电子档案管理存在的问题及对策研究.doc

第 1 页 共 4 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。电子档案管理存在的问题及对策研究电子档案管理存在的问题及对策研究今天档案管理已经进入电子化和网络化时代，档案改变了纸质形态，转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有：快速接收、归档信息，存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改，数据容易丢失，存储介质材料易损，对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的发展趋势，因此必须及时解决存在的问题，找出有效解决对策，提高电子档案管理的水平。一、电子档案管理中存在的问题与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。1.档案管理观念陈旧落后很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，将档案工作与保管性工作混同，认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。2.档案管理不规范电子档案对计算机系统依赖性强，电子档案管理工作中规定了第 2 页 共 4 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和 u 盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。3.忽视电子档案管理安全档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性，没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统，因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患，因为电子档案和纸质档案比，更容易被修改和覆盖，破坏电子档案的原稿。二、电子档案管理改进对策1.制定电子档案管理规范电子档案的每一个环节。建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。2.统一电子档案管理软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电第 3 页 共 4 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。3.提高电子档案的保存质量电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，对电子文件“物理生命”的保护一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，及时更新电子档案的文件结构，加强电子档案的保管，确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒，控制网络中电子文件系统的安全，备份处理，异处保存，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”。4.加强电子档案的安全（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全性隐患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生第 4 页 共 4 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。5.提高档案工作人员素质信息化进程推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。综上所述，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，积极寻找电子档案管理的先进经验，提高自身管理水平，学习现代信息技术和网络技术，针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题，寻找积极有效的对策，促进电子档案管理走上一个新台阶，适应不断变化发展的社会需要。