公司员工档案管理办法.doc

公司员工档案管理办法第一节 总则第一条 为加强公司员工档案管理，有效保护利用人事档案，切实维护公司和员工的利益，根据中华人民共和国档案法及有关法律、法规的规定和公司实际情况，特制定本办法。第二条 公司员工档案的管理部门为公司人力资源部，人力资源部设专职档案管理岗位专人负责进行管理，并设置档案专用柜存放员工档案。第二节 员工档案管理岗位第三条 员工档案管理岗位的职责如下：1. 收集、鉴别、整理和保管员工档案材料，建立完整的登记统计册；2. 办理员工档案的查阅、借阅和传递手续；3. 及时登记员工档案材料变动情况；4. 为有关部门提供员工的个人资料；5. 做好员工档案的安全、保密和保护工作；6. 办理其他有关事项。第四条 员工档案管理岗位人员必须具备的条件：1. 中共党员；2. 熟悉员工档案管理业务，受过人事档案管理资格培训并取得资格证；3. 工作责任心强，能严守员工档案秘密。第三节 员工档案的内容和分类第五条 员工档案的内容及其分类如下：1. 履历材料；2. 自传材料；3. 对员工的鉴定、考核、考察材料；4. 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能和考绩、审批等材料）；5. 政审材料；6. 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；7. 奖励材料；8. 处分材料；9. 招用、劳动合同、劳动手册、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、离（退）休、退职等材料；10. 其他可供组织参考的材料。第四节 员工档案的收集、保管第六条 对员工的情况变化及对其进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时予以收集、整理、立卷，以保持档案的真实与完整。第七条 立卷归档的材料必须齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。第八条 归档材料必须手续完备。第九条 档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用复印件和复写纸书写，应使用毛笔、黑色或蓝黑墨水笔，以正楷书写。第十条 建立好文书档案室（柜），达到防火、防蛀、防鼠、防潮、防窃、防失密的要求。第五节 员工档案的查阅和转递第十一条 查阅员工档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的专用“阅档”介绍信，并经人力资源部负责人同意并在介绍信上签名。介绍信由档案管理岗位人员负责保存。第十二条 查阅人应为二名中共党员。在指定地点查阅并且档案管理岗位人员必须在场。第十三条 员工档案一般不予外借，如必须借出使用时，要说明理由，人力资源部负责人同意，限时归还，不得转借，同时必须办理借阅和归还手续。第十四条 任何人不得查阅本人或直系亲属的档案。第十五条 查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、划圈、抽取、撤换档案材料。查阅后不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者要追究当事人的责任，严肃查处。第十六条 查阅或借阅人不得擅自拍摄或复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经档案管理岗位人员的同意。第十七条 员工调离公司时，须及时向对方单位转递其档案；员工退休后，须及时将其档案移交公司档案室保管；员工死亡后，其档案由人力资源部保存一年后，移交公司档案室保管。第十八条 档案的转递应编造移交表，办理交接手续。第六节 附则第十九条 本办法自批准之日起执行。第二十条 本办法与上级有关规定相抵触时，按上级规定执行。第二十一条 本办法解释权属人力资源部，修改权属公司。