办公用品管理组织规定.doc

,甘肃恒基文化产业投资发展有限公司办公用品用具管理制度批准： 审核： 编制：总经理办公室 办公用品用具管理规定第一章 总则第一条 为了规范公司办公用品用具的计划、采购、保管、发放、使用、管理等工作，结合公司实际制定本规定。第二条 本规定适用于本公司编成内各部门、单位对办公用品、用具的使用管理。第三条 本规定归口管理部门是总经理办公室，各部门、单位履行分管责任。第二章 定义第四条 “办公用品”指用于保障员工日常办公需要的单价较低、使用寿命较短的易耗品。如中性笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、剪刀、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、涂改液、记事本、报表各类、会计账册、会计封皮、印泥等价值较低的日常用品。第五条 “办公用具”指用于保障员工日常办公需要的单价较高，使用寿命较长的耐用品。如订书机、尺子、笔筒、线插板、计算器、电话机、电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等不易损耗或价值较高的物品。第六条 “办公用品标准配置”一、公司对管理人员及新近人员办公用品发放执行标准配置：软皮本一本；大头针一盒；曲别针一盒；中性笔两支；便签一本；稿纸一本；铅笔一只，橡皮一块，笔筒一个。二、公司对各办公室用具执行标准配置：办公桌椅每人一套；电脑每人一台；热水器一个；烟灰缸一个；垃圾桶两个； 第三章 办公用品、用具的计划、采购与入库第七条 总经理办公室设置办公用品用具仓库，编配办公用品、用具管理员（由文员兼，以下简称管理员）。管理员在办公室主任的领导下具体负责办公用品用具的计划、保管、发放和管理工作。第八条 公司各部门应在每月的24日前（遇休息日相应提前，下同）根据部门实际需求向总经理办公室提出次月办公用品用具申领计划，无办公用具或专用办公用品需求时，可不提申领计划。第九条 各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。第十条 公司办公室应在每月25日前，依据各部门申领计划，办公用品月均消耗量和库存量（办公用品库存量除直接外委的印刷品和财务专用表单外其它以保证一个月的使用为限，办公用具的库存量原则上为零）审查、编制物资采购申请表（见采购流程管理制度附件二），报总经理批准。第十一条 总经理办公室主任依据批准后的物资采购申请表，指定采购员合理组织采购，条件具备时应实行定点采购。临时形成的采购需求，由总经理办公室请示总经理批准后实施。第十二条 采购员采购办公用品用具时应按照性价比原则择优采购，并如实向供应商索要正规发票，采购品种较多时应同时索要购物清单，购物清单应加盖供货单位印章。第十三条 采购员完成采购后应到办公用品仓库办理入库手续。管理员依据批准后的物资采购申请表，购物发票点验入库物品无误后，填写物品入库单一式两份，一份交入库经办人（即采购员），一份留存。同时在购物发票及购物清单上签字确认，并填写物品入库登记表，将物品分类入库。第四章 办公用品的保管：第十四条 办公用品用具仓库应设置办公用品库存台帐及员工办公用具配备台帐，分别记录办公用品用具的库存、分布、配置情况。第十五条 物品入库后管理员应及时、准确填写办公用品库存台帐和办公用具配备台帐。第十六条 入库物品应定位存放、摆置整齐、适时保养、妥善保管。第五章 办公用品用具的领用、发放及退库第十七条 各部门需要领用办公用品用具时应填写办公用品用具申领单，报办公室主任审查批准后到管理员处领取。第十八条 办公室主任依据相关标准、部门月度申购计划和部门实际工作需要，按照“保障工作，杜绝浪费”的原则审批各部门的办公用品用具申领单。第十九条 管理员依据批准后的办公用品用具申领单填写办公用品用具领用发放登记表，经领用经办人签字认可后，据实发放相应的办公用品用具。并及时对办公用品库存台帐、员工办公用具配备台帐等做相应的调整。第二十条 公司领导领用办公用品用具时，可由公司办公室工作人员参照上述规定代替其办理相关手续。第二十一条 员工调动、离职等脱离其工作岗位时，其配备的办公用具应如数退库。管理员应对其员工办公用具配备台帐做相应调整。第六章 办公用品用具工作的管理第二十二条 公司全体员工应牢固树立勤俭节约、艰苦创业的意识，杜绝一切浪费行为。第二十三条 管理员应在每月25日前点验统计当月（指统计月）办公用品的消耗量和库存量，并填制办公用品发放、库存统计表经办公室主任审核无误后，随物资采购申请表一并报总经理。第二十四条 公司办公室主任应每月一次随机检查办公用品、用具的库存保管情况，发现问题及时纠正。第二十五条 公司办公室每半年（六月、十二月）对全公司办公用具的使用情况进行一次普查、经常检查、了解办公用品的使用、消耗情况，并将普查、检查、了解情况和改进意见书面报总经理。第二十六条 未经管理员签字确认的办公用品用具采购发票各级管理人员一律不许签字报销。第七章 考评标准第二十七条 将办公用品用具私用，未经许可送人或有明显的浪费行为，每项次扣罚1050元，并承担其对公司造成的相应损失。第二十八条 造成办公用具丢失、损坏据实赔偿。第二十九条 未按时填写、报送相关台帐、报表、报告或有明显失误，每项次扣510元。第三十条 库存物品帐、卡、物不符每项次扣510元。第三十一条 在采购过程中谋取私利，按实际谋利额的5倍扣罚当事人。第三十二条 未按规定检查纠正管理工作中出现的问题每项次扣10元。第三十三条 违反本规定的其它行为每项次扣520元。第八章 附则第三十四条 本规定所需表单均由公司办公室设计制作（必要时可购买）、保管、发放。第三十五条 本规定从 2012年 8月 1日开始执行。第三十六条 相关文件及表单样稿：A.附件一物资采购申请表B.附件二物资入库单C.附件三办公用品库存台帐D.附件四员工办公用具配备台帐E.附件五办公用品用具申领单F.附件六办公用品用具领用发放登记表G.附件七办公用品发放、库存统计报表附件一：采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因：序号名称规格型号/工程概况技术指标数量/工程量估价（总价）交货期/工期备注12345678备注：编制人： 部门经理： 采购主管：财务主管： 总经理： 董事长： 恒基文化投资发展有限公司物资采购入库单序号货品名称规格型号生产厂家数量单位单价金额123456合计总额人民币： 万 千 元 角 分采购人：库管人：主管领导：注：该入库单一式三联，采购人，库管人，财务各一份。附件二：附件三： 甘肃恒基文化产业投资发展有限公司办公用品用具库存台帐 年 月 日 序号物资名称入库数量计量单位单价供货厂商联系方式采购人入库时间出库时间领用部门领用人领用数量库存数量联系人联系电话12345678910111213141516171819员工办公用品配备台帐序号 姓名部门 岗位耐用办公用品易耗办公用品使用人签名物资名称数量物资名称数量1234567891011121314151617181920附件四：附件五：办公用品用具申领单序号 物资名称数量计量单位单价金额事由使用人领用人发放人12345678合计总额人民币： 万 千 元 角 分领用部门负责人：发放部门负责人甘肃恒基文化产业投资发展有限公司办公用品用具发放登记表 年 月 日 序号物资名称计量单位单价领用数量金额领用时间领用部门领用人领用事由1234567891011121314151617181920212223242526272829303132附件六：,办公用品发放、库存统计报表年 月 日 序号物资名称上期库存本期入库本期出库期末库存数量金额数量计量单位单价金额数量金额数量金额附件七：