最新QP-01文件记录控制程序.docx

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateQP-01文件记录控制程序职位说明书文件记录控制程序文件名称：文件记录控制程序文件编号：QP-02版本编号：3生效日期：2018年1月11日副本编号：如此印章并非红色，表示此乃未经认可之版本。请只引用经认可之版本。编 制： 审 核 者：批 准 者： 序号日期修改内容12016.05.09组织架构变更，完善流程文件22018.1.11增加编码规则，增加作废文件管理规范3456789101、 目的：对公司所有文件资料和记录进行控制，确保相关部门和人员能够得到和使用文件的有效版本，防止文件流失或泄漏；确保人员正确使用和记录。2、 适用范围：2.1本程序适用于与公司所有有关的资料和文件2.1本程序规定了文件编制、审核、批准、发布、归档、修改、作废、保管的手续和要求，以及文件记录的要求。3、 名词定义：N/A4、 职责： 4.1品质部负责公司文件的归档和发放，负责组织对现有体系文件的定期审核。4.2各部门负责相关文件的编制、使用和保存及本部门文件的收集、整理发放、回收等。5、 内容：5.1 文件的分类文件按质量管理体系的级别分成以下四级： a.一级文件QM：质量手册（包括质量方针，质量目标） b.二级文件QP：程序文件c.三级文件WI：工作指引、作业标准书等 d.四级文件QF：记录表单5.2 文件的编号5.2.1质量文件的编号质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件）的编号由品质部统一归口负责，各部门编写的文件原则上由各部门负责编号，编号后通知品质部更新文件清单，也可以由品质部统一编号。5.2.1.1质量手册： QM201301 版本 发布年代 代号5.2.1.2程序文件： QP01 序列号 程序文件代号 5.2.1.3各部门管理文件： WI*01 序列号 部门代号（包含外来文件代号：OC） 管理规定、指导、规范类文件代码产品辅材使用明细及作业标准书文件编号参考如下： WI*01 序列号 产品规格（编号根据产品实际情况而定） 品牌部门代号（包含外来文件代号：OC） 管理规定、指导、规范类文件代码 5.2.1.4 记录表单： QF*01 序列号 部门代号 记录代号5.3文件版本号文件的版本以阿拉伯数字表示：1、2、3、，初版均用1表示5.4各部门代号规定见表2表 1 各部门代号部门名称生管部研发技术部采购部储运部品质部销售部人事部财务部代号PCRDPDTSQCSDHRFD表1序 各部门代号部门名称调和工程灌装工程运营部设备工程部环境与安全部代号MDOFDODEEES部门名称外来文件代号OC6文件控制6.1文件的编写、审核、批准a)质量手册由品质部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准；b)程序文件由各职能部门编写，由各部门主管审核，报管代批准。c)三级文件由各部门组织编写、汇总，由各部门主管审核，报管代或部门负责人批准，统一到品质部发放,存档；d)记录的空白格式由各部门负责编制，各部门负责人批准，到品质部备案、存档。6.2文件的发放6.2.1为确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写文件发放回收登记表，此表由品质部统一归档。文件可以以纸质文件或电子文件形式发放，文件发放时，文件上要有“受控”章，所有文件的原件和电子档由文控负责保管。机密文件需盖“机密”章，机密文件需经相应主管部门负责人审批方可领用。以电子档形式发放文件，需使用PDF格式。6.2.2对于各部门需要自行发放的记录表单，可以不填写文件发放回收登记表，记录表单的电子文档发给品质部存档。6.2.3质量文件如发现遗失时，均应申请补发，经部门负责人同意后，品质部补发，不应自行复制；发放部门做好相应发放签收记录。6.2.4外来文件由品质部每年定期检查更新,如有更新,及时购买。如有丢失，均应申请补发，经部门负责人同意后，再行申请或购买。6.2.5所有失效或作废的文件由各主管部门及时从所有发放或使用场所撤出。6.3文件的使用控制6.3.1公司质量手册发放到各中心即可。6.3.2公司的程序文件、三级质量体系文件、记录在品质部备案、存档、发放到各相关部门，其他质量文件由各部门保存使用。6.3.3生产活动所使用的文件必须是盖有“受控”章的有效版本文件。6.4文件的保存6.4.1文件的保存年限没有作废或更新，正常使用的文件永久保存；作废文件的保存期限为1年6.4.2与质量体系相关的文件必须保存在书类仓库或干燥通风安全的地方。6.5文件更改6.5.1质量手册由品质部组织更改，上报总经理或管代批准后更改，由品质部负责保留文件更改内容的记录。6.5.2其他文件的更改由各相关主管部门上报管代或部门负责人批准后更改，填写文件发放回收登记表办理发放、回收等，再到品质部备案、存档或立即销毁。6.6文件回收后保存与作废6.6.1 文件回收后，废止的文件应加盖“作废”章，表明此文件已不再继续使用，以确保作废文件的非预期使用。盖有“作废”章的文件，除保留1份电子归档文件留档备查外，其余由品质部销毁。6.7文件的受控状况凡是与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各部门主管判断，提交到品质部备案，所有的受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章。印章内容如下：受 控发放编号发放部门发放日期外来文件受控文件编号 受控日期 机 密作 废 7记录控制 7.1记录编制7.1.1文件格式可参照编写模板，或根据实际情况制订格式7.1.2表头样式 文件名称统一使用四号宋体，加黑；其他统一使用小四宋体，也可根据实际情况制订格式7.2 空白表格的印制记录空白表格由采购部统一印制，印制前必须经各部门主管审核并签字。7.3记录填写 7.3.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不允许使用铅笔；如因某种原因不能填写的项目，应将该项用单斜杠划去；各相关栏目负责人签名必须齐全和完整。 7.3.2记录填写内容原则上不允许更改，若发生笔误，允许划改。对涉及重要数据和性质变化的更改，更改人应签字或盖章，并注明更改日期。7.4 记录的装订、贮存、保护 7.4.1 各部门必须及时收集已填写的记录，并分类依编号顺序整理好，按月装订，参见文件装订指引，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。 7.4.2品质部负责编制质量记录清单，将本公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括记录名称、编码、保存部门、保存期限等内容，记录的保存期限按质量记录清单规定存放。7.5 记录的检索、借阅 7.5.1各部门保管的记录应进行编目，以便于检索；7.5.2 需借阅或复制记录需由记录管理人登记备案。7.6记录的销毁处理 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由部门保管人员填写销毁申请，交部门负责者审核，报管理者代表批准后，由管理技术部派人监督部门保管人执行销毁。7.7外来质量记录控制 供方及顾客的质量记录由相关部门妥善保存，保存年限参见质量记录清单 8参考文件/资料:N/A9 相关记录文件发放回收登记表质量记录清单 -