公司会计档案管理制度.doc

会计档案管理制度 1 会计档案的范围 会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。 ( 1 ) 会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款（借款）对帐单、银行存款余额调节表等。 ( 2 ) 会计帐簿 会计帐簿是一定格式、相互联结的帐页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记各项经济业务的簿籍。它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。 ( 3 ) 会计报表 会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。 ( 4 ) 其他会计核算资料 其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 2会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。 （1）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 （2）会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷。 （3）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。 3会计档案的保管 （1）会计档案的移交手续。会计部在将会计档案移交公司档案部门时，应按下列程序进行： A、开列清册，填写交接清单； B、在帐簿使用日期栏填写移交日期； C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。 （2）会计档案的借阅。 A、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。 B、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理或财务总监批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经会计部部长批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。 C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 ( 3 )会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2001年度终了日为12月31日，保管期限按2002年元月1日开始计算。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。 会计档案备查表单位盖章：总计数凭证档案帐簿档案会计报表档案其他会计资料档案年初数本年增加数本年减少数本年年终数借阅档案情况复制档案情况归还档案情况自用外调填报单位负责人： 填表人： 4会计档案的销毁 （1）会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。 （2）会计档案要销毁时，报财务总监批准后销毁。 （3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止； （ 4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出面报告一式两份，一份报财务总监，一份入档案备查。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表：会计档案销毁审批表销毁会计档案意见帐簿卷（册）数凭证卷（册）数备 注鉴定单位领导小组负责人（签名） 年 月 日主 管 负 责 人 批 示 （签名） 年 月 日监 销 人 （签名） 年 月 日会计档案销毁清册顺序号类别案卷号案卷题名起止日期页数保管期限已保管期限备注