办公用品、易耗品供货服务方案.docx

办公用品、易耗品供货服务方案（一）服务方案1、服务理念及优势本公司自成立以来，一直秉承“质量第一、信誉至上、诚信经营、服务大众”的经营理念，通过服务创新，来满足我们所服务的客户的潜在需求，通过不断努力，使公司逐步走向规范化、流程化、科学化。我们的宗旨：诚信为本，质量第一；我们的方针：一切为客户着想，努力为客户分忧；我们的追求：用我们的诚心、专心，换取客户的放心、舒心； 我们的责任：贴心服务，让客户无后顾之忧；（2）服务优势产品质量方面，本公司为本项目用户单位提供的产品均是正规企业生产的原装正品，质量有保证。本公司在服务人员方面，有多名经验丰富的员工队伍，他们工作勤恳、认真负责。在价格方面，本公司对产品实行集中采购，在采购价格上获得更大优势，从而为客户提供最大的优惠力度。在运输方面，本公司有专门的产品配送途径，方便、快捷。能保证在此用户单位要求的时间内完成产品配送服务。2、供货组织程序（1） 组织安排为做好本项目的服务工作，本公司专门抽调公司骨干人员组成项目实施小组，由本公司负责人负责本项目实施过程中全部供货进度和商务事宜。（2） 工序组织中标后，我单位将按照协议条款，组织货源，为用户单位按时、保质、保量配送采购清单范围内的产品。3、供货计划及运送（1） 供货质量保证本公司承诺向用户单位提供的供货产品的质量和服务应满足采购文件的要求及本投标的承诺。本公司承诺在收到用户反应质量问题的信函或电话后 1 小时内作出答复并派出服务人员 3 小时内到达现场解决问题，如果没有在1 小时内内作出答复并采取措施，用户单位可采取必要的补救措施，风险和费用将由本公司承担。（2） 交货时间根据实际需要确定。市区范围内，自下单之日起，急需的零星采购当天或最迟隔天到货，5 万元以下小批量采购能够保证 3 天之内到货，5 万元（含）以上大批量采购能够保证5 天之内到货；县域范围内，急需的零星采购隔天或最迟隔两天到货，自下单之日起，5 万元以下小批量采购能够保证 5 天之内到货，5 万元（含）以上大批量采购能够保证 7 天之内到货。（3） 产品配送本公司对本项目采购产品的配送宗旨是“三按”（按时、按质、按量），“三专”（专人、专车、专线）：按时严格按照用户单位要求的时间要求和规定配送；按质保证提供质量合格的优质产品，并登记记录每个送货批次；按量按照用户单位的配送明细、数量认真执行配送工作。专人设专人负责工行低值易耗品采购业务，设置固定电子邮箱（xx）用于工行低值易耗品采购业务的联系方式，及时受理工行采购业务信息；专车公司针对本项目的配送，实施专车配送，完全能够确保按时送达目的地；专线本公司根据实际情况规划专线配送路线，确保产品能准时达到用户单位指定的地点。4、供货方案（1） 产品包装方案1）包装的要求提供的所有产品都具备适应多次搬运、装卸的坚固包装，包装应有减振、防冲击的措施，保证在运输、装卸过程中完好无损。若包装无法防止运输、装卸过程中垂直、水平加速度引起的产品损坏，我方会在产品的设计结构上予以解决。包装将按产品特点，按需要分别加上防潮、防霉、防锈、防腐蚀的保护措施，以保证货物在没有任何损坏或腐蚀的情况下安全运抵招标人指定地点。包装所用的材料及包装物结构具有较强的可复原性，以保证货物在现场开箱后能方便地按原包装复原。专用工具会分别包装。2）包装的标记按规定对货物进行包装。每一包装箱或货物的适当位置将用不可擦除的油漆和明显的中文及英文字样做出以下标记：收货人发货标记目的地货物名称、箱号毛重净重(公斤或用Kg 表示)体积(长宽高，以毫米表示)送货站点按照货物的特点，装卸和运输上的不同要求，包装箱上将明显地印刷有“轻放”、“勿倒置”和“防雨”等字样。3）包装的责任凡因由于货物包装不善或标记不当导致货物损失、损坏或丢失时， 或因此引起事故时，责任由我方承担。公司为本项目提供的全部货物采用相应标准的保护措施进行包 装，有良好的防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等的保护措施，以确保货物安全运抵现场；公司愿意承担由于包装或保护措施不妥而引起的货物锈蚀、损坏和丢失的任何损失的责任或费用；（2） 产品运输、配送方案1）工程材料运输的概念本公司根据现代物流管理学，在传统的货物运输概念基础上建立 了自己的一套物流配送体系。由采购部专职将采购来的货物根据各个 工地的不同需要、所处地点、供货量、供货时间、包装形式等制定不同的配送方案。以利用规模优势取得较低的送货成本和较高送货效率。在观念上明确“用户第一，质量第一”的原则。配送的地位是服务， 因此本公司时时刻刻从用户的利益出发，在满足采购人需求的基础上， 通过制定合理的配送方案以获得最大经济效益。2） 配送工艺流程根据业务特点，集中批次、制定合理送货路线、统筹各项目供货时间、合理利用运输工具的空间、配备专业运输人员与运输车辆进行货物配送。3） 货物配送流程进货作业采进货目标的购计划分析计划掌握大略的到货日、货品、货量、及送货车型式尽可能准确预测送货车到达日程配合停泊信息协调进出货车的交通问题为方便卸货及搬运，计算货车的停车位置预先计划临时存放位置货车到达卸货拆装标示及分类货品检查单据、传票等文件在进货单上记录进货注意超额、短缺及损坏的货品， 并做详细记录货品验收检查进货的正确记录指派后续入库的位置运输作业收货站台卸货验送存储区待运区货发货站台出货装载卡车送货送达门店交货发货作业贴标签分货捆包、包装发货检查运到发货准备区发货日程堆放传票处理装车发货发货信息记录配送作业因素决策各用户分布情况基本配送区域划分订单货品特性配送批次决定各用户的交货时间配送先后次序暂定各用户的订货量体积重量可调派状况车辆最大装载量重量限制车辆安排形式、种类用户点卸货特性限制自车、外雇车运送成本每辆车负责用户的决定交通状况用户点位置路径顺序送达时间限制性质配送顺序决定货物形状容积车辆装载方式重量（3） 产品交货与验收方案1） 货物保证我方所提供的货物达到原厂商的技术标准和规范要求；我方保证货物是全新的、未使用过的，是经过合法渠道进货的原装合格正品，并完全符合合同规定的质量、规格和性能的要求；2） 货物检验若开箱检验中发现有诸如数量、型号和外观尺寸与合同不符， 或密封包卷物本身的短少和损坏，我方将向采购方报告，并提出处理意见请采购方审批。我方将根据采购方的意见给出明确答复和赔偿意见。若为本公司责任，我方将无条件给予补齐和更换。3） 检验方法产品由本公司运抵采购人指定地点，并通知指定的人员验货。如有需要，双方当场开箱，检查货物有无损坏，并确认货物的规格、品牌和数量等要素是符合本合同要求的产品。如发现货物损坏或货物不符时，本公司立即予以更换。4） 随箱文件每个包装箱的内外部应附有装箱文件，装箱文件内必须包含但不限于有详细的货物清单，说明货物名称、规格、数量以及必要的技术文件。另外每个包装箱内还附有产品的合格证书。5、供货日期保证措施（1） 供货日期控制的措施1） 规划：确定本此供货的总进度控制目标和分进度控制目标， 编制进度计划，并检查各层次的计划，形成严密的计划保证系统。2） 控制：跟踪检查实际制作进度，整理统计检查数据。进行实际进度与计划进度的比较，出现偏差及时采取措施调整。（2） 供货日期的保证措施1）组织措施落实各层次的进度控制人员具体任务和工作责任。做好劳力、材料、机构的协调准备工作，加强对生产部的各类管理人员的教育工作， 使他们到岗尽职，以有利于各项工作的有效展开。2） 技术措施根据工期控制，逐周编制作业计划。根据计划，在生产、运输过程中加强人力、物力、技术调度，保证材料的供应，每天对照检查计划执行情况，及时调整；劳力的选用严格按单位的有关规定执行，调动本单位内部的熟练技术工人参战，注重提高操作工的技术素质，加强岗前培训工作，确保基本功运硬，以提高工作功率；加强原材料的采购管理，多点联系，择优选购；周转材料充实供应，材料进场及时。进场后严格检验，合格后按类别整齐堆放，避免由于材料供应不及时或出现质量问题而耽误供货期；对投入本此产品供给的各类运输车辆等，进场前进行检查维修， 要必时购置，施工中不断加强保养和检修，以保证机具的完好性，从而保证和提高机具使用率，以免机械器具故障或短缺而影响供货进度。3） 经济措施为保证供货日期的实现，必须有资金保证，本公司为本供货准备了一定资金，并实行专款专用制不影响供货进度，从而保证供货期进度不受资金的影响。4） 信息管理措施在生产及运输过程中，不断地收集实际进度的有关资料进行整理统计，与计划进度比较，定期向贵方提供比较报告。在其控制下编制周作业计划，并做好进度记录，填好进度统计表，协调各方面关系， 及时、灵活、准确、果断地采取措施，排除各种矛盾，加强各薄弱环节，实现动态平衡，保证完成供货日期目标。5） 技术服务支持货物送达后，我方根据贵方需求，做好供货服务及配合甲方办理产品供货手续及验收事宜并对不合格产品进行更换，为贵方提供材料使用上的技术支持。（二）人员配备 1、人员配备标准（1） 本公司设专人负责工行低值易耗品采购业务，设置固定电子邮箱（xx）用于工行低值易耗品采购业务的联系方式，及时受理工行采购业务信息，如因为本公司原因导致邮件无法正常及时反馈，由本公司负责。（2） 本公司安排相对固定、有较强责任心、举止文明的送货员，遵守法律法规和采购人的各项规章制度，服从采购人的统一管理。（3） 本公司自通知入围之日起，尽快安排专人（相应主动出示身份证明、委托证明或介绍信）与工行联系，商定包括车辆停放位置、货物运输路线、储藏位置、验收资料交接等内容，及时做好合同约定交货前的准备工作。（4） 本公司加强对送货员的日常安全教育与安全管理，避免安全事故的发生。因工作而造成人身或设备损坏，本公司承担全部责任。2、拟派实施人员表类别姓名性别专业学历职务备注项目负责其他人员3、人员岗位职责（1） 项目负责人岗位职责 1）认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守服务行业管理部门的有关法规，端正经营作风。 2）组织全公司的生产活动，对企业的采购工作实行统一领导和指挥。3） 组织贯彻质量管理，加强检验工作，开展全面质量管理。4） 负责安全生产，担当安全生产第一责任人，经常督促有关人员做好安全工作，确保生产安全。（2） 送货员岗位职责1）工作纪律严格遵守公司的考勤制度及其他相关规章制度。不得无故拖延送货时间或拒不执行配送计划。上班时间不私自无故外出。服从项目负责人的领导。对工作安排有异议，要在工作完成后向上级汇报。任何时候，必须随身携带手机并且开机。对公司领导或管理人员的呼叫，应及时应答。安全地配送公司货物到采购人指定地点，做好货物装卸与验收；遵守公司的规章制度,服从领导的安排与调遣；完成上级领导交办的其他工作。2） 安全出车出车前按要求检查车况（油、水、电）；检查车辆所载货物是否完好，并保证货物在途的安全、完好是否完整；按规定时速驾驶不违章驾车，严格遵守交通规则和操作规程， 积极提出有关行车安全的合理化建议，做到无任何事故；停车时不能影响正常交通，下车要锁好车门；按时到岗，及时送货，不松懈出车；出入库要严格按顺序和行车路线行驶，损坏货物，按价赔偿；定期对车辆进行全面清洁及检查维护并形成记录，发现问题及时排除或上报。3） 配送流程做到从领货运输顾客清点签字验收单入库财务核销各环节的单据完整、清楚、准确、及时；出车前认真核对货物与出货单，回货单是否一致，包装是否完好，认真填写配送单据记录；检查所载货物情况完好，认真核对成品和出货单，所有单据准确无误。确认货物及单据，货物是否有遗漏；确保账货相符，接到配送通知，应携带齐相关单据；货物装运要求摆放合理，不野蛮装运；安全准时无差错的送货给客户，并能提出好的改善意见，不与顾客发生冲突，客户满意度 100%；确保配送、财务、仓库的单据数量一致性，发现问题及时清查；认真填写配送记录，对一次性未送齐的货物及时通知与订单员，给予做好账目处理，并汇报给采购方，给采购方相应满意的解决；熟悉片区路段和客户分布情况，保证配送及时、准确、到位。在运送货物中，如丢失货物，数目不清，造成一定的损失， 照价赔偿；11途中耽误不能及时送货，要和公司取得联系，方便公司另行派车安排。4） 规范服务配送人员穿着干净整洁，养成个人良好的生活习惯，注重个人的形象(言行举止)；尽心、尽力、尽职、尽责地做好本职工作，注重学习与提升， 能力的提高，个人素质与涵养的提升。车身干净、清洁，无污渍；对顾客的抱怨要有耐心倾听，做好解释工作；不乱发牢骚和怨言，团结同事，严禁带着情绪工作；做好客情，按规定及时调换货；要保证货物的及时准确送达，端正服务态度，提高服务质量；保证公司相关设备的维护工作，做到及时、有效。无法处理的要及时上报。如拖延或处理不当，造成严重后果的，须承担相应责任。5） 信息反馈认真填写每天汽车使用记录，每周上报配送主管；对车辆行驶状况做好记录，及时检查，保证车辆行驶安全；顾客对本公司提出的意见和建议做好记录，回公司后交专职领导。2、产品质量控制措施（1） 项目实施过程质量控制1）采购做好各种主要货物的采购计划。合理安排货物的供货计划。2）产品标识和可追溯性落实好人员进行各种设备的标识、保存和分发。满足追溯性要求，对产生的记录做好存档和分发。（2） 过程控制供货运输过程是核心部分，实施质量控制等也是过程控制的内容。（3） 实施进度控制对项目实施总进度计划，明确关键部位和负责人。（4） 实施质量控制 1）规定项目实施全过程各阶段的实施方法。2）明确为保证实施连续顺利进行应采取的措施。（5） 检验和试验检验和试验包括进货检验和试验、过程检验和试验、最终检验和试验，应明确：1） 对哪些产品应进行哪些检验和试验，并明确检验和试验的合格标准。2） 对过程检验和试验主要有哪些方式，并明确具体规定和责任人。3） 项目实施后，需进行哪些检验和试验，如何组织这些检验和试验。4） 明确每个工序进行交接的内容和责任人。3、不合格产品的处理措施采购方在交货地点有权随时抽检本公司交货产品的质量，如发现质量不符合本项目规定，采购方有权拒收货物、拒付合同价款，并追究本公司由此造成的经济损失。本公司供应货物的质量指标不符合本项目合同规定的质量标准的，本公司自行处理并承担由此所发生的全部费用。给采购方造成损失的，本公司给予赔偿。在质保期内，本公司提供产品质量存在缺陷的，或者产品的规格、品牌和数量等要素与实际需求不符的，自接到工行项目工作人员电话， 三个工作日之内完成情况核实和物品替换。连续三次提供缺陷产品或 供货与订单不符的，本公司书面说明情况。（四）内控及沟通协调措施1、内控措施内部控制规范及其指引，基本涵盖了企业运营的各个领域、各项业务和事项，为企业制定和实施内控体系提供了具体的参考。然而， 内部控制的关键不在设计，而在于执行。因此，如何全面落实整个内控体系成为下一步工作的重心。要真正贯彻落实好内控体系，企业应做好以下几个方面的工作：（1） 提高全体员工对内部控制的认识，企业领导的重视是关键如果没有称职的人去执行，设计得再完善的内部控制体系，也不可能发挥应有的作用。内控的成与败，取决于企业全体员工的意识及行为，而企业领导人对内控的认识、态度与行为更是关键所在，直接决定了内控体系实施的好坏。要加强内部控制培训，加大宣传力度， 让企业领导和全体员工都充分认识内控的作用、为企业创造的效益以及具体流程，树立起正确的内控观念。只有提高了认识，才能提高自觉性和执行力，从被动执行走向主动实施，才能自上而下地贯彻执行企业的各项制度。在落实的过程中，领导要把内控作为日常重点工作来抓，自觉按照规定程序办事，起好模范带头作用。（2） 完善公司治理结构，设置专门机构负责企业内控体系的建设完善公司法人治理结构，明确股东大会、董事会、监事会和经理层的权、责、利的划分，使之相互独立、相互制约。明确董事会负责内部控制的建立健全和有效实施，监事会负责监督董事会对企业内部控制的建立与实施，经理层负责组织执行内部控制的日常运行。同时， 在董事会下设立内部控制委员会，专门负责内部控制体系的建立和完善工作;在董事会下设立审计委员会，负责审查、监督内部控制有效实施和进行内控自我评价、协调内部控制审计及其他相关事宜等。只有这样，才能使企业由上而下共同执行内部控制体系，从而推动企业内控的健康发展。（3） 提高内部审计的地位和独立性在企业管理过程中，内部审计人员被赋予了新的职责和使命，内 部审计机构在帮助企业控制风险方面发挥着重要的作用。要充分发挥 内部审计的作用，首先，要保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性;其次，拓展内部审计领域，把内部审计延伸到企业管理的 各个方面，不仅要检查发现财务差错，还要通过对内控检查和评价活 动，及时发现内控缺陷、管理漏洞和隐患，针对审计过程中出现的新问题和新情况，及时采取提出切实可行的、富有建设性的建议和措施; 此外，要配备业务水平、职业道德素质较高的内部审计人员。内部审计工作的专业性和特殊性，要求内部审计人员不仅是既精通财务会计、审计业务，又具备经济法律、经营管理、计算机、工程技术等多方面知识的高素质复合型人才，还要有相应的组织、指挥和协调工作的能 力，更要具有良好的职业道德素质;最后，加强与外部审计的交流与 合作。借助中介机构的力量，充分利用其从业人员业务素质较高、经验较丰富的优势，进行优势互补，取长补短，全面提高内控意识和风险管理水平，充分发挥内部审计的作用。（4） 建立和完善全面预算管理机制全面预算管理是企业实施控制和监督的重要手段，可以起到统合所有庞杂枝节的干流作用和科学的导向作用，促进企业从粗放型向集约型的转变，并使预算管理关注的重点从经营结果延伸到经营过程和资本运作过程。在实际工作中，由企业最高领导人进行决策、指挥和协调。在预算编制的过程中，预算委员会把总预算细化分解，落实到每一个预算执行单位，具体到每一位员工，并附以相匹配的权、责、利。可结合实际情况进行必要的修正，以适应经营市场与政策环境的变化。内部审计等部门负责监督和核查预算的执行情况，及时发现执行中的偏差，确定偏差大小，提出改进建议。年终，进行预算业绩考核和奖惩。（5） 建立科学合理的薪酬体系、考核和激励机制建立科学有效的薪酬体系、考核和激励机制是企业管理的重要工作，其核心是使企业管理者从追求个人利益最大化转变为追求企业价值最大化。首先，应建立科学合理的绩效考核评价机制。董事长、董事会成员、总经理、副总经理的年度奖金，以税后利润作为计发的依据;其次，建立与内控相适应的薪酬福利体系。为了保证内部控制的有效性，强化对内部控制体系执行、实施情况的检查和考核。薪酬福利体系通过工资、福利、津贴、补助、奖金等形式，结合员工的个人能力和工作表现，与内部控制执行效果挂钩，进行量化考核，以促进员工发挥积极性、创造性。2、沟通协调措施（1） 与采购方的沟通协调公司设专人负责工行低值易耗品采购业务，设置固定电子邮箱（xx）用于工行低值易耗品采购业务的联系方式，及时受理工行采购业务信息。公司安排相对固定、有较强责任心、举止文明的送货员，遵守法律法规和工行的各项规章制度，服从工行的统一管理。公司自通知入围之日起，尽快安排专人（相应主动出示身份证明、委托证明或介绍信）与工行联系，商定包括车辆停放位置、货物运输路线、储藏位置、验收资料交接等内容，及时做好合同约定交货前的准备工作。（2） 与其他相关单位的沟通协调本次项目采购计划入围供应商数量最多为 4 家，在项目采购过程中，本公司积极与其他供应商协调配合，共同做好工行的低值易耗品供应服务项目。（3） 与采购渠道方的沟通协调本公司采购的产品，均为正规、正品、全新未使用过得产品。若遇到采购方紧急需求物资，本公司做好采购渠道的协调，保证产品有充足的备品，能及时按照采购单位要求送货。（五）应急预案 1、应急服务标准（1） 本公司设立有应急制度，指定xx（电话：xx、xx、电子邮箱：xx）负责本项目的应急服务，为用户单位提供 724 小时服务。（2） 本公司 1 小时内响应采购方，3 小时内到达现场为采购方服务。市区范围内，自下单之日起，急需的零星采购当天或最迟隔天到货；5 万元以下小批量采购能够保证 3 天之内到货；5 万元（含） 以上大批量采购能够保证 5 天之内到货。县域范围内，急需的零星采购隔天或最迟隔两天到货；自下单之日起，5 万元以下小批量采购能够保证 5 天之内到货；5 万元（含）以上大批量采购能够保证7 天之内到货。2、应急服务原则以采购方的交货日期为基准，充分调动公司一切资源，确保准时交货，并做好相关预案。3、应急组织机构设置4、应急工作制度（1） 目的及适用范围 1）为预防和控制潜在的事故或紧急情况发生，及时做出应急预警和响应，最大限度地减少可能产生的事故后果，特制定本制度。2）本制度适用于本公司应急救援预案的制定和可能及已发生的安全生产事件的预防和处理。（2） 应急管理原则 1）实行主要领导负责下的分级管理制：在公司总经理的统一领导下，建立健全“统一领导，分级管理，分线负责”的应急救援制度。健全应急救援组织体系，建立应急救援队伍，制定完善应急预案，开展应急救援演练。公司领导和管理人员各司其职、各负其责，充分发挥应急响应的指挥作用。2） 以人为本，安全第一：把保障生命安全和身体健康、最大程度地减少事故造成的人员伤亡和财产损失作为首要任务。切实加强应急救援人员的安全防护。3） 预防为主，强化基础，快速反应：坚持预防与应急相结合、常态与非常态相结合，强化一线一员的应急处置能力，“早发现、早报告、迅捷处置”，居安思危，预防为主。4） 科学实用：应急预案具有针对性，实用性和可操作性。通过危险源辨识、风险评估进行编制；应急对策简练实用，通过演练不断完善改进。依法规范，加强管理。5） 分级响应应急工作按照事故的应急程度、波及和影响范围，实施分级应急响应。（3） 组织领导及职责分工1）组织领导成员单位：售后服务组、技术组、管理组2）各相关部门职责售后服务组接到客户投诉要按规定的时限认真进行处理，并及 时对客户予以回复，直到客户满意为止；遇有突发或重大服务质量问 题的信息，应及时会同相关责任部门处理，遇到重大服务质量问题应 及时向公司领导汇报，并建议召开小组会议研究处理办法和组织实施。售后组应会同管理组研究制定应对和解决突发和重大服务质量问题的预案，指定相关责任人，对预案全面掌握并能随时操作和使用。而后，将预案及时传达有关部门，并做好培训工作。技术组要对产品质量有所记录，并在发生重大质量问题时能够及时提供所需资料，积极配合售后组的工作。落实紧急订货任务，以确保产品紧急供货工作不被延误或最大程度地减少延误时间，对突发性恶劣天气导致送货工作不能正常进行，按预案规定需要调整送货时间的，负责向相关部门提报配合工作事项。5、紧急供货机制保障措施本公司建立了货物应急响应机制，拥有多家货物供货渠道，为客户提供 7*24 小时紧急服务，确保接到采购方紧急通知时，货物供货能够迅速、准确、有效的组织进行，最大限度的减少采购单位损失。公司客服中心热线电话为：xx。此外，公司全部人员的手机 24 小时开机，并且开通呼叫转移和秘书台等服务，确保用户能够及时与技术支持人员取得联系。同时，我司将对此次项目配置专职售后服务经理，将 7*24 小时响应用户的技术支持与售后服务需求，并保证对电话服务请求进行实时响应。在非工作时间，用户可以通过手机与专职服务经理或客服中心技术人员取得联系。