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办公室事务管理(4) 江苏开放大学形成性考核作业 学号姓名 课程代码110072 课程名称办公室事务管理 评阅教师 第四次任务共四次任务 江苏开放大学 第1页共3页办公室事务管理形成性考核作业4 1 任务内容： 一、选择题 1.会场的布置，气氛应该与会议内容相符，喜庆、热烈的氛围适合（c）会议。a.代表大会、人大会议。b.商贸洽谈、探讨合作。c.庆祝会、联谊会。d.日常工作会议。 二、简答 1、会议的基本要素有哪些。 答。会议的构成要素可分为基本要素和选择要素两大类。 会议基本要素 会议基本要素即所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。 会议选择要素 会议选择要素即可供选择的、并非所有会议所共有的要素。包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 2、如何选择合适的会议场所。答。根据需要选择会议的场所 选择会议的场所，要考虑多种因素，以满足会议的多种需要。 一要交通便利。会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近，且交通便利的地方。二要大小适中。秘书应根据会议规模选择会场，一般来说，人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。如果会议时间较长，场地可大一些；反之，场地则可小一些。 三要设施齐全。现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外，还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。 四要安静舒适。会场应尽量避开闹市区，避免受外界干扰。会场内应该具有良好的隔音设备，场内尽量不要安装、使用电话等。 五要方便停车。会议规模越大，会议用车越多。如果没有足够的停车场所，也会影响会议的顺利进行。 六要费用合理。盲目讲究排场，无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开，不考虑场地的租借成本，是错误的。 3、会议经费预算应该包含哪几项目。 答：会议经费预算应包含以下几个主要的项目： 1.会场费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等； 2.资料费用：包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用； 3.食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）； 4.交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、 第2页共3页办公室事务管理形成性考核作业4 2 过桥费、司机劳务费等多项费用； 5.宣传联络费用：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用； 6.其他杂费。诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需的一切费用。预算的费用需经领导批准，按照财务管理制度预支、报销。 4、简述庆典准备工作包括哪些环节。答。 1.做好典礼的舆论宣传工作 2.准备开幕词、致答词3.拟定典礼程序4.做好来宾邀请工作5.发放请柬 6.做好场地布置工作7.做好各种物质准备8.安排接待服务人员9.做好礼品馈赠工作 三、情境分析题： 有人说。“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。”请你运用所学的知识来评价这种观点。 思考提示。首先要读题，回答隐藏的第一问，这样说法是否正确。然后再用你所学的知识来结合自己的认识评价这个观点。 答：会议结束了，秘书人员的会务工作并没有完结，还要对会议期间所提出的问题和建议进行归纳整理，形成系统的文字材料，才能把会议成果体现出来。主要事务如下： （一）会后事务 1.引导离场，清理会场 2.做好与会者离会的服务工作3.发布会议消息 （二）拟写会议纪要 （三）整理会议文件资料和归档 （四）会议总结和催办1.会后总结2.催办和反馈 完成日期：得分：评阅时间： 课程名称：办公室事务管理第四次任务评阅教师： 第3页共3页办公室事务管理形成性考核作业43 办公室事务管理（4）.doc免费为全国范文类知名网站，下载全文稍作修改便可使用，即刻完成写稿任务。 支付6元已有11人下载 下载这篇word文档 第 5 页 共 5 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。