企业保管单证档案暂行规定-企业保管单证档案管理暂行规定.docx

企业保管单证档案暂行规定 第一条 为加强对企业保管单证档案的管理，进一步推进“大通关”建设，加快检验检疫签证速度，提高工作效率，便利企业办理报检签证手续，促进外贸发展，特制订本规定。 第二条 申请保管单证档案的企业应符合以下条件： 1、报检产品不涉及安全、卫生、环保等检验检疫项目的； 2、遵守检验检疫法律法规和有关报检规定，近1年来无严重的违规行为，未受到过检验检疫机构通报批评以上的处罚； 3、企业诚信度好，质量管理体系健全，产品质量稳定，近1年来未出现重大质量事故； 4、已经检验检疫机构批准实施检验检疫模式转换的企业： 5、具有在检验检疫机构注册备案的报检员，且以上人员要求业务素质高，工作负责，并能自觉接受检验检疫机构的管理； 第三条 企业申请保管单证档案时应作出如下承诺： 1、遵守检验检疫法律法规和有关报检及单证档案管理方面的各项规定，配合检验检疫机构对企业报检及单证档案的监督管理； 2、保证单证档案和申报的电子数据一致，并对由于单证档案和申报的电子数据不符所造成的后果承担相应的法律责任；3配合检验检疫机构检务部门的核查； 4、保证电子缴费帐户余额充足，按时交纳检验检疫费； 5、设专人负责保管单证档案，配备必要的档案柜和库房存放，并做好档案保管工作，承担由于单证档案保管不善所产生的法律责任。 第四条 企业保管单证档案的申请由检验检疫机构检务部门受理。申请时应提交企业保管单证档案申请审批表(见附件一)，并随附主要出口货物清单及检验检疫机构需要提交的其他材料。 第五条 检务部门接受企业申请后，应根据本规定第三条的要求进行审核，必要时可到工厂进行实地核查。对符合要求的企业，经征求施检部门意见后，由检务部门批准实施。 第六条 经审核批准的自行保管企业，应配合检验检疫机构核查，能够随时提供纸质或者电子版本的快速核放登记表以备核查；有加工贸易方式的企业和免检企业应在快速核放登记表分别注明来料或进料成份的百分比和免检，并在每月20-25之间通过MSN或书面形式提交台州检验检疫局快速核放登记表，以便计费。台州检验检疫局快速核放登记表见附件二。 第七条 检务部门应按月完成自行保管企业报检批的计费、归档工作。对未完成正常流程的报检批进行核查，发现问题及时通知企业；同时对企业的报检及交费情况进行检查，发现企业发送无效电子报检数据以及未按时交纳检验检疫费的情况，要及时通知企业改正，并交清所欠检验检疫费。经通知后企业仍不及时改正或交纳检验检疫费的，检务部门取消其保管单证档案的资格并按有关规定进行处理。第八条 包装性能单的核销工作，应由企业根据检验检疫机构的有关要求自行完成。企业报检员在电子报检时应输入包装性能检验结果单编号；核销时应在包装性能合格单核销栏里注明报检号和核销数量，核销完的包装性能合格单应单独存放备查。 第九条 企业单证档案保管员，应在检验检疫机构已完成签证3天内将单证档案归档，并做到单证档案存放有序，完整无损。 第十条 企业有关部门负责人应定期对单证档案进行自查。同时，应当接受检验检疫机构的监督管理，配合检验检疫机构工作人员对所保管的单证档案进行定期或不定期的检查，发现问题必须及时纠正。如单证档案发生毁损等意外情况应及时向检验检疫机构检务部门报告。 第十一条 企业向检验检疫机构提出更改或补证申请，应同时提供相应的单证档案，更改完成后，单证档案由检验检疫机构保管。企业报检员应作好记录备查。 第十二条 出口证单保管期限为3年。到期后，企业应填写单证档案销毁申请审批核销单(见附件三)，报经检务部门负责人同意后由企业在检验检疫机构检务部门监督指导下到规定地点销毁。 第十三条 企业有以下违规情节之一，经检验检疫机构工作人员指出后，企业仍不及时改正的，由检务部门取消保管单证档案的资格，收回由其保管的单证档案。 1、单证档案没有及时归档或档案管理混乱的； 2、保管的档案不完整或有严重损毁的； 3、档案管理柜被挪作他用或存放档案的库房有安全隐患又不及时纠正的； 4、发送无效电子报检数据又不及时申请撤消以及未按时交纳检验检疫费的： 5、单证差错率高，更改率达到5以上的； 6、其他违反单证档案规定的。附件一：企业保管单证档案申请/审批表 编号：企业基本情况企业名称企业性质法人代表报检员档案保管人联系电话联系电话联系电话企业注册号是否为快速核放企业年出口货值是否为绿色通道企业年报检批次 批是否实施电子监管本企业自愿申请保管本企业的单证档案，并郑重承诺：1.遵守检验检疫法律法规和有关报检及单证档案管理方面的各项规定，配合检验检疫机构对企业报检及单证档案的监督管理；2. 保证单证档案和申报的电子数据一致，并对由于单证档案和申报的电子数据不符所造成的后果承担相应的法律责任；3. 配合检验检疫机构核查，能够随时提供纸质或者电子版本的快速核放登记表以备核查；有加工贸易方式的企业和免检企业应在快速核放登记表分别注明来料或进料成份的百分比和免检；4.保证电子帐户余额充足，按时缴纳检验检疫费； 5. 设专人负责保管单证档案，配备必要的档案盒、档案柜和存放库房，并做好单证档案保管工作。承担由于单证档案保管不善所产生的法律责任。企业法人/负责人（签名）： 年 月 日 （单位盖章）施检部门审核意见负责人（签名）： 年 月 日检务处审核意见负责人（签名）： 年 月 日分管局长审批意见 审批人（签名）： 年 月 日附件二：台州检验检疫局快速核放登记表 年 月企业名称： 企业注册号： 日期报检号批号品名包装数/数（重）量金额包装结果单号转单号报检员备注 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 月 日 / 检验部门核查意见： 本月交回单证： 批，与应交数一致，证单符合规定要求。 共 页 第 页核查人员签名： 年 月 日 编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第8页 共8页附件三单证档案销毁申请/审批/核销单编号： 台州出入境检验检疫局：由我单位保管的 年检务单证档案共 盒 份，保管期限已到，现申请销毁，请予批准。法人代表（签名）： 年 月 日 （单位盖章）检务部门审批意见：审批人（签名）： 年 月 日 （检验检疫机构盖章）证单销毁情况：销毁地点：销毁种类和数量：销毁日期：销毁人员（签名）：注：本单一式两份，一份交检验检疫机构，一份由企业保存。第 8 页 共 8 页