档案电子文件专题讲座bnnc.docx

电子文件件专题讲讲座一、 电子文文件概述述随着信息息技术的的不断发发展，办办公自动动化在各各级各类类国家机机关、社社会组织织、企业业、事业业单位中中日益普普及，计计算机辅辅助设计计（CAAD）和和计算机机辅助制制造（CCAM）应应用于科科研、工工业领域域，电子子数据交交换（EEDI）、电电子商务务（ECC）在国国内外贸贸易中广广泛应用用，形成成了大量量的电子子文件。二、 电子文文件的概概念电子文件件（Ellecttronnic Reccordds）是是指在数数字设备备中产生生，以数数码形式式存储于于磁带、磁磁盘、光光盘等载载体，依依赖计算算机系统统阅读、处处理，并并可在通通信网络络上传送送的文件件。 完整的电电子文件件包括内内容、背背景和结结构三要要素。国际档案案界电子子文件专专家认为为，完整整的电子子文件由由文件内内容信息息与元数数据组成成，并形形象化地地将文件件与元数数据比作作信的内内容和信信封，文文件是用用元数据据封装起起来的对对象，元元数据加加上文件件内容就就构成了了有证据据作用的的文件。 三、电电子文件件元数据据的含义义和作用用 1、元元数据含含义。信信息技术术界中的的元数据据有多种种。电子子文件元元数据是是关于文文件的背背景信息息和结构构，满足足电子文文件管理理需求的的特殊元元数据。它它是描述述电子文文件数据据属性，并并对其进进行定位位和管理理、同时时有助于于数据检检索的数数据，是是一种有有效的信信息资源源组织和和管理的的工具，是是一种编编码体系系。概言言之，元元数据是是对文件件的内容容、背景景、结构构信息等等进行描描述动态态扩展的的电子目目录。 2、元数数据的作作用。可可从三方方面来认认识：（1）构构建信息息发现机机制，即即检索机机制。元元数据能能够动态态地获取取电子文文件管理理的各项项信息。面面对海量量信息资资源管理理,借助助基于资资源组织织和发现现的描述述型元数数据，快快速发现现并获取取特定的的信息单单元。（2）维维护信息息可识读读性。元元数据具具有静态态映射功功能，可可以完整整地记录录电子文文件的原原始状态态，还能能够系统统地映射射出电子子文件的的生成环环境，数数据产生生的软硬硬件环境境，数据据结构，类类型，打打开方式式等信息息对象的的附加相相关信息息，即保保存元数数据的元元素项。只只有在获获取数据据对象的的同时也也获取这这些附加加的说明明信息，被被检索到到的数据据单元才才是可理理解的、可可读的。（3）保保障数字字信息的的真实性性、凭证证性。信信息单元元的变迁迁历史和和操作记记录的信信息是管管理元数数据的元元素项，元元数据能能够提示示文件生生成的行行政管理理环境，为为数字信信息单元元真实性性和凭证证性提供供了重要要的佐证证。 四、电电子文件件的种类类 11、按电电子文件件的信息息存在形形式分类类。可分分以下88种文件件：（1）文文本文件件（Teext），或或称为字字（表）处处理文件件，是指指使用文文字处理理软件生生成的，由由字、词词、数字字或符号号表达的的文件。 （2）图图形文件件（Grraphhic）是指根据据一定算算法绘制制的图表表、曲线线图，包包括几何何图形和和把物理理量如应应力、强强度等用用图标表表示的图图形等等等。 （33）图像像文件（IImagge）是指使用用数字设设备采集集或制作作的静态态画面，如如用扫描描仪扫描描的各种种原件画画面，用用数码相相机拍摄摄的照片片等。 （44）视频频（影像像）文件件（Viideoo）是指使用用视频捕捕获设备备录入的的数字影影像或使使用动画画软件生生成的二二维、三三维动画画等各种种动态画画面，如如数字影影视片、动动画片等等。 （55）音频频（声音音）文件件（Auudioo）是指用音音频设备备录入或或用编曲曲软件生生成的文文件。 （66）数据据文件（DDataa）又称为数数据库文文件。是是指在事事务处理理系统中中单独承承担文件件职责，或或者作为为文件的的重要组组成部分分出现的的数据库库数据对对象。 （77）命令令文件，亦亦称计算算机程序序（Prrogrram） 是指为为处理各各种事务务用计算算机语言言编写的的程序，是是一种计计算机软软件。它它的形成成过程一一般是由由程序员员编写“源程序序”输入计计算机，通通过相应应的编译译程序编编译后执执行，有有些还要要经过连连接程序序才能执执行。 （88）多媒媒体文件件（Muultiimeddia），包包含上述述两种以以上信息息形式的的文件为为“多媒体体文件”这种文文件使用用多媒体体技术制制作，具具有较复复杂的结结构，必必须使用用多媒体体计算机机复现。 2、按按文件的的功能分分类。可可分为主主文件和和支持性性、辅助助性、工工具性文文件。主文件是是指表达达作者意意图、行行使职能能的文件件。支持持性文件件是指生生成和运运行主文文件的软软件，如如文字处处理软件件、表格格处理软软件、图图形软件件，多媒媒体软件件等。辅辅助性、工工具性文文件是指指在制作作、查找找主文件件过程中中起辅助助、工具具作用的的文件，如如计算机机程序类类文件（命命令文件件）往往往附带若若干辅助助设计文文件、图图形文件件，数据据库往往往附带若若干辅助助数据库库和相应应的索引引文件、备备注文件件等。 3、按按文件的的生成方方式分类类。可分分为计算算机系统统中直接接生成的的原始文文件和将将纸质或或其他载载体（如如胶片）文文件重新新录入生生成的转转换文件件。 五、电电子文件件的特点点与以往各各种形态态的文件件相比，电电子文件件的主要要特点包包括： 1、电电子文件件信息对对硬软件件及标准准体系的的依赖性性。电子子文件的的制作、处处理，以以至归档档后的全全部管理理活动都都必须借借助于计计算机系系统才能能实现，不不兼容的的计算机机和应用用软件生生成的文文件在交交换使用用时会遇遇到很大大困难。当当生成一一份文件件的软件件、运行行该软件件的操作作系统和和硬件更更新换代代以至与与原系统统不兼容容时，需需要保存存老的系系统，或或者进行行一系列列适应新新系统的的转换、迁迁移工作作，才能能确保该该份文件件的可读读性和可可管理性性。在计算机机系统处处理文件件，其正正常的运运作、管管理都是是建立在在一套标标准化体体系之上上的，如如文件制制作生成成要有代代码标准准，其存存储要有有机读载载体的格格式标准准、信息息压缩存存储的标标准，其其传输要要有网络络通讯协协议标准准，其查查找要有有检索语语言标准准等。其其严格程程度和对对系统的的要求，是是纸质文文件运作作的标准准化体系系远远达达不到的的。 2、电电子文件件信息内内容与载载体形式式之间具具有可分分离性。电电子文件件的信息息与其形形式或载载体不是是牢固不不可分割割的，可可以不以以确定的的格式存存在和表表示，相相同的信信息可以以在表现现时呈现现多种形形式、格格式。由由于这种种特性，对对电子文文件归档档的完整整性要求求是内容容要件和和形式要要件“二维归归档”。 3、信信息的不不稳定性性。造成成电子文文件信息息发生变变化的主主要原因因有：第第一，信信息可以以脱离特特定载体体而存在在，载体体对它的的“束缚”没有了了，计算算机系统统中信息息的相对对独立性性使人们们对信息息的增删删更改十十分方便便，动态态文档中中的数据据不断地地被自动动更新或或补充。第第二，电电子文件件载体性性能的不不稳定性性有可能能造成文文件中信信息的改改变。第第三、电电子信息息技术的的发展，新新的信息息编码方方案、存存储格式式、系统统软件的的不断出出现更是是对电子子信息稳稳定性的的巨大冲冲击，要要求将原原文件迁迁移到新新的技术术环境之之中，迁迁移过程程中信息息的损失失、变异异也是不不可避免免的。 4、信信息的可可重用性性。一是是存储起起来的信信息可以以被反复复调取、使使用；二二是对所所存信息息整体进进行拆分分，或提提取信息息的属性性，并使使之与具具有某种种共同属属性的信信息建立立关联、组组配使用用；三是是通过网网络基础础和协同同系统（集集群技术术），不不同的人人或设备备可以同同时对同同一文件件进行操操作：四四是通过过数据挖挖掘等方方式可以以对结构构化文件件中蕴含含的信息息进行分分析和调调用，以以发现数数据资源源库数据据中的信信息规律律。5、电子子文件形形成系统统的异构构性。异异构性是是指是系系统的数数据处理理与描述述方式多多样化，不不一致。形形成电子子文件的的系统性性质、功功能及功功能实现现方式是是多种多多样的，建建设单位位的业务务特色、工工作环境境差异、技技术系列列的差异异、开发发者的技技术擅长长等，都都会导致致具体系系统的概概念定义义、功能能定义、结结构方式式、技术术路线、技技术构成成等多方方面的异异构性。解解决异构构性问题题的主要要方法是是数据处处理方式式和描述述方式的的标准化化。 6、电电子文件件管理流流程的变变化性（1）时时间变化化：归档档、鉴定定、著录录环节提提前；著著录将贯贯穿于电电子文件件的编制制、处理理、归档档、迁移移、利用用等整个个生命周周期。 （2）内内容变化化：A、简简化 ：实体整整理仅为为对脱机机保存的的磁盘、磁磁带、光光盘的简简单归类类。B、复复杂化：信息整整理、鉴鉴定、著著录。CC、集成成化：归归档与检检索的集集成、逻逻辑归档档工作与与检索工工作的集集成、归归档与鉴鉴定的集集成、保保护与其其他流程程之间的的集成。（3）顺顺序变化化：由串串行向并并行、线线性向非非线性变变化。 六六、电子子文件管管理目标标与原则则 1、电电子文件件管理的的目标（1）保保障电子子文件的的真实性性。电子子文件的的真实性性是指文文件内容容、结构构和背景景信息经经过传输输、迁移移等处理理后依然然保持不不变，与与形成时时的原始始状态一一致。真真实性是是保证电电子文件件行政有有效性和和法律证证据性的的基础，是是电子文文件反映映历史面面貌，构构成社会会价值，得得以作为为社会记记忆长久久保存的的前提。（2）保保障电子子文件的的完整性性。电子子文件的的完整性性包括三三个方面面的含义义，一是是作为记记录社会会活动真真实面貌貌的具有有有机联联系的电电子文件件及其他他形式的的相关文文件数量量齐全；二是每每一份电电子文件件的内容容、结构构和背景景信息没没有缺损损；三是是与主文文件相关关的支持持性、辅辅助性、工工具性文文件齐全全。 （3）保保障电子子文件的的长期可可读性原原则。电电子文件件的可读读性是指指文件经经过存储储、传输输、压缩缩、加密密、媒体体转换、迁迁移等处处理后能能够以人人可以识识读、可可以理解解的方式式输出，并并保持其其内容的的真实性性。电子子文件的的可读性性是其存存在和保保存价值值的基础础，如果果文件不不能顺利利读出，文文件中的的信息便便成为“死信息息”，再有有价值的的东西也也失去了了存在的的意义。 22、电子子文件管管理的原原则 （11）前端端控制原原则。前前端控制制是现代代文件、档档案管理理理念的的重要内内容，它它以文件件生命周周期理论论为基础础，把文文件从形形成到永永久保存存或销毁毁的不同同阶段看看作一个个完整的的过程。在在这个过过程中，文文件的形形成是前前端，处处理、鉴鉴定、整整理、编编目等具具体管理理活动是是中端，永永久保存存或销毁毁是末端端。前端端控制则则是对整整个管理理过程的的目标、要要求和规规则进行行系统分分析、科科学整合合，把需需要和可可能在文文件形成成阶段实实现或部部分实现现的管理理功能尽尽量在这这一阶段段实现。在在已经建建立了电电子文件件管理系系统的地地区和机机构，电电子文件件是在系系统中生生成和运运转的，电电子文件件管理过过程的前前端就延延伸到了了系统设设计阶段段，前端端控制的的形式也也部分转转移到系系统功能能的设计计之中，尽尽可能把把文件生生命周期期各个阶阶段的管管理要求求设计在在系统之之中，以以功能合合理的文文件管理理系统作作为管好好电子文文件的先先决条件件。前端控制制是实现现电子文文件全程程管理的的重要保保障，其其必要性性主要体体现在以以下两个个方面： 第一一，前端端控制是是确保电电子文件件真实可可靠、完完整安全全、长期期可读的的有效策策略。第二，前前端控制制是优化化管理功功能，提提高管理理效率的的科学理理念。电电子文件件管理系系统不应应是对手手工管理理流程的的简单模模拟，而而应该本本着更科科学、更更合理、更更有效的的原则对对以往的的文件、档档案管理理进行“业务流流程重构构”，以便便减少乃乃至消除除文件、档档案管理理全程中中各个管管理环节节的重复复、疏漏漏，从而而达到功功能合理理，效率率最高。 （2）全全程管理理原则。根根据电子子文件的的特点和和管理要要求，必必须建立立一个完完整的管管理体系系，对电电子文件件从产生生到永久久保存或或销毁的的整个生生命周期期进行全全程管理理。（3）集集成管理理原则。集集成管理理是对管管理要素素的科学学重组，是是全程管管理思想想的延伸伸和深化化。包括括文件流流内部管管理活动动的集成成、文件件流与业业务流的的集成、文文件流与与其他信信息流的的集成三三方面。七、电子子文件的的鉴定 电子文文件鉴定定工作的的内容具具体包括括：鉴别别、内容容与技术术状况的的鉴定、处处置、记记录等环环节。 （一）电电子文件件的鉴别别工作 鉴别别工作就就是确定定哪些信信息是文文件，从从而需要要判断其其价值。鉴鉴别是电电子文件件鉴定的的新内容容，是鉴鉴定工作作的第一一步，也也是鉴定定工作顺顺利开展展的基础础和前提提。 鉴别别的任务务是将文文件从非非文件信信息中挑挑选出来来，其实实质是明明确机构构形成电电子文件件的需求求，即机机构需要要形成哪哪些电子子文件。 （二）电电子文件件的内容容鉴定 步骤：1、制制定电子子文件保保管期限限表；22、将电电子文件件保管期期限表纳纳入管理理系统并并予以维维护；33、鉴定定归档前前的文件件；4、鉴鉴定保管管期满文文件。（三）电电子文件件的技术术鉴定技术鉴定定的任务务即检查查电子文文件的技技术状况况，判断断电子文文件有用用程度是是否具有有实现的的可能，以以明确电电子文件件的利用用价值是是否处于于可利用用的状态态（技术术分析或或技术鉴鉴定），是是对电子子文件的的各方面面技术状状况进行行全面检检查，包包括对文文件信息息真实性性、完整整性、可可读性分分析以及及对文件件载体性性能的检检测。1、真实实性鉴定定。鉴定定电子文文件的真真实性，主主要是认认定文件件是否就就是当时时当人当当事形成成的，可可以将真真实性理理解为“原始性性”。就电电子文件件软硬件件依赖性性所造成成的真实实性问题题， 可可采取以以下措施施。第一一，分析析机构内内各类电电子文件件中哪些些组成要要素能确确保文件件长期的的真实性性；第二二，根据据预先确确定的标标准格式式和模板板编辑文文件；第第三，对对于某些些文件可可将该文文件转换换成非数数字形式式，如缩缩微等；第四，对对文件的的迁移进进行记录录，这是是文件著著录中的的重要内内容。2、完整整性鉴定定。分为为检查文文件要素素和检查查要素集集中手段段两个方方面。前前者是指指利用有有效的技技术手段段，对照照元数据据模型，检检查一份份文件各各个要素素是否完完备，包包括可视视的和不不可视的的部分。后后者是指指分析联联系一份份文件各各个要素素的手段段是否有有效，这这些手段段包括超超级链接接、置标标语言等等。3、可读读性鉴定定。可读读性鉴定定是电子子文件技技术鉴定定的重要要内容，目目的在于于确认电电子文件件中的内内容可以以正常读读出，没没有丢失失和差错错。为此此，不仅仅需要确确认文件件在形成成时的可可读状态态，同时时需要分分析其是是否具备备日后多多次无差差错读出出的技术术性能。主主要包括括四方面面的工作作： 第一一，检查查与电子子文件相相配套的的软件、相相关电子子文件（如如数据比比较复杂杂的关系系型数据据库的相相关数据据库）、文文字材料料是否齐齐全、完完整。对对于加密密文件，保保存时如如果由于于特殊需需要未予予解密，还还需检查查其记录录密码是是否保存存下来。 第二二，检查查电子文文件的信信息存储储格式是是否符合合归档要要求。 第三三，核实实归档或或迁移时时填写的的文件运运行的软软硬件环环境、版版本号是是否正确确。 第四四，检测测在指定定的环境境平台上上能否准准确读出出电子文文件。如如发现有有很小的的错误，可可清洗后后再读，以以确认其其可读性性。国外外有专家家认为，如如果错误误超过文文件的55，就就有理由由认为该该文件不不具有可可读性，可可通过与与打印件件加以比比较的方方法确定定其是否否值得保保存。4、无病病毒鉴定定。可运运用病毒毒检测软软件检测测归档文文件和归归档介质质是否携携带病毒毒。 5、介质质状况检检测：（1）介介质物理理性能的的检测。 包括（归归档）磁磁带或光光盘是否否清洁，介介质表面面是否光光滑、无无皱褶、无无划伤、无无磨损，运运转是否否正常等等。（2）介介质规格格的检查查。一般般情况下下，不应应选用过过时的、不不符合工工业标准准的存储储载体作作为归档档和脱机机保存的的介质。 八、电电子文件件的处置置 方方式主要要有：销销毁和保保存两种种。 11、销毁毁。电子子文件的的销毁应应采用与与文件密密级相适适应的方方法。一一般文件件的销毁毁在计算算机中进进行，为为了防止止误操作作，应先先建立备备份，待待审查确确定销毁毁无误后后，再将将备份删删除，删删除操作作包括“删除”指令、格格式化等等。属于于保密范范围的电电子文件件被销毁毁时，如如存储在在不可擦擦除载体体上，须须连同载载体一起起销毁，并并在网络络中彻底底清除。销销毁过程程应予记记录，记记录材料料应予保保存。2、保存存。（1）保保存在文文件管理理系统中中。分为为两种情情况，第第一，按按照归档档要求将将归档文文件保存存到相关关数据库库中，归归档文件件数据库库一般包包括永久久文件数数据库和和定期文文件数据据库两种种，功能能完备的的系统可可根据电电子文件件的保管管期限自自动将相相应文件件转移到到数据库库中。第第二，期期满鉴定定的结果果如表明明文件还还应再保保留一段段时间，应应根据调调整后的的保管期期限保存存文件。 （2）脱脱机保存存。需要要脱机保保存的电电子文件件包括：暂存一一段时间间后销毁毁的电子子文件、秘秘密文件件、现行行作用较较小的永永久性文文件、需需要建立立备份的的文件等等。应选选用质量量优良符符合工业业标准的的载体作作为脱机机保存的的介质。 （33）缩微微。对于于那些在在现实条条件下不不能保证证真实性性可以得得到长期期维护的的电子文文件以及及其他重重要文件件，可采采用缩微微的方式式予以处处理。缩缩微胶片片的规格格和质量量应符合合国家有有关标准准的规定定。 （4）迁迁移。当当机构的的系统环环境发生生变化时时，应将将所有在在线存储储和脱机机保存的的电子文文件迁移移进新系系统，以以确保这这些文件件在保管管期限内内，在新新一代软软件中可可以查找找利用。 九、对对电子文文件鉴定定过程的的记录 鉴定定是一项项难度很很大的工工作，也也具有相相当的风风险。为为了监督督鉴定的的过程，保保证其合合乎规范范，遵守守有关程程序、政政策和标标准，并并纠正某某些不当当行为，需需要对鉴鉴定工作作予以记记录。对对于电子子文件，通通过一定定的系统统设计，内内容鉴定定和部分分处置工工作（如如销毁）的的过程及及结果可可以自动动记录在在系统中中，而技技术鉴定定及另外外一些处处置工作作（如缩缩微）的的过程及及结果一一般由人人工记录录在纸张张上。 记录录电子文文件鉴定定工作的的文件包包括：文文件管理理系统中中的跟踪踪记录（日日志）、鉴鉴定报告告、销毁毁记录、迁迁移记录录、缩微微记录等等。这些些文件是是鉴定工工作的证证据，应应由档案案机构统统一保管管。 十十、电子子文件的的归档 归档是是将具有有档案价价值的电电子文件件由形成成部门向向档案部部门移交交的过程程，标志志着电子子文件管管理责任任由文件件生成部部门向档档案部门门的正式式转移。 （一）电电子文件件的归档档范围 确定定电子文文件的归归档范围围时，应应参照执执行国家家档案局局关于机机关文件件材料归归档和不不归档的的范围的的规定和和其他有有关科技技文件、专专门文件件归档范范围的规规定，并并结合电电子文件件的特点点，将反反映机构构主要活活动、具具有查考考利用价价值的电电子文件件，纳入入归档范范围。归归档前经经鉴定为为具有保保存价值值的电子子文件是是归档范范围的主主体，此此外，还还应从以以下几个个方面考考虑收集集相关材材料： 第一一，电子子文件具具有软硬硬件依赖赖性，因因而归档档文件的的支持软软件及软软件的文文档、表表达电子子文件内内容的基基本格式式及有关关元数据据都应属属于归档档范围。第第二，同同一活动动中形成成的电子子文件、纸纸质文件件、缩微微胶片须须一同归归档。第第三，电电子文件件归档时时著录信信息、鉴鉴定记录录等应与与文件信信息一起起向档案案部门移移交。 由于电电子文件件在法律律凭证性性、管理理制度、管管理方法法等方面面的特殊殊性，因因此目前前我国规规定在电电子文件件归档的的同时，应应归档相相同的纸纸质文件件，即“双套归归档制”。 （二）电电子文件件的归档档方式电子文件件的归档档方式有有两种：逻辑归归档和物物理归档档。 1、逻逻辑归档档。是指指在计算算机网络络上进行行，不改改变原存存储方式式和位置置而实现现的电子子文件向向档案部部门移交交的过程程。 2、物物理归档档。是把把计算机机及其网网络上的的电子文文件集中中传输至至独立的的或可脱脱机保存存的载体体上，向向档案部部门移交交的过程程。物理理归档的的方式又又可以区区分为以以网络传传输方式式归档和和以介质质传递方方式归档档两种。网网络归档档是将归归档电子子文件通通过网络络直接传传输到档档案部门门，或加加工后传传输到档档案部门门规定的的地址中中，并存存储在档档案部门门本地载载体的过过程，也也称在线线式归档档。介质质归档是是将电子子文件存存储在一一定的介介质上移移交给档档案部门门，也称称卸载式式归档。 （三三）电子子文件的的归档时时间 电子子文件的的归档时时间分实实时归档档和定期期归档两两种。实实时归档档指电子子文件形形成后即即刻归档档；定期期归档是是指按照照机构有有关规定定，在电电子文件件形成一一段时间间之后再再向档案案部门移移交。双双套归档档的电子子文件和和纸质文文件，归归档时间间应统一一。 一般来来讲，逻逻辑归档档尽可能能实时进进行，以以免发生生失控；物理归归档中的的网络归归档既可可实时进进行，又又可与介介质归档档一样，借借鉴纸质质文件归归档的经经验并遵遵照有关关规定定定期完成成，如管管理性文文件在次次年年初初归档，科科技文件件在项目目完成之之后归档档，机密密文件随随时归档档等。 （四）归归档电子子文件的的质量要要求1、齐全全完整。归归档的电电子文件件应齐全全完整，凡凡是归档档范围内内的文件件均应及及时向档档案部门门移交。尤尤其应注注意相关关电子文文件的支支持软件件和管理理数据的的收集。具具体要求求如下： （1）用用文字处处理技术术形成的的电子文文件，同同时收集集文件存存储格式式、属性性和文字字处理平平台的说说明材料料。 （2）用用扫描仪仪等设备备获得的的图像电电子文件件，如果果采用非非标准压压缩算法法，收集集时应转转换成通通用格式式，如无无法转换换，则应应将相关关软件一一并收集集。 （3）用用计算机机辅助设设计或绘绘图等获获得的图图形电子子文件，同同时收集集软硬件件环境和和相关数数据。 （4）用用视频设设备获得得的动态态图像文文件，同同时收集集非通用用格式的的压缩算算法和相相关软件件。 （5）用用音频设设备获得得的文件件，同时时收集其其属性标标识、参参数和非非通用格格式的相相关软件件。 （6）由由计算机机多媒体体技术制制作的文文件，其其中包含含前面所所说的两两种以上上的信息息形式，收收集时应应保证参参数准确确、数据据完整。（7）通通用软件件产生的的电子文文件，应应同时收收集其软软件型号号、名称称、版本本号和相相关参数数手册、说说明资料料等。专专用软件件产生的的电子文文件，原原则上应应转换成成通用型型电子文文件，如如果不能能转换，则则必须连连同专用用软件一一并收集集。专用用软件如如系本单单位开发发，同时时收集设设计过程程中产生生的纸质质文件，如如软件开开发任务务书、需需求分析析说明。系系统设计计说明书书、程序序框图、鉴鉴定及验验收报告告等。2、真实实有效。归归档的电电子文件件应真实实有效，文文本文件件应是最最后定稿稿，图形形文件如如经更改改，应将将最新版版本及更更改记录录予以归归档，各各种文件件的草稿稿、定稿稿根据需需要决定定是否归归档。有有条件的的机构应应采用电电子文件件签署技技术，以以便确认认电子文文件的有有效性。 3、格格式规范范。对于于归档电电子文件件应有格格式方面面的要求求，这是是保证电电子文件件长期可可读性的的一个极极为重要要的问题题。澳大大利亚国国家档案案馆要求求凡获准准向档案案馆移交交的电子子文件，其其数据和和元数据据必须满满足规定定的物理理格式标标准和逻逻辑格式式标准。我我国规定定归档电电子文件件的格式式应为工工业标准准。 4、一一式两(三)套套。物理理归档的的电子文文件一般般要求有有一式两两套脱机机文件，其其中一套套封存，一一套提供供利用。必必要时还还可以一一式三套套，其中中两套封封存，异异地保管管。电子子文件在在长期保保存过程程中可能能会出现现读取的的错误，封封存件可可以减少少出错、失失真现象象，两套套封存更更为保险险，因为为两套同同时出错错的概率率较低，封封存两套套可以提提高安全全性和可可靠性。 5、经经过整理理。归档档的电子子文件应应经过一一定的整整理和编编辑。整整理工作作由文件件形成部部门负责责，根据据本部门门电子文文件的种种类、数数量或档档案部门门的统一一要求决决定整理理方案，利利用文件件的著录录信息，形形成机读读目录，介介质归档档时还应应对电子子文件的的载体简简单整理理，在载载体或其其包装盒盒表面贴贴上标签签，注明明编号、名名称、密密级、保保管期限限、软硬硬件环境境等。整整理完毕毕后，还还应填写写统一的的归档档电子文文件登记记表，内内容包括括电子文文件形成成单位、硬硬件环境境、软件件平台、应应用软件件、文件件题名、形形成时间间、文件件性质、类类别、载载体编号号、保管管期限等等。归档档电子登登记表可可以制成成电子表表格，可可由系统统根据归归档电子子文件的的机读目目录或著著录信息息自动填填写。归归档时应应将电子子文件及及其机读读目录、登登记表同同时移交交给档案案部门，归归档电子子文件登登记表如如果是数数字形式式的，还还应赋有有纸张打打印件。物物理归档档的电子子文件应应与相应应的机读读目录存存在同一一载体上上。（五）归归档手续续 1、采采用逻辑辑归档方方式的电电子文件件，应首首先由形形成部门门赋予文文件以归归档标识识，然后后系统自自动将归归档信息息提示给给档案部部门，档档案部门门给归档档文件加加上相应应的档案案管理信信息，如如分类号号、档号号等，归归档文件件及相关关信息进进入数据据库，文文件便进进入档案案管理状状态。得得到授权权的用户户只能利利用文件件信息，不不能对之之进行删删除、修修改等操操作。这这个过程程应记录录在系统统日志中中，以便便审查。采采用网络络归档方方式的电电子文件件，其归归档手续续与此类类似。在在这两种种情况下下，都可可由系统统自动生生成一份份归档档电子文文件登记记表，打打印后双双方签字字作为归归档凭证证保存。 2、采采用介质质归档方方式的电电子文件件，应由由移交双双方按照照归档档电子文文件登记记表清清点归档档材料，对对归档文文件进行行全面的的检查验验收，在在确认归归档文件件的技术术状况合合格、相相关材料料齐全后后，双方方在一式式两份的的归档档电子文文件登记记表、归归档电子子文件移移交检验验表、电电子档案案接收检检验登记记表上上签字盖盖章，各各留一份份，保存存备查。3、对于于与电子子文件同同时归档档的配套套纸质文文件，以以及双套套归档的的纸质拷拷贝，应应履行纸纸质文件件的归档档手续，即即填制一一式两份份的移交交清单，交交接双方方按清单单清点后后签字，各各留一份份，以备备查考。4、归档档电子文文件的检检测工作作分两次次进行，第第一次是是在归档档前的技技术鉴定定工作，由由电子文文件形成成部门负负责，鉴鉴定结果果填入归归档电子子文件移移交检验验表；第二次次是在归归档时的的检查验验收，主主要内容容除了检检测技术术状况外外，还包包括支持持软件、配配套纸质质文件、电电子文件件登记表表等相关关材料是是否齐全全，检验验结果填填入电电子档案案接收检检验登记记表。由由于两次次工作都都包括对对归档文文件技术术状况的的检查，在在实际工工作中可可将两者者合而为为一，都都在归档档时进行行，由档档案部门门和文件件管理部部门共同同参与完完成，以以减少重重复劳动动。 归档电子子文件存存储（逻逻辑）格格式 数数据类型型 推推荐数据据格式 不太好好的数据据格式   文 本 ASCIII文本本、AddobeePDFF 、XXML、 TXTT、 RRTF（微微软的RRichh文本格格式）微软DOOC 格格式、WWPS、其其他字处处理格式式 图像、照照片 TIIFF、JJEPGG、PNNGGIF、BBMP、XXBM、其其他格式式 音频（声声音与音音乐）MPP3、WWAV、AAIFFF WinndowwMeddia、AAU格式式、RAAM/RRM（RReallAuddio流流式音频频格式）、MMIDII/MOODs 视频（电电影与录录像带）MPEGG（1、22或4版版）AVI、QQuiccktiime、RReallViddeo数据库与与光盘数数据表ASCIII文本本、DBBF格式式Exceel、AAcceess、FFileemakker 图 形 DXFF  网 页SGMLL、HTTML、XXML   归档档电子文文件存储储载体（物物理格式式） 载体体名称（介介质） 格式（版版本） 用 途只读光盘盘CD-ROMMMaciintoosh、 Uniix、DDOS（6500MB）数据利用用、备份份、脱机机保存（推推荐使用用）一次性写写光盘CCD-RR、DVVD-RR 数据存储储备份可擦写光光盘CDD-RWW、DVVD-RRW 数据存储储备份磁带DAAT 数据备份份、脱机机保存硬磁盘 数据处理理、交换换、利用用软磁盘Maciintoosh、DDOS数据处理理、交换换（不能能作为长长期存储储介质）缩微胶片片 存储珍贵贵档案 十一一、电子子文件的的整理与与编目（一）电电子文件件的整理理 由于电子子文件信信息内容容的实际际存储位位置不确确定，而而且内容容与特定定载体具具有可分分离性，因因此原来来占很大大比重的的实体整整理工作作将弱化化、简化化（仅对对脱机保保存的磁磁盘、磁磁带、光光盘作简简单整理理）。而而信息整整理则呈呈强化趋趋势。以以用户为为中心的的服务模模式，要要求检索索途径多多元化，因因此对于于电子文文件信息息的分类类整理将将成为管管理人员员的一项项日常工工作，整整理的结结果存入入检索系系统之中中，作为为检索信信息库的的基本内内容。十二、电电子文件件的保护护 电子子文件的的保护涉涉及其载载体、信信息内容容及其支支持体系系等几个个方面。 （一）电电子文件件载体的的保护电子文件件的载体体主要分分为磁性性载体和和光学载载体两种种。磁性性载体包包括磁带带、硬磁磁盘、软软磁盘等等。软盘盘不能作作为长期期保存数数据记录录的介质质。 光学载载体包括括： 只只读光盘盘、可写写入光盘盘 、可可擦写光光盘。电子文件件载体的的性质特特点决定定了其保保管条件件有着不不同于纸纸质文件件的特殊殊要求。即即： 1、控控制适宜宜的温湿湿度。推推荐最佳佳保管温温度为118，相对对温度为为 400，224小时时内温度度变化不不得超过过3，相对对湿度变变化不得得超过55。归归档光盘盘应保存存在 14一244、相对对湿度在在45 660的的环境中中。 2、防防止灰尘尘。要创创造减少少空气中中含灰尘尘量的条条件。保保证机器器清洁；严禁触触摸软盘盘读写窗窗口和索索引孔处处；不能能用手直直接接触触光盘信信息部，使使用后应应放在盘盘盒中储储存，不不应随处处存放。 3、防防止外来来磁场。外外来磁场场作用于于磁性载载体上，能能使磁性性涂层的的剩磁发发生消磁磁或磁化化，造成成信号失失落或信信噪比降降低，破破坏记录录信息，影影响读出出效果。在在电子文文件保存存和使用用过程中中一定要要远离强强磁场。确确保不受受磁场的的破坏。可可使用软软磁物质质（软铁铁、镍铁铁合金等等）制成成箱柜，对对磁场进进行屏蔽蔽，在存存有重要要电子档档案的库库区设置置测磁设设备，以以检测隐隐蔽的磁磁场。 4、防防止机械械震动。机机械磨损损和强烈烈震动，也也能对电电子文件件产生破破坏。注注意做好好减震防防冲工作作。硬盘盘驱动器器应平放放固定，防防止发生生振动，硬硬盘驱动动器执行行读写操操作时，不不要移动动或碰撞撞工作台台，以免免磁头划划伤盘片片，造成成盘片上上的读写写错误。 5、防防止光线线和有害害气体的的影响。有有害气体体和光线线（特别别是紫外外线）对对电子文文件载体体危害极极大。注注意做好好防光工工作。要要严防强强光的影影响，不不要让室室外光线线直接照照射在软软盘、磁磁带上。除了注意意上述物物理化学学因素对对电子文文件载体体的影响响之外，在在日常管管理维护护工作中中还要注注意以下下问题：存放：无无论是软软磁盘、磁磁带还是是光盘都都应该垂垂直放置置，以防防变形和和重物来来回挤压压。不能能用手直直接触摸摸光、磁磁介质，应应带非棉棉制手套套；严禁禁用橡皮皮筋、绳绳子、曲曲别针来来固定磁磁性载体体和光盘盘，以免免造成介介质损坏坏和变形形。 整理：软磁盘盘的标签签应写好好后贴上上，如果果软磁盘盘上已有有标签，不不能用圆圆珠笔等等硬笔书书写或修修改，防防止划伤伤。要定定期对磁磁带进行行倒带。缓缓解磁带带的卷绕绕张力，也也能避免免磁带发发霉。清洁：不不得随意意擦拭或或清洗盘盘片，如如果盘片片放置时时间过长长，出现现发霉现现象，要要用干净净的药棉棉蘸高纯纯度酒精精擦洗盘盘片裸露露部分，边边擦拭边边翻转，然然后放置置于清洁洁的环境境中让酒酒精挥发发干燥后后再使用用。 各种媒媒介预计计寿命表表媒体类型型寿 命 手工纸纸 10000年年或更长长 新闻纸纸 550年