医院基建档案资料管理制度.doc

医院基建档案资料管理制度为使医院基建项目档案资料管理工作规范化，科学化，收集、整理和归档有据可依，做到档案工作有序、安全、规范、科学，特制定基建项目档案资料管理制度。1. 认真贯彻执行中华人民共和国档案法，努力做好基建项目档案归档工作。2. 档案资料的收集范围：基建项目从申请立项、各类批复、项目建议书、选址意见、规划设计条件、可行性研究报告、设计资料、初步设计、扩初设计、土地资料、地质勘探资料、相关检测评估、规划红线、放样及基准成果、招投标文件、施工合同、施工预决算、开竣工报告、工程技术资料、竣工图及设备资料等。3. 加强对基建项目文件资料的归档管理，接受医院综合档案室的指导，基建办公室设专职档案员，实行“四周步”管理，负责参与、接受、整理、保管所有基建项目的归档文件资料，编制移交目录，并提供利用。各类资料的经办人都必须主动将原件资料交档案员存档。4. 凡借阅、查阅档案、文件资料、领取基建项目的资料及图纸，必须在基建档案员处办理予以登记，复制、抄录、摘录档案文件内容必须征得档案管理人员的同意，涉及工程保密要求的文件，必须经过基建办主任同意批准。任何外借文件时间一般不超过三天，三天以上的须经分管院长同意。在资料及图纸归还时，基建档案员应进行核对，确认完整后才可予以核销；若不完整，则不予接收。非工程有关人员需要借阅或查阅基建项目档案文件，须持单位介绍信和个人身份证，经基建办主任同意后方可借阅、查阅，原则上不予外借。5. 凡属订购、采购的各类书籍资料，由院图书室统一办理，所需数量由领导审批决定。需借阅使用，或因工作需要长期使用者，统一由资料员编目登记，使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏，视其情节处以赔偿。6. 妥善保存好图片资料、建筑模型，并实行专项管理。7. 凡是涉及基建项目的各种文本文件、图表文件必须保证一式三份或三份以上，一份存档；一份交县城建档案馆；一份施工备用，以防文件缺失。基建工程前期资料，有关人员在办完相关手续后，必须及时将文件、资料原件移交给基建档案员，不得拖延或不移交，移交时需移交2份（如只有1份原件，同审批部门协商在复印件上加盖印章）。原则上文件、资料原件不再借出，只提供复印件。8. 在签订“施工合同”和“监理合同”时，应有工程资料的整理、归档条款，明确报送套数及时间，待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时，由基建档案员签字，财务处才可予以结账。9. 在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作，由基建档案员通知县城建档案馆和县档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收，合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知扩建档案员参加。10. 由基建办负责催促施工单位在工程竣工验收合格后，在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况，应向建设单位说明情况，经同意后可在延长的期限内报送。11. 基建办主任负责施工期资料及竣工图的验收审查工作，对不符合要求的应予以退回整改，直到符合要求。基建办管理人员在移交资料前，需将所有资料和图纸认真核对，在资料移交表（清单）上签名，并及时把工程资料移交给基建档案员。12. 归档的施工期资料、图纸均应为2套，必须是原件，且满足以下要求：12.1. 资料必须真实、完整、准确、清洁、整齐。纸张大小不一的，需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。12.2. 文字资料须装订成册，页面尺寸为A4，卷面应清洁，无撕破，对破损材料要裱糊，并编制页码，技术文件材料的盖章，签字手续须完备。12.3. 报送资料按专业分：A、土建（桩基单独成册） B、给排水 C、电气 D、暖通 E、装饰 F、 电梯 G、智能化。12.4. 竣工图须装订成册，规格尺寸为A4。图面须整洁、无破损，字迹工整。变更内容要盖变更图章，设计图签折在右下角。如有破损，要裱糊整齐，避免随意切破图纸，要保证竣工图的完整。12.5. 归档顺序严格按建设工程档案审核意见表中的相关内容报送。12.6. 归档的监理资料应为2套，要求装订成册，一套必须是原件，另一套可为复印件（但必须加盖图章），要清楚、整齐。具体要求同前，顺序严格按嘉兴市监理档案归档内容及排列顺序报送。12.7. 督促各部门严格按照县建设局要求完成工程竣工验收备案资料的收集和移交。12.8. 督促各部门完成工程综合验收、规划验收和房屋产权证办理的资料收集和移交。13. 对于移交的工程资料，凡不符合档案资料归档内容和要求的，基建档案员有权拒收，并要求限期整改。14. 审核人员在交还基建档案资料时，应使资料及图纸完整，如不完整，应补齐后再返还。基建档案员要查看图纸是否被撕破，如被撕破，要重新裱糊整齐。基建档案员需提醒审核人员审核结算时，不能把图纸撕破或自行拆除装订线，使图纸遗失，要注意保护图纸的安全性和完整性。15. 基建档案管理员要认真做好档案资料的收集，整理、鉴定、保管、统计和利用工作，为领导决策提供依据。