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会议要素分析一、会议议题（一）概念1.会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容。2.议题来源上级机关和领导人；下级部门；本层次。（二）议题明确1.议题的作用让与会者获得知情权；便于做好准备工作；防止出现操纵会议的现象；有助于会议目标的实现；提高会议效率。2.明确议题的方法会前：文字记录，公布；会中：按照议题控制会议进程。（三）议题的审核（三）议题的审核以下人员有机会提议召开一个会议：以下人员有机会提议召开一个会议：具体负责某项工作的主管人员；具体负责某项工作的主管人员；上级领导或主管部门以及这些部门的领导；上级领导或主管部门以及这些部门的领导；一定数量的委员会成员或者相关组织的代表；一定数量的委员会成员或者相关组织的代表；足够数量的基层员工；足够数量的基层员工；合作单位的有关人员；合作单位的有关人员；其他人员。其他人员。开会原因开会原因(1)(1)资讯传达与监督员工；资讯传达与监督员工；(2)(2)达成决议与解决问题；达成决议与解决问题；(3)(3)开发创意；开发创意；(4)(4)激励士气；激励士气；(5)(5)巩固主管地位。巩固主管地位。1.1.审核的原则审核的原则（1 1）“一支笔一支笔”原则原则在一个单位，批准开会的权力在一位主管领导手中。在一个单位，批准开会的权力在一位主管领导手中。（2 2）惟一性原则惟一性原则只有通过会议形式才能解决问题：只有通过会议形式才能解决问题：有关规章要求。有关规章要求。（3 3）计划原则计划原则会议要提前申报计划。会议要提前申报计划。（4 4）可行原则可行原则会议要素清楚，预案可行，经费有保证。会议要素清楚，预案可行，经费有保证。（二）（二）会议主持人会议主持人1.1.主持人的产生主持人的产生常务会、临时会：常务会、临时会：主要负责人主要负责人；人民代表大会：主席团成员轮流主持。人民代表大会：主席团成员轮流主持。2.2.主持人的职责主持人的职责（1 1）宣布开会和闭会；）宣布开会和闭会；（2 2）介绍或报告会议情况；）介绍或报告会议情况；（3 3）控制和调节会议的进程；）控制和调节会议的进程；（4 4）允诺发言、阻止超时、违规的发言；）允诺发言、阻止超时、违规的发言；（5 5）维护会场秩序、执行会议纪律；）维护会场秩序、执行会议纪律；（6 6）选定会议记录人员、验证会议记录的准确性；）选定会议记录人员、验证会议记录的准确性；（7 7）督促会议决议的执行。）督促会议决议的执行。3.3.主持人的权力主持人的权力具有具有发言权发言权和和表决权表决权。召集人主持人 同一个人职能区别召集人：对会议的过程负责，对会议能否顺利召开负责；主持人：对会议的全部内容负责，尤其对会议结果负责。（三）会议出席人（三）会议出席人会议出席人：被正式会议出席人：被正式邀请邀请或被正式或被正式要求要求参加会议，参加会议，并在会议上并在会议上发言发言、讨论讨论、表决表决的人员。的人员。1.1.确定确定依法产生；依法产生；根据组织程序确定。根据组织程序确定。2.2.权利权利（1 1）发言、动议、提案、讨论；）发言、动议、提案、讨论；（2 2）表决权；）表决权；（3 3）选举权。）选举权。3.3.义务义务（1 1）按照会议通知的要求做好参会准备；）按照会议通知的要求做好参会准备；（2 2）遵守会议规则、服从会议决议，）遵守会议规则、服从会议决议，（3 3）共同维护会场秩序。）共同维护会场秩序。4.人数核定实际出席人数必须达到应到人员的半数以上。（扣除因公、因病不能到会者。）不足额数，可以进入等会期；等会期满仍不足额数，改为谈话会。（四）会议列席人列席人：会议领导机关出于某种需要，批准少量无关部门的负责人列席会议。1权利（1）参与有关问题的讨论发言；（2）会议临时赋予的其他权力。2义务（1）遵守会议规则；（2）礼貌发言、解答询问；（3）保守会议机密。（五）会议记录人1，产生（1）会议主席指定；（2）会议选举产生；（3）秘书人员。2职责（1）提前介入会议，了解议题和出席人员；（2）如实记录会议内容；（3）主动向大会主席(主持人)提交会议记录。（六）会议工作人员1.来源（1）机构的内部；（2）专业会展机构的技术人员和管理人员；（3）会场有关服务人员。2.职责（1）会议筹备工作；（2）会议材料准备工作；（3）会间事务性工作。三、开会时间（一）确定开会时间的依据1议题的时效有些会议的内容具有明确的时效要求。2 会议规模与会议的准备时间成正比；与会期的长度直接相关；与会议可能出现变数的概率密切相关。3会议的复杂程度制约因素：议题的复杂程度；议题的多少。（二）会议时间的控制 1影响会期的因素（一次或者一届会议总的时间长度）（1）会议准备不充分，会议时段空置；（2）议程安排拖沓，没有计算和控制发言时间；（3）不适当的会外活动；（4）意义不大的讨论；（5）会议地点选择不当。2控制措施（1）尽量避免安排重复的环节和重复的内容；（2）严格规定发言时间；（3）合理衔接各个环节；（4）核算会议的时间量会期计算公式：T=Tc+Tk+Th（以小时为单位）四、会议地点（一）从会议自身需求选择会址1会址的地理位置(1)和会议的内容、规模、级别相称；(2)自然条件适宜；（气温、湿度舒适）(3)交通方便；（节约费用、节省时间）(4)相对中心。（政治、经济、文化、交通中心）2会议室条件（1）空间小会议室：30m2，净高2.4-1.6m；中会议室：60m2，净高3.6-2.4m；大型会议室：净高4m。（2）密度有桌会议室：1.8m2人；无桌会议室：0.8m2人；与会者间距：0.6m。（3）布局根据需要迅速随意组合。3 3会议室会议室技术装备技术装备（1 1）恒温设备恒温设备夏季：夏季：25250 0C-27C-270 0C C，湿度湿度 6565 ，气流气流0.1-0.5m0.1-0.5m秒秒 ；冬季：冬季：18180 0C-20C-200 0C C，湿度，湿度 3535，气流气流 0.3 0.3米秒。米秒。（2 2）照明设备照明设备自然采光：房间侧窗洞口面积：房间地面面积自然采光：房间侧窗洞口面积：房间地面面积11：6 6；人工采光：以日光灯和扩散光为主，间接照明为辅；人工采光：以日光灯和扩散光为主，间接照明为辅；配置白炽灯调节冷暖色调；配置白炽灯调节冷暖色调；还可配置可调节射灯。还可配置可调节射灯。（3 3）其他设备其他设备多媒体演示系统、同声传译系统、多媒体演示系统、同声传译系统、ICLICL会议系统。会议系统。4配套设施餐饮、客房和娱乐设施。餐饮设施：便捷的服务；不影响会议的正常进行。（四）从政治视角选择会址政治影响、政治暗示、政治平衡、政治关怀。（五）从经济视角选择会址给当地会展业带来直接收益；为当地旅游业、商业等服务业带来间接收益。（六）从社会视角选择会址提高会议所在地的知名度；促进城市建设和经济发展。五、工作机构（一）会务工作内容1.会议材料工作会议主题报告、领导人讲话稿，会议简报、会议总结、会议纪要。2.会场准备工作选定会址、布置会场、调试音响、编排座次、配置座位卡。3.会间事务工作推进议程。4.会议接待工作与会人员的迎送、交通服务、安保工作。（二）会议工作机构（二）会议工作机构1.1.会务组会务组适用于小型会议。适用于小型会议。2.2.会务组、秘书组会务组、秘书组适用于超过适用于超过5050人、有会期并有异地与会人员的会议。人、有会期并有异地与会人员的会议。会务组：会场准备、会议接待；会务组：会场准备、会议接待；秘书组：会议材料、会间事务。秘书组：会议材料、会间事务。3.3.材料组、会务组、后勤组材料组、会务组、后勤组适用于代表大会、股东大会、研讨会。适用于代表大会、股东大会、研讨会。材料组：提前启动，文字资料；材料组：提前启动，文字资料；会务组：会场内事务会务组：会场内事务后勤组：会场事务。后勤组：会场事务。4.4.接待组、材料组、会务组、后勤组接待组、材料组、会务组、后勤组适用于与会人员过多，或者有特别接待任务的会议。适用于与会人员过多，或者有特别接待任务的会议。接待组：接待工作，台前事务；接待组：接待工作，台前事务；后勤组：后勤工作，幕后事务。后勤组：后勤工作，幕后事务。六、会议经费（一）会议成本控制会议成本控制费用总支出：预期收益 人工成本；会场及其设备租金(折旧)费用；会议交通费用；会议招待费用；材料印刷、通信、宣传及其他小额费用。案例某企业产品定货会议的全部花费为100万元，预计实现的定货额为2000万元，该企业本次定货会的成本为5，如果该产品的利润率为10，本次会议成本过高，压缩会议费用。