物业管理公司办公区管理标准作业规程.doc

物业管理公司办公区管理标准作业规程1.0目的规范办公区的管理工作。2.0适用范围适用于物业管理公司及下属各管理处办公区的日常管理工作。3.O职责3.1 行政部经理负责公司办公区的日常管理监督工作。3.2 管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。3.3 行政部前台文员负责公司办公区公共区域的日常管理工作。3.4 管理处公共事务部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。3.5 办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。4.0 程序要点4.1 物品摆放。4.1.1 办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。4.1.2 各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人或前台文员公共事务部报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按办公用品管理标准作业规程或报修管理标准作业规程办理。4.1.3 上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。4.1.4 下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。4.1.5 行政部前台文员及管理处公共事务部接待员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。4.1.6 遇到雨天，管理处公共事务部接待员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。4.1.7 办公区严禁高声喧哗。4.2 常用办公设备的使用。常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。4.2.1 电脑。a) 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用。b) 启动与关闭的一般程序：启动电源插座开关；启动稳压器开关；启动电脑主机开关；启动显示器开关(电脑开始正常操作)；关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然后按开启程序的反方向操作。c) 电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态。d) 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。4.2.2 打印机。a) 联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。b) 打印机启动与关闭的一般程序：启动打印机开关；放好所需打印的纸张；在电脑对话框进行打印操作；关闭程序按启动程序的反方向操作。c) 打印机应避免频繁的开关机操作。d) 正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。e) 打印文稿须经部门负责人、行政部(管理处)经理或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。f) 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。g) 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。4.2.3 复印机。a) 管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源：开启复印机开关，复印机需自动预热；检查复印纸是否放好(可以开始工作)；复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；关闭复印机电源插座；正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。b) 复印程序：所有需复印的文件、资料必须先在复印记录本上登记，然后再复印；复印页数在两份(含)以上或三页以上的，须部门负责人在打印复印审批表上批准签字后，方可复印；复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印；复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在复印记录本上签名确认；不属实的，将情况汇报行政部经理处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。c) 复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关。d) 为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。4.2.4 传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。a) 接收传真：传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；收到传真件后，由传真机管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时问、接收部门、接收人等)登记在传真登记表内；10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在传真登记表中签收，并注明签收时间。b) 发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；公司/管理处的传真件由公司行政部/管理处经理审批，内容包括：传真机管理员依据传真审批单的内容在发送传真记录本上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等；传真机管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去；传真机管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在发送传真记录表内。c) 传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。4.2.5 碎纸机：a) 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；b) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出，以免损坏机器；c) 按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度；d) 操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机自动切碎纸张：e) 当碎纸机箱内的碎纸装满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作；f) 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。4.2.6 电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。a) 为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能。b) 除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在行政部管理处接待处登记后，方可操作。c) 公司所有电话均应取消声讯电话功能。d) 上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须经部门经理审批，到行政部/管理处登记后，方可操作，电话费从工资中扣除。e) 个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，部门经理需指定人员做好登记记录，次月1日报行政部备案。f) 行政部每季度至少进行一次电话费查询。到电信局打印电话费清单。逐项核对登记记录。将未登记的长途电话登记在长途电话登记表内，报行政部经理审核，内容包括：日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等；偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分。每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。g) 电话接打技巧详见公司机关员工服务管理标准作业规程。4.2.7 行政部每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在月份办公费用统计表内，予以通报。4.2.8 常用办公设备的维护保养与维修：a) 常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：防尘；防晒；防潮；防腐蚀；其他需要预防的事项。b) 保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行，详见对外委托服务标准作业规程：行政部经理制定保养与维修计划报总经理审批；评审、选择保养与维修单位；签署保养与维修协议书；按协议要求实施保养与维修。4.3 环境管理。4.3.1 卫生：办公区卫生由管理处负责，办公区各岗位人员监督管理。发现问题，应由行政部前台文员或管理处公共事务部管理员处理，详见室内保洁标准作业规程。a) 行政部前台文员或管理处管理员应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；b) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。4.3.2 绿化：办公区绿化由管理处负责，各岗位人员监督管理。发现问题，应由行政部前台文员或管理处公共事务部管理员处理，详见室内绿化保养标准作业规程。a) 行政部前台文员或管理处管理员应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象；b) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。4.4 安全管理。4.4.1 机电维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是台正常。4.4.2 保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。4.4.3 各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。4.4.4 管理处管理员实行24小时服务制度，值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。4.4.5 公司办公区晚间的安全管理由保安部负责，值班保安人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录，详见治安巡逻标准作业规程：a) 消防设施、配电房；b) 领导办公室、电脑室、档案室、财务室；c) 水源、空调的关闭情况；d) 加班情况。5.O记录5.1 打印复印审批表。5.2 复印记录表。5.3 接收传真登记表。5.4 发送传真登记表。5.5 发送传真审批单。5.6 拨打长途电话审批单。5.7 长途电话登记表。6.O相关支持文件6.1 治安巡逻标准作业规程。6.2 室内清洁标准作业规程。6.3 室内观叶植物管理标准作业规程。6.4 文书处理标准作业规程。6.5 档案管理标准作业规程。6.6 公司机关员工服务管理标准作业规程。6.7 物业管理处员工服务管理标准作业规程。打印/复印审批表部门姓名职务申请时间打印/复印内容口打印口复印要求完成时间实际完成时间打印/复印人数口打印页口复印份页部门负责人审批审批时间复印记录表NO：日期复印内容规格页数作废页数部门姓名管理员签名接收传真登记表NO：日期内容发送部门接收部门签名备注发送传真登记表NO：日期内容发送部门接收部门传真号签名发送时间备注发送传真审批单NO：部门姓名职务申请时间传真标题页数接收部门传真号接收人部门负责人审批时间完成时间备注拨打长途电话审批表NO：部门姓名职务申请时间事由电话号码联系人部门审批接单人长途电话登记表NO：日期电话号码打电话时间通话时间通话费用部门签名备注