QMS EMS OHSAS 三体系内审技巧yys.docx

质量，职业健康安全，环境管理体系内审技巧1 编写内审计划的注意事项1）要覆盖标准的所有条款。2）要以手册中的职能分配表为依据编写各部门的审核条款（主条款和通用条款）。3)分配时间不能搞平均主义，而应考虑各部门的过程多少.4）最高管理层也应审核,但审核的方式可以根据实际情况决定(自审,请外单位审核员,但提倡接受内审).5）懂专业的内审员可分配到专业性较强的过程和部门去审核(如生产车间,品质部).2如何编写检查表2.1内审员根据组长分配的任务，依据审核准则(体系文件、法律法规，标准的要求)编写检查表。 2.2设计检查表的思路：1)该过程是如何策划的，有何规定，相关的职责是否落实？2) 该过程和有关规定如何实施和保持？3) 实施和保持的结果如何？是否达到的预期目标4)过程存在哪些问题？2.3编写检查表的注意事项1)依据ISO9001标准和公司体系文件的要求进行编写。既要考虑标准的要求,又要考虑体系文件对被审核部门的要求。两者结合检查表才能编写得好。(因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法).2)采用过程方法的思路编写检查表。无论审核哪个过程，其思路都是：先查其是否识别过程和规定过程 ，再查其规定的程序是否得到实施，再注意查证过程存在的问题。查其规定的实施效果是否达到的预期目标，并有改进。3)要注意关键控制点(关键过程 ，特殊过程和外包过程)的检查表的编写。4)按部门审核时要列出主要过程。3进入一个部门时，先审核5.5.1,请受审核部门领导介绍部门的职责和分工的基本情况,查有无岗位职责等。注意掌握时间。先审主条款,再审核通用条款(如销售部先查7.2/8.2.1/5.2再查:7.5.1f/7.5.3/7.5.5/8.3d)/8.4a)8.5) 。不超过规定的时间10分钟。一个部门的审核时间有限，应突出审核重点，兼顾其他。4通用条款如何审核和取证：1）从该部门职责入手，抽查相关的通用条款。（销售部门相关_7.5.1f）/7.5.3/7.5.5/8.3d）/8.4a）8.5）2）通用条款必查的有：质量管理体系：4.2.3/4.2.4/5.4.1/5.5.1/6.2.2/8.2.3/8.5.2/8.5.3其中8.2.3/8.5.2/8.5.3. 不一定每个部门都查,有的可少查。但生产部，质监部,供应部，销售部必查。职业健康安全，环境管理体系：4.3.1（环境因素识别/危险源辨别）/4.4.1（资源、作用、职责和权限，（结构和职责）/4.4.2（能力、培训和意识）/4.3.3（目标、指标和管理方案）/4.4.5（文件控制）/4.5.3（记录控制）/4.5.1监视和测量/4.5.2（事故，事件，不符合，纠正措施和预防措施。）其中，4.5.1绩效测量和监视/4.5.2事故，事件，不符合，纠正和预防措施不一定每个部门都查。有的可少查。但生产部，质监部,安全环保部，供应部，销售部必查。5. 审核方式及注意事项：面谈现场观察查阅文件和记录抽样1）向受审核方提问，听对方回答时，审核员边听边看文件，查对方是否按文件执行了. 2）检查中发现有问题有不符合时,及时说明问题所在,使之口服心服.3）既要按ISO9001标准的要求审核,更要按本公司的质量方针,质量目标手册程序文件作业指导书进行审核.(因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法).例如:审核某一条款时，先游览一下标准的该条款有几层意思，然后看体系文件（特别是程序文件）是怎么规定的，再查受审核方的证据。程序文件中有记录要求的条款应列为必查的项目，无记录要求时，选择存在问题的条款作为检查项目。4）初次从事内审，先要编写检查表，为现场审核作好准备。5）坚持以客观事实为依据的原则，即以证据为基础，当事人的陈述，可验证的客观事实为依据。不含任何个人猜想，推理成份及个人想法和经验。6）应选择本企业典型的，关键的质量(职业安全和环境)问题进行审核。7）现场观察。观察人员操作、设备状况、环境状况。注意：观察要仔细，以获取真实的信息和证据，观察到的信息要经过证实确保其真实性，观察到不符合的信息还要请受审核部门和联络人见证。根据平时掌握的本企业情况，有针对性选择存在的问题收集客观证据。8）凡是有活动和现场可以观察的过程和场所,应到现场去观察活动的进行情况,现场的条件是否符合规定要求.而不要只在办公室依赖查记录.9）凡是无现场和现实活动可以观察的过程，应查文件和记录(如管理评审、设计评审、顾客满意调查等)。10）在产品实现和服务提供过程的审核中(7.5.1),对关键过程,特殊过程应重点审核,应注重其实际效果,不要过多计较形式.11）顺藤摸瓜及逆向审核法.l 案例1:当对某一制造工序进行审核时,审核顺序:先查该工序的设计规范,了解产品的技术要求, -查相应的工艺文件控制文件,作业指导书,检验规范是否满足产品的质量要求, -再查这些文件的执行情况,主要看记录是否与控制指标相符合. 如果一切符合要求，再按检验规范检测产品加以验证。l 案例2:对经营部门的审核7.2.2时,审核顺序: 先查合同台账 -抽3-5个合同样本 -要求提供合同评审记录 查评审记录是否标准要求的三条内容 查合同评审的时间是否在签订合同之前 -有关人员是否签字,领导是否批准(有无批准权限的要求)l 案例3：采购过程：确定供方选择、评价准则-评定合格供应商-提出采购要求-进货验证-不合格的反馈及措施-供方改进和再评定。 l 逆向追溯案例4：当在生产现场发现某一已完成的产品的缺陷记录，可逆向检查工艺流程的各个阶段，一直追溯到营销部门的合同要求，以便掌握整个体系的运行情况，做出体系的符合性有效性评价。12）审核员在某一部门审核结束后,最好根据审核的简明记录,向受核部门归纳一下审核发现好的和不符合事实.就事实和证据进行沟通.6.记录要求：1）质量体系：条款号要写到三位数如7.2.1/7.2.2/7.2.3/内审检查记录表条款号检查项目检查记录评价7.2.17.2.212121212职业健康安全、环境体系：条款号要写各要素的编号，如：4.4.1 ，4.4.2 。记录时，提问题编的序号1，2，3，检查记录栏中也按序号记录1，2，3。2） 审核某一部门时，主条款审核必须做记录，以说明你已审核到了。3） 应记录真实的事实和证据。当发现不合格时，应记录发生的时间，地点，陈述人岗位(但不写姓名)，观察到的事实，凭证材料,物资标识,产品批号,设备编号,合同编号,文件的编号,记录的编号及不合格描述。不符合手册或程序中某一条款。4） 不应只记录问题、不符合的信息，也应记录符合要求和体系有效运行的信息，特别应记录关键过程的符合性和有效性的信息。5）现场审核记录应清楚、准确、具体、具有可追溯性、可重查性。并具体说明检查了什么（审核项目、要点）、找谁查（涉及的部门人员）、以及怎么查（步骤、方法和抽样）。如：审核8.2.4原材料进货检验:检查表仅仅说明“有检验记录”是不够的，应具体记录：检验依据（注明标准号）;检验原始记录(注明记录编号);检验人员姓名;检验方式;抽取的样本数,及检验品的处理情况数。每个条款的审核应有抽样证据，抽样量应满足要求，否则应加以说明；6)不符合事实描述四原则 (1)描述应准确具体，不要遗漏任何有用信息，具有可重查性和可追溯性；(2)观点和结论在不符合事实描述中自然流露，不要只写结论不写事实；(3)不应带有评论性意见和过激语言；(4)不要写具体人的姓名，只写某岗位和职务。案例：请说出以下几个不符合事实的描述有何不妥： 在生产车间发现工人使用的两份作业指导书均为有效版本，但它们对同一温度参数的要求不一致。 查2003年2月2021日内部审核的记录，发现没有对办公室进行审核。 审核员发现工人王大力没有按操作规程操作。 在计量室看见有一台测试仪没有贴检定标签，怎么能识别校准状态呢？7)审核内容应与审核计划一致，标准中每个条款及分条款不应有遗漏。7.抽样的方法和技巧： 原则：，合理策划样本、保证样本的代表性，选择样本量，根据样本的大小，可以按时间段、工作量、岗位数抽样。以保证审核结果的有效性。审核过程中必须随机抽样(有三方面含义：一是保住保证一定的抽样量，二是分层抽样，三是适度均衡)。l 质量管理体系1) 在生产现场审核时，关键过程，特殊过程必查，不能抽样；但一般过程或工序可抽样。 2) 不同的产品不能抽样，同一产品有几条生产线时，可以抽一条生产线。但应抽有代表性的.技术难度高的.3) 保证样本的代表性，要具有一定的抽样数量，通常是在313个之间。(N(抽样量)=n(总样本量)，发现一个样本不合格，必须再抽样，以确定是个别的，还是系统的问题。对母体的符合性作出正确判断。4) 做到分层抽样。（指一组数据分成若干组，每组内部差别较小，而组与组之间差别较大，抽样在每组内进行）按产品、活动、设备、生产线、岗位、记录进行分层抽样。(例如：在查产品的监视和测量时，应分层抽取不同产品在不同阶段的监视和测量的证据。又如：评价6.3基础设施的符合性时，应查有关的设备管理规定、规定的执行、控制的效果、分别查各类设备：生产设备、仪器设备、动力设备、支持性服务设备、运输通讯信息系统分别抽样检查)。5) 样本应覆盖所有的活动。不同的活动不能抽样。6) 抽样量应适度均衡。避免在一个部门抽样过多，另一个部门过少。也不能重要影响的样本抽样过少，无关紧要的样本抽样过多。7) 应亲自抽样。内审员做到两不：不要样(向受审核部门要几个样，给什么审核什么)，不送样(不应让受审核方“随意”挑选几个样送给内审员)。8) 应在近期的资料中抽样，以反映目前的情况。9) 审核员应相信抽取的样本。审核寻找的审核证据，而不是不符合项，无论抽到的是不符合的还是符合的，都是审核证据。不要没发现不符合应一次次地扩大抽样数量，直到发现不合格为止。l 环境、职业健康安全管理体系1）要覆盖17个要素和体系的所有部门(但不是每个部门都审核17个要素)。2) 合理策划样本，尽量分布均匀。把重点放在重要环境因素、危险源岗位和现场,不需要在每个现场都查17个要素的实施情况,发现有严重不符合时,应适当增加样本量,扩大抽样范围,以便综合判断实施的有效性。3）保证一定的抽样量，（312个）4）做到分层抽样，按一定的时间段落，按各种可以区分的类别来抽样。如对培训记录,噪声监测记录,管理方案完成记录,内审记录、生产线、岗位分别抽样。5）适度均衡。避免在一个部门抽样过多，另一个部门过少。6）独立、随机抽样并相信样本,不要事先通知受审核方,而要临时抽取,这样更有代表性。7）凡是有现场或活动可以观察的过程，应到现场观察是否按程序进行，不要过分依赖记录如：生产活动、监测活动、仓库、锅炉房、起吊岗位、能源控制部门、污水处理、基础设施等。8）无现场和活动可看的，就看记录。如管理评审，内审。9) 不同性质的场所、职能、产品、环境因素、危险源及风险、过程之间不抽样。10)注意事项：综合信息的指标，可直接全面调查，不能抽一、二个样。如：重大投诉、环境、安全事故要全面调查事故记录，不宜抽样。现场审核检查的条款有：4.4.14.3.14.4.24.4.44.4.64.4.74.3.24.5.14.5.24.5.34.5.48现场观察的九大内容： 1) 4.3.1:是否有的末辨识的环境因素，危险源特别是重大的环境因素，危险源，2) 4.4.6:是否确定安全生产控制点，关键安全生产控制点，是否有控制程序。重点查阅安全生产监测记录，是否发生过事故，采取了什么措施。3) 4.4.24.4.1:现场管理人员和操作人员是否明确其职责，健康安全的控制指标是什么，是否培训，熟悉查岗位的专业技术，安全知识。4) 4.4.7对可能产生事故造成重大风险的人员是芣掌握应急措施。5) 4.3.2特殊岗位，工种有无资格证。特殊岗位是否实施了上岗制度。6) 4.4.6在生产流水线，动力房，锅炉房，危险品仓库查作业指导书的执行情况。7) 4.4.6查购买和使用的货物、设备和服务中已识别的职业健康安全风险是否建立和实施程序，通报供方和相关方。8) 4.4.7如何查现场的防护装置（物的不安全因素）机床，提升机，电气设备的传动部分及吊车上安装的防护装置。电刨，电锯，砂轮，锻压机的防护装置，有碎片，屑末，液体飞出处的防护装置 。升降机，超重机的防护装置。锅炉，压力容器，压缩机，有爆炸危险的机器设备的安全、信号装置、在联动机械，工作场所的动力机械之间，在建筑工地上的安全信号，在操作过程中为安全而设的信号装置。安全启动、迅速停车装置，机床旁的附属超重设备。电气设备的接地，接零，防触电装置。生产现场的危险处设置的标志，信号，防护装置。在高处作业时，为防坠物伤人，人员高空坠落设置的工具箱，安全网。消防设施。9) 如何查员工的不安全行为和工作条件/环境。 无许可操作设备。 忽略安全措施。 以不正确的速度操作。 用有毛病的设备。 把安全器材除去。 忽略正确使用个人防护设 装卸不正确。 放置不正确。 提升不正确。 对正在运行的设备维修。胡闹嬉戏 受酒精或药物影响。工作条件、环境中有防护；罩或围栏不足。 有毛病的工具，设备和材料。警告系统不足。 火患和爆炸的危险性。危险的环境情况如气，尘，烟，雾，水汽。 通风不足。高温和低温处境。 照明不足和过度。9 现场审核的注意事项1) 标准中要素都要全部覆盖，不可遗漏，2)职业健康安全的目标，指标，管理方案应重点审核。，查是否结合企业特点，明确，具体，量化。3)对识别出的环境因素，危险源，特别是重大的环境因素、危险源是否加强了控制，对安全生产控制点，关键安全生产控制点是否编制了程序和应急程序。4)结合企业特点及辨识的重大危险源，是否收集了国家和地方的法律法规并列出清单，5)重点查阅体系运行后的安全生产监测记录，是否发生过事故，是否做到了四不放过。 10.不符合的分类(一般分两类)l 严重不符合(慎判)_ 体系运行中出现系统性失效。_体系运行中出现区域性失效。_多次出现质量事故或顾客投诉事件,生产处失控状态时.(环境污染事故直接对环境造成重大影响。或安全生产事故，未查明原因，也未采取有效措施。)_严重不符合标准要求的。1)未实现目标和指标又未采取对应手段的。2)没有辨识出重大环境因素和重大危险源的。3)没有对重大环境因素的重大危险源作出对策的。l 一般不符合:_个别的，偶然的，孤立的问题。_对体系有效实施是次要的问题。11. 内审员怎样跟踪验证并填写记录：1)有人认为按进度按内容完成纠正措施计划就是纠正措施有效.其实,验证纠正措施有效的重点是能否确保不再重复出现类似的不合格.即使纠正措施按内容完成了,但不能防止这类不合格重复发生,这项纠正措施仍是无效的.2)纠正措施应15天完成,如需很长时间完成,可以分步实施.3)纠正措施如某种特殊原因不能按期完成,应特别说明,并记录在案.4)如何填写验证的记录(1) 纠正措施计划是否按规定的日期完成。(2) 纠正措施计划中措施是否全部实施。(3) 完成后的效果如何。(4) 实施的情况是否有记录可查。(5) 是否已修改相关的文件，并已贯彻落实。12. 在不合格报告中怎样分析原因？应从”人机料法环测”六个方面分析 由于产品生产，贮存或搬运等过程的工具不当，(机) 材料，设施本身不合格或存在故障。(料机) 操作人员失误(人)， 缺少文件和文件规定不当(测)， 没有执行有关文件(测)， 过程控制不当(人)， 生产计划安排不当， 缺乏培训(人)， 工作环境不适宜，(环) 缺少资源(料机)。