集团公司档案管理工作流程（12项）.docx

_公司档案管理工作流程具体工作收集各部门、分公司的文书档案详细工作流程流程图下发通知 审核 接收 存档 没有按时移交的部门向上级领导汇报 上级领导督办 移交完毕对于此流程图的解释档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。具体工作对集团所有文书材料进行整理详细工作流程流程图收集 分类 组卷 录入卷内目录 编写案卷题名装订关于此流程图的解释收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。具体工作文件借阅详细工作流程借阅人填写文件借阅申请单写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期借阅部门主管领导签字持签字齐全的借阅单到档案室借阅档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续档案室将归还文件整理归档具体工作合同接收详细工作流程到董办接收合同档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对手续完整签字接收档案室对合同进行存档并下发相关部门接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。具体工作洽商资料接收详细工作流程流程图接收 核对 录入 存档关于此流程图的解释每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存档。具体工作结算资料接收详细工作流程流程图接收 核对 录入 存档接收合同要求： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进行一一核对； 具体工作图纸档案接收、整理详细工作流程流程图取图 登记 审核印章 编号 录入 归档关于此流程图的解释由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。具体工作集团营业执照的年检详细工作流程流程图下载申请表填写表格网上注册年检 向财务部要财务报表 申请盖章 请款 到工商局办理年检关于此流程图的解释根据工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司的公章、合同章、财务章 , 向财务请款并并要求提供集团12月份的财务报表, 带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。具体工作办理营业执照有效期变更详细工作流程流程图到工商局领取变更表 填写表格 修改公司章程、股东会决议 申请盖章 到工商所审核 变更完成关于此流程图的解释到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、公司章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。具体工作借阅图书详细工作流程流程图查阅 登记 录入 借出 归还 归档关于此流程图的解释借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。具体工作刻录光盘详细工作流程流程图登记(申请) 刻录 检查下发 关于此流程图的解释(1)刻录光盘必须在刻录光盘登记表中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写文件借阅单，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。 具体工作对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训详细工作流程流程图确定资料员名单 拟定培训日期 拟定培训内容 通知相关资料员 详细讲解培训内容 作专业指导关于此流程图的解释对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用OA系统或电话进行通知，针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。