最新XZ10印章管理制度.doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateXZ10印章管理制度Quality Manual北京三斯泰克石油科技开发有限公司印章使用管理制度起 草：李良涛批 准：陈砚林版 本：1.0文件命名：XZ06行政制度规定 变更原因：初稿20111发布 20111实施北京三斯泰克石油科技开发有限公司发布印章使用管理制度目的公司印章是企业合法地位的象征，具有合法性、权威性和效力性，为加强印章的管理、使用和发放，特制定本制度。适用范围本制度适用于印章保管人和印章使用人。相关流程一、制作印章流程1、 公章、财务章2、 其他印章二、用印流程1、 公章、财务章2、 其他印章相关部门职责1. 财务部门负责财务章的保管和使用。2. 行政部负责公章的保管和使用。3. 商务部门负责合同章、报价章等的保管和使用。4. 技术部和研发部负责出图、竣工、合格证、正副本章等。特别注明规定中的“其他印章”，是指公章、财务章之外的其他印章，如商务部的合同章、报价章，技术部的出图章、竣工章、合格证、正副本章等等。具体内容一、 公章、财务章的使用管理规定 印章的保管1、公章、财务章保管人职责：.核对申请单与实际盖章内容是否一致.公章、财务章携带外出时，判断是否能当天返还.“用章登记表”、“用印申请单”的统计、装订、保管.可以拒绝在没有领导批准或者未按公司流程办事的文件上盖章。2、公司公章和财务章由公司安排专人进行管理。3、公章和财务章保管人应严格履行公章保管使用制度，在接收公章和财务章时必须填写公章和财务章保管登记表，登记表中包括公章和财务章名称、枚数、领取人、发放日期、收回日期、保管人姓名、批准签字等。保管人如果外出，应由董事长或者常务总经理批准指定他人代为保管公章合财务章。倘若批准人不在，应由出借人寻求批准的口头授意。4、公司公章、财务章必须存放安全地方，所放的抽屉、柜子应加锁，并保管好公章柜子的钥匙。保管人必须做到人离开柜子即立刻锁好抽屉，不管时间长短。如发现有违反，将按情况处以记过处分，情节严重的公司将追究其法律责任。5、公章、财务章一般只能在保管人办公室内使用，不得擅自拿出办公室。6、发现公章、财务章丢失或异常现象，应保护好现场，及时报告领导并写明书面报告存档备查；必要时报告公安部门协助处理。如果确认印章丢失，应到当地公安机关登记，并声明作废。印章的使用1. 办理日常事务，需盖公章、财务章的，应由公司部门经理或者部门经理以上领导签字同意后方可使用公章、财务章。2. 未经审批，不得在空白报表、证件、奖状、合同、协议、介绍信及空白纸张上使用公章、财务章。如有违反将处以记过处分，情节严重的公司将追究其法律责任。3. 公章管理人员在用章前应认真审阅所需盖章的公文，慎重使用公章，对不符合办文流程、文稿有明显差错，超出申请范围等不符合使用公章规定的，应立即指出或者及时请示领导，等更正后方可使用公章。4. 原则上公章、财务章只能由保管人在所需文件上加盖，如文件较多或有特殊要求，可由借用人自行加盖，但公章、财务章保管人必须进行监督，如发现借用人所用之处不符合要求，保管人有权拒绝其使用并上报公司相关管理人员进行处理。 印章的出借1. 所有公章、财务章借用人必须认真填写公司用章登记表：包括详细的使用原因，使用时间，批准人。因公必须外借使用者，还需填写借出公章、财务章申请，写明理由及借出和归还时间。使用时必须按其申请内容正确使用公章。如发现有违反者，公司将视情况对其进行记大过处分，情节严重者，公司还将追究其法律责任。2. 公章、财务章原则上一般事项由用章人拿资料到保管章人处盖章。如特殊事项需携带外出请提前一天提出申请，载明事项，经董事长或者常务总经理批准后方可携带外出。如遇节假日，最后一个工作日公章、财务章将不再外借。3. 携带公章、财务章外出后必须在当天归还（公章、财务章保管人有权针对公章、财务章使用人提出的用章事项及归还时间作出评论，如判断当日无法返还，可以不外借），如遇特殊情况当天无法归还需得到董事长或者常务总经理批准。如无批准当天无法归还公章、财务章，作为记过处分。4. 公司各级人员如需携带外出使用公章、财务章，应按要求填写“用印申请单”，将“用印申请单”与所需用印的文件一并逐级上报、审核，由印章保管人审核后方可用印。在公司内部使用应按要求填写“用章登记表”。5. 用印后该“用章登记表”、“用印申请单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理装订后存档。印章的停用、作废6. 对停用公章、财务章要如数收回，不得遗漏，做好停用公章、财务章的上缴、清退、存档或者销毁工作，立卷归档，以备核查，并做好换用新公章、财务章的通知工作。7. 公章、财务章的作废处理。公章、财务章在公司董事长或者总经理的签字作废后，保管员应当严格按照国家法律的规定，对作废公章停止使用，并实行销毁。二、其他部门印章的使用管理规定1、各部门应安排部门内部专人进行印章的管理。2、各部门的印章保管人应严格履行印章使用管理制度，在接收印章时必须填写印章保管登记表，登记表中包括印章名称、印章枚数、领取人、发放日期、收回日期、保管人姓名、批准签字等，并在登记表中加盖印鉴。保管人如果外出，应由部门经理或者运营经理批准指定他人代为保管印章。倘若批准人不在，应由出借人寻求批准的口头授意。3、 各部门的印章必须存放安全地方，所放的抽屉、柜子应加锁，并保管好印章柜子的钥匙。4、 各部门发现印章丢失或异常现象，应及时报告部门经理，迅速查明情况，及时处理，并对此作出详尽的书面报告存档备查。5、 各部门的印章管理人员在出借章前应认真审阅所需盖章的公文，慎重使用印章，对不符合办文流程、文稿有明显差错，超出申请范围等不符合使用印章规定的，应立即指出或者及时请示部门主管人员，更正后方可使用印章。6、 原则上印章只能由保管人在所需文件上加盖，如文件较多或有特殊要求，可由借用人自行加盖，但印章保管人必须进行监督，如发现借用人所用之处不符合要求，保管人有权拒绝其使用并上报公司相关管理人员进行处理。7、 所有借用印章的员工必须认真填写公司用章登记表：包括详细的使用原因，使用时间，批准人。因公必须外借使用者，还需填写借出印章申请，写明理由及借出和归还时间。8、 对停用印章要如数收回，不得遗漏，做好停用章的上缴、清退、存档或者销毁工作，立卷归档，以备核查，并做好换用新印章的通知工作。9、 携带印章外出后必须在当天归还，特殊情况下应有部门经理的签字；如无部门经理的批准，当天无法归还，处以记过处分。10、 公司各级人员如需携带外出使用印章，应按要求填写“用印申请单”，将“用印申请单”与所需用印的文件一并逐级上报、审核，由印章保管人审核后方可用印。在公司内部使用应按要求填写“用章登记表”。11、 用印后该“用章登记表”、“用印申请单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理装订后存档。12、 印章保管人职责：1) 核对申请单与实际盖章内容是否一致。2) “用章登记表”、“用印申请单”的统计、装订、保管。3) 可以拒绝在没有领导批准或者未按公司流程办事的文件上盖章。附则违反本规定，给公司造成损失的，按违纪处理，直至解除劳动关系；造成严重损失或情节严重的，公司可追究当事人的法律责任。本规定最终解释权归行政管理部门。本规定自公司总经理签批次日起生效。北京三斯泰克石油科技开发有限公司行政管理部2011.01.22附件一出借印章申请单部 门申请日期 年 月 日用印名称份 数文件名称及说明申请人部门经理批准人印章保管人备注说明：1、批准人为董事长时，董事长不在时批准人为常务总经理。2、文件名称及说明栏具体说明用章事项，及文件名称。 3、印章带出时，在备注栏具体说明携带地点及归还时间。附件二用印登记表序号印章名称用印事由（事项、份数）日期用章人姓名备注123456789-