【商户管理】房企商户退场管理作业指引.docx

商户退场管理作业指引编制 日期部门长审核 日期分管领导审核 日期批准日期修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人1.流程图2.流程概况流程目的规范商业工程营运期租户退场管理.适用范围适用于公司集中商业工程的商户退场管理。定义无流程主导部门招商部、营运部流程参与部门信息部、财务部、推广部、工程物业部部门流程中承当职责营运部1 .协助各部门对退场商户欠费催缴。2 .负责协助退场商户办理物品迁出手续招商部1 .负责发起商户退租事宜，通知各部门做好退场准备工作。2 .负责办理退场商户结算手续。信息部1.负责退场商户POS机租金的结算。财务部1 .负责退场商户租金、管理费、水电费的结算。2 .负责办理退场商户押金退还手续。推广部1 .负责退场商户广告费的结算。2 .负责退场商铺的包装工作。3 .负责根据退场商户情况更新导示系统内容。工程物业部1 .参与房屋退场交验手续的办理。2 .负责监督退场施工管理。3.工作程序3.1. 退场准备商户在租赁合同到期前两个月时向招商部提出退场申请，招商部在退租清单（表 XXX-XX）上填写商家退租日期，注明是否按租赁合同期限正常退租，是否现状收 楼或恢复原状收楼。3.1.1. 商家经理以信息流转单知会相关部门作好退租准备：包括：1）通知各部门清点费用；2）通知推广部做好该铺装饰方案；3）提示商家提前办理 、网络、燃气的停用手续。4）提示信息部留意POS机停租或拆机手续。3.1.2. 接到信息流转单后，与商家有费用关系的部门，包括：财务部（租金、管理费、 水电费）、推广部（广告费）、信息部（POS机租金）、工程物业部（水电抄表）、营 运部（查询电信/燃气，装修违规处分），核对商家缴费及欠款情况。如已发生欠费, 须在退租清单或退租验收单上注明，并由费用相关部门向商家催缴，营运 部协助。（退租前两个月以前的费用不得使用租金保证金、管理费押金、水电费押 金等冲抵）。3.1.3. 各费用相关部门进行余下两个月的费用预算，假设租金保证金、装修押金等足以冲抵 两个月的租金、管理费及其它所有各项需支付费用时一；或当预算发现租赁保证金等 缺乏冲抵各项应交费用，向租户催缴，租户补足费用后，由招商部商家经理通知营 运部允许租户将物品迁出。32物品迁出1.1.1. 允许物品迁出的退租商家，物品至少需在正式退租日前一晚全部迁出。1.1.2. 营运部负责人在接到招商部商家经理准许租户迁出物品的通知后，以信息流转单 形式知会各部门。1.1.3. 营运部协助商家办理物品迁出手续，分次迁出或一次性迁出的每次均需填写货梯 使用申请单及货物放行条（附经招商部确认的当次物品迁出清单物品迁出时间定于闭场后，由工程物业部协调、配合物品迁出，放行人员核对物 品迁出清单，并在货物放行条上签字确认。1.1.4. 在物品全部迁出当晚，由营运部通知推广部做好该铺的包装工作。1.1.5. 招商部商家经理与退租商家协商确定房屋交验时间。提前1个工作日，商家经理以 信息流转单通知工程物业部以及信息部该租户房屋交验时间。3.3. 退场施工如果业主与商户就房屋需要恢复原状达成协议，参照装修管理服务规程 (Q/CMPMCSZ 212201),协助商家办理房屋恢复施工手续。3.3.1. 工程物业部按施工现场管理规定(Q/CMPMCSZ 38204)对施工过程进行监管。3.3.2. 由工程物业部以及信息部共同对房屋进行交接验收。工程物业部与退租商家约定恢 复验收日期、时间。由工程物业部按照与租户达成房屋恢复标准，对房屋恢复情况 进行检查验收。工程物业部按租户收楼交接书，对房屋本体及附属设施的现状 进行检查、清点，记录各种资源/能源计量的表数，并切断资源/能源供应；按照入 住交房时的平安消防系统设施的数量和状态记录检查、清点，对房屋进行现状验收。 验收完成后，工程物业部办理钥匙接收登记手续，钥匙放中控室。3.3.3. 在房屋交验和恢复验收中未发现的问题时，参加验收相关各方在退租验收单上 签字确认，交工程物业部负责人签字盖章。该单原件由工程物业部存档，复印件交 招商部。3.3.4. 在房屋交验和恢复验收中发现的问题，需详细记录在退租验收单上，并由招商 部商家经理协调各方确定解决方案及完成时限，解决方案也需填写在退租验收单 上，各方在此单上签字确认。3.3.5. 商家需在约定完成时限内进行问题处理，工程物业部进行现场监督。3.4. 退场结算全部问题整改完成并验收通过后，招商部经理请商家在退租清单上签字盖章并 交回原押金收据，交由招商部负责人审批。3.4.1. 退租商家带电信拆机单、燃气停气单、POS机专用收银系统租户返还清单 到财务部结算。财务部处理押金，并按最终的房屋交验日期为商家结算并退还相关 费用。35退出后续工作3.5.1. 由招商部负责人知会推广部制作、更新相关导示系统内容。3.5.2. 工程物业部对空置房定期进行维护、检查，并负责空铺清洁。3.5.3. 营运部将商家退租过程中形成的各项记录、凭证整理归入商家档案。按业户档案 管理方法规定的时限保存/销毁。4 .支持性文件4.1. 无5 .相关记录5.1. 退租清单（公司原有表单）52信息流转单（公司原有表单）5.3. 退租验收单（公司原有表单）5.4. 货梯使用申请单（公司原有表单）55 货物放行条（公司原有表单）56 物品迁出清单（公司原有表单）5.7.租户收楼交接书（公司原有表单）