新形势下人事档案管理问题及现代化策略探讨.doc

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。新形势下人事档案管理问题及现代化策略探讨 一、企业现行人事档案管理存在的问题 1.人事档案管理模式相对滞后 目前，我国传统的人事档案管理模式已经满足不了社会发展的需求，日常工作中对企业各个员工档案的手机、整理储存、利用等环节都相应的出现了比较严重的脱节问题，注重对档案保密的工作观念使得每一个人的档案信息资源在经济建设过程中和社会发展中不能得到充分的应用，相应的工作档案管理工作开展的不顺利，人事档案的利用率相对较低，人事档案管理模式滞后，缺乏相应的创新管理模式，现有的管理模式不能适应新形势下社会经济的发展和相关建设的需要。 2.人事档案管理的科学化、信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。 二、新形势下加强人事档案管理的几个重要策略 1.建立健全科学合理的人事档案管理制度 在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。 2.建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容 人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。 3.完善人事档案基础管理工作 一方面，档案管理人员要针对时代的发展要求对档案设立必要的新项目，并主动地针对这些新的信息项目的填充来向员工进行信息的收集，确保信息的全面性以及即时性。另一方面，档案管理人员还必须积极地做好对于信息的筛选，将填写混乱、表达不清的档案打回，要求相关人员按照规定进行重新填写，并做好对于已完成档案的分类工作。再一方面，档案管理人员必须要按照人事的实时调动做好对于信息的订正与更新，并按照进入企业的时间对老员工以及新进员工的档案进行归类，还可以按照不同的部门或者是姓名排序等进行排列，以全面地做好目录索引工作，保证其档案信息能够得到有效的利用。此外，企业还必须全面地推动人事档案工作的开放化，避免档案信息的神秘性，使每一个员工都能够达到对于自身信息的有效把握，并且从意识上达到对于档案资料重要性的认知。 4.充分利用现代管理技术，使企业人事档案管理信息化 要加强和改善企业人事档案管理工作，必须充分利用现代科学管理技术，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 5.加强人事档案管理的数字化和网络化改革 目前对个人信息的管理存在多种方式，户籍管理信息、文凭学历管理、个人单位表现记录等在一定程度上都和人事档案信息存在着重复交叉。有必要对其中一些信息管理进行融合，这样既可以优化人事档案信息也有利于国家人财物的节约。数字化、网络化也为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础。数字化、网络化也是未来信息化利用发展的方向，有利于人事档案的综合性开发。 三、结语 综上，在人事档案管理工作开展过程中，应增强工作人员对档案管理的重视程度，创新档案管理模式和理念，改进人事档案管理制度，加快人事档案管理工作的现代化建设，进而促进单位人力资源建设的可持续发展。 第 4 页 共 4 页