相关规定和供应商情况来审核，通过后反馈给申请部门，并及时组织开具采购订单。5大宗物资或特殊物资的请购单，采购经理审核完毕后要上交总经理批准，经批准后方可开立采购订单。第5条 开立采购订单1采购部要根据已审核通过的采购申请单及时开具采购订单。2采购部要及时与供应商联系协调签单的相关事宜，采购部应注意维护公司利益，在允许的价格内，确保交期、质量等方面满足公司要求。第6条 订单内容规范采购订单应包括1交货方式：交货时间、交货地点等。2验收方式：检验设备、检验费用、不合格品的退换、提前或延迟交货的处理等规定。3罚则：延迟交货或品质不符的扣款、违反合约的处理、取消合约等规定。4品质保证：包修和包换期限、无偿或有偿换修等规定。5履约保证：不能按期履行合同需支付违约金等的规定。6仲裁或诉讼：买卖双方纷争、仲裁的地点或诉讼的法院等规定。第7条 订单编制规范订单编制人员在编制采购订单时，应完整填写1供应商联（第一联），作为供应商交货时的凭证。2回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回公司。3物资联（第三联），作为公司控制存量和验收的参考。4请款联（第四联），作为结算采购货款的依据。5承办联（第五联），由采购部自存。第8条 采购订单执行1公司与供应商签订订单后，采购部要随时关注并紧密跟踪订单执行情况，保持同供应商的沟通，确保订单能顺利执行。2加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程，存货型供应商只需从库房中调集相关产品并进行适当处理即可送至公司。因此采购部需密切关注加工型供应商的备货进程，确保其能按时交货。第10条 订单保管1为了方便订单查找与使用，采购部应对订单进行分类归档、有序保存。2采购部应将采购订单的原件按编号顺序保管；复印件与相关采购申请和往来信件一起，按供应商名字的字母顺序保管。2.异常订单处理办法 总则第1条 目的为规范采购订单异常的处理过程，确保对异常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于采购部异常订单处理的全过程。第3条 管理职责1采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门，以便公司及时调整生产计划，并与供应商积极协商处理异常情况。2请购部门负责协助采购部解决订单异常情况，根据需求及时调整订单。第4条 术语解释1本办法所称交期异常，是指物资交期延后或交货数量变更无法满足需求。2本办法所称品质异常，主要指供应商在生产过程中发现的品质异常。3本办法所称下单异常，主要指由于采购人员的主观因素导致的订单下发异常。4本办法所称突发异常，是指发生不可抗拒的外力因素（如地震、火灾等）或市场原材料严重紧缺等突发情况。 交期异常的处理第5条 交期异常情况获取采购人员需在下单后及时跟踪订单情况，及时获取订单交货进度，并与供应商联络，及时获知交期异常情况。第6条 交期异常反馈采购人员发现异常后，应及时向采购经理和请购部门反馈信息，以便及时进行补救或调整。第7条 交期异常措施采购人员需要采取积极措施尽量挽回损失，可以采用跟催法催交货物，也可依具体情况变更采购订单或寻找替代供应商等。第8条 评估交期异常损失采购部应积极联络相关部门评估损失费用，并可视情况向供应商进行索赔。 品质异常的处理第9条 品质异常反馈供应商发现品质异常无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给相应的采购员，采购员要及时反馈给采购经理，请示解决办法。第10条 品质异常措施采购部门和供应商协商及时更换，尽可能减少损失第11条 评估品质问题损失如因品质问题退换货导致本公司缺货或断货的，采购部应组织相关部门评估损失费用，并可视情况向供应商提出索赔。 下单异常的处理第12条 下单异常反馈采购员如发现采购订单等相关单据没能及时下发，应立即联系采购部下单人员并反馈给采购经理。第13条 下单异常处理1如发生采购部下错订单，采购员应与供应商协商能否撤单，尽可能避免呆废物资，同时下达正确的订购单。2如不能撤单，采购应与相关部门沟通看能否将订单进行内部消化，并把信息上报采购经理。3如不能撤单又无法内部消化，产生的损失费用由责任部门承担，并按公司相关规章制度对责任部门进行惩罚。 突发异常的处理第14条 突发异常范围以下异常均可划属突发异常，并按照本章节规定进行处理。1经确认属发生重大事故（如严重火灾、地震等），造成供应商短期内无法恢复生产。 2突发事故造成市场物资严重短缺。第15条 突发异常处理办法1出现突发异常时，采购员应及时向采购经理汇报，并通过多种渠道了解市场行情，查看现有市场能否满足运营需要。2如突发异常影响运营进行时，采购人员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能减少公司损失的方式进行采购。3.订单变更管理办法 总则第1条 目的为了规范订单变更管理工作，明确订单变更流程，有效处理订单变更中出现的问题，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于公司所有采购订单的变更管理全过程。第3条 职责1采购部经理负责审核和批准订单变更申请表及订单变更表。2采购部负责接收、评审变更订单，就订单变更事项与请购部门进行沟通并与供应商协调，做好订单变更工作。3请购部门负责填写采购订单变更申请表，积极配合采购部做好订单变更过程中的相关工作。 订单变更作业第4条 提出变更申请1在采购订单下达后，如果采购需求发生重大变化，请购部门可根据现实情况向采购部申请提出订单变更申请。2提出变更申请时要写清楚变更具体内容，如交货日期的变更、采购数量的变更等。第5条 订单变更审核1采购部需要审查下达的采购订单是否已经收货，如是已经收过货的订单，其变更内容必须受到限制。2如果订单货物已经收到，但由于供应商方责任造成订单变更时，采购部方可与供应商联络，办理订单变更。3采购部需要求请购部门确认变更内容，并及时与供应商协商，询问其是否可以接受订单变更，并确定变更事项及内容。第6条 开立变更订单1采购部在订单变更通过审批并与供应商协商完成后，应立即制定采购变更单。2采购变更单一式四份，采购部自留一份，其余三份分别给财务部、总经办和供应商。第7条 变更损失1由于本公司自身原因要求变更订单时，给公司带来的损失要由相关责任部门承担。2由于供应商原因不得不变更订单时，由此给本公司带来的损失按合同相关规定由供应商负责承担。第2节采购订单表格工具1.1设备采购申请计划表编号： 日期：序号 名称规格单位数量要求到货时间备注12345申请部门经办人备注负责人审批意见 采购部经理供应总监总经理1.2物资（商品）采购计划申请表编号： 日期：序号 名称（品牌）规格单位数量需求日期备注123456申请部门负责人日期审批意见 采购部经理供应总监总经理1.3采购变更申请表请购部门原订单号采购日期物资名称物资规格变更内容变更原因经办人联系电话请购部门意见 签字（盖章）： 日期： 年 月 日采购部意见采购专员采购主管采购经理 年 月 日 年 月 日（盖章） 年 月 日总经理意见 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 备注1随附资料：原采购请购单和订购单复印件2本表一式四份，请购部门、采购部、财务部、总经理办公室各执一份1.4采购预算审核表申购部门申购单编号总经理采购预算序号产品名称规格单位单价数量总价