Excel函数应用之文本.doc

,Excel函数应用之文本/日期/时间函数Excel函数应用之文本/日期/时间函数（陆元婕2001年06月05日 09:40）编者语：Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，然而很多缺少理工科背景或是对Excel强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为，对Excel函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel的拦路虎，然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见，所以特别组织了这一个Excel函数应用系列，希望能够对Excel进阶者有所帮助。Excel函数应用系列，将每周更新，逐步系统的介绍Excel各类函数及其应用，敬请关注！所谓文本函数，就是可以在公式中处理文字串的函数。例如，可以改变大小写或确定文字串的长度；可以替换某些字符或者去除某些字符等。而日期和时间函数则可以在公式中分析和处理日期值和时间值。关于这两类函数的列表参看附表，这里仅对一些常用的函数做简要介绍。一、文本函数（一）大小写转换LOWER-将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。UPPER-将文本转换成大写形式。PROPER-将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。这三种函数的基本语法形式均为 函数名（text）。示例说明：已有字符串为：pLease ComE Here! 可以看到由于输入的不规范，这句话大小写乱用了。通过以上三个函数可以将文本转换显示样式，使得文本变得规范。参见图1Lower（pLease ComE Here!）= please come here!upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE!proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here!图1（二）取出字符串中的部分字符您可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为LEFT函数：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。比如，从字符串"This is an apple."分别取出字符"This"、"apple"、"is"的具体函数写法为。LEFT("This is an apple",4)=ThisRIGHT("This is an apple",5)=appleMID("This is an apple",6,2)=is图2（三）去除字符串的空白在字符串形态中，空白也是一个有效的字符，但是如果字符串中出现空白字符时，容易在判断或对比数据是发生错误，在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法形式为：TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。需要注意的是，Trim函数不会清除单词之间的单个空格，如果连这部分空格都需清除的话，建议使用替换功能。比如，从字符串"My name is Mary"中清除空格的函数写法为：TRIM("My name is Mary")=My name is Mary 参见图3图3（四）字符串的比较在数据表中经常会比对不同的字符串，此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写，但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文字。语法形式为：EXACT(text1,text2)Text1为待比较的第一个字符串。Text2为待比较的第二个字符串。举例说明：参见图4EXACT("China","china")=False图4二、日期与时间函数在数据表的处理过程中，日期与时间的函数是相当重要的处理依据。而Excel在这方面也提供了相当丰富的函数供大家使用。（一）取出当前系统时间/日期信息用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。语法形式均为 函数名（）。（二）取得日期/时间的部分字段值如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。具体示例参看图5。比如，需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日数及小时数，可以分别采用相应函数实现。YEAR(E5)=2001MONTH(E5)=5DAY(E5)=30HOUR(E5)=12图5此外还有更多有用的日期/时间函数，可以查阅附表。下面我们将以一个具体的示例来说明Excel的文本函数与日期函数的用途。三、示例：做一个美观简洁的人事资料分析表1、 示例说明在如图6所示的某公司人事资料表中，除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外，其余各项均为用函数计算所得。图6在此例中我们将详细说明如何通过函数求出：（1）自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。（2）自动从参加工作时间中提取工龄信息。2、身份证号码相关知识在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前，首先需要了解身份证号码所代表的含义。我们知道，当今的身份证号码有15/18位之分。早期签发的身份证号码是15位的，现在签发的身份证由于年份的扩展（由两位变为四位）和末尾加了效验码，就成了18位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下：（1）15位的身份证号码：16位为地区代码，78位为出生年份(2位)，910位为出生月份，1112位为出生日期，第1315位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。（2）18位的身份证号码：16位为地区代码，710位为出生年份(4位)，1112位为出生月份，1314位为出生日期，第1517位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。18位为效验位。3、 应用函数在此例中为了实现数据的自动提取，应用了如下几个Excel函数。（1）IF函数：根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。IF函数允许嵌套。语法形式为：IF（logical_test, value_if_true,value_if_false）（2）CONCATENATE：将若干个文字项合并至一个文字项中。语法形式为：CONCATENATE(text1,text2)（3）MID：从文本字符串中指定的起始位置起，返回指定长度的字符。语法形式为：MID(text,start_num,num_chars)（4）TODAY：返回计算机系统内部的当前日期。语法形式为：TODAY（）（5）DATEDIF：计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法形式为：DATEDIF(start_date,end_date,unit)（6）VALUE：将代表数字的文字串转换成数字。语法形式为：VALUE(text)（7）RIGHT：根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。语法形式为：RIGHT(text,num_chars)（8）INT：返回实数舍入后的整数值。语法形式为：INT(number)4、 公式写法及解释（以员工Andy为例说明）说明：为避免公式中过多的嵌套，这里的身份证号码限定为15位的。如果您看懂了公式的话，可以进行简单的修改即可适用于18位的身份证号码，甚至可适用于15、18两者并存的情况。（1）根据身份证号码求性别=IF(VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2),"女","男")公式解释：a. RIGHT(E4,3)用于求出身份证号码中代表性别的数字，实际求得的为代表数字的字符串b. VALUE(RIGHT(E4,3)用于将上一步所得的代表数字的字符串转换为数字c. VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2用于判断这个身份证号码是奇数还是偶数，当然你也可以用Mod函数来做出判断。d. =IF(VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2),"女","男")及如果上述公式判断出这个号码是偶数时，显示"女"，否则，这个号码是奇数的话，则返回"男"。（2）根据身份证号码求出生日期=CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2)公式解释：a. MID(E4,7,2)为在身份证号码中获取表示年份的数字的字符串b. MID(E4,9,2) 为在身份证号码中获取表示月份的数字的字符串c. MID(E4,11,2) 为在身份证号码中获取表示日期的数字的字符串d. CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2)目的就是将多个字符串合并在一起显示。（3）根据参加工作时间求年资（即工龄）=CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"个月")公式解释：a. TODAY()用于求出系统当前的时间b. DATEDIF(F4,TODAY(),"y")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的年份c. DATEDIF(F4,TODAY(),"ym")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的月份，忽略日期中的日和年。d. =CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"个月")目的就是将多个字符串合并在一起显示。5. 其他说明在这张人事资料表中我们还发现，创建日期：31-05-2001时显示在同一个单元格中的。这是如何实现的呢？难道是手工添加的吗？不是，实际上这个日期还是变化的，它显示的是系统当前时间。这里是利用函数 TODAY 和函数 TEXT 一起来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yyyy"的格式表示。具体公式写法为：="创建日期："&TEXT(TODAY(),"dd-mm-yyyy")至此，我们对于文本函数、日期与时间函数已经有了大致的了解，同时也设想了一些应用领域。相信随着大家在这方面的不断研究，会有更广泛的应用。附一：文本函数函数名 函数说明 语法 ASC 将字符串中的全角（双字节）英文字母更改为半角（单字节）字符。 ASC(text) CHAR 返回对应于数字代码的字符，函数 CHAR 可将其他类型计算机文件中的代码转换为字符。 CHAR(number) CLEAN 删除文本中不能打印的字符。对从其他应用程序中输入的字符串使用 CLEAN 函数，将删除其中含有的当前操作系统无法打印的字符。例如，可以删除通常出现在数据文件头部或尾部、无法打印的低级计算机代码。 CLEAN(text) CODE 返回文字串中第一个字符的数字代码。返回的代码对应于计算机当前使用的字符集。 CODE(text) CONCATENATE 将若干文字串合并到一个文字串中。 CONCATENATE (text1,text2,.) DOLLAR 依照货币格式将小数四舍五入到指定的位数并转换成文字。 DOLLAR 或 RMB(number,decimals) EXACT 该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写，但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文字。 EXACT(text1,text2) FIND FIND 用于查找其他文本串 (within_text) 内的文本串 (find_text)，并从 within_text 的首字符开始返回 find_text 的起始位置编号。 FIND(find_text,within_text,start_num) FIXED 按指定的小数位数进行四舍五入，利用句点和逗号，以小数格式对该数设置格式，并以文字串形式返回结果。 FIXED(number,decimals,no_commas) JIS 将字符串中的半角（单字节）英文字母或片假名更改为全角（双字节）字符。 JIS(text) LEFT LEFT 基于所指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。LEFTB 基于所指定的字节数返回文本串中的第一个或前几个字符。此函数用于双字节字符。 LEFT(text,num_chars)LEFTB(text,num_bytes) LEN LEN 返回文本串中的字符数。LENB 返回文本串中用于代表字符的字节数。此函数用于双字节字符。 LEN(text)LENB(text) LOWER 将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。 LOWER(text) MID MID 返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB 返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。此函数用于双字节字符。 MID(text,start_num,num_chars)MIDB(text,start_num,num_bytes) PHONETIC 提取文本串中的拼音 (furigana) 字符。 PHONETIC(reference) PROPER 将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。 PROPER(text) REPLACE REPLACE 使用其他文本串并根据所指定的字符数替换某文本串中的部分文本。REPLACEB 使用其他文本串并根据所指定的字符数替换某文本串中的部分文本。此函数专为双字节字符使用。 REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)REPLACEB(old_text,start_num,num_bytes,new_text) REPT 按照给定的次数重复显示文本。可以通过函数 REPT 来不断地重复显示某一文字串，对单元格进行填充。 REPT(text,number_times) RIGHT RIGHT 根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。RIGHTB 根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。此函数用于双字节字符。 RIGHT(text,num_chars)RIGHTB(text,num_bytes) SEARCH SEARCH 返回从 start_num 开始首次找到特定字符或文本串的位置上特定字符的编号。使用 SEARCH 可确定字符或文本串在其他文本串中的位置，这样就可使用 MID 或 REPLACE 函数更改文本。SEARCHB 也可在其他文本串 (within_text) 中查找文本串 (find_text)，并返回 find_text 的起始位置编号。此结果是基于每个字符所使用的字节数，并从 start_num 开始的。此函数用于双字节字符。此外，也可使用 FINDB 在其他文本串中查找文本串。 SEARCH(find_text,within_text,start_num)SEARCHB(find_text,within_text,start_num) SUBSTITUTE 在文字串中用 new_text 替代 old_text。如果需要在某一文字串中替换指定的文本，请使用函数 SUBSTITUTE；如果需要在某一文字串中替换指定位置处的任意文本，请使用函数 REPLACE。 SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) T 将数值转换成文本。 T(value) TEXT 将一数值转换为按指定数字格式表示的文本。 TEXT(value,format_text) TRIM 除了单词之间的单个空格外，清除文本中所有的空格。在从其他应用程序中获取带有不规则空格的文本时，可以使用函数 TRIM。 TRIM(text) UPPER 将文本转换成大写形式。 UPPER(text) VALUE 将代表数字的文字串转换成数字。 VALUE(text) WIDECHAR 将单字节字符转换为双字节字符。 WIDECHAR(text) YEN 使用 ￥（日圆）货币格式将数字转换成文本，并对指定位置后的数字四舍五入。 YEN(number,decimals) 附二、日期与时间函数函数名 函数说明 语法 DATE 返回代表特定日期的系列数。 DATE(year,month,day) DATEDIF 计算两个日期之间的天数、月数或年数。 DATEDIF(start_date,end_date,unit) DATEVALUE 函数 DATEVALUE 的主要功能是将以文字表示的日期转换成一个系列数。 DATEVALUE(date_text) DAY 返回以系列数表示的某日期的天数，用整数 1 到 31 表示。 DAY(serial_number) DAYS360 按照一年 360 天的算法（每个月以 30 天计，一年共计 12 个月），返回两日期间相差的天数。 DAYS360(start_date,end_date,method) EDATE 返回指定日期 (start_date) 之前或之后指定月份数的日期系列数。使用函数 EDATE 可以计算与发行日处于一月中同一天的到期日的日期。 EDATE(start_date,months) EOMONTH 返回 start-date 之前或之后指定月份中最后一天的系列数。用函数 EOMONTH 可计算特定月份中最后一天的时间系列数，用于证券的到期日等计算。 EOMONTH(start_date,months) HOUR 返回时间值的小时数。即一个介于 0 (12:00 A.M.) 到 23 (11:00 P.M.) 之间的整数。 HOUR(serial_number) MINUTE 返回时间值中的分钟。即一个介于 0 到 59 之间的整数。 MINUTE(serial_number) MONTH 返回以系列数表示的日期中的月份。月份是介于 1（一月）和 12（十二月）之间的整数。 MONTH(serial_number) NETWORKDAYS 返回参数 start-data 和 end-data 之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期 NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) NOW 返回当前日期和时间所对应的系列数。 NOW( ) SECOND 返回时间值的秒数。返回的秒数为 0 至 59 之间的整数。 SECOND(serial_number) TIME 返回某一特定时间的小数值，函数 TIME 返回的小数值为从 0 到 0.99999999 之间的数值，代表从 0:00:00 (12:00:00 A.M) 到 23:59:59 (11:59:59 P.M) 之间的时间。TIME(hour,minute,second) TIMEVALUE 返回由文本串所代表的时间的小数值。该小数值为从 0 到 0.999999999 的数值，代表从 0:00:00 (12:00:00 AM) 到 23:59:59 (11:59:59 PM) 之间的时间。 TIMEVALUE(time_text) TODAY 返回当前日期的系列数，系列数是 Microsoft Excel 用于日期和时间计算的日期-时间代码。 TODAY( ) WEEKDAY 返回某日期为星期几。默认情况下，其值为 1（星期天）到 7（星期六）之间的整数。 WEEKDAY(serial_number,return_type) WEEKNUM 返回一个数字，该数字代表一年中的第几周。 WEEKNUM(serial_num,return_type) WORKDAY 返回某日期（起始日期）之前或之后相隔指定工作日的某一日期的日期值。工作日不包括周末和专门指定的假日。 WORKDAY(start_date,days,holidays) YEAR 返回某日期的年份。返回值为 1900 到 9999 之间的整数。 YEAR(serial_number) YEARFRAC 返回 start_date 和 end_date 之间的天数占全年天数的百分比。 YEARFRAC(start_date,end_date,basis) 此贴子已经被作者于2005-9-11 11:29:18编辑过