对科研院所档案信息化建设的几点认识.doc

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对科研院所档案信息化建设的几点认识 随着社会科学技术的迅速发展，社会已经进入到全面信息化时代，因此加强并优化对于科研实行信息化档案管理势在必行。随着近几年来科研规模的不断扩大，档案的重要性也越来越明显，虽然大部分的科研档案已经完成了初步的档案信息化管理建设，但是目前在我国科研院所档案的信息化管理中依然存在着很多问题，以档案信息化为视角的科研档案管理建设的成效并不是很高，本文主要阐述在档案信息化的前提下，对于_维吾尔自治区药物研究所档案信息化建设的几点认识，并提出对策建议。 一、_维吾尔自治区药物研究所档案信息化管理 1、档案信息化。档案信息化，是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。当前很多科研院所正在开展“数字档案”建设，它是以信息资源为基础，以计算机系统及网络为依托，实现科研、管理、办公等信息的整合，使科研院所资源得到了充分利用1。随着科研院所档案信息化逐渐深入，在这方面的研究亦逐渐增多，我们以_药物所为例，在中国知网上以“_维吾尔自治区药物研究所档案”和“信息化”为篇名检索，找到了“236”个结果，如表1所示。 2、符合时代发展的要求随着网络化、信息化技术的发展，档案信息化管理在_药物研究所应用十分广泛，不仅使_药物研究所传统档案的数量与日俱增，同时也产生了大量的电子文件，对于收集电子文件的工作，传统的档案管理方式显然不符合时代发展的要求。 3、提高档案的收集和管理工作的效率档案本是一个立档单位，主要是为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的资料。档案描述的是一种历史活动的原始记录，每年都会产生大量的档案资料，而这些档案资料都需要档案管理人员手工进行收集，编辑，管理等工作，不仅工作量大，还效率低，况且还占用了大量的人力和物力。档案实行信息化管理后，则能更好的地收集、整理和管理这些大量的信息资源，充分发挥了档案的服务功能。 4、能够重复利用，提高工作效率档案信息化就是将以纸质为载体的传统的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了传统档案反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案信息化管理的优点还有能使文件材料及时归档，尽快提供利用，减少不必要的事务工作，从而提高办事效率。由此而知，档案信息化是档案工作发展的关键，也是档案管理现代化的必然趋势。 二、_药物所档案管理信息化建设应做好以下几方面工作 基于_药物所档案信息化建设中存在的误区和发现的主要问题，提出以下几点对策建议。 1、加快推进档案信息化相关标准规范的出台根据_药物所实际情况研究制订推进本所档案信息化建设的相关标准规范。档案管理部门应当认真研究国家关于档案信息化的指导标准，结合本所的实际，制定出适用与自身的档案信息化管理规章、制度，规范化管理档案电子文件的整理、组成、归档和利用等工作和使用流程，从而对药物研究所的档案信息化进程形成有效的管理。结合药物研究所档案信息化管理的实际，制订的规范标准要在具体工作中进行不断完善，确保档案信息化管理制度的权威性、有效性和系统性。 2、借助科研档案信息化平台，推出“预立卷”制度“预立卷”就是指立卷前的初步整理。传统的档案立卷工作，全部由档案管理员来完成，这样，档案管理员把大部分时间和精力放在了整理上，无法跟踪项目，不能有效地监督项目资料及时归档。再者，由于项目资料的专业性强，门类繁多，在组卷这一环节，档案管理员不能很好的对有机联系的资料进行配套，导致立卷的资料缺乏系统性。“预立卷”制度有效的解决了这些问题，在录入条目之前，档案管理部门就要求兼职档案员做好“预立卷”工作，主题要与利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化2。 3、健全档案管理体系_药物所要加强对档案信息化建设的领导、检查与监督：落实专门机构或专人负责，加强领导、统一规划，推进办公自动化与档案信息化协调发展;把档案信息化建设归入档案工作评估、档案检查、档案年检和档案目标管理的考核体系中进行检查与评估;主管部门在对科研院所进行评估的时候，要将档案工作作为重要的评估内容，以督促其做好档案信息化工作3。 近两年_药物所利用网络、计算机、信息技术为手段，总结的该科研院所文献检索情况，大大提高了档案管理效率。_药物研究所档案信息化是对知识资源的创新性利用，随着自身发展的需求日益凸显，_药物所必然越来越重视其档案信息的管理工作。档案工作者也必须强化信息服务意识和信息系统化观念，充分认识科研院所档案信息数字化、网络化的紧迫性，把档案信息化建设作为今后工作的重点，从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变，努力探索当今社会药物研究所档案信息开发和利用的新思路、新途径，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 第 4 页 共 4 页