【财务管理】费用报销管理指引（城市公司）.docx

费用报销管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人1.流程图费用报销管理指引（主导部门：城市公司财务部）各部门（含区域管理总部、城市公司）城市公司财务部城市公司总经理区域分管总控股总经理控股CEO集团分管领导支付填写费用 报销单支付填写费用 报销单填写费用报销单城市公司财务部按 月汇总经山控股办 公室报控股总经理填写费用报销单城市公司财务部按月汇总经由控股办公室报控股CEO城市公司财务部按月汇总经由控股办公室报集团分管领导2 .指引概况指引目的为严格执行城市公司的费用预算计划，进一步规范和完善城市公司的费用管理， 加强费用的控制，特制定本指引。适用范围适用于区域管理总部职能部门费用、城市公司各类费用的支出、复核和审批。定义1 .本指引的费用包括：销售费用、管理费用和开发间接费用核算口径下的 日常管理费用支出；不适用于销售推广类费用、工程工程咨询类、客服及前期 工程费用。2 .严格控制各项费用支出，经办人员及部门争取费用最低的原那么进行管理，各 级审核部门及人员应对各项费用支出进行严格审核。指引主导部门城市公司财务部指引参与部门区域管理总部各职能部门、城市公司各部门（以下简称“各部门”）、城市公司总经理、区域分管总、控股总经理、控股CEO部门指引中承当职责各部门1 .各部门经办人应在费用发生过程中自觉控制、压缩，提供记载费用发生的合 法、有效的票据，按本指引履行审批程序并进行逐级审批，对费用发生的真 实性、票据的合法性和审批程序记录的真实性负责。2 .各部门负责人在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用 的必要性、合理性负责。各部门负责人应对本部门的总体费用控制在预算（以 下达的考核口径为准）范围内负责。3 .区域管理总部各职能部门发生的费用原那么上必须在区域管理总部所在城市 公司报销，纳入所在城市公司年度费用预算管理。城市公司 财务部1 .负责复核所有报销凭证的合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合 公司的有关规定、审批手续是否齐全、预算的执行情况等。2 .负责对按照公司规定完成审批的费用报销单安排付款，对审批手续不全、 金额和收款人不明确的单据不予以付款。城市公司行政人事部1 .负责提供行政类的管控费用额度及标准。2 .负责对各部门汽车费用、书报资料及文具费的报销进行审核及管控。3 .负责工资薪金和福利费用标准的制定及发放审核。4 .负责对各部门培训费的报销进行审核及管控。城市公司 总经理负责审批城市公司发生的各项费用报销。区域分管总1 .负责审批城市公司总经理发生的各项费用2 .负责审批区域管理总部各职能部门发生的各项费用3 .负责审批区域管理总部内新城市土地拓展发生的招待费用。控股总经理负责审批区域分管总在分管区域城市公司发生的，应分摊在城市公司的各项费 用。CEO负责审批控股总经理在城市公司发生的，应分摊在城市公司的各项费用。.费用管理程序2.1 费用管理的基本原那么1. 1控股总部对城市公司的费用采取预算管理的方式进行管理，每个年度城市公司编制 费用预算，经区域分管总、地产财务部审核后上报控股财务分管领导审批。发生的 费用应控制在控股总部批准的预算额度内，超出预算额度的，应单独重新追加预算 申请，费用预算的执行情况与城市公司的年度绩效考核挂钩。1. 2. 2城市公司员工应本着节约的原那么，合理控制费用支出；城市公司财务部应做好资金预 算，确保有足够资金用于支付符合审批程序的员工费用报销并每季度编制费用 进度表报备区域分管总。2. 3. 3区域管理总部各职能部门发生的费用原那么上必须在区域管理总部所在城市公司报销， 纳入所在城市公司年度费用预算管理。3. 3. 4费用报销仅限于以员工个人名义报销且费用是直接支付给员工的情况，其他费用支 付参照城市公司管理指引执行。2.2 费用管理的主要内容3. 2.1城市公司行政人事部应根据控股总部人力资源部核定数额发放员工薪金和福利费， 不得以任何理由擅自增加发放名目、范围或提高发放标准；城市公司财务部应按税 法规定代扣代缴个人所得税，并扣除应由员工个人承当的社保及住房公积金。外派员工薪酬及各项补助参照公司发布的外派员工管理指引的相关规定执 行，并要求合并代扣代缴个人所得税金。3. . 2. 2办公室管控的日常管理费用，包括租金、物业管理费、办公家具、办公类低值易 耗品、通讯费、水电费以及车辆维修费、燃油费、健身会费用、办公类纸张采购等 行政类费用，由城市公司行政人事部申报预算并在批复预算内统一管控。交际招待费：主要用于对外接待费用、公关费用（含购买礼品）等，各城市公司应 按控股批准的预算实施严格控制，不得突破年度下达的预算指标；突破预算指标后 发生的交际招待费应以签报形式重新报控股审批后方可支出。3. 2.4通讯费用一般每季度报销一次，员工凭通讯部门通讯费原始发票在规定的标准内报 销， 户名必须是本人姓名（ 号码必须是在城市公司核准登记的号码，除外 派员工外，每人仅限一部移动 ）。当季度实际发生额超过标准局部由员工个人承 担，低于标准按实际发生额报销，通讯费用的额度标准在当季度内可以累加。公司发生的办公通讯费及网络费，每月由行政人事部统一填报付款审批表。3. 2. 5车辆费用：包括汽车修理费、燃油费、车船使用税及停车过路费等，由行政人事 部申报预算并在批复预算范围内统一管控。车辆修理、加油应在指定的修理厂、加 油站进行。1）汽车修理费：单次5000元以下的费用由行政人事部按程序审批，财务审核，按年 度预算总额控制；超过5000元（含）的修理费需由公司总经理审批。2）除公车用油外，员工私车公用的油费补贴参照公司发布的私车油费补助管理指导 书的相关规定执行。差旅费：员工出差及差旅费报销标准及审批流程严格按照公司发布的出差及差旅 费用管理方法的相关规定执行，原那么上全部按标准执行控制，超出局部自理。出差期间用于交际性质的宴请、礼品等费用支出，列为城市公司年度业务招待 费范围内。3. 2.7交通费：员工于工程所在区域内使用交通工具发生的各项支出，包括的士车票、停 车费、区内路桥费等，前往外地出差来往机场的出租车费及出差地的市内交通费全 部计入差旅费。3. 2. 8培训费：包括城市公司层面培训、员工自我培训等提升员工工作技能的各项支出, 由公司行政人事部申报预算并在批复预算范围内统一管控；区域管理总部统一组织 的会务、年度总结等活动，须事先上报区域管理总部总经理批准，发生的各项活动 费用由各城市公司根据实际情况进行分摊.3. 2.9会务费：各城市公司在召开大型会议（或工作总结）时应事先执行签报程序（签报 内容至少应包括：会议规模、地点、出席会议人数、会议内容、会议费用等）；一次 性会议总费用（含餐费、住宿、场地、交通等费用），区域管理总部统一组织的会 务、年度总结等活动，须事先上报区域管理总部总经理批准，发生的各项活动费用 由各城市公司根据实际情况进行分摊.3. 2.10维修（装修）费：由城市公司行政人事部申报预算并在批复预算范围内统一管控。上述规定不适用于租赁物业的维修（装修）费支出，租赁物业的维修（装修） 工程的立项、审批、实施以及款项支付的流程参照公司发布的出租物业维修管理 方法的相关规定执行。设备：包括电脑整体、软件、辅助设备及维修升级，由城市公司行政人事部申报 预算并在批复预算范围内统一管控。文具费：城市公司文具费按20元/人.月核定，由城市公司行政人事部申报预算并 在批复预算范围内统一管控。3. 2. 13书报资料费：由城市公司行政人事部申报预算并在批复预算范围内统一管控。3. 2.14保险费：由各城市公司行政人事部统一办理，须在控股公司指定的保险机构办理 各类保险业务；员工个人购买的各类商业保险，其费用应由员工个人承当，公司仅 承当意外伤害险的费用。3. 2.15中介机构费用：公司年度财务报表审计的审计机构由控股总部统一安排。3. 2.16折旧或摊销费用：折旧或摊销费用须按公司会计制度规定的计提或摊销方法确定， 不得随意更改。3. 2. 17营销推广费用开支标准及审批流程参照公司发布的营销/租赁推广本钱管理指引 的相关规定执行。除员工薪金、福利费以及折旧或摊销费用外，各部门发生的金额超过10万元（含） 的费用委托专业服务公司经办的，应先有公司审批立项程序，委托单位及价格审定由 公司本钱管理小组审批后方能实施。3.3费用报销流程（见流程图）3. 3.1各部门员工发生的经办费用，报销时需填报费用报销单，发生的差旅费用需填报 差旅费报销单，对外支付的费用一律填报付款审批表（包括个人垫付费用）。各部门 费用经办人应按照本指引的流程，对报销单或付款审批表及其附件严格履行流程图中的审 批程序。3. 3. 2费用报销过程中的审批层级和级别不得任意变动。3.4 费用报销的其他要求费用经办人员应于费用发生后及时报销，原那么上需于事项发生后30天内报销（以 发票/收据开具时间为准），超过时限的不予报销；报销单上填报时间须与送达财务 部时间一致，各级审批人员应签署审核（批）时间。3.4.1 4.2提供的费用发生票据应完整：费用报销时，经办人员应将能充分证明费用已真实发 生的票据（包括但不限于内部签报、合同或协议、发票、收据、货品验收单及购物 小票等）完整地提交给财务部经办人。3.4.2 4.3报销单粘贴要求：费用经办人应将票据粘贴整齐，报销单的附件必须从票据粘 贴单左上角起正面朝上粘贴，相同内容粘贴在一起，按照摘要内容逐项呈阶梯状粘贴; 所贴附件不得超出粘贴单的宽度和长度；不得用订书针装订附件；一张粘贴单 不够，可使用多张，但应尽量简洁，并在粘贴单上注明所附小票张数和金额。3.4.3 单据填写应规范：报销单据应做到内容填写清楚，大小写金额准确，附件张数正确, 费用经办人不得对报销单进行涂改，包括日期、摘要、金额等。3.4.4 。费用报销应做到一事一报，多人一起发生的费用（例如：多人出差发生的差旅费） 应由一个人负责汇总报销。3.5 费用监控3. 5.1城市公司财务部是各项费用的监控部门，城市公司财务部应于每月初统计截止至上 月城市公司费用支出明细情况，并报备区域分管总。4支持性文件4.1 外派员工管理指引4.2 通讯费用报销管理工作指导书4.3 私车油费补助管理指导书4.4 出差及差旅费用管理方法5 相关记录5.1 费用报销单5.2 差旅费报销单5.3 付款审批表