档案管理员职责（三）.doc

第 1 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案管理员职责档案管理员职责档案管理专员岗位职责一、岗位职责（一）基本职责1.认真贯彻执行上级档案部门关于档案工作的指示和规定；2.根据档案工作管理办法，负责组织完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和使用工作；3.开展档案的借阅工作，及时登记，做好安全保密工作；4.负责技术档案的接收、排列、编号、存放、及档案室日常管理工作；5.按时完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作；6.按时准确记录档案借阅时间；7.接受主管领导，协助本部门其他人员完成本部门工作任务；8.完成领导交办临时任务；二、工作标准及相关业务流程1.负责科档、文档资料的收集、立卷和归档。2.负责档案室设施的管理与维护。3.严格履行档案借阅制度，做好借阅登记。4.负责公司行政文件及资料的分发。-1-第 2 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。5.负责档案资料的鉴定、销毁期限的拟定。6.负责机要文件的保密工作。7.负责及时拆启署名的上级机关来文。8.负责档案库房的整洁，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防晒、防潮工作。9.完成上级交办的其它工作。三、能力及要求（一）工作能力1.能熟练按照档案管理的有关规定和标准进行档案资料的收集、整理、上架工作。2.熟悉文件的打印、装订、分发。3.符合保密工作人员素质要求。4.熟悉公司机构设置、职责分工及隶属关系。1.努力学习档案管理基本知识和有、关专业知识，不断提高业务能力和管理水平。（二）工作要求与方法1.根据文件资料的轻重缓急安排文件制作，保证不贻误工作。2.进行档案的鉴定工作，并对已经超过保管期限的档案提出销毁意见。3.按照公司借阅制度办理档案资料借阅手续。4.做好日常档案资料的整理工作。-2-第 3 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案管理员第八章档案管理一、总则1.为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2.公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司统筹管理；二级管理是指公司各部门的档案资料管理工作。3.公司的档案管理由行政部指定人员兼职负责，各部门指定人员兼职本部门档案资料管理工作。4.档案管理员的职责。保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。5.公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。二、归档管理1.凡是反映公司生产经营、企业管理、业务往来及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料、电子版本等均属归档范围。2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随第 4 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。同绝密文件立卷。3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案处保存复印件。4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5.档案中属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；属业务往来的，由业务部门保存原件（机密以上级的文件必须把原件存入档案室）。6.公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后归档，归档范围外的请示报告由各部门自行保管。7.由公司对外签订的经济类合同属绝密文件，由财务部单独立卷保存。8.编制交接表，一项资料由经办人交档案员归档时，应登记并双方签名。三、档案保管1.公司办公室应有存放档案的专门库房或者根据保存档案数量，设置存放档案的专用箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2.归档资料要进行登记，编制归档目录。3.档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4.档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，第 5 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。掌握利用规律。5.库存档案必须图物相符，帐物相符。6.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。7.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作，绝密级档案单独立卷存放，除总经理外任何人不得调阅。8.凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2.绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借，确因工作需要，须总经理批准，但借阅时间不得超过三天。所有密级档案的借阅必须由总经理批准方可借阅。3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。4.借出档案材料的时间不得超过三天，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经总经理批准。5.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6.借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导第 6 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。批准方可摘录和复制。7.借出档案材料，因保管不慎丢失时，严格追究当事人责任。五、档案的保密管理1.档案专管员和公司工作人员均应严格遵守保密制度，确保档案的安全。2.凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。3.借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。六、档案的销毁1.任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。2.按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案由主管领导批准。3.销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。销毁清册由档案员永久保存。7、销毁档案时要严格执行保密规定，在公司指定的地点销毁。8、档案销毁过程中出现失密、泄密或丢失问题，将根据文件密级追究相关责任。鼎盛彼昂教育机构档案管理人员岗位职责档案管理员岗位职责专职档案管理员岗位职责第 7 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。1、负责管理公司各个部门产生的档案材料，包括文件材料的接收、整理，档案的提供利用等。2、建立和完善档案管理的相关制度。3、责任心强，维护公司档案历史真迹，确保档案的真实性和安全性，据实用档，切实履行保密义务。4、对公司各个部门的兼职档案员进行业务指导，确保档案收集工作的规范性，并督促各部门及时归档。5、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。6、做好公司档案编研工作，整理公司大事记，为公司宣传工作提供数据和信息。7、完成领导下发的任务。兼职档案管理员岗位职责1、负责本部门各种文件资料的收集、登记、保管工作。2、随时收集、整理本部门业务工作所产生的档案资料，及时做好本部门资料的收集、登记和移交工作。3、对本部门的档案资料认真进行检查，资料不齐、不完备的要随时补正，确保第 8 页 共 8 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案资料齐全、内容完整。4、按照规定时间把整理好的档案资料移交档案室。注。此次的兼职档案员除了具备以上的专业素质，还需熟悉和了解彼昂所有历史文件材料的分类、数量和内容等。具体的工作细节随时与专职档案管理员沟通，系统的使用和档案的整理方法，后期会进行培训。