某电子科技有限公司跟单员工作手册9558.docx

XX电子子科技有有限公司司跟单员员手册概 论 本章要要点：跟跟单员的的定义，工工作界定定，工作作定位，工工作特点点，跟单单员的素素质，工工作内容容及知识识，技能能要求及及跟单员员工作的的重要性性。一。跟单单员的定定义：（什什么是跟跟单员？）跟单员是是指在企企业运作作过程中中，以客客户订单单为依据据，跟踪踪产品，跟跟踪服务务运作流流向的专专职人员员。（不不能兼职职，替代代）所有有围绕着着订单去去工作，对对出货交交期负责责的人，都都是跟单单员。二二 。跟跟单员的的工作界界定： 跟单员员广泛存存在于订订单型生生产企业业和进出出口外贸贸企业中中，跟单单员的工工作性质质与特点点随企业业的规模模与性质质而有所所区别，但但跟单员员总的来来说是作作为业务务跟单与与生产跟跟单而存存在的。 1 业务跟跟单：对对客户进进行跟进进。尤其其是已对对本公司司的产品品已有了了兴趣，有有购买意意向的人人进行跟跟进。以以缔结业业务，签签定合同同为目标标的一系系列活动动。对外外叫业务务员orr 业务务助理。 2 生产跟跟单：对对已接来来的订单单进行生生产按排排。对生生产进度度进行跟跟踪，按按期将货货物送到到客户手手中。对对内叫：业务经经理orr生产主主管orr总经理理助理。不管是是外贸公公司的跟跟单员，还还是工厂厂企业里里的跟单单员，他他们基本本职责都都是由“业业务跟单单”和“生生产跟单单”两部部分构成成。 三三 。跟跟单员的的工作定定位：(工作性性质) 跟单员员是业务务员。他他的工作作不仅仅仅是被动动的接受受订单，而而是要主主动的进进行业务务开拓，对对准客户户实施推推销跟进进，以达达成订单单为目标标，既进进行业务务跟单。因此，跟跟单员要要：（1）寻寻找客户户：通过过各种途途径寻找找新客户户，跟踪踪老客户户。 （2）设定定目标：主要客客户和待待开发的的客户。我们的的工作着着重点及及分配的的工作时时间。 （3）传播播信息：将企业业产品的的信息传传播出去去。 （4）推推销产品品：主动动与客户户接洽，展展示产品品，为获获取订单单为目的的。 （5）提提供服务务：产品品的售后后服务，及及对客户户的服务务。 （6）收收集信息息：收集集市场信信息，进进行市场场考察。 （7）分分配产品品：产品品短缺时时先分配配给主要要客户。 跟单单员是业业务助理理；跟单单员在许许多时候候扮演业业务经理理助理的的角色，他他们协助助业务经经理接待待，管理理，跟进进客户，因因此跟单单员要：（1） 函电的的回复： （2） 计算报报价单 （3） 验签订订单 （4） 填对帐帐表 （5） 目录，样样品的寄寄送与登登记 （6） 客户档档案的管管理 （7） 客户来来访接待待 （8） 主管交交办事项项的处理理 （9） 与相关关部门的的业务联联系 跟跟单员是是协调员员：跟单单员对客客户所订订产品的的交货进进行跟踪踪，即进进行生产产跟踪。跟踪的的要点是是生产进进度，货货物报关关，装运运等。因因此，在在小企业业中，跟跟单员身身兼数职职，既是是内勤员员，又是是生产计计划员，物物控员，还还可能是是采购员员。在大大企业，则则代表企企业的业业务部门门向生产产制造部部门催单单要货，跟跟踪出货货。四 。跟跟单员的的工作特特点： 跟单员员的工作作几乎涉涉及的企企业的每每一个环环节，从从销售，生生产，物物料，财财务，人人事到总总务都会会有跟单单员的身身影出现现。特点点是：复复杂的，全全方位的的。 1 责任大大。跟单单员的工工作是建建立在订订单与客客户上的的，因为为订单是是企业的的生命，客客户是企企业的上上帝，失失去订单单与客户户将危及及到企业业的生存存。做好好订单与与客户的的工作责责任重大大。 2 沟通，协协调：跟跟单员工工作涉及及各部门门。跟单单员与客客户，与与计划部部门，生生产部门门等许多多部门的的工作是是一种沟沟通与协协调。都都是在完完成订单单的前提提下而进进行的与与人沟通通的工作作。沟通通，协调调能力特特别重要要。 3 做好客客户的参参谋：跟跟单员掌掌握着大大量的客客户资料料，对他他们的需需求比较较熟悉。同时也也了解工工厂的生生产情况况，因此此对客户户的订单单可以提提出意见见，以利利于客户户的订货货。 44 工工作节奏奏多变，快快速：面面对的客客户来自自五湖四四海，他他们的工工作方式式，作息息时间，工工作节奏奏各不相相同，因因此，跟跟单员的的工作节节奏应是是多变的的。另外外，客户户的需求求是多样样的。有有时客户户的订单单是小批批量的，但但却要及及时出货货。这就就要求外外面跟单单员的工工作效率率是快速速的。 5 工作是是综合性性的：跟跟单员工工作涉及及企业所所有部门门，由此此决定了了其工作作的综合合性。对对外执行行的是销销售人员员的职责责。对内内执行的的是生产产管理协协调。所所以跟单单员必须须熟悉进进出口贸贸易的实实务和工工厂的生生产运作作流程。五 。跟跟单员的的主导意意识： 什么是是主导意意识？就就是全局局观念你你要对所所处的环环境，担担负的任任务及产产生的结结果有深深刻的了了解，这这样你去去做你的的工作的的主导意意识就会会很强。举例：足球队队，每个个队员有有自已的的位置，但但如只顾顾自已的的位置，这这一定是是个很差差的球队队。这就就要有全全局观念念：要不不失球，要要进攻，要要战胜对对方，要要进球。作为跟跟单员的的跟单工工作也同同样如此此，不是是我将订订单下了了就没事事了，你你们如何何生产？何时完完成？出出来的产产品怎样样？与我我无关，那那就不能能做好跟跟单员工工作。你你就没有有主导意意识。有有责：全全局意识识，责任任感，对对一切负负起责任任。有方方：有办办法，有有主意，遇遇到问题题有解决决的能力力有效：有效率率，有结结果。目目标要达达到：所所有工作作以最终终结果，最最终目标标作为我我们的指指导思想想。最终终失败了了，就没没什么好好说的。总之，主主导意识识的你心心中要装装着大目目标，要要有全局局观念，每每个人的的工作只只是整个个工作链链中的一一个部分分。而不不是以某某一个人人，一个个部门来来评定。因此，在在你的工工作中，你你心中要要把别人人（工作作环节涉涉及到的的人）看看成是自自已的部部下。（不不是说你你就是领领导，而而是要给给他们布布置任务务，明确确目标，提提供条件件。你的的目标很很明确：就是对对最终结结果负责责。六 。跟跟单员的的素质要要求：（跟跟单员的的训练） 跟单员的的工作性性质与特特点决定定了其从从业的素素质要求求：（1） 分析能能力。分分析出客客户的特特点及产产品的价价格构成成，以利利于报价价。（2） 预测能能力。能能预测出出客户的的需求，企企业的生生产能力力及物料料的供应应情况，便便于接单单，生产产及交货货的安排排。（3） 表达能能力。善善于用文文字和语语言与客客户沟通通。 （4） 专业知知识。对对所跟单单的产品品要熟悉悉。了解解产品的的原材料料特点，来来源及成成分。知知道产品品的特点点，款式式，质量量。便于于和客户户及生产产人员的的沟通。 （5） 与人共共事的能能力。与与各部门门的人员员打成一一片，使使其自觉觉完成客客户订单单。（6） 人际关关系处理理的能力力。处理理好与客客户，与与上级，与与同事，与与外单位位人员的的关系。通过他他们来完完成自己己想要做做的事。（7） 法律知知识。了了解合同同法，票票据法，经经济法等等与跟单单工作有有关的法法律知识识。做到到知法，守守法，懂懂法，用用法。（8） 谈判能能力。有有口才，有有技巧。 （9） 管理与与推销能能力。对对外推销销高手。对内管管理行家家。（10） 物流知知识。了了解运输输，装卸卸搬运，保保管，配配送，报报关等知知识。 七跟跟单员的的工作内内容及知知识，技技能要求求：跟单单员的工工作内容容主要有有：外贸贸业务跟跟单，物物料采购购跟单，生生产过程程跟单，货货物运输输跟单及及客户联联络跟踪踪（客户户接待）。 1.出出口货物物跟单；（外贸贸业务跟跟进）了了解基本本外贸知知识：（谈谈判，报报价，接接单，签签合同 等等）。基础外外语及函函电往来来。 22 .物物料采购购跟单。（业务务跟进）懂懂营销，懂懂产品。（物料料，性能能，使用用，保养养） 33 .生生产过程程跟单（生生产进度度跟进）懂懂生产，懂懂管理，懂懂沟通。 4 .货物物运输跟跟单（出出货跟进进）货物物运输知知识，（运运输工具具，方法法，配柜柜）及了了解报关关知识。 5.客户联联络跟踪踪 （客客户接待待）：了了解对客客户的管管理，懂懂国际礼礼仪知识识： 八八跟单单员工作作的重要要性：企企业之生生存与发发展都是是以订单单为主线线的。跟跟单工作作是一个个企业的的主生命命线和管管理制高高点。而而作为订订单的跟跟进者跟单单员的工工作跨越越了企业业运作的的每个环环节，它它是企业业内各部部门之间间及企业业与客户户之间相相互联系系的中心心区纽和和桥梁，是是一个企企业的窗窗口和门门户。从从图表我我们可以以更清楚楚地得到到论证：跟单员员工作部部门关联联图：（P。4） 跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部，）客户 （国内，国外客户，外贸公司，中间商） 运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司）政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险） 对内：计划/物料（生产计划，物料进度，报价） 制造部门（生产进度，样品制造）技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准） 财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算） 行政部门（派车，放行，报关，船务）跟单员工作流程关联图：（P。5） 客户订单处理中心订单订单处理中心生产部门生产计划采购部（库存查询）（出货传票）供应商进料仓库生产转换仓库出库第二讲外贸业务跟单本章要点：接单与审单进出口货物的基本程序外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一接单单：接单单也即合合同的签签定，订订单的取取得。合合同的书书面形式式并不限限于某种种特定的的格式。任何载载明双方方当事人人名称，标标的物的的质量，数数量，价价格，交交货和支支付等交交易条件件的书面面文件，包包括买卖卖双方为为达成交交易而交交换的信信件，电电报或电电传，都都足以构构成书面面合同。 1下下单方式式：客户户下单的的方式有有：通过过电话，FFax, Emmaill或书面面合同等等方式。 2接单的的途径：交易会会，出访访，出国国参展，邀邀请客户户来访，利利用我们们的网站站，等等等。 33接单单的形式式：在出出口贸易易中，跟跟单员接接的单没没有特定定的限制制，最常常见的是是： （1） 合同：（COONTRRACTT）合同同有销货货合同（SSALEES CCONTTRACCT）和和购货合合同（PPURCCHASSE CCONTTRACCT）。前者由由卖方草草拟，后后者由买买方草拟拟。 （2） 确认书书；（CCONFFIRMMATIION）它它比合同同要简化化些。对对异议，仲仲裁，不不可抗力力等条款款都不列列入。它它也有销销货确认认书（SSALEES CCONFFIRMMATIION）和和购货确确认书（PPURCCHASSE CCONFFIRMMATIION）。这种格格式的合合同一般般适用于于成交金金额不大大，批次次较多的的轻工商商品，日日用品，土土特产等等。而合合同用的的比较正正规。机机器设备备，大棕棕贸易的的进出口口。 还还有协议议书，意意向书，订订单和委委托订单单等。要要提的是是，客户户从国外外直接发发来的订订单或委委托订单单，我们们收到后后要回复复，不能能置之不不理，否否则算默默认。4接单单的程序序： 接接单的程程序可分分为询盘盘，发盘盘，还盘盘和接受受四个环环节。 （1） 询盘：（INNQUIIRY）又又叫询价价。 （2） 发盘：（OFFFERR）又叫叫发价。是买方方或卖方方向对方方提出各各项交易易条件，并并愿意按按照这些些条件达达成交易易，订立立合同的的一种确确定的表表示。在在实际业业务中，发发盘通常常是一方方在收到到对方的的询盘后后作出的的。 （3） 还盘：（COOUNTTER-OFFFER）又又叫还价价。 （4） 接受（AACCEEPTAANCEE）买方方或卖方方同意对对方在发发盘中提提出的各各项交易易条件，并并愿意按按这些条条件达成成交易，订订立合同同的一种种确定的的表示。 二审单：即审核核合同 1审审单内容容： 确确认产品品名称，规规格，质质量，数数量，单单价，价价格条款款，总额额，付款款方式，包包装要求求，交货货期，交交货方式式。 2审审单方法法： （1）产产品名称称，规格格： 审审查时产产品代码码是不是是自身的的产品？与我们们的产品品资料能能否对上上号？有有很多公公司和企企业产品品名称的的代码同同时也代代表了规规格。（2）质质量： 也称品品质。是是货物的的外观形形态和内内在质量量的综合合。在国国际货物物买卖中中，货物物的品质质不仅是是主要交交易条件件，也是是我们跟跟单员进进行审单单的首要要条件。（3） 数量： 应审审查货物物的数量量是否可可以及时时备妥，其其计量单单位，重重量以及及约数有有何规定定。约数数：如合合同数量量前加“约”，可使使交货数数量有适适当的机机动。国国际上对对约字的的含义解解释不一一。有的的认为是是2。55%，有有的认为为是5%。按跟跟单信用用证统一一惯例，信信用证上上如规定定约字，应应允许有有不超过过10%的增减减幅度。 （4）单单价，总总额的审审查： 1 客户下下单有的的会将单单价标出出，我们们要对照照我们的的报价表表审查是是否对？总额有有没有加加错？ 新客户户下单，要要查看我我们给他他的报价价。 22 通通常我们们以美元元为结算算货币，但但也有以以其它币币种的。要注意意的是要要用在国国际上流流通的硬硬货币。（英镑镑，港币币，欧元元） （5）价价格条款款的审查查： 出出口货物物的单价价条款，也也称价格格术语，常常用的有有： FOBB 船上上交货价价（指装装运港的的价格条条件） C&FF （FFreiightt orr Caarriiagee Paaid to.）运运费付至至指定目目地的交交货 CCIF 成本+保险费费+运费费（指目目的港）价价格 常常用的FFOB CFRR CIIF几种种价格的的换算及及公式介介绍如下下： （1） FOBB价格换换算为其其它价： CFFR价 = FFOB价价 + 运费 FOBB价 + 运费费 CIIF价 = - 11 - 保险费费率 XX 投保保加成 （2） CFRR价格换换算为其其它价： FOOB价 = CCFR价价 运费 CFRR价 CCIF价价 = - 11 保险费费率 XX 投保保加成 （3） CIFF价格换换算为其其它价： FOOB价 = CCIF价价 X （1 投投保加成成 X 保险费费率） - 运运费 CCFR价价 = CIFF价 XX （ 1 投保保加成 X 保保险费率率） （6）付付款方式式审查： 1. 付款款方式是是否能接接受？LLC ，付付定金，等等等。 2. 支付的的货币能能否接受受？ （7）包包装要求求的审查查： 11 工工厂的产产品本身身有自已已的包装装，展示示给客户户能否接接受？ 2 客户提提供的包包装（彩彩印，尺尺寸）我我们能否否做？ 3 客户提提供的包包装资料料是否齐齐全？（内内包装，外外包装，标标签，说说明书） 内包装装：普合合，白合合，彩合合，吸塑塑外包装装：纸箱箱，木箱箱，桶装装，编织织袋。最最主要是是唛头印印刷。（8）交交货期的的审查 （1） 跟单员员应审查查交货期期是否合合理，公公司是否否能及时时筹备到到货物，并并装船送送达。交交货期一一般应规规定一个个期限，而而不是某某个具体体日期。期限有有长有短短。可以以是2周周，3周，或或一个月月，二个个月，一一个季度度或更长长。 （9）交交货方式式的审查查： 运运输主要要有海运运，陆运运，空运运，邮寄寄等等。注：如如运费由由客户支支付，客客户决定定交货方方式。如如我们付付费，尽尽量用海海运。如如报的价价是连同同海运价价，而客客户要求求空运 （赶销销售），我我们可要要求客户户承担多多出部分分的费用用。 关关于样品品：要获获取订单单，备好好样品是是很重要要的一步步。 1 寄目录录，样本本： 22 准准备样品品。 （1） 工厂现现有的款款式 （2） 新款 （3） 客户来来样。 要领：无论老老品，新新品，还还是客户户来样，样样品都要要寄给客客人进行行确认。特别是是新品可可能要反反复修改改几次。跟单员员一定要要保存好好最终的的确认样样品，以以免客人人在下单单时找不不到确认认样。在在国际贸贸易中，凭凭样品成成交的比比重很大大。作为为跟单员员，我们们要做到到：（1） 有完整整的产品品资料，主主动进行行宣传。 （2） 新品的的成本，价价格要进进行核算算。 （3） 新品的的制作要要留有实实样。 （4） 客户的的来样要要保存好好原样。三形形式发票票：PRROFOORMAA INNVOIICE 买方为为了向其其本国当当局申请请进口许许可证或或核批外外汇，在在未成交交前要求求出口方方将拟出出售成交交的商品品名称，规规格，价价格等条条件开立立的一份份参考性性发票。这种发发票在成成交后不不能代替替正式发发票使用用，对双双方都无无最终约约束力。为了区区别于正正式发票票，它必必须明显显表明“形式发发票”字样。形式发发票上一一般要显显示订单单的相关关信息。（收货货人，合合同号，形形式发票票号，开开出日期期）。 产品信信息 （品品名，数数量，价价格，交交货期）。合同条条款 （价价格条款款，付款款方法）。此外，提提供我们们的银行行资料以以便客户户开证或或汇款。注意几几点：1 .单单价条款款要明确确 （FFOB, CFFR, CIFF） 22 .交交期要明明确 33 .付付款条件件要明确确 （LLC, TT） 四出出口货物物跟单的的基本程程序：出出口货物物跟单是是跟单员员对履行行合同的的跟进。它以货货，证，船船，款为为中心，包包括备货货，催证证，改证证，租船船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为： (1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。 催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？ 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。 (3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜柜：（PP。288）跟单单员在出出货前三三四天就就要联系系出货装装柜事。这当中中要做的的工作有有货柜选选择，制制作装箱箱单，跟跟踪装柜柜等。 A 货柜选选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20 29 30立方/17.5吨 40 58 61 立方/22.5吨 40H 68 71立方/27.5吨 B 制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。 C 跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。 (4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。 A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。 B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。 单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁五进口货物跟单的基本程序：（1） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。 第三讲物料采购及物料进仓跟踪这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的原因物料采购跟单的流程物料采购跟单的方法策略物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。一采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二物料采购跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：（1） 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。（2） 企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。 （3） 沟通方面的原因：信息交换不及时。 三.物料采购跟单流程： （1） 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。 （2）订单跟踪 对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。（3）物料检验 确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题四物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。 1 催单的方法： (1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。 （2） 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。 第四讲生产跟踪：（生产过程跟单）本章要掌握：生产过程跟单的基本要求生产过程跟单的流程生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。一生产过程跟单的基本要求： 1按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点： 2按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。 二生产过程跟单的流程： 1 下达生产通知书。 跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。 2 分析生产能力 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？ 3制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。 4.跟踪生产进度 （1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序 （3） 生产进度控制重点： A实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因： 1 原计划错误 2 机器设备有故障 3 材料没跟上。 4 不良率和报废率过高 5 临时工作或特急订单的影响。 6 前制程延误的累积 7 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高 （4） 跟踪生产进度的表单： 有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。 5.交期延误： 如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。 6.我们再提一下有关订单的更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。第五讲货物运输跟单本章要点：出口货物的跟单流程进口货物的跟单流程集装箱货物运输的跟单流程货运单证的缮制货物的通关与报关。货物运输主要有海运，空运，铁路，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。货物运输跟单流程：跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。这里我们讲三种货物运输的跟单流程： 1 海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。 （1） 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。 （2） 租船订仓：与船公司或货代联系。 （3） 办保险：CIF价，我们要投保 （4） 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。（5） 报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。 （6） 装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。 （7） 发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。 （8） 支付运费： （9） 退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。 2 海运进口货物的跟单流程： 也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下： （1） 租船订舱： （2） 发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。（3） 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。 （4） 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。 （5） 办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。（6） 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。（7） 监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。（核对标记对否？是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。 3 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程：（1） 订舱（订箱）。按货的体积订箱。20 29 30 17.5t 4058 61 22.5t 40H 68-71 27.5t (2) 接受托运,发送空箱 （3） 整箱货的装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向海关办理报关。 （4） 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。 （5） 货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。 （6） 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。 （7） 装船： （8） 寄送资料： 进口：（1） 寄送资料 （起运港的船公司在货船到港前近洋24小时，远洋7天用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。 （2） 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。 （3） 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。（4） 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。 （5） 卸船提货：办理进口报关。（6） 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。 4 货运单据的制作： （1） 海运单据：装船通知(Shipping Advice) 主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。 （2） 航空运单（Airway Bill）是运输单据，而不是提货的凭证。 （3） 集装箱货运单据：托运单（9联单）和 装箱单 5 货物的通关与报关流程及操作：（1） 货物的通关程序及流程：接受申报 审核单证查验货物办理征税放行。 （2） 货物的报关则包括：进出口申报查验交税提货或装货