《会计信息系统及其课程设计》四(35页DOC).docx

最新资料推荐会计信息系统及其课程设计四第四章 电算化会计信息系统开发概论 【本章目标】1、手工账务处理和计算机账务处理在处理流程上的区别2、电算化账务处理子系统的操作流程3、电算化账务处理初始化的内容4、电算化日常账务处理的内容5、电算化期末处理的内容6、电算化账务处理系统的系统维护应注意哪些问题【学习内容】4.1 账务处理子系统流程分析4.2 账务处理子系统编码设计与系统结构4.3 账务处理子系统的安装、启动和退出4.4 账务处理子系统的初始化4.5 账务处理子系统的日常业务处理4.6 账务处理子系统期末业务处理4.7 账表输出与系统维护第一节 账务处理子系统流程分析第二节 账务处理子系统编码设计与系统结构第三节 账务处理子系统的安装、启动和退出第四节 账务处理子系统的初始化第五节 账务处理子系统的日常业务处理第六节 账务处理子系统期末业务处理第七节 账务处理子系统期末业务处理第八节 账表输出与系统维护第一节 4.1 账务处理子系统流程分析 一、 账务处理子系统的范围和目标1、账务处理子系统的范围 账务处理子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询打印等账务处理工作。 账务处理子系统包含经济业务的会计总括核算。 对于一个小规模或经济业务比较简单的企业而言，一个账务处理子系统就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。对于规模较大或经济业务比较复杂的企业，往往有其它独立的业务管理和核算系统。如存货管理、销售管理、固定资产管理等，这些业务管理和核算系统提供详实的明细信息，都与账务处理子系统有密切的数据联系。账务处理子系统以总括核算为主，其他子系统侧重于明细核算。2、账务处理子系统的目标 二、手工账务处理的流程分析1、手工账务处理的流程 手工会计账务处理系统中，会计核算有整套科学的方法体系，为了及时、正确和完整地处理会计信息，不同业务量和业务属性的企业采取了不同的会计核算组织形式。 不同的核算程序有不同的流程，差别主要在于登记总账的方法和依据不同，我们以科目汇总表核算程序为例，看看它的业务处理流程，如图 4 1 所示：2、手工账务处理流程的缺陷 由于手工对会计数据的层层汇总、加工速度慢，导致会计信息提供提供不够及时； 准确性查； 数据大量重复登记； 会计人员的工作量大三、计算机账务处理的流程分析目前，商品化的会计软件非常多，如中国的用友、金蝶和金算盘等，各公司在设计账务处理流程时可能不尽相同，但总的设计大同小异，图 4 2 是一个典型的账务处理系统的数据流程图。图 4-2 ：账务处理系统数据流程图上述数据流程图反映的账务处理系统的基本流程如下： 输入数据。账务处理子系统数据输入一种是由录入人员输人计算机；二是对于具有规律性的期末结转业务，或由其他子系统自动转账输出的数据，由计算机自动生成； 对记账凭证中未审核的凭证进行审核； 随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询； 输出日记账、明细账。根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账； 对账。根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账； 输出总账。根据科目余额文件编辑输出总账； 传递报表数据。向报表系统提供科目余额文件和记账凭证文件以便生成会计报表。四、手工账务处理和计算机账务处理流程的对比手工账务处理和计算机账务处理流程在处理流程上有许多不同之处，可以从以下几方面进行对比，见表 4 1 ：第二节 4.2 账务处理子系统编码设计与系统结构 一、 会计科目编码设计1、会计科目编码设计的意义 文字形式的会计科目的缺点： 会计科目名称较长，占用了大量的内存空间，降低计算机的运行速度； 不便于计算机分类处理； 不便于提高凭证的的录入速度 科目编码的意义 保证会计科目的唯一性； 简化会计数据的表现形式； 提高计算机的处理速度2、会计科目编码设计方案 编码方式：会计科目编码采用区间码的编码方式，即将会计科目分为若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目编码，第二段表示二级明细科目编码，余此类推。 会计科目编码体系设置由于一级科目（含少量的二级、三级科目）已由财政部颁布的会计制度所规定，所以科目体系设计实际上是明细科目编码的设计。 会计科目编码结构 如“ 4 2 2 2 ”结构，表示科目编码分为 4 级，一级科目的编码为 4 位，二至四级科目编码的长度为 2 位。 所有的会计软件在系统建账或初始化时，都要求用户对科目进行编码结构的设计，商用会计软件都内置了财政部颁布的各种企业会计制度的科目代码和名称，企业只需根据实际需要增加有关明细科目的内容 以下列示出企业会计制度给出的会计科目名称和代码。见表 4 2 。表 4-2 ：会计科目编码和名称编号科目名称编号科目名称一、资产类1001现金1221包装物1002银行存款1231低值易耗品1009其他货币资金1243库存商品1101短期投资1301待摊费用1111应收票据1401长期股权投资1121应收股利1402长期债券投资1122应收利息1501固定资产1131应收账款1502累计折旧1133其他应收款1603在建工程1151预付账款1801无形资产1211原材料1911待处理财产损溢二、负债类2101短期借款2171应交税金2111应付票据2176其他应交款2121应付账款2181其他应付款2131预收账款2191预提费用2151应付工资2301长期借款2153应付福利费2311应付债券2161应付股利2321长期应付款三、所有者权益类3101股本（实收资本）3121盈余公积3111资本公积3131本年利润3141利润分配四、成本类4101生产成本4105制造费用五、损益类5101主营业务收入5401主营业务成本5102其他业务收入5401主营业务税金及附加5201投资收益5405其他业务支出5301营业外收入5501营业费用5502管理费用5503财务费用5601营业外支出5701所得税注：本表对会计科目作了节略，详见企业会计制度 科目编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码 科目编码设计的基本原则 规范性原则 以国家颁布的会计制度，母子公司还要考虑集团整体的规范化 层次性原则 编码要反映会计科目的层次 一致性原则 编码要有一定的规律，保持一致 扩展性原则 设计时对科目代码的容量要有所考虑，防止未来代码的容量不足 简短性原则 在保证核算的前提下，尽可能简短二、账务处理子系统的结构账务处理子系统的结构是指账务处理子系统中相互独立的模块组成。 以一个典型的账务处理子系统为例，模块结构图如下：图 4-3 ：账务处理子系统基本功能模块第三节 4.3 账务处理子系统的安装、启动和退出一、系统安装以金算盘账务处理软件为例，账务系统的安装步骤如下： 1、将光盘插入光盘驱动器中； 2、启动 WINDOWS95/98/2000/XP ，在“资源管理器”或“我的电脑”中选择光盘驱动 器盘符，双击打开，找到 “ ”图标 3、双击“ ”图标，系统执行安装程序，进入系统安装窗口。 4 、在系统复制文件之前，要求您设置安装的类型。 在金算盘财务管理软件的安装过程中，系统会提示用户选择安装类型，选择典型安装，并选择需要安装的组件。见图 4-4 ：图 4-4 ：选择安装的组件5、在系统复制完所有文件之后，系统要求您重新启动计算机，单击“完成”按钮之后，系统自动重新启动计算机，则系统安装成功。 二、系统启动正版财务软件为了维护软件的版权，防止非法盗用，常采用了加密方式，需要安装加密盒等对软件进行了加密。合法用户只有在计算机上安装了加密盒，系统才能正常运行。加密盒的安装十分简单，只需将主机电源关闭后，把加密盒插到打印口（ LPT1 ）上即可。加密盒安装完毕之后，不要在带电状态下拔插加密盒，容易导致加密盒损坏。 软件安装完成后，在 Windows “的“程序”组中会增加一个“金算盘系列财务软件”程序组，组中有一个“金算盘财务管理软件”和一个“金算盘财务管理软件帮助”选项；同时，在 Windows 桌面中会增加一个“ ”的图标，您只需双击该图标，即可进入“金算盘财务管理软件”。三、系统退出在关机之前，一定要确保金算盘财务管理软件退出才行，否则可能会破坏一些未保存的数据，造成数据的丢失。所以本系统要求您在关机之前，一定要退出本系统。退出本系统的方法有多种： 1、单击主窗口标题栏右边的“ ”按钮。 2、单击主窗口标题栏左边的“ ”按钮，打开控制菜单，选择“关闭”菜单项；或者按钮 Alt+F4 键。 3、双击主窗口标题栏左边的“ ”按钮。 4、打开主窗口中的“文件”菜单，选择“退出”菜单项。 退出本系统的方法有多种，您只需选择一种就可以了。 第四节 4.4 账务处理子系统的初始化一、系统分析的概念、内容和目的账务处理子系统的的目标是将经济活动中产生的数据按照会计制度的要求加工成会计信息输出。商品化的会计软件在开发中考虑的是系统的通用性，即不同行业账务处理和财务管理的一般特性，为了适应不同单位的要求，系统提供了初始设置功能，允许企业根据本单位的具体需要，通过初始化完成本单位特殊要求的设置，这项工作称为初始化。 初始化设置的主要内容包括：账套设置、操作人员及权限设置。会计科目设置、凭证类别设置、初始化余额录入、汇率管理等。 一、账套设置 1、什么是账套 账套设置即建立核算单位。 通用的账务处理系统通常允许在一个软件系统中建立多套账，以满足不同单位的多层次需要。账务处理系统中，每一套账称为一个账套或一个核算单位。 不同软件账套的设置不尽相同，但一般都采用向导式的建账方式，引导用户建立账套，完成有关的设置，以金算盘账务处理系统为例，单击“文件”菜单，选择“新建账套”，账套设置的界面见图 4-5 ：图 4-5 ：账套设置的初始界面2、账套设置的内容 账套设置通常需要设置以下参数： 账套名称与账套路径 （同时加粗强调显示） 安装预置科目 本位币 科目编码规则 会计日历二、权限设置账务处理系统中每一账套都设置一名系统主管。系统主管拥有最高的操作权限，可通过权限设置模块为接触账务处理系统的每一位操作人员分配工作权限。 不同的账务处理系统操作权限的确定方法不同，使用较多的有两种：一种是按子模块来划分操作权限；另一种是将操作权限分为一些权限组，如：凭证、总账、日记账等。每一权限组下又可分为若干权限，如：填制凭证、凭证审核等。 系统还设有“口令修改”功能，供每名操作人员设定自己的口令。 口令是系统确认操作人员身份的惟一标识，包括系统主管在内的任何人员都无法查看其他人员的口令。当系统重新启动或系统运行过程中更换操作人员时，系统都将查验操作人员的身份和口令。如果输入的口令与设置不同，系统将拒绝该操作员进人，从而防止操作人员越权操作。 按照内部控制的要求，操作人员工作权限划分的基本原则是：不相容职务必须分离，不相容岗位必须分离，不同的处理层次一般应该分离，管理或接触重要数据的工作与其他工作分离，其他制度特别规定需要分离的应该分离。三、科目设置科目设置 通用账务处理系统允许用户灵活地设置会计科目和代码。在建立账套过程中，系统一般会让用户根据本企业的行业特征选择是否预设一些基本的科目，用户在初始化科目设置时再进行补充、修改或删除。金算盘账务处理系统中，进入新建账套后，界面如图 4-6 所示：图 4-6 ：初始化设置在以上界面中单击 按钮，进入科目设置，如图4-7所示：图 4-7 ：科目设置选择所要设置的会计科目，单击圈中的“编辑”按钮，即可对该科目进行修改、删除、添加新科目的操作。科目编辑的界面如图 4-8 所示。图 4-8 ：科目编辑1、科目编辑的基本内容 科目代码 科目名称 科目类别 辅助核算2、辅助核算的科目设置 常见的辅助核算主要有： 日记账 银行账 数量金额账 外币账 个人、单位往来辅助账 账务处理系统为个人往来业务和单位往来业务提供了两个不同的解决方案： 模仿手工的处理方式。会计科目设置与手工处理科目设置相同，即在其他应收款、其他应付款科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位再设置明细科目。在这种方式下，这些科目不必设置辅助核算类别。其缺点是造成会计科目数量繁多，不利于款项的清理和统计分析，因此只适用于个人或单位往来业务较少而且相对固定的企业使用。 辅助核算方式。利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类或单位往来类。在这种方式下，设置会计科目不再按个人或单位设置明细科目，而是将其归人辅助账来核算与管理。如单位人员多且差旅费借支与报销业务频繁的企业，可采用设置“其他应收款差旅费借支”科目，并将其设成个人往来类别，以便使用账务处理系统的辅助功能加强个人往来业务的核算和管理，同时也减少了频繁设置会计科目的工作量。 部门辅助核算账 为了加强管理、提高经济效益，许多企业单位都实行了部门考核，考核要包括收入和费用两项指标。因此，账务处理系统提供了部门核算辅助功能，即对收支类业务，除了需要按类别进行核算外，还需要按部门进行核算。如“管理费用”科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需要对每个费用项目在不同部门间进行核算。如果一个单位有 10个部门需要进行部门考核核算，管理费用类别项目有10个，那么在管理费用下就应设置100个明细科目。这种核算方式在手工条件下工作量是相当大的，但在计算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却能轻而易举地实现，即在设置管理费用科目时只设置管理费用的类别，并将各类别定义为部门核算类，如： 5502 管理费用 550201 管理人员工资 部门核算类 550202 办公费 部门核算类 550203 差旅费 部门核算类 550204 业务招待费 部门核算类 项目核算账 项目核算是为了解决围绕一个专门的核算对象，将与该对象相关的所有收入、支出进行专项的核算而设置的功能。比如，企业的基建工程通常要进行专项核算和管理，在账务系统中将该工程涉及的科目设为项目核算类；又如，制造企业为了加强管理，经常需要分产品计算其成本、收入和利润，也可以将每种产品看成一个项目，在系统中把有关的成本、收入以及库存等科目设成项目核算。其科目设置方法与部门核算相似。3、科目设置应注意的问题 1、设置会计科目时，应先建高级科目，再建其下级科目。 2、辅助账必须设置在末级科目上才有效，如果上级科目设辅助账，而末级科目未设，则系统将不予确认。 3、一个科目可以同时设置两种辅助核算，如部门与项目核算组合、部门与往来核算组合、项目与银行核算组合等。 4、账务系统所有科目由用户根据本单位的实际情况和业务特点设置，设置时用户可以任意修改或删除。 5、设置完成投入运行后，还允许用户增加少量同级科目或对某些项目进行修改，但不允许删除或修改任何已经使用的会计科目。 6、年度结账后，可以对科目进行适当调整，并应调整相应的科目余额； 7、科目设置应该一次完成，平时不要随意设置修改科目功能，以免损害或丢失数据。四、其他初始化设置1、凭证类别设置 由于企业业务量大小不同以及会计管理模式存在较大差异，使用的记账凭证类别往往不同。企业可以根据实际情况将凭证类别设置为单一的记账凭证，或收款、付款、转账凭证三类，以及现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款、转账凭证五类。2、结算方式设置 企业资金的流入和流出大部分是通过银行进行的。为了便于管理和提高银行自动对账的效率，账务处理系统为用户提供了定义设置与银行资金结算方式设置的功能，用来建立在经营活动中所涉及的结算方式。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。3、外币汇率设置 在企业存在外币业务的情况下，需要将发生的外币业务折算成本位币记账，因此需要输入对应外币的折算汇率和折算方法。 外汇汇率管理设置功能即用于输入各种外币的记账汇率。 外汇汇率折算通常需要设置外币名称、固定汇率或浮动汇率等，以便在凭证录入涉及外币项目时，将外币金额自动折算成本位币记账。外币汇率设置与企业使用的外币折算方法有关，对于采用月末一次调整汇率的企业，每月月初在固定汇率项输入期初汇率，在月末计算汇兑损益时录入期末汇率；对于采用逐日调整汇率的企业，则每天在变动汇率项输入当天汇率。由于汇率和外币与本位币的折算方法有关，因此在设置汇率时必须指明是采用“原 币× 汇率 = 本位币”的折算方式，还是采用“原币÷汇率 = 本位币”的折算方式。此外，还应该设置汇率的小数点位数。4、常用摘要设置 记账凭证要求填写简明扼要并能确切反映经济业务的实质内容的摘要。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。在账务处理系统中，为了提高编制凭证的效率，减少汉字的输入量，一般设有凭证摘要库以便存放企业常用的摘要。使用时通过摘要编码或屏幕直接选取功能，自动输入摘要的内容。这就要求在系统使用之前，必须对单位使用的摘要进行认真整理和规范化，这种规范化一方面是指对摘要表述的规范化，另一方面还要符合软件的要求，摘要的字段不能超过软件预定的长度限制。常用摘要设置也作为初始化内容之一，它包括摘要码、摘要内容和相关科目，这些信息可任意设定并可以在调用后修改补充。5、初始数据录入 为了保证会计数据的连续性和继承性，账务处理子系统在第一次投入使用前的最后一个初始化工作是初始数据的录入。有两种装入初始数据的方法：一种是直接装入开始使用月份各科目的月初余额，另一种是装入年初余额和 1 月份至启用计算机系统月份的各月发生额。前一种方法工作量小，但不能统计一年累计发生额，后一种方法则相反。 初始数据（余额或发生额）的输入由最低一级科目开始 ，上级科目的余额与发生额由系统自动进行汇总。初始数据的录入界面如图 4-9 所示。图 4-9 ：科目期初余额录入数据录入完毕后，应该由计算机自动进行试算平衡，在进行平衡检查时， 有以下几类平衡公式： 资产 = 负债 + 所有者权益 总账借方余额 = 下属各明细账借方余额之和 总账贷方余额 = 下属各明细账贷方余额之和 总账借方发生额 = 下属各明细账借方发生额之和 总账贷方发生额 = 下属各明细账贷方发生额之和 当系统通过平衡校验后，才能表示所装初始数据正确无误。这时，系统会关闭初始余额录入功能，表明账务处理子系统可以投入正常使用了。第五节 4.5 账务处理子系统的日常业务处理账务处理系统的日常账务处理主要包括记账凭证的输入、审核、修改和记账工作。计算机账务处理系统中大量的人机操作工作都集中在凭证处理这一环节，因此这一环节也是账务处理的最关键环节。一、凭证输入记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证，因而，必须确保记账凭证输入的准确性与完整性。1、记账凭证的类型与输入方式 记账凭证的类型 手工记账凭证。指根据原始凭证编制的手工录入到计算机中的记账凭证。这是账务处理系统日常业务处理最常见到的凭证。 机制记账凭证。指由计算机系统自动生成的凭证。 记账凭证的输入方式 对于手工记账凭证，只能采用人工键盘输入的方式。在实际工作中，手工记账凭证有两种输入方法：一种是用户直接在计算机上根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 ( 即前台处理 ) ；另一种是先由人工编制记账凭证，而后集中输入 ( 即后台处理 ) 。用户采用哪种方式，应根据本单位实际情况。一般来说，业务量不多或基础较好的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 对于机制凭证，一般由其他子系统和账务处理系统内的自动转账凭证模块，根据会计处理的要求，按统一格式编制记账凭证，然后自动传输到凭证管理模块，经人工审核确认后由系统自动进行相应的账务处理。2、记账凭证的基本内容和输入控制 记账凭证是数据的载体，虽然通用会计软件设计记账凭证的格式各有差异，但其中应包含的基本内容大同小异。这些基本内容构成记账凭证数据主体，也是一张完整的记账凭证必不可少的，如日期、凭证编号、摘要、借贷方科目和金额以及制单人和审核人等。账务处理子系统一般都设计有相应的输入控制措施，以防止基本内容的遗漏或者逻辑错误。一张基本格式的通用记账凭证格式如 图 4-10 所示。图 4-10 ：记账凭证录入为了保证输入质量和提高凭证的输入速度，各种通用账务子系统在凭证输入时，都提供了大量的方便输入和防止差错的控制功能。下面按凭证输入的顺序，对凭证中各基本内容和相应的控制机制作一介绍。 凭证日期 增加一张新空白凭证，系统通常将进入系统的当天（计算机系统日期）作为默认的凭证日期。用户可以根据需要对日期进行修改，但修改是有限制条件的。为了保证会计业务的连续性和账簿的序时性， 通常只允许对本月内的日期进行修改。 类别 这是指凭证类别，如果在初始化中定义了分类记账凭证，即收、付、转三类或现收、现付、银收、银付和转账五类，则每增加一张新凭证，系统都会通过类别栏等待用户输入凭证类别。 凭证编号 凭证编号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从“ 1 ”开始连续编号，不能有重号或漏号，因此，当选定好凭证类别后，系统会检查出该类最后一张凭证号，自动加“ 1 ”后生成当前记账凭证的凭证号。凭证号不能为空且必须惟一，系统也会自动管理凭证页号。由于受屏幕宽度的限制，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上几分之一。 附单据数 指记账凭证的原始单据张数。 摘要 输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了。和手工编制凭证一样，摘要可以以手工方式逐字输入汉字，也可以使用系统提供的常用摘要库功能，参照选择输入或用助记符输入。 科目 可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。科目必须一次性输入到设定的最低一级科目。为了保证输入正确，系统自动对输入的会计科目进行必要的检验，包括： 存在性检查：即检查科目代码是否存在。 科目级别完整性检查：即检查凭证中科目代码是否为最低一级科目代码。 科目与凭证类别是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符。如收款凭证中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”，付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”。 金额 指该笔分录的借方或贷方本币发生额。每一科目不允许借贷双方都有金额，也不允许双方都为零。输入的金额可以是负数。系统会对输入每一笔分录的金额进行平衡校验，借方金额合计与贷方金额合计不相等的凭证系统不予接受，并要求改正，直至相等为止。3、辅助信息的输入 在账务系统初始化中设有辅助核算的会计科目，输入时系统会在相应位置或新设窗口要求输入辅助信息的内容，如部门、项目、个人往来、单位往来、数量、外币、银行对账等。 辅助核算为“部门核算” 如果辅助核算为“部门核算”，则系统会要求录入人员输入部门代码，或根据部门代码文件显示部门代码对照表供录人人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个部门。 辅助核算为“项目核算” 如果辅助核算为“项目核算”，则系统会要求录入人员输入项目代码，或根据项目文件显示代码、名称等内容，供录人人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个项目上。 辅助核算为“个人往来” 如果辅助核算为“个人往来”，则系统会要求录入人员输入往来个人，或根据个人往来文件显示往来个人名单，供录入人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个往来个人上。 辅助核算为“单位往来” 如果辅助核算为“单位往来”，则系统会要求录入人员输入往来单位代码和业务员名字，或根据往来单位通信录文件显示往来单位名单，供录入人员选择，同时输入该笔业务的业务员名字，并将结果保存起来。 辅助核算为“银行账” 如果辅助核算为“银行账”，则系统会提示录入人员输入票据日期、结算方式、结算号等，并保存起来，以便对账时使用 。 辅助核算为“数量金额账” 如果辅助核算为“数量金额账”，则系统会提示录入人员输入数量和单价。录人人员输入数量和单价并选择发生额方向后，系统自动按“数量×单价”计算出金额，填人相应的栏目中，并保存起来。 辅助核算为“外币核算” 如果辅助核算为“外币核算”，则系统会提示录入人员输入外币金额和汇率。如果在初始化设置中选用固定汇率，则系统会自动取出当月月初汇率作为当前汇率，并且不允许录入人员重新输入或修改；如果在初始化设置中设置了浮动汇率，则系统会取出月初汇率，并允许修改。录人人员输入外币金额和汇率并选择发生额方向后，系统自动按“外币金额×汇率”计算出本位币金额，填入相应栏目中，并保存起来。二、凭证审核与修改1、凭证审核 根据计算机会计管理工作的规定，输入计算机的记账凭证必须进行审核。 小问题：手工输入的凭证在输入前往往已经进行了人工审核，输入计算机后还要审核是否重复？ 答案 按不相容职务应分离的内部控制要求，审核人和录入人员不能是同一个人。 审核凭证一般有两种方法：静态屏幕审核法 和 二次输入校验法 审核凭证模块应具备的控制功能，包括： 审核人和制单人不能是同一个人； 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除； 取消审核签字只能由审核人自己进行； 作废凭证或已标错的凭证不能被审核； 无论是手工凭证还是机制凭证都要经过审核程序。2、凭证修改 在输入凭证过程中，尽管系统提供了多种控制手段，但错误凭证是难免的。为了更正错误，账务处理系统提供了修改错误凭证的功能，由有修改记账凭证权限的人员进行。账务处理系统针对不同的错误凭证提供了三种不同的 修改方法 ： 输入计算机，但没有审核的记账凭证发现错误，可以直接由录人人员利用凭证修改功能进行修改。这种修改可以不留痕迹。 输入计算机，已通过审核人审核，但是还没有记账的记账凭证发现错误，这种情况应该由审核人在凭证审核模块中取消审核，然后再由录人人员在凭证修改功能中进行修改。这种修改也可以不留痕迹。 输入计算机，已通过审核并已记账的记账凭证发现错误，则不能利用凭证修改模块进行修改。根据会计制度的规定，这种错误凭证的修改必须留有痕迹。因此只能采用红字冲销法或蓝字部分补充登记法来进行修正。对于涉及银行存款科目的错误凭证，为了计算机自动对账的需要，最好采用红字冲销法。三、记账记账 手工环境与计算机环境下的记账过程以及账簿的作用存在明显的不同。1、账簿的作用 手工账务处理中，对日常数据的加工与整理工作体现于账簿。 为了对大量连续发生的会计凭证进行分类、汇总、加工、整理，就必须设置一定格式的账页，分门别类地将会计凭证上的数据予以书面记载。没有这种书面记载，企业难以集中于月末一气呵成。完成报表的编制。 在手工账务处理中，账簿还有另一个功能，那就是对账。为了保证会计报表信息真实可靠，就应该在编制报表之前进行各种对账工作，包括账证核对、账账核对、账款核对和账实核对。 电算化账务处理系统中，记账实际上是更新科目发生额文件。 在电算化账务处理系统中，并不存在手工意义上的账簿，所有的账簿数据均以数据库文件方式存在放于系统之中。从系统内部处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同文件之间的传递。 比较第一节手工和计算机账务处理数据流程图，就可以清晰出二者的区别。 在计算机账务处理系统中，记账凭证数据通过输入模块存于记账凭证文件，进入该凭证库文件的记账凭证要经过进一步审核核对，然后才能进入记账模块。所谓的记账，实际上是更新科目余额发生额文件，该文件存储了所有总账和明细账科目余额和发生额，包括年初余额、月初余额、本月发生额、本年累计发生额和月末余额等，这个文件可看做是总账、明细分类账的合成。计算机账务处理系统中并没有独立的账簿数据库文件，只是当需要输出账簿（总账、日记账和明细账）时，系统会自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中快速加工生成各种账簿。同样，会计报表也是系统自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中既定的报表格式快速加工生成。 由此可见，在计算机账务处理系统中，账簿的作用实际是弱化了。 2、账务处理系统的记账过程 计算机账务处理系统中，会计人员只需使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速地完成。记账工作可以在编制与审核一张凭证后进行，也可在编制一天的凭证后记一次账，甚至可以多天记一次账。计算机账务处理系统中的记账过程基本是自动完成，除意外情况，大多数不需要进行人工干预。不同的数据处理流程，其记账模块的记账步骤也不相同，其基本过程如下： 记账凭证的检验 虽然记账凭证在输入和审核时已经经过多次检验，但为了确保会计数据的正确，系统在登账时仍将对记账凭证进行一次会计科目存在检查和平衡校验，这是为了防止因为病毒感染或非法操作导致已审核记账凭证错误造成对整个系统数据的破坏。如果发现不平衡凭证或错误凭证，系统会将不平衡或错误的凭证类别和凭证号显示在屏幕上，同时停止记账。 数据保护 记账工作涉及系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外 ( 如突然断电、病毒发作等 ) ，会使记账所涉及的数据库受到影响甚至破坏。因此系统需要设计数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份，一旦记账过程出现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件将系统恢复到本次记账前状态。 选择记账凭证 开始记账时，系统首先要求用户选择要记账的凭证范围，包括月份、凭证类别、凭证编号等。 开始记账 系统自动将选定范围的记账凭证登记、汇总，计算出各个科目最新的本月发生额、累计发生额和最新的当前余额。 结束记账工作第六节 4.6 账务处理子系统期末业务处理账务处理子系统期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务，主要包括会计期末的摊、提结转业务、对账、结账和编制会计报表。一、期末摊、提、结转业务的处理1、系统设计的含义 1、摊、提、结转业务及其特点 期末摊、提、结转业务是所有单位在月底结账之前都要进行的固定业务，这类业务是把某个或某几个会计科目中的余额、部分余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中，每月都要重复进行。这类业务主要包括： “费用分配”的结转，如工资分配等； “费用分摊”的结转，如制造费用、辅助生产分配等； “税金计算”的结转，如增值税等； “提取各项费用”的结转，如提取福利费等； “期末收入、费用的结转”，如收入转利润、费用转利润等。 摊、提、结转业务有如下几个特点： 期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行。 与一般业务不同，期末摊、提、结转业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证，没有具体反映该业务的原始凭证。 期末摊、提、结转业务大多数要从会计信息系统内提取数据，因而要求在进行摊、提、结转业务前将其他具体业务登记人账。 期末摊、提、结转业务具有严格的处理顺序，如果处理顺序发生错误，分配、计提和结转的结果也将是错误的。 基本的业务处理顺序是：无形资产、递延资产摊销工资、折旧费用的分配与计算其他待摊、预提费用的摊提辅助生产成本的结转制造费用的结转生产成本的结转库存商品成本的结转销售成本、费用、收入的结转。 摊、提、结转生成的记账凭证也必须经过审核才能记账。对这些自制会计凭证的审核主要是检查分配、计提、结转是否正确。如果发现错误，通过修改自动转账设置来完成。2、自动转账的设置 账务处理子系统中的自动转账功能是通过设置两个子模块（定义自动转账业务模块和生成转账凭证模块）来实现的。定义转账业务模块包括定义转账序号、转账摘要、凭证类别、会计科目、借贷方方向、数据来源和计算公式等。 自动转账设置如 图 4-10 所示。图 4-11 ：自动转账单击“编辑”，选择“新增”进入转账定义界面，见图 4-11 。图 4-11 ：转账凭证的定义对转账设置和转账定义的操作说明如下： 转账序号它是该张转账凭证的代号，用于标示一笔转账凭证在自动转账模块中的位置。由于期末结转业务有特定的结转顺序，因此转账序号即为该笔转账凭证的自动转账顺序。注意转账序号不是凭证号。 转账说明：即摘要。 凭证类别。 科目：录人每笔转账凭证分录的科目。 部门：当输入的科目为部门核算科目时，如要按某部门进行结转时，则需指定部门。 项目：当输入的科目为项目核算科目时，如要按某项目结转时，则需指定项目。 方向：输入转账数据发生的借贷方向。 公式：指金额的数据来源和计算公式，可参照选择录入计算公式。 在定义完所有的自动转账凭证后，每月月末只需执行生成转账凭证即可快