合同管理与信息管理监理方法.doc

合同管理与信息管理监理方法1.1合同的履行管理合同管理工作的主要内容是对承包单位的活动进行规范、监督和检查，提醒建设单位全面履行合同义务，为项目创造必要的条件，尽量减少索赔事件，保证合同全面履行；监理单位合同管理工程师主要对承包合同的履行进行管理，该工程师按建设单位的要求向建设单位合同管理部门汇报合同履行情况。因此监理单位合同管理工程师应对合同进行认真地分析和研究，对合同执行情况进行跟踪了解，全面做好合同管理工作。(1) 认真研究合同的所有文件，包括合同条款、合同谈判记录、备忘录等，熟悉合同谈判背景及相关资料。(2) 在认真研究和分析合同文件的基础上，制定出合同管理主要控制点。(3) 研究制定执行合同的策略，了解建设单位优先考虑和关心的事项，研究潜在风险的可能性，制定出防御和避免风险措施，并向建设单位提出专题报告。(4) 承包单位应按合同约定的进度控制点计划、监理工程师批准的进度计划和建设单位在项目实施过程中提出的其它要求组织实施，在合同规定的工期内完成承包任务，尤其要准点到达合同约定的进度控制点，不得拖延开工日期、中间交接日期和竣工日期，否则将承担违约责任。监理部协助建设单位按合同约定履行自己的各项职责和义务，为工程开工和施工的顺利进行创造条件，尽景减少承包单位提出工期索赔的机会，促使其按计划完成承包任务。(5) 项目实施过程中的进度控制主要由专业工程师负责。专业监理工程师要关心合同的进度控制点是否准时到达，是否按时开工、按时完工，如果发现进度计划偏离合同控制点，应及时向项目总监和有关人员发出合同风险预警报告，以便及时采取纠偏措施。另外，专业工程师应对影响施工进度的主要因素(如图纸交付、物资供应、资金状况、外部环境等)进行跟踪控制并作好记录。如在合同履行过程中，需对合同进行补充、修改，专业工程师应报告项目总监理工程师，以便组织召集相关人员处理合同变更事宜。(6) 在项目执行过程中，项目监理部根据合同主要控制点对承包合同的履行情况进行跟踪、统计、分析和协调，建立合同台帐，将所有合同文件(包括合同、合同附件、有关签证、记录、协议、合同变更、备忘录、函件、电报、电话记录、电传和电子邮件等)进行建档管理。项目总监对有关合同的重大事项，要及时报告建设单位，必要时向公司本部汇报有关情况。(7) 在合同执行中发生合同纠纷或合同索赔时，总监负责联络索赔涉及的各方人员，包括进度、费用、质量、安全等管理人员研究索赔证据，及索赔事件产生的后果，包括进度和费用影响，并整理报告。(8) 在项目结算时，项目监理部协助建设单位完成结算工作，并提供有关合同变更、索赔等资料。(9) 建立合同管理的计算机信息系统，以满足决策者在合同管理信息方面的需要，提高管理水平。1.2 合同跟踪管理(1) 进度控制专业监理工程师依据合同中关于进度的内容要求，对合同控制点、总体计划的变更、工期索赔和其它影响合同履行的有关进度的事件进行监控，以保证合同中有关进度的总目标按合同要求实现。1) 对承包单位提出的工期索赔，专业监理工程师提出审核意见，并将信息传递项目总监。2) 项目总监应向专业工程师提供及反馈合同管理信息，包括有关进度的合同控制点的设置、当月有关进度的控制点信息、总监发出的合同备忘录中有关进度的信息；工期索赔处理中总监的意见及最终得到批准的索赔工期。(2) 投资控制投资控制是合同管理的一个重要内容，项目总监依据总承包合同对分包合同款项的支付条件、费用索赔及其它影响总承包合同目标实现的有关费用的事件进行监控，以保证合同中有关投资目标的实现。1) 总监定期收集费用信息，包括：合同款项支付信息；各分包单位累计发生的变更费用信息；费用控制目标是否正常的信息。2) 总监负责起草合同备忘录、处理承包商提出的索赔报告，并及时向建设单位汇报。(3) 质量控制项目总监依据合同对项目的质量结果进行监控，以保证项目合同的质量目标得到实现。1) 专业监理工程师定期收集质量信息，包括：各专业质量控制点及完成情况的信息；重大质量问题及处理的信息；质量计划及其重大变更。并将这些信息及时反馈给总监。2) 总监应向专业工程师提供信息，包括：各专业与质量有关的合同控制点的设置；有关工程质量控制的建设单位要求信息；已发生的合同变更中有关质量的信息，以指导专业工程师按合同要求控制工程质量。1.3 违约责任总监应对合同中的违约责任条款进行认真研究和分析，跟踪检查承包单位是否有违约行为，并经常提醒建设单位有关人员履行合同规定的义务，避免违约事件的发生。如果发现承包单位有违约行为，总监应配合有关人员进行处理，制止违约事件的进一步延伸，必要时可向承包单位提出反索赔。1.4 工程变更管理工程变更一般包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更、技术规范和标准变更、施工程序变更、工程数量变更。一切涉及到分包范围变更、合同价款的的调整、标准规范的变化等重大问题，均应通过谈判，分析对工程进度及费用的影响，取得一致意见后签订书面协议，作为合同不可分割的一部分。总监应参与工程变更过程的跟踪管理，准确及时地从各专业工程师获得有关变更信息，分析哪些变更会对合同条款的约定的工程进度和工程费用产生影响，及时与承包单位进行协商，对合同进行补充、修改，并将这些信息形成报表或报告，并建立合同变更台帐。1.5合同管理监理工作程序建设单位、设计单位、承包单位、监理单位相互之间的关系见合同管理程序。合同管理程序合同关系承包单位建设单位监理单位分包单位设计单位合同关系合同关系业务往来关系合同关系监理关系工程变更处理程序 承包单位提出变更要求监理机构审查其合理性与建设单位协商不同意是否同意变更同意与建设单位协商与承包单位协商变更费用设计单位出具正式变更通知单总监理工程师批复变更工期延期、费用索赔处理程序工程延期、费用索赔事件发生承包单位随时提交该事件的详细报告监理单位审核申报表事件结束，承包单位提交延长工期、费用索赔申报表监理单位与建设单位协商总监签发延长工期、费用索赔申报表承包单位提交工程工期、费用索赔意向报告不同意不同意监理单位收集资料详细记录过程同意同意合同争议处理程序争议发生 争议一方或双方书面申请解决争议监理单位协调并做出处理决定争议解决向合同管理部门申请调解双方满足否合同管理部门调解争议解决申请仲裁或直接起诉执行裁决或判决成功否是是否否1.6合同索赔与反索赔(1) 索赔的预控为维护合同各方合法利益，保证建设单位与承包单位签订的合同顺利履行，减少索赔事项的发生，应做好以下几项工作：1) 审阅建设单位与承包单位签订的合同条款有无含糊字句及分工不明、责任界线不清的地方，索赔条款内容是否明确，为做好索赔预控创造条件。2) 协助建设单位督促有关各方严格履行合同，以达到预控质量、进度、费用等目的。3) 在工程实旋过程中，严格控制工程变更，尽量减少不必要的工程签证，特别要控制有可能发生费用索赔的工程签证。4) 对于有可能发生费用索赔的变更或签证，要按建设单位的授权和施工合同的规定审核签认。(2) 索赔的处理索赔事件一旦发生，总监组织专业监理工程师收集、整理有关证据，处理承包单位索赔和建设单位反索赔事项。在本工程(或分部工程)完成以后，进行工程决(结)算，本着“合理合法，实事求是、公平公正”的原则，划清索赔界线，处理好索赔争议。1.7合同纠纷与争议的解决合同在履行过程中发生合同纠纷或争议后，项目总监按合同规定的处理程序进行处理。先应与合同当事人友好协商，力求达成一致意见，使问题得到解决。如协商未能达成一致意见，可通过合同管理部门进行调解，不愿调解或调解不成时，可向仲裁机构申请仲裁或向人民法院诉讼。合同争议处理程序争议发生 争议一方或双方书面申请解决争议监理单位协调并做出处理决定争议解决向合同管理部门申请调解双方满足否合同管理部门调解争议解决申请仲裁或直接起诉执行裁决或判决成功否是是否否1.8合同风险管理 由于各种客观条件的影响及不可抗力因素的存在，工程合同依然存在着风险，为了尽量降低风险减少损失，监理单位在合同谈判过程中应建设单位邀请，可参加建设单位组织的合同谈判，协助建设单位尽量完善合同条款，防止不必要的风险。对于不可避免的风险，由合同双方合理分担。同时，要加强合同履行管理，防范风险。还可以在分析工程风险的基础上，确保工程风险转移。1.9项目信息管理建立工程项目在质量、安全、投资、进度、合同等方面的信息管理网络，在项目业主及各参建单位的配合下，收集、发送和反馈工程信息，形成信息共享。做好文件整理、保管和归档工作。指定文件分类整理、保管、归档，有利于过程的控制和处理问题的快速有效；也有利于文件控制和文件的完整性1.9.1. 文件、信息管理的任务：建立本工程项目监理的文件管理制度，所有监理文件均在现场信息管理工程师的控制之下，保持文件的完整性、保密性和可查性。建立监理周报、月报和专题报告制度，定期或不定期向业主报告监理工作情况。整理工程技术文件、资料，并编制归档。1.9.2 文件、信息管理的方法：1) 项目监理部按本公司有关规定，明确本工程项目的信息传递程序和方法，加强与业主、设计单位、施工单位等的联系，保持本工程项目信息畅通，运转有效。施工阶段监理资料包括：总承包合同及监理合同；水文地质勘察报告；监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪录；施工组织设计报审表及审批意见；工程开工/复工报审表及工程暂停令；测量核验资料；工程进度计划；工程材料、构配件、设备的质量证明文件；检查试验资料；工程变更资料；隐蔽工程验收资料；工程计量表和工程款支付证书；监理工程师通知单；监理工作联系单；报验申请表；会议纪要；来往函件；监理日志；监理月报；质量缺陷与事故处理文件；分部工程、单位工程等验收资料；索赔文件资料；竣工结算审核意见书；工程项目质量评估报告等专题报告；监理工作总结。施工阶段的基本表式为： A类表（承包单位用表） A1 工程开工/复工报审表 A2 施工组织设计报审表 A3 分包单位资格报审表 A4 报验申请表 A5 工程表支付申请表 A6 监理工程师通知回复单 A7 工程临时延期申请表 A8 费用索赔申请表 A9 工程材料/构配件/设备报审表 A10 工程竣工报验单 B类表（监理单位用表） B1 监理工程师通知单 B2 工程暂停令 B3 工程款支付证书 B4 工程临时延期审批表 B5 工程最终延期审批表 B6 费用索赔审批表 C类表（各方通用表） C1 监理工作联系单 C2 工程变更单 以上表格，可根据工程项目需要，新增所需表格。2）与业主商定施工单位竣工资料的有关要求：a 统一标准格式；b 竣工资料的分类和组卷方法；c 竣工图的编制单位和编制原则；d 竣工资料移交份数和日期。3) 根据合同规定，按规定的时限、方式报送报告、报表等（包括监理月报、周报和监理工作阶段报告及专题报告）；及时传递和分送施工协调会和专题会议纪要。4) 督促施工单位制定相应的信息管理规定来保障信息的传递、更新和保存。5) 按照施工合同的规定检查验收施工单位的施工竣工资料，确保竣工资料符合业主要求。6) 全体监理人员及时做好现场监理记录与信息反馈。7）按规定时间完成监理工作总结并报送给业主。8) 监理资料由信息管理工程师负责整理，监理服务合同完成或终止时按规定将监理资料移交给业主： 信息管理工程师应根据要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后妥善存放。 信息管理工程师对收存的监理过程中的监理资料，应按单位工程建立案卷盒(夹)，分专业存放保管并编目，方便检索。监理资料的收发、借阅必须通过管理人员履行手续。 信息管理工程师负责收存、整理监理工作的各种文件、通知、记录、检测资料、图纸等，必要时报总监理工程师审签后，按照监理合同的约定交付及归档 。