会议室管理制度（试行）.doc

会议室管理制度(试行)1、 目的 为进一步加强会议室管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，明确会议室的使用规定及申请使用流程，提高会议室的利用率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于在各直属公司以及各外联部工作人员（以下统称单位）。 三、定义 会议室指办公区1231、1325、1237、1329会议室。会议室用途：部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、企业接待等，不做其它用途。四、管理部门及管理职责会议室由公司办公室统一管理，统筹协调安排使用。后勤部门负责会议安全、卫生巡查、以及对室内设备、物品、绿植更换、卫生统一清扫等日常维护和管理工作。 五、会议室使用规定 （一）会议室使用申请1、各有关单位使用会议室时，需于使用当天向办公室提出申请并填写会议室使用登记表，明确时长和人数，经办公室统一安排后方可使用。2、确定要开的会议可提前一天预定，其它只可当天预定。3、非工作时间使用会议室者需提前半天到办公室填写会议室使用登记表，再到后勤部领取会议室钥匙并填写领取钥匙承诺书，并于工作时间及时归还。（二）会议室使用原则 1、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；特殊情况下，各单位之间可本着重要、紧急优先的原则协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。2、 遇紧急及重要的会议，已申请使用会议室的单位，在不能调换的情况下，应先礼让紧急的重要会议。 （三）会议室使用要求 1、各单位应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。 2、各单位应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时告知办公室，如在接续的时间段内已安排给其他单位使用，超时使用的单位必须离开该会议室，终止使用。 3、如各单位临时取消使用申请，再需使用时需重新申请。 4、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需经办公室许可。借用完毕后，应及时归还。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。（四）会议室设备使用要求1、各部门和个人要熟悉会议室办公设备的使用，会议室使用期间要爱护室内设施设备,严格按操作规程使用。2、如需使用会议室投影、视频等设备，应提前说明，以备办公室提前准备，确保会议顺利进行。（五）会议室卫生要求1、与会人员要自觉维护会议室环境卫生，按照谁使用、谁负责的原则，使用完毕后，由使用人自行清理卫生（如烟灰缸、纸杯、茶杯、杂物等），并将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等归还原位。2、使用过的纸杯、茶叶渣须倾倒在卫生间垃圾桶内。3、离开会议室时必须关闭电源、投影仪、电视等，并告知后勤部或办公室锁闭会议室。4、如有违反上述任何一项内容者，给予使用人罚款200元/次的处罚（含所有工作人员）。（六）会议室接待要求各单位接见时，须自行携带笔记本、水杯等办公用品。 六、附则 1、本制度由协会办公室负责解释及修订。 2、本制度自发文之日起施行。附件：会议室使用登记表 承诺书 会议室使用登记表序号日期使用时间使用部门使用人使用人电话会议内容来访企业使用情况备注开始时间结束时间12345678会议室钥匙使用领取承诺书 为保证工作时间以外会议室的使用安全，现承诺如下： 1.我承诺自觉维护会议室设备安全； 2.我承诺会议室使用完毕后，主动清理会议室卫生（如烟灰缸、纸杯、杂物等），自行关闭灯、投影、视频设备、窗户，并锁门； 3.我承诺履行机关会议室管理制度的相关规定； 4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。 承诺人： 时 间： 会议室钥匙使用领取承诺书 为保证工作时间以外会议室的使用安全，现承诺如下： 1.我承诺自觉维护会议室设备安全； 2.我承诺会议室使用完毕后，主动清理会议室卫生（如烟灰缸、纸杯、杂物等），自行关闭灯、投影、视频设备、窗户，并锁门； 3.我承诺履行机关会议室管理制度的相关规定； 4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。 承诺人： 时 间：