合同索赔管理办法.doc

合同索赔管理办法（试行）1总 则工程项目合同索赔工作是项目合同履约管理的一项重要内容，是工程项目获取经济效益的重要手段，是评价项目合同管理工作的主要指标，同时也是项目施工管理水平的综合体现。因此，在工程施工过程中，有效地进行合同索赔工作，对于提高经营管理水平，提高工程经济效益有着重要的意义。为规范本项目合同索赔管理工作，根据公司有关规定，特制定本办法。1.1合同索赔工作的内容和目的合同索赔工作的内容主要包括工期索赔和费用索赔，具体包括设计变更、调差、补偿等工作。其目的就是通过有效的合同变更、补偿、索赔工作，使由于非承包人原因而延误的工期得到合理的工期延长或费用增加，以及由于设计变更修改、不可抗力因素、地质条件变化、国家政策调整等原因而增加的经济投入得到及时、合理的结算和补偿。变更、补偿、索赔工作贯穿于工程项目合同履约的全过程，并涉及项目部的管理层和作业层且有着严格的工作程序。因此，它是一项贯穿项目合同履约始终、全员全方位的、规范和严肃认真的工作，项目部各层管理人员及施工人员必须高度重视，人人有责。1.2合同索赔领导小组公司应成立由主要领导负责，有关部门参加的工程项目合同索赔领导小组，负责项目合同索赔工作的领导协调、指导，具体业务由经营管理部牵头，其它部门协助办理。索赔领导小组成员如下：组 长：王宁副组长：魏荣政 陈金文 马培福部门成员：项目部的各部门 领导小组负责项目合同索赔工作的领导、协调和考核，制定项目部年度合同索赔计划。从合同履约开始，以经营管理部门为主体，其他职能部门以及施工作业单位人员参与配合，具体负责项目合同索赔的日常实施工作。合同索赔工作，涉及公司及项目部的商业秘密。索赔报告、索赔计算书等有关文件资料应严格保密并进行受控管理。索陪领导小组办公室设在经营管理部。2索赔基础工作及职责范围2.1各部门应首先做好基础合同管理工作和基础资料的收集、整理、保管等工作，合同变更、补偿、索赔工作的基础资料主要包括（但不限于）：合同文件、施工日志、施工班报、备忘录、会议精神及会议纪要、施工方案、施工措施、施工计划、工程报告、施工图纸（包括设计变更通知单等）、各项原始签证、工程影像资料等。2.2在公司合同索赔领导小组的领导下，按照“统一领导，分工协作”的原则，以合同管理部门为主体的索赔小组具体负责合同索赔的日常实施工作，各职能部门及作业单位应积极配合共同做好合同索赔工作。2.3公司合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.1 索赔领导小组合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.1.1索赔领导小组研究制定合同索赔工作的策略及工作方法，具体负责组织、协调、监督项目合同索赔工作；2.3.1.2负责各职能部门及作业单位合同索赔业务的接口工作，积极主动进行联系、沟通和交流；2.3.1.3宣传合同索赔思想，搜集和寻找合同索赔线索；2.3.1.4重视合同索赔证据，整理、分析业务部门和作业单位提供的索赔资料，科学、认真的编制合同索赔报告；2.3.1.5检查、指导各职能部门、作业单位合同索赔的基础管理工作，督促和协调各职能部门及作业单位之间的工作关系；2.3.1.6积极、主动的同业主、监理、设代、甲方等单位高层进行沟通，为项目部各职能部门开展合同索赔工作创造有利的工作环境；2.3.1.7定期对合同索赔工作进行总结，找出不足，更好的为以后的合同索赔工作服务；2.3.2 经营管理部合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.2.1熟悉合同，分析合同文件中规定不清楚以及隐含的条件，寻找合同索赔点，并提供索赔的合同依据；2.3.2.2整理、汇总和分析项目部与监理、设计、业主、甲方等单位之间往来的经济、技术文件并与合同相关条款进行比照，论证是否存在项目合同索赔的可能；2.3.2.3搜集、记录和分析国家的有关法律、法规、造价文件、定额等资料对合同履约产生的影响；2.3.2.4经常深入施工现场，调查研究施工日志、施工班报等书面记录，并整理分析，找出业主、甲方是否有违约行为；2.3.2.5分析监理、设计、业主、甲方的文件（指令）是否有不一致的地方，并找出对我部造成的不利影响并提出索赔。2.3.2.6协助项目部各职能部门及作业单位整理、分析合同索赔事件；2.3.2.7按合同规定的索赔程序，及时向甲方、监理工程师及业主报送索赔意向书和索赔报告；2.3.2.8加强对合同索赔项目的跟踪，积极主动地与监理、业主、甲方进行联系、沟通和交流。据理力争，直至取得最终结果；2.3.2.9处理与合同变更、补偿和索赔有关的结算工作；2.3.2.10负责变更、补偿、索赔文件的起草、打印、装订、传递等工作；2.3.2.11定期进行工作总结，向索赔领导小组书面报告索赔工作的进展情况，为索赔领导小组决策提供依据；2.3.2.12服从索赔领导小组的工作安排，执行索赔领导小组的决策。2.3.3工程技术部合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.3.1记录并处理监理发放施工图纸的时间、数量以及测量基准等技术文件的提供时间，并与合同进行比照。发现监理、业主、甲方是否有违约现象，并以书面文件的形式在合同约定的时间内向监理、业主、甲方行文，说明该事件对工程进度的影响；2.3.2.2校核业主、甲方提供的施工用地与合同规定的内容（主要包括提供的时间、地点、标准和数量等）是否一致。否则，提出书面报告；2.3.2.3校核应由业主、甲方提供的各项前期工程、设施等与合同规定的内容（主要包括标准、规格、数量等）是否一致。否则，提出书面报告；2.3.2.4记录、整理设计变更修改通知单收到的时间，重点从技术标准的变化、施工措施的变化、资源配置的变化及工期变化等方面分析对我部正常施工造成的影响；2.3.2.5建立由于设计修改等原因，监理、业主要求重新报送技术文件的批复时间的记录，论证是否对工程进度等方面造成不利影响；2.3.3.6记录并保管监理、设计、业主、甲方批准认可的代用材料、埋件等文件，及时通知有关部门和作业单位，分析该事件对合同履约造成的影响；2.3.3.7分析施工现场的水文、气候和地质状况与合同条件的一致性。否则，提出书面报告；2.3.3.8及时向索赔领导小组和经营管理部传递本部门搜集的有关文件和信息。2.3.4机电物资部合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.4.1记录并处理由业主、甲方直接供应以及业主、甲方指定的材料供应商供应的各种材料的供应时间、规格、型号、技术标准等与合同规定的是否一致。否则，提出书面报告并提请项目部有关部门就此事件进行充分论证对合同履约造成的不利影响；2.3.4.2记录和积累市场有关材料、设备、配件、机电物资等的价格信息，预测分析市场价格趋势并为项目部领导提供书面决策依据，规避和降低材料的市场风险；2.3.4.3加强材料、机电物资的定额管理，分析实际耗用量和定额耗量之间的关系以及对合同履约造成的影响；2.3.4.4记录并处理由业主、甲方提供使用或业主、甲方供应的施工设备的违约情况；2.3.4.5做好施工设备运行的记录工作，并分析设备窝工、闲置等给合同履约造成的影响；2.3.4.6记录处理由业主、甲方提供的机电设备、埋件、金属结构的供货时间、数量、规格、型号等。并进行质量验收，是否存在质量缺陷；2.3.4.7记录处理各种材料的检查、试验工作，分析试验数据，并书面报告对我方合同履约造成的影响；2.3.4.8及时向索赔领导小组和经营管理部传递本部门搜集的有关文件和信息。2.3.5质量环保部（包括试验室）合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.5.1记录并处理由于非承包商原因而导致未能按时验收的工程项目的情况及对我方合同履约造成的影响；2.3.5.2记录并处理监理、业主、甲方在项目验收过程中是否提高了验收标准及对我方合同履约造成的影响；2.3.5.3记录并处理监理、业主、甲方签发工程合格证书的时效性，有无不符合合同规定的情况；2.3.5.4记录并处理合同规定的业主、甲方安全、环保、水保责任履约情况，分析对我方合同履约造成的影响；2.3.5.5调查由于各种风险因素而造成的质量、安全事故，划分事故责任，按合同规定写出书面报告，对于投保项目积极配合有关部门向保险公司办理理赔事宜；2.3.5.6记录、调查和处理其他承包商给我方施工造成的安全隐患或安全事故，分析对我方合同履约造成的影响；2.3.5.7组织、协调有关部门及作业单位认真做好施工安全日志，并保管、统计、分析有关资料；2.3.5.8及时向索赔领导小组和经营管理部传递本部门搜集的有关文件和信息。2.3.6调度室合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.6.1按照合同索赔领导小组的要求，详实记录、积累有关施工变更、索赔的基础资料，并及时书面报告项目部相关职能部门；2.3.6.2记录分析相邻合同标段对我方造成的干扰和影响；2.3.6.3记录、处理和分析现场监理、业主、甲方对各种问题的处理情况，对现场监理、业主、甲方的口头指令及时办理书面签认手续；2.3.6.4记录并处理紧急、非常项目（如防汛抢险等）的施工对我方合同履约造成的影响；2.3.6.5负责作业范围内合同变更、索赔原始资料的搜集签认，并及时报送项目部相关职能部门；2.3.6.6及时向索赔领导小组和经营管理部传递本部门搜集的有关文件和信息。2.3.7综合部合同索赔工作的职责范围及主要工作2.3.7.1搜集、整理、分析和处理社会治安，周边环境、交通管理及综合治理等方面与合同变更、补偿、索赔的相关事宜；2.3.7.2向项目部各职能部门及时、准确的提供与合同变更、补偿、索赔有关文件资料；2.3.7.3及时向索赔领导小组和经营管理部传递本部门搜集的有关文件和信息。3合同索赔工作程序3.1合同变更、索赔事件发生后，项目部职能部门及施工作业单位应按自己的职责范围，立即着手做好变更、补偿、索赔记录，及时办理有关签证资料，分析该事件对合同履约产生的影响，编写索赔报告，及时报合同索赔领导小组；3.2合同索赔领导小组在变更、索赔事件发生及接到有关部门和施工作业单位的索赔资料后，应立即组织人员对索赔事件进行分析调查，补充必要的证明材料，编写合同索赔文件。在合同规定的时间内，将索赔意向书提交监理工程师，并抄报业主；3.3在索赔补偿意向书报出后，索赔领导小组应抓紧准备索赔资料，计算索赔补偿额，在合同规定的时间内，向监理单位提交索赔申请报告，详细说明索赔理由及索赔费用的计算依据，并附必要的证明资料。如果索赔事件的影响继续存在，则应按合同规定的时间提交中期索赔申请报告，列出索赔累计金额。索赔事件影响结束后，在合同规定的时间内向监理单位提交此项索赔事件的最终索赔申请报告，包括最终索赔金额、延续记录、签证资料、证明材料等，并抄报业主。3.4索赔申请报告报出后，索赔领导小组应指定有关部门和人员对索赔项目进行跟踪。积极同监理、业主、甲方进行沟通和交流并充分协商，据理力争，最大限度的阐述和表达我方的理由和态度，以取得监理和业主的理解，争取最大的经济效益。3.5重大的索赔工作应报请公司有关部门予以指导和协助。4考核和奖励4.1合同索赔领导小组负责对合同变更、补偿、索赔工作的检查和考核。主要检查合同索赔职责的履行情况；考核合同变更、补偿、索赔工作取得的成果和效益。检查考核工作每半年进行一次。4.2项目部根据合同变更、补偿、索赔成果进行分类予以奖励，具体如下：4.2.1奖励基金4.2.1.1变更、调价项目提取已获得索赔额的3%奖励基金；4.2.1.2补偿、索赔项目提取已获得索赔额的5%奖励基金。4.2.1.3项目竣工结算完成，变更、补偿、索赔额占合同结算价款的5%以上，完成公司项目经济评估成本降低额和上缴指标时，根据公司的有关规定，提取5%的合同索赔专项基金，奖励项目部的合同索赔工作人员。4.2.2奖励范围根据考核结果，奖励参与合同项目变更、补偿、索赔工作的有关部门、单位和个人。4.2.3奖金4.2.3.1合同索赔领导小组、工作组组长及主要参与人员的奖金不少于奖励额度的60%；4.2.3.2对重要的索赔成功项目中有突出贡献的人员予以重奖。具体金额由索赔领导小组组长拟定。4.3罚则4.3.1经考核，对未完全合同索赔工作职责的项目部职能部门和个人予以批评教育，并视情节轻重给予一定的经济处罚；4.3.2对于失职、渎职、泄露秘密或工作出现重大失误并给项目部造成严重损失的，要追究当事人部门和个人的责任，并视情节给予必要的经济和行政处罚。5附 则5.1本办法2019年1月1日起试行；