合同评审控制程序efry.docx

文件标题合同评审控制程序编 写 审 核文件编号 1 目的 明确客户的需求，通过评审以确保能达到这些需求，从而满足客户需求。2 范围适用于本公司所有销售合同（订单）的评审控制。3 职责3.1 营销部是合同评审的归口管理部门，负责识别并确认顾客及相应法律法规的要求，必要时组织相关部门对合同进行评审。3.2 技术部、品质部、生产部、物控部等相关部门负责对产品的技术要求、质量要求、生产能力、物料要求等进行评审。3.3 总经理负责合同的审批、协调和检查合同的执行。4 术语4.1 常规合同：指已和本公司签定长期销售合同的客户发来的“采购定单”或电话、传真。4.2 特殊合同：指新产品合同，有特殊要求或有附加的技术要求的订单。5 作业程序5.1 销售合同来源于客户的书面合同、订单、设计委托书、电话、传真、口头协议等。口头合同或协议必须最终形成书面记录，必要时经客户确认。5.2 产品要求的确定。营销部负责确定产品要求，包括：a. 顾客规定的要求，包括产品本身的质量要求，也包括交付与交付后的要求，如交货期限，交货方式及地点，付款方式及交付后服务提供等；b. 顾客未明确规定的要求，但预期或规定用途所必须的要求。c. 适用的法律法规要求；d. 本公司附加的质量要求与对客户的责任。5.3 合同的评审5.3.1 评审方式：会签、会议5.3.2 常规合同由营销助理根据业务员的接到的客户采购定单开具“生产订单（合同）评审表”按评审会签顺序下发相关部门按5.4.5相关要求做出评审意见，于指定时间内完成各项评审后报总经理审批，经批准后按5.7执行。5.3.3 特殊合同由营销部组织相关部门：设计部、技术部、生产部、品质部、物控部，以会议方式按5.4.5要求进行评审，并将形成的评审结果报总经理批准；5.3.5 合同评审的内容及要求：营销部经理组织相关部门对合同/订单的所有相关要求进行评审，以确保理解合同的要求及具备满足合同的能力。评审内容包括：a. 营销部对所有合同的合法性、完整性、客户资信与履约能力进行评审，并在规定范围内对其业务协调性及价格进行评审，超出范围的提交总经理进行评审。b. 设计部对顾客委托设计的合同进行设计能力评审。c. 技术部对所有翻版产品和新产品合同进行翻版能力与技术能力评审。d. 品质部对订单有关的质量要求进行评审。e. 物控部对所有订单进行物料供应能力的评审。f. 生产部对所有订单进行生产能力评审。5.4 合同签定5.4.1 营销部根据合同草案及评审结果，负责与客户商签合同，有关的细则按文件合同管理执行。5.4.2 评审结果未被客户接受且协商不成时，应上报总经理决定是否签约。5.4.3 与客户签定了长期合同的，在每次客户发来“采购订单”时按本程序的常规合同进行评审。5.5 合同变更5.5.1 合同的更改应符合有关法定条件或合同约定的更改条件。合同发生变更后，必须经双方书面确认。5.5.2 顾客提出的变更要求，业务员应及时通知相关部门，必要时重新进行评审。5.5.3 本公司提出的更改，由业务员及时与客户联系，取得顾客同意后，及时进行更改。5.5.4 合同更改后，营销部填写订单/合同更改通知单 及时发至所有执行合同的相关部门。5.6 合同信息传递及协调5.6.1 合同正式签定后，营销部应及时将合同信息传达至执行部门。营销助理将评审通过的生产订单（合同）评审表复印分发至技术部、生产部、品质部、物控部组织生产。5.6.2 营销部经理应协调和检查合同的执行情况，并采取有效措施保证合同的执行。5.7 合同保管正式签定后的合同，应由营销部核对并做登记，留存一份备案，交一份给财务。5.8 在合同评审过程中形成的质量记录和文件资料，由营销部负责收集、整理，按质量记录控制程序、文件控制程序执行。6 相关文件6.1 记录控制程序6.2 文件控制程序6.3 合同管理7. 记录生产订单（合同）评审表；订单/合同更改通知单合同评审流程图：客户能否满足客户需求是否常规合同常规合同评审客户信息结束签定合同组织有关部门识别客户需求编制准备合同草地案能否达到客户要求组织生产与客户协调、沟通长期合同：根据客户的采购定单，按常规合同进行评审并组织生产。YNYNYN第4页 共4页