2022数字档案馆建设需求报告 .doc

数字档案馆建设需求报告 目录 1概述12总体要求12.1指导思想12.2总体要求13技术要求23.1系统架构与运行环境23.2性能要求23.3安全要求24业务需求24.1型号、产品、预研课题档案24.2文书档案34.3技改、基建、设备档案34.4声像档案44.5专题44.6资料45功能需求55.1数据采集55.1.1与oa系统的接口55.1.2与pdm系统的接口65.1.3与文件编号系统的集成65.1.4与定型数据上报系统的接口65.2归档整编65.3档案著录75.4原文管理105.5档案查询115.6统计/报表115.7鉴定与销毁135.8技术资料接收、分发与调拨135.9受控管理145.10资料管理155.11编研155.12馆务管理155.13web利用166系统管理与维护176.1系统设置176.2用户、权限176.3日志管理186.4备份与恢复196.5人员分工197其他需求19附件1：档案各著录项目属性表20附件2：oa系统流程数据字段属性表24附件3：文件编号系统字段属性表26 1概述 数字档案馆的建设是一项系统工程，总体架构包括基础设施、数据库、管理应用系统、运行机制、标准规范体系和安全保障体系六大部分，其中管理系统平台是数字档案馆建设的关键部分，本着长远规划、分布实施的原则，结合我单位工作实际，提出此需求。明确应具有的功能、性能，使系统分析人员和软件开发人员清楚了解我单位的需求，并在此基础上完成符合我单位要求的系统设计与开发工作。2总体要求2.1指导思想 ×××数字档案管理系统平台是航空工业档案信息化管理平台的重要组成部分，也是所信息化平台建设建项目之一。在系统构上首先要满足××××企事业单位数字化档案馆建设内容的需要，同时应符合××信息化平台建设的技术要求。 系统应在目前的产品数据管理档案管理系统oa系统档案管理模式基础上，着眼于现代数字化档案管理的发展要求，充分考虑到未来的发展趋势，在档案资源管理的功能设计方面具有拓展性、前瞻性、长远性，使本系统既满足现实管理的需要，又能够适应未来发展的需要。 2.2总体要求 系统功能应包含数字档案管理工作的全部领域。功能模块的设置应适合我××档案管理实际要求和未来发展的需求。 系统应具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。对操作人员的重要操作提供信息反馈，设计良好的联机帮助。系统设计和开发，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理的需求。系统要封装和集成一些常用工具软件。 系统安全性、保密性符合国家和行业通用要求。 3技术要求 3.1系统架构与运行环境采用b/s方式和c/s方式。客户端支持微机和工作站。 支持windowsxp和windows2000等操作系统。 3.2性能要求 系统易维护、可扩充。 接口功能强大，实现与外部系统的无缝连接。数据处理响应速度快。 查询、统计结果准确，保证查全查准。 具有可扩展性，档案管理系统必须能够在用户的使用率、用户的数目增加很快的情况下，保持合理的性能。 3.3安全要求 软件运行性能稳定，满足系统安全性和数据保密性的需要。具备故障预警、检查和处理机制、防止数据因意外情况丢失或损坏，有完善的备份和恢复机制。 系统设计中要遵循严格身份认证和有限授权原则和安全审计原则，采用严格的安全体系，保证数据在处理和传输过程中的安全。支持ca安全认证系统，能够进行密码升级。应用模块功能安全应分级控制。系统应具备完备的安全日志。 4业务需求 系统要能够能满足日常业务管理需要，主要包括对型号、产品、预研课题、文书、技改、基建、设备、声像、专题、资料等门类档案的管理。 4.1型号、产品、预研课题档案 型号、产品、预研课题档案主要为我单位科研活动中形成的技术文件、技术图纸（含技术单、更改单）。技术文件采用文件级著录模式（取消案卷级著录），著录时，应包含案卷号、分类号、卷内序号、案卷题名等反映案卷级信息的著录项，以便自动生成案卷级信息（技术文件走oa流程，归档过程参见文书档案归档过程）。技术图纸（含技术单、更改单）以单份文件图纸为单位进行管理（取消案卷级著录），文件级著录时，目录单号等反映同一目录单信息的属性必著，更改单和技术单与图纸要关联管理。 在管理系统中，能够对这些档案进行数据的采集、整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁、分发、调拨等业务操作。 型号、产品、预研课题档案著录项目属性表见附件1部分。 4.2文书档案 文书档案以件为保管单位，主要管理oa系统归档的电子文件和一些纸质文件扫描后电子文件。对于oa系统中的文书档案数据信息（条目信息、全文、文件处理单信息），自动归档到文件管理模块中，补充著录信息后，再整编归档到档案管理模块中。对于纸质扫描的电子文件，直接在档案管理模块中，进行条目信息著录，并进行全文挂接。 在这些业务流程中，能够进行著录、修改、全文挂接、整编、归档、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、鉴定销毁等基本的业务操作。文书档案著录项目属性表见附件1部分4.3技改、基建、设备档案 技改、基建、设备档案主要为我单位在技术改造、基本建设、设备采购过程中形成的技术文件、合同、图纸、设备资料等，对这些档案主要以项目成套或单台（套）配套管理，只进行目录级著录管理。由于这些档案的形成存在着阶段性、不确定性，在管理过程中，采取预归档立卷的方式，先在文件管理中进行文件级著录，等文件齐全，再批量归档整编到档案管理模块中。 在管理过程中，系统要能够对这些档案进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁等基本的业务操作。技改、基建、设备档案著录项目属性表见附件1部分。 4.4声像档案 声像档案主要是在科研生产生活过程中形成的具有保存价值的以声音、图像等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，主要有照片、底片、光盘、磁带、录像带等，分为科研类（型号、设备）、人物类、会议类、文娱活动类等。对于光盘、磁带、录像带进行目录级管理，照片、数字视频进行文件级著录、全文挂接，照片档案全文挂接时，十个文件一个压缩包进行挂接，挂接的第一个压缩包中的文件为这个主题中最为重要的十个照片，数字视频则著录完信息后直接挂接。在管理过程中，能够进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作，支持各种音频、视频格式的全文读取。声像档案著录项目属性见附件1部分。 4.5专题 专题中管理的对象包括编研库（大事记、组织沿革、专题汇编等）和素材库（从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到的材料）。对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。专题著录项目属性见附件1部分4.6资料 我单位资料主要为外来的参考资料、密级资料。 对于外来的参考资料，可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作。 对于密级资料，除了可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作外，还可以进行权限设置，非档案管理员只能进行目录级的检索，不可以浏览全文。 资料著录项目属性见附件1部分。5功能需求5.1数据采集 通过数据接口及其他方式对档案信息数据进行收集与单位的oa、pdm、文件编号系统、军工上报系统等业务系统进行集成，实现业务数据的实时或定时归档。 5.1.1与oa系统的接口 通过管理应用系统与oa系统的接口，实现oa系统中的收文、发文、技术文件在流转结束后，通过验证，将全文（pdf格式）、条目信息及文件处理单提取的属性信息传输至档案管理系统进行预归档，并向oa系统反馈预归档成功和失败的信息。 对于收、发文的条目属性信息，通过接口，将oa系统和档案系统中的字短信息进行匹配，传输至文档管理模块中。全文信息则在oa系统中转换成pdf格式，通过接口，与条目信息自动匹配挂接后，上传至全文ftp站点。 对于收、发文的文件处理单中的信息，oa系统提取其属性信息，传至档案管理系统中，与条目信息自动匹配，建立关联，生成数据库表，档案管理系统提供文件处理单模板，并在文书档案全文浏览界面上增加浏览文件处理单按钮，根据模板生成信息完整的文件处理单。对于技术文件，在oa系统中将审签信息和全文自行匹配生成全文信息，转换成pdf格式和条目属性信息一起传输至档案管理模块，并进行自动匹配。 oa系统数据在向档案系统归档过程中，oa系统将全文信息上传到管理应用系统ftp服务器后，需要将oa数据归档的操作日志写入到档案系统中备查。 能够实现从oa办公系统向管理应用系统自动移交，保证oa系统的属性与档案系统的属性保持一致（oa系统流程数据字段属性见附件2）。 管理应用系统可以严格控制用户对电子附件浏览、下载、打印等功能权限。对电子附件操作的控制上，满足对用户访问oa归档数据时的安全性要求。 5.1.2与pdm系统的接口 通过开发数据接口，将lca系统中的定型状态数据包括产品结构、零件的三维模型、二维图样、及相关属性信息导入到档案管理系统中管理，实现飞机设计数据的统一管理。 5.1.3与文件编号系统的集成 通过数据接口，进行字段匹配，可以将文件编号系统中的条目信息，通过点击“归档”按钮，传输至档案管理系统中的整编模块，档案管理员进行信息补充，再进行归档组卷、全文挂接，形成完整的档案信息。 文件编号系统字段属性表见附件三。 5.1.4与定型数据上报系统的接口 通过此接口，将档案管理系统的数据导入定型系统，完成军工产品定型电子文档的上报工作。对两个系统进行连接配置，配置成功后，进行两系统的节点对应和字段对应，建立库的对应关系。在定型接口主界面中，左右显示档案管理系统和定型系统的节点，可以选择档案管理系统中的相关数据转入定型系统的指定节点下，同时将数据的全文传送到定型系统中。 5.2归档整编 档案整编能够将待整理的文件条目进行整理编辑，并进行归档立卷，其功能结构如图所示：将待整理的文件（动态数据管理的文件、条目录入的数据、文件归档的数据、档案拆档的数据、其他数据接口的数据）条目进行整理，补充形成档案所需的基本信息，然后根据归档立卷的规则，将整编好的文件转化形成档案。用户可以自定义归档立卷的规则，按归档立卷规则将文件组卷归档，将已形成档案的文件进行拆档、卷内调整、以及整理案卷级与其对于文件级的关系（如案卷级的总页数为文件页数和，案卷级密级为文件密级最高条目的密级等）。多条文件组卷时，自动形成案卷级条目的一些信息。 待整理文件库与档案库的所存储的信息字段结构如果不一致，用户可以进行对应关系设置，保存，以便归档时自动调用。 在档案整编点击归档时，增加数据查重功能，对于已经归档的数据，则提示用户不能归档。在档案整编主界面中，应显示待整编状态的文件数据，可以对数据进行编辑，如修改、插入、删除、导入、导出等，以完成数据信息的添加。 归档立卷时，系统提供手动立卷和自动立卷功能，手动立卷只需补充一些数据信息，就可以生成一个案卷，自动立卷，按照用户设置的整理规则生成相关的案卷级或类目项的基本内容。自动组卷时，如果系统检索到案卷号的字段信息与档案库中已存在的案卷信息重复，系统应提示用户并由用户选择自动将文件归属到原始案卷中还是手动立卷。归档成功后的案卷记录和所属文件应以不同颜色显示。 5.3档案著录 档案著录是管理应用系统进行管理的基础，提供数据收集的功能。档案著录功能结构图如下： 数据著录。可以对数据进行增加、删除、修改、保存、复制、剪切，可以进行单个文件或批量文件的扫描、挂接、上传等操作。在录入数据时，可以设置一定的时间进行自动保存，权限可以控制到字段级。一般用户修改和删除的权限只限于操作自己著录的数据。 选择档案管理树型结构中的某一类型数据库数据节点时，即可以进行数据浏览与编辑工作，系统默认浏览状态。 插入功能。用户选中一条要修改的数据，右键或者点击工具栏上的插入图标，可以在这一条数据的前面插入一条新的数据。 修改功能。用户可以对所有字段实现批量修改或替换。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高级方式。其中填充方式为针对选中数据记录的数据库已定义数据字段，按照输入的内容进行批量替换或置空处理；序列生成方式按照用户输入的起始值及所定义的步长（如1或2）来完成数据字段的批量替换；高级方式可以按照用户自定义的规则来完成数据字段的批量替换。 删除功能。能够一次删除多条记录，在删除前，系统提示是否要删除，经用户确定后方可删除。 保存功能。除了在工具栏上有保存按钮，右键有保存功能，ctrl+s快捷保存外，还可以设定一定的时间实现自动保存。 导入功能：能够将已存在的数据源文件（如：dbf、xml、excell和access数据文件）导入到当前数据节点下。档案著录信息批量导入时，当重复导入时，能够提示重复的数据，不重复的数据提示是否继续导入，。在导入的过程中，系统能够自动校正数据字段类型。导出功能：能够将当前节点下的某些或者全部档案数据记录导出成数据文件保存（如：dbf、xml、和excel数据文件）。 编辑功能。提供剪切、复制、粘贴、全选、批量修改、查找替换、数据查重功能。选择数据记录的方式，既可用鼠标左键选中某一条记录，也可以用shift键鼠标左键来顺序选择多条记录，或者用ctrl键鼠标左键来间隔选择多条记录，或者用全选功能选择当前窗口下的所有数据。 查重功能。能够对当前数据记录窗口或者制定数据节点下的数据进行比较查询，执行后，列出具有重复字段的数据记录。要查重的数据字段可由用户自定义。 记录功能：可以对数据记录方便地进行数据的定位和查看，当用户定位到指定的数据记录项后，再打开这个节点，仍然显示定位到的那个数据记录。记录排序可以通过点击浏览界面的字段名称，进行快速的排序，也可以设置自定义排序条件进行排序。当输入不合法的数据时，系统提示数据不合法的原因，并返回上一步操作。著录界面：用户可以自定义著录界面，可以预览著录界面效果。 设置后退功能按钮，以便著录保存后取消上一步操作，并自动刷新到最新操作界面。各种数据窗口的界面，字段的先后顺序、长度，行高度等界面风格在窗口退出时保存其变化，再次打开窗口时与退出时保持一致。最后一次排序条件、查询条件也将保存，便于再次利用。在左侧显示型代号下的数据库分类信息，点击相关节点即可在右侧显示数据表。数据表每页显示记录数目可以自定义，多出的记录分页显示。可以对数据表进行类似excell的操作，如可以进行查找，替换，隐藏列，双击记录进行编辑，并可以在其上进行文件的分发，调拨，报表打印等功能。 著录规则：根据数据著录时一些具有共性的特点，用户可以制定不同档案的著录规则，如“份数”字段默认为1，“序号”字段为序列增长，“题目”字段上下条相似，定义为顺带。字段显示：不同用户对于同一档案库，需要看到（或被允许看到）数据库的字段（或先后顺序）不同，通过字段显示模块能够实现用户自定义需要显示的字段。 代码维护：某些著录字段，只有几种固定的代码可供输入，如“密级”字段的内部、国内、秘密、机密、绝密；“保管期限”字段的永久、长期、短期等。为了便于著录和防止输入错误，将这些字段定义为代码，在数据著录时形成下拉选择框提供用户选择。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用户可以在系统中选择。 回收站：系统删除文件时，并不将文件从数据库中直接删除，而是删除到回收站中。对于一些误删除的文件，通过回收站可以进行还原，达到保护文件的目的。回收站中的数据再次删除或清空的权限分为两种情况： 1、无限制（随时可将回收站中的数据删除）； 2、删除的记录在一定时间后，才能删除。 在打开回收站时，显示出全部的删除文件及路径 5.4原文管理 管理应用系统对档案数据原文能够实现扫描、挂接/上传、浏览、下载等功能，其功能结构如下图所示： 原文扫描。提供原文批量扫描的功能，将纸质的文件通过扫描仪批量扫描后形成电子文件保存在一起。为图像处理、文字识别、原文挂接上传做准备。 原文挂接。提供原文批量挂接上传的功能，将需要挂接原文的条目与相对应的原文建立关联，并将关联好的原文上传到对应的原文服务器，以便提供原文浏览利用的功能。 用户选中要挂接原文的数据记录，点击工具栏上的原文挂接或者右键，可以进行原文挂接，用户可以一次选取多个电子文件进行挂接，对于错选的电子原文，可以进行删除，在挂接过程中，用户可以对原文进行压缩加密，并提供解密功能。 原文下载。能够将原文从文件服务器上下载到本地，进行利用。原文下载的功能需要严格审查利用者的权限，没有相应的权限，便不能进行原文下载。 原文浏览。系统提供通用的浏览器，可以打开一般格式的电子原文，包括一些二维和三维的图形文件。 内容总结（1）具有可扩展性，档案管理系统必须能够在用户的使用率、用户的数目增加很快的情况下，保持合理的性能（2）原文下载的功能需要严格审查利用者的权限，没有相应的权限，便不能进行原文下载（3）系统提供通用的浏览器，可以打开一般格式的电子原文，包括一些二维和三维的图形文件