学校公文管理办法.doc

公文管理办法一、我校适用的公文种类1、决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员.2、公告，适用于向外部宣布重要事项或者法定事项.3、通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项.4、通知,适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。5、通报,适用于表彰先进,批评错误;传达重要精神或者情况.6、报告，适用于向上级机关汇报工作,反映情况;答复上级机关的询问.7、请示,适用于向上级机关请求指示、批准.8、意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法.9、函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。10、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文格式公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词（我校暂不用）、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。公文中各要素划分为眉首、主体、版记三部分。各组成部分的标识规则对照国家行政机关公文格式规定的国家标准执行，用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。三、行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请求”、“意见”和“报告”。3、“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。4、由学校制发的公文分为xx学校文件.主要适用于下列事项：（1)向农业厅等上级机关请示、报告工作;（2)与其他部门等联合行文；（3）转发上级部门领导同志在有关会议上的讲话；（4）发布重大奖惩决定;(5）向农业厅或其他上级部门请求批准或通报有关情况;（6）与其他各部门联系、商洽工作，审批事项，询问、答复有关部门问题；（7）其他需要以学校名义行为的事项.四、收文办理收文办理是指接收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办、保管（移交档案室前各科室保管,下同)、立卷、归档等工作。行政办公室收到外来文件后负责签收、登记、审核、拟办、批办；根据校领导批示送有关科室承办。承办科室要按照文件要求和校领导批示办理相应事宜，并负责本文件的登记、保管、立卷、归档工作.文件内容涉及两个以上科室的，主办科室负责本文件的登记、保管、立卷、归档工作。文件内容为综合性的,涉及多个科室的文件,办公室负责本文件的登记、保管、立卷、归档工作。五、发文办理发文办理是指以本部门名义制发公文的过程,包括拟稿、审核、签发、复核、登记、编号、缮印、校对、用印、分发（送）、保管、立卷、归档等工作。1、发文按照谁主管、谁负责原则办理（1）行政办公室负责本室职责范围内和全校性行政综合类发文的拟稿、审核、签发、复核、登记、编号(室内自己编号登记）、缮印、校对、用印、分发（送)、保管、立卷、归档等工作。（2）人事科、教务科、基础科、畜牧兽医科、学生科、招生就业办公室、财务科、培训科、后勤科、保卫科、膳食科等科室负责本科(室)职责范围内发文的拟稿、审核、签发、复核、登记、编号(科内自己编号登记）、缮印、校对、用印、分发（送）、保管、立卷、归档等工作。2、发文格式在结合我校情况的基础上参照国家机关行政公文格式标准,主题词暂不用，可省略不写.3、综合类发文和各科室发文须统一加盖学校印章方为有效.4、为避免文件、函件编号出现重复或空缺,发文、发函时应严格按照本文件规定进行编号。凡以学校名义制发的请求、报告、函件等公文，必须经办公室进行统一编号、登记,以科室名义发文在科室内部进行编号。